How to calculate salary increase ca standards need to know to avoid legal risks

Cách tính lương tăng ca là nội dung được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi xây dựng chính sách tiền lương, đặc biệt trong bối cảnh kiểm tra lao động, tranh chấp tiền lương ngày càng gia tăng.

Lac Viet SureHCS sẽ cung cấp hướng dẫn đầy đủ, dễ hiểu về công thức tính tiền tăng ca theo quy định pháp luật hiện hành, kèm ví dụ minh họa, bảng tính Excel và giải pháp giúp doanh nghiệp tính lương chính xác – minh bạch – tự động.

1. Lương tăng ca là gì? Vì sao doanh nghiệp cần hiểu đúng?

1.1 Khái niệm lương tăng ca theo quy định pháp luật

In personnel administration lương tăng ca (hay tiền lương làm thêm giờ) là khoản tiền doanh nghiệp phải trả cho người lao động khi họ làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động hoặc nội quy công ty.

Follow The Labour code 2019, làm thêm giờ được hiểu là thời gian người lao động làm việc vượt quá:

• Số giờ làm việc bình thường theo ngày hoặc theo tuần;
• Hoặc vượt quá số giờ làm việc theo ca đã được doanh nghiệp quy định hợp pháp.

Tiền lương tăng ca không phải là khoản trả tùy ý, mà được pháp luật quy định mức tối thiểu bắt buộc, nhằm bảo vệ quyền lợi người lao động và đảm bảo sự công bằng trong quan hệ lao động.

Trong thực tế quản lý, doanh nghiệp thường gặp 3 nhóm tăng ca phổ biến:

• Tăng ca ngày làm việc bình thường: làm thêm ngoài giờ hành chính.
• Tăng ca ngày nghỉ hằng tuần (thường là Chủ nhật).
• Tăng ca ban đêm: làm việc trong khung giờ ban đêm, phổ biến là sau 22h.

Việc phân biệt rõ từng loại tăng ca là nền tảng để áp dụng công thức tính lương tăng ca chính xác, tránh nhầm lẫn giữa các mức hưởng khác nhau.

Căn cứ pháp lý doanh nghiệp cần tham chiếu gồm:

• Bộ luật Lao động 2019 – quy định nguyên tắc, mức trả lương làm thêm giờ.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP – hướng dẫn chi tiết về điều kiện, thời giờ làm thêm, cách áp dụng trong thực tế.

Các văn bản này được công bố chính thức trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ và Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, là nguồn tham khảo chuẩn để doanh nghiệp áp dụng.

1.2 Vì sao tính sai lương tăng ca gây rủi ro cho doanh nghiệp?

Trên thực tế, rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về cách tính lương tăng ca không chỉ vì muốn trả lương đúng cho người lao động, mà còn để tránh rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh trong tương lai.

Thứ nhất, rủi ro bị truy thu và xử phạt hành chính.

Theo quy định pháp luật lao động hiện hành, nếu doanh nghiệp trả thiếu tiền lương tăng ca so với mức tối thiểu, khi bị thanh tra lao động kiểm tra, doanh nghiệp có thể:

• Bị truy thu phần chênh lệch cho toàn bộ người lao động;
• Bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt có thể lên đến hàng trăm triệu đồng, tùy số lượng lao động, mức độ vi phạm.

Thứ hai, gia tăng tranh chấp lao động, khiếu nại nội bộ.

Tiền lương luôn là vấn đề nhạy cảm. Khi cách tính lương tăng ca không minh bạch, người lao động dễ so sánh, thắc mắc khiếu nại. Điều này làm:

• Tốn thời gian xử lý của bộ phận nhân sự;
• Gây căng thẳng trong quan hệ lao động;
• Ảnh hưởng đến sự gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp.

Thứ ba, ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp và trải nghiệm nhân viên.

Nhiều nghiên cứu về quản trị nhân sự cho thấy, minh bạch tiền lương là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến mức độ hài lòng, sự gắn kết của người lao động. Doanh nghiệp tính sai hoặc thiếu tiền tăng ca sẽ rất khó xây dựng hình ảnh nhà tuyển dụng uy tín, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh nhân lực ngày càng cao.

2. Nguyên tắc chung trong cách tính lương tăng ca doanh nghiệp cần nắm

2.1 Tiền lương làm căn cứ tính tăng ca gồm những khoản nào?

Một trong những lỗi phổ biến nhất khi tính lương tăng ca là xác định sai tiền lương làm căn cứ. Trên thực tế, không phải toàn bộ thu nhập của người lao động đều được dùng để tính tăng ca.

Theo quy định pháp luật, tiền lương làm căn cứ tính tăng ca là tiền lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động, thường được hiểu là:

• Mức lương thỏa thuận theo hợp đồng;
• Không bao gồm các khoản phúc lợi, thưởng, hỗ trợ mang tính không cố định.

Trong thực tế quản lý, doanh nghiệp thường gọi khoản này là lương cơ bản dùng để tính tăng ca. Đây chính là lý do vì sao khi áp dụng tính tiền tăng ca theo lương cơ bản, doanh nghiệp cần thống nhất rõ khái niệm ngay từ đầu.

Để tránh nhầm lẫn, có thể phân biệt đơn giản như sau:

• Lương cơ bản: mức lương ghi trong hợp đồng, làm căn cứ tính tăng ca, đóng bảo hiểm.
• Lương thực nhận: số tiền người lao động nhận sau khi cộng phụ cấp, tăng ca, thưởng và trừ các khoản khấu trừ.
• Tổng thu nhập: lương thực nhận cộng các khoản phúc lợi khác (ăn ca, hỗ trợ, thưởng đột xuất…).

Việc hiểu đúng và thống nhất cách dùng lương cơ bản để tính lương tăng ca giúp doanh nghiệp xây dựng công thức rõ ràng, dễ kiểm soát, dễ giải trình khi cần.

2.2 Mức trả lương tăng ca theo quy định hiện hành

Theo Bộ luật Lao động 2019, tiền lương làm thêm giờ được trả cao hơn so với giờ làm việc bình thường, tùy từng trường hợp cụ thể:

• Làm thêm vào ngày làm việc bình thường: ít nhất bằng 150% đơn giá tiền lương hoặc tiền lương theo giờ.
• Làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần (ví dụ Chủ nhật): ít nhất bằng 200%.
• Làm thêm vào ngày lễ, Tết: ít nhất bằng 300%, chưa kể tiền lương ngày lễ nếu người lao động hưởng lương ngày.
• Làm thêm vào ban đêm: ngoài mức trên, người lao động còn được trả thêm khoản phụ cấp ban đêm theo quy định.

Những tỷ lệ này là mức tối thiểu bắt buộc, doanh nghiệp có thể trả cao hơn nhưng không được thấp hơn. Việc áp dụng đúng các mức này giúp doanh nghiệp:

• Tránh sai sót khi xây dựng công thức tính lương tăng ca;
• Đảm bảo tuân thủ pháp luật;
• Tạo sự minh bạch, tin tưởng cho người lao động.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn đang tính thủ công bằng File Excel tính lương tăng ca, dẫn đến nhầm lẫn giữa các tỷ lệ, đặc biệt khi một nhân viên vừa tăng ca ngày thường, vừa tăng ca ban đêm trong cùng kỳ lương. Đây cũng là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang chuẩn hóa quy trình và tự động hóa tính lương để giảm rủi ro.

3. Cách tính lương tăng ca theo từng trường hợp phổ biến trong doanh nghiệp

Trong thực tế vận hành, doanh nghiệp hiếm khi chỉ phát sinh một loại tăng ca. Nhân sự có thể làm thêm 1–2 tiếng sau giờ hành chính, tăng ca vào Chủ nhật, hoặc làm thêm ban đêm trong ca sản xuất. Vì vậy, việc tách bạch từng trường hợp và áp dụng đúng công thức tính lương tăng ca là yếu tố then chốt để tính lương chính xác minh bạch.

3.1 Cách tính tiền tăng ca 1 tiếng

Đây là trường hợp phổ biến nhất, thường gặp ở nhân viên văn phòng, bộ phận hỗ trợ hoặc sản xuất khi cần hoàn thành công việc gấp.

Công thức tính tiền tăng ca 1 tiếng (ngày làm việc bình thường):

Tiền tăng ca 1 giờ =
Lương giờ thực tế × 150%

In which:

• Lương giờ thực tế = Lương tháng theo hợp đồng / Tổng số giờ làm việc tiêu chuẩn trong tháng
• Mức 150% là mức tối thiểu theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019 đối với làm thêm giờ vào ngày làm việc bình thường

Ví dụ minh họa dễ hiểu:

Một nhân viên có:

• Lương theo hợp đồng: 9.600.000 đồng/tháng
• Thời gian làm việc tiêu chuẩn: 26 ngày × 8 giờ = 208 giờ

Lương giờ = 9.600.000 / 208 ≈ 46.154 đồng/giờ

Tiền tăng ca 1 tiếng = 46.154 × 150% ≈ 69.231 đồng

Giá trị thực tế cho doanh nghiệp ở đây là: chỉ cần chuẩn hóa cách xác định lương giờ và áp dụng đúng tỷ lệ, doanh nghiệp có thể tránh được sai sót ngay từ đơn vị nhỏ nhất là “1 giờ tăng ca” – vốn là nguồn gốc của rất nhiều khiếu nại tiền lương.

3.2 Cách tính lương tăng ca ngày thường

Tăng ca ngày thường là phần mở rộng của tăng ca 1 tiếng, nhưng thường áp dụng cho nhiều giờ liên tiếp, đặc biệt trong các nhà máy, doanh nghiệp sản xuất hoặc giai đoạn cao điểm.

Nguyên tắc áp dụng:

• Áp dụng cho thời gian làm thêm ngoài giờ hành chính, ngoài ca làm việc bình thường
• Mức hưởng tối thiểu: 150% lương giờ

Cách tính lương tăng ca ngày thường theo lương cơ bản:

Tiền tăng ca =
Lương giờ × Số giờ tăng ca × 150%

Practical example:

Nhân viên A làm thêm 3 giờ sau giờ hành chính:

• Lương giờ: 46.154 đồng
• Số giờ tăng ca: 3 giờ

Tiền tăng ca = 46.154 × 3 × 150% ≈ 207.693 đồng

Trong thực tế quản lý, nếu doanh nghiệp tính thủ công bằng File Excel tính lương tăng ca, chỉ cần sai công thức hoặc sai lương giờ ở một ô, toàn bộ bảng lương có thể bị lệch. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp lựa chọn chuẩn hóa sẵn công thức và khóa dữ liệu đầu vào để giảm rủi ro.

3.3 Cách tính lương tăng ca ngày Chủ nhật

Tăng ca ngày Chủ nhật (hoặc ngày nghỉ hằng tuần) có mức hưởng cao hơn ngày thường, nhưng cũng là phần doanh nghiệp hay nhầm lẫn nhất.

Mức hưởng theo luật:

• Làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần: ít nhất 200% lương giờ

So sánh nhanh với tăng ca ngày thường:

• Ngày thường: 150%
• Chủ nhật: 200%

Cách tính lương tăng ca ngày Chủ nhật:

Tiền tăng ca Chủ nhật =
Lương giờ × Số giờ tăng ca × 200%

Illustrative examples:

Nhân viên B làm thêm 4 giờ vào Chủ nhật:

• Lương giờ: 46.154 đồng

Tiền tăng ca = 46.154 × 4 × 200% ≈ 369.232 đồng

Giá trị doanh nghiệp nhận được khi áp dụng đúng cách tính lương tăng ca ngày Chủ nhật là:

• Dễ giải thích cho người lao động vì mức hưởng cao rõ ràng
• Tránh tranh cãi khi nhân viên so sánh giữa tăng ca ngày thường, ngày nghỉ

3.4 Cách tính lương tăng ca ban đêm (sau 22h)

Theo quy định, làm việc ban đêm là làm việc trong khung giờ từ 22h đến 6h sáng hôm sau. Đây là phần nhiều doanh nghiệp hay nhầm giữa “tăng ca ban đêm” và “phụ cấp ca đêm”.

Phân biệt đơn giản:

• Phụ cấp ca đêm: áp dụng khi làm việc đúng ca ban đêm theo lịch
• Tăng ca ban đêm: vừa làm thêm giờ, vừa rơi vào khung giờ ban đêm

Khi người lao động tăng ca sau 22h, doanh nghiệp phải trả:

• Tiền tăng ca theo loại ngày (ngày thường, Chủ nhật, lễ)
• Cộng thêm khoản tiền làm việc ban đêm theo quy định

Ví dụ, tăng ca ban đêm ngày thường:

• 150% (tăng ca ngày thường)
• Cộng thêm ít nhất 30% lương giờ cho làm việc ban đêm

3.5 Cách tính lương tăng ca đêm ngày thường

Đây là trường hợp cộng dồn nhiều yếu tố, cần công thức rõ ràng để tránh sai sót.

Công thức tính lương tăng ca đêm ngày thường:

Tiền tăng ca đêm =
Lương giờ × Số giờ tăng ca × (150% + 30%)

Tổng mức hưởng tối thiểu = 180% lương giờ

Ví dụ cụ thể:

Nhân viên C làm thêm 2 giờ từ 22h đến 24h trong ngày làm việc bình thường:

• Lương giờ: 46.154 đồng

Tiền tăng ca = 46.154 × 2 × 180% ≈ 166.154 đồng

Với các doanh nghiệp có ca kíp phức tạp, nếu chỉ dựa vào File Excel tính lương tăng ca, bộ phận nhân sự rất dễ nhầm tỷ lệ hoặc quên cộng thêm phần ban đêm. Việc chuẩn hóa công thức tính lương tăng ca theo từng kịch bản giúp doanh nghiệp:

• Tính đúng ngay từ đầu
• Giảm thời gian kiểm tra, đối chiếu
• Dễ dàng giải trình khi người lao động hoặc cơ quan quản lý yêu cầu

4. Cách tính lương ca đêm 8 tiếng và 12 tiếng – Trường hợp doanh nghiệp sản xuất

Trong các doanh nghiệp sản xuất, vận hành theo ca kíp là mô hình phổ biến để đảm bảo tiến độ đơn hàng, tối ưu công suất máy móc. Tuy nhiên, cách tính lương ca đêm, đặc biệt với ca 8 tiếng và 12 tiếng, lại là nội dung khiến nhiều doanh nghiệp lúng túng nhất, do dễ nhầm lẫn giữa giờ làm việc bình thường, giờ ban đêm, giờ làm thêm.

Việc áp dụng đúng không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn hạn chế tranh chấp, ổn định nhân sự, kiểm soát tốt chi phí tiền lương.

4.1 Cách tính lương ca đêm 8 tiếng

Khi nào được coi là ca đêm?

Theo Bộ luật Lao động 2019, giờ làm việc ban đêm được xác định trong khoảng thời gian từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau.
Như vậy, một ca làm việc được coi là ca đêm khi toàn bộ hoặc phần lớn thời gian làm việc nằm trong khung giờ này.

Với ca đêm 8 tiếng trong doanh nghiệp sản xuất, thường gặp nhất là:

• Ca từ 22h đến 6h sáng hôm sau; hoặc
• Ca từ 21h đến 5h (trong đó phần thời gian từ 22h đến 5h là giờ ban đêm).

Trong trường hợp người lao động làm đủ 8 tiếng theo lịch ca đêm, và không vượt quá thời giờ làm việc bình thường, thì đây chưa được coi là tăng ca, mà là làm việc ban đêm theo ca.

Cách tính lương ca đêm 8 tiếng

Nguyên tắc trả lương:

• Người lao động làm việc ban đêm được trả ít nhất 30% tiền lương tính theo đơn giá lương hoặc tiền lương theo công việc của ngày làm việc bình thường.
• Khoản này được cộng thêm vào tiền lương của giờ làm việc bình thường.

Công thức tính lương ca đêm 8 tiếng:

Tiền lương ca đêm =
(Lương giờ × 8 giờ) + (Lương giờ × 8 giờ × 30%)

In which:

• Lương giờ = Lương tháng theo hợp đồng / Tổng số giờ làm việc tiêu chuẩn trong tháng

Ví dụ minh họa dễ hiểu

Một công nhân sản xuất có:

• Lương theo hợp đồng: 7.800.000 đồng/tháng
• Thời gian làm việc tiêu chuẩn: 26 ngày × 8 giờ = 208 giờ

Lương giờ = 7.800.000 / 208 ≈ 37.500 đồng/giờ

Tiền lương ca đêm 8 tiếng:

• Lương cơ bản: 37.500 × 8 = 300.000 đồng
• Phụ cấp ban đêm (30%): 300.000 × 30% = 90.000 đồng

Tổng tiền lương ca đêm = 390.000 đồng

Real value for business:

• Phân biệt rõ ca đêm và tăng ca giúp tránh trả sai chi phí
• Dễ giải thích cho người lao động vì cách tính rõ ràng, minh bạch
• Hạn chế nhầm lẫn khi áp dụng File Excel tính lương tăng ca cho nhiều ca khác nhau

4.2 Cách tính lương ca đêm 12 tiếng

Ca đêm 12 tiếng thường phát sinh trong các giai đoạn cao điểm sản xuất hoặc khi doanh nghiệp thiếu hụt lao động. Đây là trường hợp nhạy cảm về pháp lý, nếu không kiểm soát tốt rất dễ vi phạm quy định về thời giờ làm việc.

Lưu ý về thời giờ làm việc và làm thêm

Theo quy định:

• Thời giờ làm việc bình thường không quá 8 giờ/ngày hoặc 48 giờ/tuần
• Phần thời gian làm việc vượt quá 8 giờ/ngày được coi là làm thêm giờ

Như vậy, với ca đêm 12 tiếng:

• 8 tiếng đầu: là giờ làm việc bình thường vào ban đêm
• 4 tiếng còn lại: là làm thêm giờ vào ban đêm

Do đó, doanh nghiệp phải trả:

• Lương làm việc ban đêm cho 8 tiếng đầu
• Lương tăng ca ban đêm cho 4 tiếng làm thêm

Công thức tính lương ca đêm 12 tiếng

Phần 1: 8 tiếng làm việc ban đêm bình thường

• Lương giờ × 8 giờ
• Cộng thêm 30% lương giờ

Phần 2: 4 tiếng tăng ca ban đêm (ngày thường)

• Lương giờ × 4 giờ × 150%
• Cộng thêm 30% lương giờ cho làm việc ban đêm

Công thức tổng quát:

Tiền lương ca đêm 12 tiếng =
(Lương giờ × 8 × 130%) + (Lương giờ × 4 × 180%)

In which:

• 130% = 100% lương + 30% ban đêm
• 180% = 150% tăng ca ngày thường + 30% ban đêm

Ví dụ minh họa thực tế

Vẫn với mức lương giờ 37.500 đồng:

• 8 tiếng ca đêm:
  37.500 × 8 × 130% = 390.000 đồng
• 4 tiếng tăng ca ban đêm:
  37.500 × 4 × 180% = 270.000 đồng

Tổng tiền lương ca đêm 12 tiếng = 660.000 đồng

Rủi ro nếu doanh nghiệp vượt giới hạn pháp luật

Nếu doanh nghiệp tổ chức ca đêm 12 tiếng thường xuyên nhưng:

• Không theo dõi tổng số giờ làm thêm trong tháng/năm
• Không tách bạch rõ giờ làm việc bình thường và giờ tăng ca
• Áp dụng sai công thức tính lương tăng ca

thì rất dễ đối mặt với:

• Nguy cơ bị xử phạt khi thanh tra lao động kiểm tra
• Truy thu tiền lương làm thêm cho người lao động
• Gia tăng tranh chấp, tỷ lệ nghỉ việc trong bộ phận sản xuất

Theo hướng dẫn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội và các báo cáo về quan hệ lao động, tiền lương và thời giờ làm việc là hai nội dung phát sinh khiếu nại nhiều nhất tại doanh nghiệp sản xuất. Việc chuẩn hóa cách tính lương tăng ca, đặc biệt với ca đêm 12 tiếng, giúp doanh nghiệp giảm đáng kể rủi ro này.

5. Ví dụ cách tính lương tăng ca thực tế trong doanh nghiệp

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp hiểu quy định nhưng vẫn tính sai tiền tăng ca vì thiếu ví dụ cụ thể để đối chiếu. Phần dưới đây mô phỏng các tình huống thường gặp nhất trong vận hành giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, áp dụng đúng công thức tính lương tăng ca.

5.1 Ví dụ cách tính lương tăng ca cho nhân viên văn phòng

Tình huống thực tế: Nhân viên văn phòng thường tăng ca sau giờ hành chính để hoàn thành báo cáo, xử lý dự án hoặc hỗ trợ khách hàng. Thời gian tăng ca phổ biến là 1–3 tiếng vào ngày làm việc bình thường.

Giả định thông tin nhân viên

• Lương theo hợp đồng: 10.400.000 đồng/tháng
• Thời gian làm việc tiêu chuẩn: 26 ngày × 8 giờ = 208 giờ
• Số giờ tăng ca trong ngày: 2 giờ (ngày làm việc bình thường)

Bước 1: Xác định lương giờ

• Lương giờ = 10.400.000 / 208 = 50.000 đồng/giờ

Bước 2: Áp dụng công thức tính lương tăng ca

• Tăng ca ngày thường: ít nhất 150%

Tiền tăng ca =
50.000 × 2 × 150% = 150.000 đồng

Giá trị thực tế cho doanh nghiệp

Với nhân viên văn phòng, số giờ tăng ca không lớn nhưng phát sinh thường xuyên. Nếu doanh nghiệp tính sai lương giờ hoặc áp sai tỷ lệ, sai lệch có thể kéo dài nhiều tháng mà không phát hiện. Việc chuẩn hóa cách tính lương tăng ca ngay từ các trường hợp đơn giản giúp:

• Dễ giải thích cho người lao động
• Giảm khiếu nại tiền lương
• Tạo sự minh bạch trong chính sách trả lương

5.2 Ví dụ cách tính lương tăng ca cho công nhân sản xuất

Tình huống thực tế

Trong doanh nghiệp sản xuất, công nhân thường tăng ca nhiều giờ liên tục, bao gồm cả ngày thường và ngày nghỉ. Đây là nhóm dễ phát sinh tranh chấp nếu doanh nghiệp tính thiếu hoặc gộp sai loại tăng ca.

Giả định thông tin công nhân

• Lương theo hợp đồng: 7.800.000 đồng/tháng
• Thời gian làm việc tiêu chuẩn: 26 ngày × 8 giờ = 208 giờ
• Tăng ca 4 giờ vào ngày Chủ nhật

Bước 1: Xác định lương giờ

• Lương giờ = 7.800.000 / 208 ≈ 37.500 đồng/giờ

Bước 2: Áp dụng mức hưởng tăng ca ngày nghỉ hằng tuần

• Tăng ca ngày Chủ nhật: ít nhất 200%

Tiền tăng ca =
37.500 × 4 × 200% = 300.000 đồng

Giá trị thực tế cho doanh nghiệp

Trong sản xuất, chỉ cần nhầm 150% và 200% là tiền tăng ca đã sai đáng kể. Khi số lượng công nhân lớn, sai sót nhỏ sẽ dẫn đến:

• Tổng chi phí lương bị lệch lớn
• Rủi ro bị truy thu khi thanh tra lao động kiểm tra
• Ảnh hưởng trực tiếp đến quan hệ lao động

Việc có ví dụ chuẩn giúp bộ phận nhân sự dễ đào tạo nội bộ, kiểm soát cách tính thống nhất.

5.3 Ví dụ tổng hợp nhiều loại tăng ca trong cùng tháng

Tình huống thực tế

Một nhân viên có thể vừa:

• Tăng ca ngày thường
• Tăng ca Chủ nhật
• Tăng ca ban đêm tất cả trong cùng một kỳ lương. Đây là trường hợp File Excel tính lương tăng ca dễ phát sinh sai sót nhất.

Giả định thông tin

• Lương giờ: 40.000 đồng
• Tháng có:
  • 6 giờ tăng ca ngày thường
  • 4 giờ tăng ca Chủ nhật
  • 2 giờ tăng ca ban đêm ngày thường

Cách tính chi tiết

• Tăng ca ngày thường: 40.000 × 6 × 150% = 360.000 đồng
• Tăng ca Chủ nhật: 40.000 × 4 × 200% = 320.000 đồng
• Tăng ca ban đêm ngày thường: 40.000 × 2 × 180% = 144.000 đồng

Tổng tiền tăng ca trong tháng
= 360.000 + 320.000 + 144.000
= 824.000 đồng

Nếu không tách rõ từng loại tăng ca, doanh nghiệp rất dễ:

• Gộp sai tỷ lệ
• Bỏ sót phần cộng thêm ban đêm
• Gây khó hiểu cho người lao động khi đối chiếu bảng lương

Ví dụ tổng hợp giúp doanh nghiệp kiểm tra nhanh tính đúng – sai của công thức tính lương tăng ca đang áp dụng.

6. Dùng File Excel tính lương tăng ca – Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Trên thực tế, File Excel tính lương tăng ca vẫn là công cụ phổ biến tại nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vì chi phí thấp dễ triển khai. Tuy nhiên, Excel chỉ thực sự hiệu quả khi doanh nghiệp hiểu rõ cả ưu điểm lẫn giới hạn của công cụ này.

Ưu điểm khi dùng Excel tính lương tăng ca

• Linh hoạt, dễ chỉnh sửa: Doanh nghiệp có thể tự xây dựng công thức theo chính sách nội bộ.
• Chi phí thấp: Không cần đầu tư phần mềm ngay từ đầu.
• Phù hợp doanh nghiệp quy mô nhỏ: Số lượng nhân sự ít, ca làm việc đơn giản.

Ở giai đoạn đầu, Excel giúp doanh nghiệp làm quen với cách tính lương tăng ca và kiểm soát chi phí tiền lương cơ bản.

Hạn chế và rủi ro khi tính tăng ca bằng Excel

Khi quy mô doanh nghiệp tăng lên, Excel bộc lộ nhiều hạn chế rõ rệt:

• Dễ sai công thức: Chỉ cần sửa nhầm một ô hoặc sao chép sai công thức, toàn bộ bảng lương có thể bị lệch mà khó phát hiện.
• Khó kiểm soát dữ liệu lớn: Với hàng trăm hoặc hàng nghìn lao động, việc kiểm tra chéo bằng tay gần như không khả thi.
• Không liên kết dữ liệu chấm công – bảo hiểm: Excel không tự động liên thông dữ liệu chấm công, nghỉ phép, làm thêm, dẫn đến việc nhập liệu thủ công nhiều lần.

Theo các báo cáo hướng dẫn thực tiễn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, tiền lương và thời giờ làm việc là hai nội dung phát sinh khiếu nại lao động nhiều nhất trong doanh nghiệp, đặc biệt tại khối sản xuất. Phần lớn sai sót đến từ việc tính toán thủ công, thiếu kiểm soát công thức, dữ liệu đầu vào.

Excel không sai, nhưng rủi ro nằm ở cách sử dụng. Khi số lượng kịch bản tăng ca nhiều (ngày thường, Chủ nhật, ban đêm, ca 12 tiếng…), doanh nghiệp nên:

• Chuẩn hóa sẵn các công thức tính lương tăng ca
• Khóa các ô công thức quan trọng
• Hoặc cân nhắc giải pháp tự động hóa để giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công

Tải miễn phí File Excel tính lương tăng ca đầy đủ các trường hợp tại đây

7. Tự động hóa quy trình tính lương với LV SureHCS C&B

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phải xử lý nhiều kịch bản tiền lương phức tạp như lương theo ca, lương tăng ca, ca đêm, ca 12 tiếng hay các chính sách trả lương linh hoạt theo từng bộ phận, việc tính lương thủ công bằng Excel tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót và tốn thời gian kiểm soát. LV SureHCS C&B được thiết kế như một giải pháp chuyên sâu giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình tính lương, từ dữ liệu chấm công, làm thêm giờ đến khấu trừ và tổng hợp thu nhập.

Thay vì phải xử lý nhiều file rời rạc và kiểm tra công thức thủ công, LV SureHCS C&B cho phép doanh nghiệp chuẩn hóa công thức tính lương tăng ca, cấu hình linh hoạt theo đúng quy định pháp luật, chính sách nội bộ, đồng thời tự động tính toán chính xác cho từng nhân viên. Điều này không chỉ giúp bộ phận nhân sự giảm đáng kể thời gian xử lý bảng lương, mà còn tăng tính minh bạch, dễ đối soát hạn chế tối đa tranh chấp tiền lương, đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc vận hành theo ca kíp phức tạp.

LAC VIET SUREHCS – A CUSTOMIZED, IN-DEPTH HUMAN RESOURCE MANAGEMENT AND COMPENSATION & BENEFITS PLATFORM FOR BUSINESSES

Lac Viet SureHCS is software HRM personnel management comprehensive, developed by Lac Viet – unit more than 30 years of experience in the field of management software business in Vietnam with international standards such as CMMI Level 3, ISO 9001:2015 and ISO 27001:2013.

SureHCS not only meet the professional personnel standards, which are designed to handle the hr – C&B – wages complex, large-scale, multi-company, multi-sector, in particular in accordance with FDI enterprises, corporations, factory, logistics, aviation, hotel, trade – in service.

The system is flexible deployment On-premise or as a custom model in depth, to help businesses automate the entire process hr – attendance – payroll – benefits – insurance, complete replacement job management using Excel discrete.

Feature highlights:

• The Recruit – Training: Management throughout the recruitment, integration, training, hr support and build the Talent Pipeline for large-scale enterprise.
• Port information & records Management personnel: Store personnel records, electronic focus, portal self-service for employees and contract labor power on the system.
• The timekeeper: Dots, multi-form (fingerprint, face recognition, Face ID, GPS, Wifi, online), connect many types of timekeeper, support attendance by the hour, shift flexibility for the plant, and hotels.
• The payroll & C&B: Automatic salary calculation according to many models (hour, shift, product, 3P, KPI performance...), link directly attendance data – performance – welfare, completely replace the salary calculator using Excel.

 

INTEGRATED AI ACCELERATION CONVERTER OF PERSONNEL

Lac Viet has officially launched The 3 AI assistant hr deeply integrated into the LV SureHCS including LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume and LV‑AI.Help to automate the task administration, standardized data enhanced experience personnel

• LV‑AI.Docs: automatic dissection transfer data from documents such as CCCD, windows, SOCIAL insurance, by level of digital records, standardized
• LV‑AI.Resume: analysis of CV auto, construction, candidate profile, find people with the right criteria by prompt intelligent data mining candidate pool efficiency
• LV‑AI.Help: chatbot internal support, answer questions HR 24/7 access form process quick contextual user

TYPICAL CUSTOMERS ARE DEPLOYING LV SUREHCS

SureHCS are trusted and used by many large enterprises and leading corporations such as: Coca-Cola, Takashimaya, Textile Successful Plastic, Long Thanh, Phu Hung Life, the airports of Vietnam (ACV), the enterprise division of SGCthe FDI enterprises in the fields of production, logistics, trade – in service.

• Coca-Cola Vietnam: System deployment LV SureHCS to digitize comprehensive human resource management group has standardized the data, the optimal operating HR according to international model.
• Textile company Success (TCM): Application LV SureHCS to manage hr, payroll, benefits, timekeeping and capacity profile for nearly 5,000 employees across 5 areas of activity – from textiles and fashion to real estate.
• Total company air Port, Vietnam (ACV): Choose to trust LV SureHCS to operate the system large-scale personnel with over 10,000 employees, 24 subdivisions, solved the problem of complex business of modeling state-owned companies.

SureHCS particularly suitable for:

• Large-scale enterprise, from 300 to over 10,000 personnel
• Corporations, businesses, multi-subsidiary, multi-branch
• FDI, manufacturing, factory, logistics, aviation should attendance – analysis ca – salary calculator complex
• Businesses are C&B peculiarities, need custom depths according to the actual operating
• Businesses are personnel management using Excel, many types of timekeeper, need to automate the entire process

SIGN UP TO RECEIVE DEMO NOW

Sign up demo

Company scale<5050-100101-200201-500501-1000>1000

Request a demo experience*System human resource management comprehensiveSoftware recruitmentSystem Candidate Pool WHOSoftware C&BSoftware employee evaluationSoftware training onlineEmployee survey according to the life cyclePlatform experience management staffDashboard hr and AI consultant

Captcha

By clicking the button Send registrationyou agreed with Privacy policy information of Lac Viet SureHCS.

Send registration

If you are human, leave this field blank.

WHY BUSINESSES SHOULD CHOOSE TOUCH THE SUREHCS?

• Customized according to the actual business, no pressure mold as packaged software.
• Handle the personnel – salaries complex that many software HRM other does not respond.
• Deep understanding operated business English & FDI, ensure compliance with legal Vietnam (labour, SOCIAL insurance and personal income tax).
• Ecosystem integration strength: attendance – payroll – bank – SI – electronic contract.

See details, feature & get FREE Demo

CONTACT INFORMATION:

• Hotline: 0901 555 063
• Email: [email protected] | Website: https://www.surehcs.com/
• Office address: 23 Nguyen Thi Huynh, Phu Nhuan, ho chi minh CITY.CITY

Có thể thấy, cách tính tiền tăng ca không chỉ đơn thuần là áp dụng một công thức, mà là cả một quy trình liên quan đến việc xác định đúng loại tăng ca, đúng khung giờ làm việc, đúng mức hưởng theo quy định pháp luật, đúng tiền lương làm căn cứ. Chỉ cần sai một trong các yếu tố này, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro truy thu, khiếu nại nội bộ hoặc tranh chấp lao động kéo dài.