Nếu tuyển dụng ứng viên thành công là một quá trình săn tìm, đàm phán để hai bên đồng ý hợp tác cùng nhau thì khi ứng viên đã thành nhân viên và bước chân gia nhập vào doanh nghiệp. Quy trình onboarding hội nhập đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Thời gian này người làm công tác quản trị nhân lực cũng vất vả không kém. Bởi thực tế:
- Có đến 25% nhân viên tuyển mới sẽ nghỉ việc trong năm đầu tiên.
- Mất đến 18 – 22 tuần để một nhân viên mới tuyển vào vị trí quản lý làm quen với công việc, bắt nhịp được yêu cầu doanh nghiệp cần có.
Để giảm thiểu tỉ lệ nghỉ việc, chi phí tuyển dụng, việc tổ chức giai đoạn Hội nhập rất quan trọng. Ông bà ta luôn có câu “đầu xuôi, đuôi lọt”.
1. Doanh nghiệp cần làm gì để quy trình onboarding hội nhập thành công?
Đọc thêm: Mẫu khảo sát nhân viên mới trong 30 ngày làm việc đầu tiên
Bước 1: Lập danh sách công việc
Lập một danh sách liệt kê các thông tin cần làm chuẩn theo từng vai trò chức danh hoặc toàn công ty. Danh sách này đảm bảo Phòng Quản trị Nguồn lực cung cấp đủ đến nhân viên mới ngay từ ngày nhận việc đầu tiên. Các thông tin như: Quy chế, nội quy, sổ tay nhân viên viên, quy trình làm việc; danh sách chương trình huấn luyện & đào tạo hội nhập,… để nhân viên mới cần ghi nhận và thực hiện.
Bước 2: Chuẩn bị trước và sau khi nhân viên nhận việc
Phòng HR đảm bảo đã thông báo các Bộ phận/Công ty về sự kiện sẽ có nhân viên mới. Đi kèm là danh sách công việc cần thực hiện tại mỗi bộ phận. Nó cũng quy định rõ thời gian cần hoàn tất từng công việc đó. HR cũng đảm bảo phải theo dõi tình trạng thực hiện.
Danh sách công việc này HR cần lưu ý chia làm hai khoản thời gian: Trước khi nhân viên nhận việc và Sau khi nhân viên nhận việc.
Bước 3: Cung cấp tài nguyên trong môi trường làm việc
Đảm bảo mọi công cụ, dụng cụ, thiết bị, tài nguyên hạ tầng, phần mềm nghiệp vụ & nguồn lực (nếu có) …. Bản mục tiêu công việc cần thực hiện trong giai đoạn thử việc được sẵn sàng ngay từ ngày đầu tiên nhân viên mới nhận việc.
Trong đó: Bản mục tiêu trong giai đoạn thử việc mà HR nhận được cần đảm bảo HR đã kiểm tra nhân viên mới đã được trao đổi trực tiếp cùng Quản lý về các mục tiêu cần đạt. Bản mục tiêu thử việc là chìa khóa quan trọng trong quy trình hội nhập.
Bước 4: Cung cấp Danh sách thông tin liên lạc
Xây dựng và cung cấp đến nhân viên mới danh sách liên hệ công việc. Danh sách liên hệ khẩn cấp đi kèm quy trình (nếu có) với các Bộ phận khác … Đây là thông tin quan trọng mà Nhân viên mới có thể sẽ cần trong quá trình làm việc.
Bước 5: Khảo sát mức độ hài lòng nhân viên mới
- Khảo sát mức độ hài lòng từ nhân viên mới, từ quản lý nhân viên.
- Theo dõi kết quả thực hiện theo danh sách công việc quy định từ công ty.
- Kiểm tra tiến độ thực hiện công việc theo bản mục tiêu thử việc.
- Bám sát kết quả chương trình huấn luyện và đào tạo,…
Phòng HR cần chia các cột mốc để thực hiện như: 7 ngày đầu tiên, 30 tiếp theo … Từ thông tin đa chiều này, HR hiểu mức độ nhân viên làm quen của nhân viên mới. Hiểu được nhân viên mới có nắm bắt công việc kịp thời hay các vấn đề cần hỗ trợ. Thông tin này giúp HR cải tiến quy trình hội nhập thường xuyên.
2. Tài liệu mẫu quy trình onboarding cho nhân sự
TẢI MẪU TÀI LIỆU TẠI ĐÂY
3. Phần mềm quản lý quá trình hội nhập nhân viên
Hệ thống quản lý hội nhập nhân viên mới là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình đón tiếp và hỗ trợ nhân viên mới một cách bài bản, nhanh chóng và hiệu quả. Phần mềm không chỉ truyền tải đầy đủ các nội dung như quy trình nội bộ, quy tắc ứng xử, văn hóa doanh nghiệp mà còn cung cấp tài liệu hướng dẫn công việc, KPI thử việc, danh sách liên hệ, giúp nhân viên mới nhanh chóng bắt nhịp với môi trường làm việc.
Thông qua diễn đàn chia sẻ tương tác giữa nhân viên mới – đồng nghiệp – phòng nhân sự, hệ thống LV SureHCS Hiring tạo điều kiện để nhân sự chủ động hòa nhập, đặt câu hỏi, và tiếp cận nguồn lực hỗ trợ mọi lúc. Đồng thời, doanh nghiệp cũng dễ dàng theo dõi tiến độ hội nhập, minh bạch hóa các dịch vụ nội bộ, và nâng cao trải nghiệm nhân viên ngay từ ngày đầu làm việc.
Theo khảo sát của Glassdoor, thị trường tuyển dụng trên thế giới và cả Việt Nam đang có sự biến động lớn:
- 68,66% doanh nghiệp than phiền rằng ứng viên không đáp ứng yêu cầu.
- 18,67% doanh nghiệp chật vật tìm người phù hợp dù nhu cầu tuyển dụng tăng cao.
- Tỷ lệ tuyển dụng qua các trường đào tạo chỉ đạt 1-2%, cho thấy khoảng cách lớn giữa đào tạo và thực tiễn doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp vẫn đang loay hoay giữa những CV không phù hợp, quy trình tuyển dụng kéo dài lê thê hay nhân viên mới rời đi ngay trong thời gian onboarding, đã đến lúc bạn cần một giải pháp tuyển dụng thông minh, toàn diện hơn.
LV SureHCS Hiring – Hệ thống quản lý tuyển dụng tích hợp công nghệ AI thông minh
- Công nghệ LV AI Resume bóc tách toàn bộ dữ liệu mọi định dạng CV file – mọi ngôn ngữ, đưa vào phần mềm tạo hồ sơ ứng viên điện tử.
- Tìm kiếm hàng loạt CV theo yêu cầu chỉ mất vài giây bằng bộ lọc chuyên sâu theo từ khóa, không cần chuẩn mực.
- Tự động kết chuyển hồ sơ ứng viên xuống hệ thống quản lý tuyển dụng.
- Khai thác Candidate Pool qua trợ lý AI chuyên sâu để tìm nhanh ứng viên phù hợp (hỗ trợ các Prompt để nhân sự truy vấn nhanh và đúng).
- Xây dựng thương hiệu tuyển dụng chuyên nghiệp với trang thông tin việc làm, cổng thông tin dịch vụ ứng viên riêng biệt.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: surehcs@lacviet.com.vn | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
Quy trình onboarding không chỉ là thủ tục chào đón nhân viên mới, mà còn là bước đệm quan trọng để họ nhanh chóng bắt nhịp công việc, xây dựng lòng tin và gắn bó với tổ chức. Một quy trình hội nhập được đầu tư chỉn chu không chỉ giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc sớm mà còn nâng cao hiệu quả làm việc ngay từ giai đoạn thử việc. Để quản lý và tối ưu quá trình này hiệu quả, doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm quản lý hội nhập nhân viên mới như LV SureHCS Hiring. Với các tính năng tự động, minh bạch, dễ theo dõi và tương tác đa chiều giữa nhân sự – đồng nghiệp – HR, phần mềm sẽ giúp bạn nâng tầm trải nghiệm nhân viên ngay từ ngày đầu tiên.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Giải pháp quản trị Nhân tài & Nhân lực toàn diện LV SureHCS
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: surehcs@lacviet.com.vn – Website: https://www.surehcs.com/
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
