Giữa thời buổi thách thức các Doanh nghiệp ngoài việc cạnh tranh giữa thương trường với nhau còn phải đau đầu về việc làm thế nào để chiêu mộ người tài về làm việc cho mình. Để thấy rằng tầm quan trọng của việc xây dựng lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự là điều thiết yếu như thế nào cho doanh nghiệp. Bài viết sau, SureHCS sẽ gợi ý các bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự mẫu đến doanh nhiệp như sau:
1. Kế hoạch tuyển dụng là gì? Như thế nào là một kế hoạch hiệu quả?
Đây là hoạt động tìm người và chiêu mộ những người có những kỹ năng, tố chất cần thiết phù hợp cho vị trí cần tuyển dụng. Bao gồm việc phân tích và xác định nhu cầu về nguồn nhân lực (số lượng, chất lượng); cũng như các giải pháp cân đối cung cầu nguồn lực cho doanh nghiệp tại 1 thời điểm nào đó.
Theo Talent Lyft, kế hoạch tuyển dụng nhân sự đề cập đến một chiến lược được thiết kế để tuyển dụng nhân viên cho DN.
Một kế hoạch tuyển dụng không chỉ là tập hợp khô khan của những con số mà cần đưa ra được cái nhìn tổng quan và bao quát nhất về những thông tin tuyển dụng trong tương lai của DN, bao gồm: tổng số nhân sự cần tuyển; vị trí tuyển dụng theo từng phòng ban; thời gian tuyển dụng dự kiến và ngân sách dành cho các đợt tuyển dụng này.
Tất cả các thông tin của kế hoạch tuyển dụng cần được lập dựa trên sự tổng hợp nhu cầu tuyển dụng từ các bộ phận trong công ty và được phê duyệt của ban lãnh đạo.
2. Tại sao cần xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự?
Hiện nay, nhiều DN tiến hành tuyển dụng nhân sự một cách rất ngẫu hứng. Chỉ cần “cảm thấy” cần tuyển thêm nhân sự; công ty sẵn sàng đăng tuyển mà không chuẩn bị kỹ tiêu chuẩn lựa chọn ứng viên; công việc nhân viên mới phải làm; cách phối hợp làm việc với đồng nghiệp như thế nào,…
Hệ quả là nhân viên mới không biết cách thể hiện năng lực ra sao; bản thân DN cũng “đau đầu” trong việc tối ưu hóa hiệu quả công việc. Thậm chí, trong nhiều trường hợp còn gây mất đoàn kết, chia rẽ nội bộ, phải sa thải người này và để rồi lại phải tuyển người mới.
Trong thực tế, những kế hoạch tuyển dụng nhân sự sơ sài với phần mô tả công việc nghèo nàn sẽ chỉ thu về những nhân viên tầm trung hoặc dưới trung bình – những người đang tuyệt vọng tìm kiếm việc làm. Để không tuyển dụng một cách mơ hồ; để tiếp cận được ứng viên xuất sắc – những người có năng lực thực sự; tính cam kết cao; việc xây dựng một kế hoạch tuyển dụng bài bản là vô cùng cần thiết.
3. Các bước xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự mẫu
Xây dựng kế hoạch tuyển dụng rõ ràng sẽ giúp việc tuyển dụng đạt hiệu quả cao và không bị động. Nhưng việc để xây dựng kế hoạch nhân sự mẫu thì thực hiện như thế nào? Bởi công việc của nhân sự không đơn thuần là tuyển dụng mà còn phải đào tạo và phát triển. Đến cả việc giữ chân nhân tài lại với đơn vị mình.
Sau đây là các bước xâu dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự mẫu tham khảo:
Bước 1. Xác định nhu cầu tuyển dụng
Việc đầu tiên là xác định nhu cầu tuyển dụng và vị trí tuyển dụng đang cần tuyển. Người nhân sự cần phải xác định phòng ban và vị trí nhân lực nào cần bổ sung, cũng như các dự án mà sắp tới đơn vị chuẩn bị triển khai? Cũng như kỹ năng nào mà hiện tại nhân lực mình đang thiếu?
Việc dự trù nhân sự cần tuyển dụng phải phụ thuộc vào các phòng ban trong công ty dựa trên các yếu tố như việc phát triển, mở rộng kinh doanh, dự kiến thay thế nhân sự hay các yếu khác của phòng. Tuy nhiên, việc thẩm định, nắm bắt yêu cầu chi tiết và lên kế hoạch thì phải là của phòng nhân sự/ bộ phận tuyển dụng.
- Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng nhân sự từ các trưởng bộ phận/ phòng ban.
- Họp bàn phân tích và làm rõ nhu cầu cần tuyển dụng: chi tiết mục đích, thời gian, số lượng, mô tả công việc, chế độ lương thưởng, các yêu cầu với nhân sự cần tuyển,…
- Phân tích rõ nguồn lao động thời vụ, dự trù hay chính thức. Chú ý đến các vấn đề nhân viên hết hạn hợp đồng, nhân viên thai sản để có kế hoạch cụ thể.
Một kế hoạch tuyển dụng nhân sự hoàn hảo không chỉ rõ ràng về con số mà nó phải “ăn khớp nhịp nhàng” tới mục tiêu kinh doanh của DN. Để đưa ra dự báo nhu cầu nhân lực một cách chính xác và “ăn khớp” nhất, bạn cần nắm:
- DN mong muốn đạt được mục tiêu gì trong năm sau?
- Những hoạt động cần thiết để hoàn thành mục tiêu đó?
- Sản phẩm hoặc dịch vụ “core” của doanh nghiệp?
- Quy mô dự án như thế nào?
- Kế hoạch truyền thông ra sao?
Dựa trên những thông tin và dữ liệu đang có, xác định nhu cầu nhân lực của DN, gồm:
- Số lượng: bao nhiêu nhân viên cho từng vị trí công việc?
- Chất lượng: chuyên môn, những kỹ năng cần thiết cho vị trí này?
- Thời gian: Khi nào cần?
Ví dụ:
Một nhân viên Sales hiện tại mang lại doanh thu 500.000.000 VNĐ/ năm thì bạn sẽ cần đến 8 nhân viên với trình độ tương đương để đạt được mục tiêu kinh doanh là 4 tỷ/ năm. Bạn có thể tuyển thêm người để quản lý cho nhóm này. Thời gian tuyển họ là 2 tháng.
Bước 2: Đánh giá khách quan thực trạng nhân sự của DN
Bước tiếp theo của việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự là xem xét mình đang ở đâu, mình đang gặp vấn đề gì.
- Công ty của bạn có những ai?
- Họ đang làm gì?
- Họ đã có thực sự là người phù hợp với vị trí công việc đó?
Hãy hình dung rằng công ty của bạn hoạt động giống như một bộ đồ chơi xếp hình. Phải có đầy đủ các mảnh ghép. Các mảnh ghép bù khuyết cho nhau, và không trùng, hoặc chồng chéo lên nhau. Để hoàn thành trò chơi, bạn không còn lựa chọn nào khác ngoài việc kiểm tra lại toàn bộ những mảnh ghép mình đang có trong tay và phác họa nên hình dáng của những mảnh ghép tiếp theo.
Song song với việc đánh giá, nhân sự cũng nên nhìn nhận lại về chế độ đãi ngộ, chính sách quản lý hay văn hóa doanh nghiệp. Những yếu tố này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự biến động về tình hình nhân sự trong công ty, vậy nên là nhà tuyển dụng chuyên nghiệp, bạn cần phải có sự thẳng thắn và mạnh dạn đưa ra những hướng đi mới mang lại hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp của mình.
Bước 3. Lên kế hoạch và lịch tuyển dụng
Sau khi xác định nhu cầu tuyển dụng, nhân sự cần đưa ra những số liệu và phân tích lý thuyết vào thực tiễn.Tính toán chi tiết rằng số lượng nhân sự mới mà mỗi phòng ban cần có và khi nào thì họ cần đến nhân lực này. Với một kế hoạch hoàn chỉnh, nhân sự có thể xây dựng chương trình tuyển dụng dài hạn thậm chí cả năm cho doanh nghiệp mình.
Một kế hoạch tuyển dụng chi tiết sẽ bao gồm những thông tin chính yếu như sau:
- Kế hoạch tuyển dụng nhân viên: Số lượng tuyển; các vị trí cần tuyển dụng; mô tả nhiệm vụ từng vị trí; mức lương dự kiến; thời gian tuyển dụng dự kiến; hình thức tuyển dụng; dự trù kinh phí.
- Phương án tái cơ cấu nhân sự: Phân bổ; sắp xếp lại nhân sự thuộc các phòng ban phù hợp với năng lực; kinh nghiệm; trách nhiệm.
- Kế hoạch đề bạt và luân chuyển nhân sự: Hãy đưa ra căn cứ; tiêu chí cụ thể.
- Đề xuất cắt giảm nhân sự: Đưa ra cơ sở rõ ràng để tránh xảy ra kiện tụng; tranh chấp giữa DN và người lao động.
Bước 4. Xác định kỹ năng cần có cho từng vị trí tuyển dụng
Nhân sự cần đặc ra những yêu cầu đối với ứng viên không chỉ đáp ứng vị trí công việc họ đảm nhận; mà còn nâng cao chất lượng nguồn lực cho doanh nghiệp mình. Ở bước này nhân sự cần trao đổi với các trưởng bộ phận để tham vấn ý kiến để chọn lọc được ứng viên phù hợp, tiết giảm chi phí, thời gian cho việc tuyển dụng.
Bước 5. Lên ngân sách tuyển dụng
Dựa trên các chi phí tuyển dụng năm trước nhân sự có thể ước tính lượng ngân sách cho năm nay, hoặc dự trù thêm 1 số khoản chi phí phát sinh. Một vài khoản chi phí mà nhân sự có thể phải chi cho kế hoạch tuyển dụng nhân sự của mình như sau:
- Sự bùng nổ công nghệ số thì không thể không kể đến việc tuyển dụng qua các nền tảng mạng xã hội, hay các trang web tuyển dụng,…
- Chi phí tham gia các tổ chức, hội chợ việc làm
- Chi phí cho người giới thiệu ứng viên tốt
- Hoặc những khoản chi phí khác
Bước 6. Xây dựng bảng mô tả công việc
Một bảng mô tả công việc cụ thể chi tiết thể hiện rõ về vị trí công việc cũng như những điều mà ứng viên có thể nhận được từ doanh nghiệp. Có thể xem đây là đòn bẫy giúp DN thu hút và tiếp cận được nhiều ứng viên tiềm năng.
Bước 7. Thiết lập quy trình tuyển dụng rõ ràng
Việc tạo ra một quy trình tuyển dụng rõ ràng để phân loại và lựa chọn ứng viên là một điều không hề dễ dàng. Tuy nhiên, nên xây dụng nhiều cách tiếp cận ứng viên, cũng như xây dựng các bộ câu hỏi và thử thách để ứng viên bộc lộ tính cách. Từ đó đánh giá và lựa chọn các nhân tó phù hợp nhất về doanh nghiệp.
Lập kế hoạch tuyển dụng hiệu quả giúp doanh nghiệp thu hút đúng nhân tài, tối ưu quy trình và giảm chi phí tuyển dụng. Tuy nhiên, việc quản lý tuyển dụng thủ công dễ dẫn đến sai sót, mất thời gian và bỏ lỡ ứng viên tiềm năng.
LV SureHCS Hiring cung cấp hệ thống quản lý tuyển dụng toàn diện, giúp tự động hóa quy trình từ đăng tin, sàng lọc hồ sơ, lên lịch phỏng vấn đến đánh giá ứng viên. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể triển khai kế hoạch tuyển dụng nhanh chóng, chính xác, đồng thời nâng cao trải nghiệm ứng viên, đảm bảo tuyển đúng người, đúng thời điểm.
Cứ mỗi tháng, phòng nhân sự lại quay cuồng với hàng loạt vấn đề:
- Vị trí trống kéo dài nhưng tuyển mãi không ra người phù hợp.
- Nhân viên nghỉ việc đột ngột khiến công việc đình trệ.
- Lương thưởng sai sót gây mất lòng tin.
- Chấm công vẫn phụ thuộc vào giấy tờ thủ công, dễ gian lận.
Vậy, làm thế nào để doanh nghiệp có thể vượt qua những thách thức này và xây dựng một đội ngũ nhân viên mạnh mẽ, gắn kết?
LV SureHCS – Giải pháp quản lý nhân sự toàn diện cho 1000+ doanh nghiệp
- Hệ thống quản lý tuyển dụng toàn diện: Đăng tin miễn phí, tìm kiếm ứng viên không giới hạn và kết nối đa nền tảng; Cổng thông tin ứng viên hiện đại.
- Chuẩn hóa quy trình hội nhập: Truyền tải, cung cấp thông tin nội bộ đầy đủ; Theo dõi mức độ hòa nhập, phát triển và hiệu suất của nhân viên.
- Xây dựng chương trình phúc lợi trọn vẹn: Quản lý cơ cấu và tìm kiếm truy xuất nhanh hồ sơ nhân sự; Linh hoạt trong Chấm công – Lương – Thưởng – Bảo hiểm – Thuế TNCN; Hệ thống báo cáo công việc đa dạng, chính xác.
- Đánh giá nhân viên và hoạch định nhân tài: Đo lường năng suất chính xác; Thiết lập khung năng lực cốt lõi từ đó xây dựng yêu cầu đào tạo phát triển.
- Quản lý đào tạo và phát triển: Cho phép xây dựng lộ trình phát triển cá nhân; chương trình học và thi trực tuyến; Quản lý, theo dõi và đánh giá kết quả sau đào tạo.
- Quản lý Offboarding chuyên nghiệp: Quy trình bàn giao nhanh chóng; Dữ liệu và hồ sơ nhân viên được lưu trữ toàn diện; Khảo sát mức độ hài lòng xuyên suốt vòng đời nhân viên;
XEM CHI TIẾT TÍNH NĂNG GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI ĐÂY
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: [email protected] | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
Nguồn nhân lực là tài sản quan trọng nhất của mỗi doanh nghiệp. Với những bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự trên, SureHCS hy vọng có thể cung cấp thêm nguồn thông tin bổ ích cho doanh nghiệp và quý khách hàng trong việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự mẫu.
