5 BƯỚC GIÚP NHÂN VIÊN MỚI HỘP NHẬP THÀNH CÔNG
Nếu tuyển dụng ứng viên thành công là một quá trình săn tìm, đàm phán để hai bên đồng ý hợp tác cùng nhau thì khi ứng viên đã thành nhân viên và bước chân gia nhập vào doanh nghiệp. Quy trình hội nhập đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Thời gian này người làm công tác quản trị nhân lực cũng vất vả không kém. Bởi thực tế:
- Có đến 25% nhân viên tuyển mới sẽ nghỉ việc trong năm đầu tiên.
- Mất đến 18 – 22 tuần để một nhân viên mới tuyển vào vị trí quản lý làm quen với công việc, bắt nhịp được yêu cầu doanh nghiệp cần có.
Để giảm thiểu tỉ lệ nghỉ việc, chi phí tuyển dụng, việc tổ chức giai đoạn Hội nhập rất quan trọng. Ông bà ta luôn có câu “đầu xuôi, đuôi lọt”.
Doanh nghiệp cần làm gì để quy trình hội nhập thành công?
Đọc thêm: Mẫu khảo sát nhân viên mới trong 30 ngày làm việc đầu tiên
Bước 1: Lập danh sách công việc
Lập một danh sách liệt kê các thông tin cần làm chuẩn theo từng vai trò chức danh hoặc toàn công ty. Danh sách này đảm bảo Phòng Quản trị Nguồn lực cung cấp đủ đến nhân viên mới ngay từ ngày nhận việc đầu tiên. Các thông tin như: Quy chế, nội quy, sổ tay nhân viên viên, quy trình làm việc; danh sách chương trình huấn luyện & đào tạo hội nhập,… để nhân viên mới cần ghi nhận và thực hiện.
Bước 2: Chuẩn bị trước và sau khi nhân viên nhận việc
Phòng HR đảm bảo đã thông báo các Bộ phận/Công ty về sự kiện sẽ có nhân viên mới. Đi kèm là danh sách công việc cần thực hiện tại mỗi bộ phận. Nó cũng quy định rõ thời gian cần hoàn tất từng công việc đó. HR cũng đảm bảo phải theo dõi tình trạng thực hiện.
Danh sách công việc này HR cần lưu ý chia làm hai khoản thời gian: Trước khi nhân viên nhận việc và Sau khi nhân viên nhận việc.
Bước 3: Cung cấp tài nguyên trong môi trường làm việc
Đảm bảo mọi công cụ, dụng cụ, thiết bị, tài nguyên hạ tầng, phần mềm nghiệp vụ & nguồn lực (nếu có) …. Bản mục tiêu công việc cần thực hiện trong giai đoạn thử việc được sẵn sàng ngay từ ngày đầu tiên nhân viên mới nhận việc.
Trong đó: Bản mục tiêu trong giai đoạn thử việc mà HR nhận được cần đảm bảo HR đã kiểm tra nhân viên mới đã được trao đổi trực tiếp cùng Quản lý về các mục tiêu cần đạt. Bản mục tiêu thử việc là chìa khóa quan trọng trong quy trình hội nhập.
Bước 4: Cung cấp Danh sách thông tin liên lạc
Xây dựng và cung cấp đến nhân viên mới danh sách liên hệ công việc. Danh sách liên hệ khẩn cấp đi kèm quy trình (nếu có) với các Bộ phận khác … Đây là thông tin quan trọng mà Nhân viên mới có thể sẽ cần trong quá trình làm việc.
Bước 5: Khảo sát mức độ hài lòng nhân viên mới
- Khảo sát mức độ hài lòng từ nhân viên mới, từ quản lý nhân viên.
- Theo dõi kết quả thực hiện theo danh sách công việc quy định từ công ty.
- Kiểm tra tiến độ thực hiện công việc theo bản mục tiêu thử việc.
- Bám sát kết quả chương trình huấn luyện và đào tạo,…
Phòng HR cần chia các cột mốc để thực hiện như: 7 ngày đầu tiên, 30 tiếp theo … Từ thông tin đa chiều này, HR hiểu mức độ nhân viên làm quen của nhân viên mới. Hiểu được nhân viên mới có nắm bắt công việc kịp thời hay các vấn đề cần hỗ trợ. Thông tin này giúp HR cải tiến quy trình hội nhập thường xuyên.
Phần mềm quản lý quá trình hộ nhập nhân viên
Trong thời đại kỷ nguyên số, các bước công việc trên được thực hiện đơn giản, tự động và kịp thời bằng hệ thống phần mềm quản lý Quy trình hội nhập nhân viên (Onboarding Management). Hệ thống tạo ra kênh truyền thông gắn kết chặt chẽ ba bên: Nhân viên – Quản lý – Bộ phận HR. Việc giao tiếp trực tuyến đảm bảo quy trình hội nhập xuyên suốt. Từ đây nhân viên hội nhập thành công và ra nguồn lực vững mạnh cho doanh nghiệp.
Hiện thị trường có nhiều giải pháp để giúp Bộ phận Quản trị Nguồn Lực triển khai. Phần mềm quản lý Nhân sự của Lạc Việt là giải pháp để doanh nghiệp lựa chọn với chi phí thấp. Hệ thống được xây dựng công nghệ phát triển tiên tiến, ứng dụng môi trường đa thiết bị, đa ngôn ngữ.
