Notifications
Clear all

Thực hiện đăng ký phép trực tuyến


Toan Mai
(@toan-mai)
Estimable Member
Tham gia: 5 năm trước
Bài viết: 230
Topic starter  

Hiện tại với hơn 500 nhân viên thuộc khối hành chính, nhân viên kinh doanh làm việc bên ngoài công ty, hệ thống LV HCS có tiện ích nào giúp nhân viên xin nghỉ phép tiện lợi nhất là nhân viên kinh doanh công tác bên ngoài khi có yêu cầu, tôi muốn áp dụng quy trình này để giảm thiểu hao phí hành chính và thời gian thực hiện quy trình thủ tục nhân sự mà vẫn đảm bảo nguyên tắc quản lý thời giờ làm việc theo quy định công ty?


Trích dẫn
admin
(@admin)
Thành Viên Admin
Tham gia: 5 năm trước
Bài viết: 688
 

Để thực hiện đăng ký nghỉ phép hay đi công tác trực tuyến, bạn phải sử dụng phân hệ E-Portal của LV HCS. Thông thường mặc định hệ thống chỉ hỗ trợ sử dụng đăng ký nghỉ phép trong hệ thống mạng nội bộ của doanh nghiệp. Để nhân viên thường xuyên đi công tác bên ngoài có thể đăng ký nghỉ phép hoặc đi công tác trực tuyến (qua truy cập internet) về mặt kỹ thuật cần phải thiết lập môi trường hỗ trợ kèm theo (VPN) hoặc đăng ký dịch vụ mạng nâng cao từ các nhà cũng cấp ISP (vd: đăng ký IP tĩnh + tên miền từ các nhà cung cấp ISP: Viettel, FPT, VNPT…). 
Các bước thiết lập và sử dụng đăng ký nghỉ phép trên web E-portal:
I. Thiết lập hệ thống.
a. Cấu hình tài khoản chứng thực để gửi email:
Vào menu hệ thống -> Hệ thống nhân sự khai báo các thông số Mail Server, Port, username và password của địa chỉ mail -> Start để mở dịch vụ trả lời cảnh báo mail tự động. Hệ thống sẽ sử dụng địa chỉ email đã khai báo như địa chỉ email từ hệ thống dùng để gửi email đến tất cả các địa chỉ mail khác.
b. Cấu hình quy trình duyệt phép: Menu hệ thống -> Quy trình duyệt phép
- Thiết lập nội dung email cảnh báo tự động cho các trường hợp : cảnh báo nhân viên đăng ký nghỉ phép, cảnh báo quản lý đã duyệt phép, cảnh báo nhân viên hủy phép, cảnh báo quản lý không duyệt phép.
- Thiết lập nội dung email cảnh báo sẽ gửi đến những nhóm nào? (nhân viên, quản lý trực tiếp, gián tiếp, phòng nhân sự). Đối với công ty nhiều chi nhánh phòng ban, hệ thống cho phép thiết lập email cảnh báo gửi đến đúng địa chỉ email của phòng nhân sự thuộc chi nhánh nhân viên đăng ký.
- Thiết lập thời gian gửi mail cảnh báo (hạn chế tần suất nhận email cho quản lý). Hệ thống có 2 lựa chọn: gửi đến người nhận ngay thời điểm phát sinh, hoặc chọn thời gian chỉ cho phép hệ thống gửi email cảnh báo trong khoản thời gian đã thiết lập.
c. Cấu hình tài khoản đăng nhập E-portal và khai báo cấp quản lý duyệt phép cho nhân viên:
- Menu nhân sự -> Hồ sơ nhân viên -> Bộ phận làm việc -> tài khoản và mật khẩu đăng ký truy cập web E-portal.
- Khai báo cấp quản lý trực tiếp và gián tiếp để duyệt phép cho nhân viên.
II. Đăng ký nghỉ phép trực tuyến.
a. Nhân viên đăng nhập vào hệ thống E-portal chọn đăng ký nghỉ phép. Khai báo số ngày nghỉ, loại nghỉ phép (phép năm, nghỉ không lương, nghỉ ổm ….) và lý do xin nghỉ -> Ấn gửi đơn 
b. Sau khi nhân viên đăng ký nghỉ phép, hệ thống sẽ gửi email cảnh báo đến người quản lý trực tiếp của nhân viên để yêu cầu xét duyệt. Quản lý đăng nhập vào E-portal để thực hiện duyệt phép cho nhân viên. Hệ thống hỗ trợ cảnh báo và ràng buộc nếu nhân viên đã nghỉ hết phép hoặc linh hoạt vẫn cho duyệt phép khi đã hết phép. Sau khi quản lý xác nhận đơn xin nghỉ phép, hệ thống sẽ ghi nhận vào quá trình nghỉ để trừ vào phép năm đồng thời ghi nhận vào bảng chấm công để tính lương nghỉ phép cuối tháng.


Trả lờiTrích dẫn
Chia sẻ: