Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự, tại sao nên dùng ngay?

Với xu thế số hóa ngày càng mạnh mẽ cùng với sự phát triển của các phần mềm nhân sự ngày càng thân thiện, dễ tích hợp, việc triển khai một hệ thống nhân sự chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp chuyển mình nhanh hơn bền vững hơn trong dài hạn. Tuy nhiên, cũng cần nhìn nhận rõ ưu nhược điểm và lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự để có lựa chọn phù hợp.

Cùng Lạc Việt sureHCS tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

1. Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự, tại sao nên dùng ngay?

Dưới đây là những lợi ích thiết thực nhất mà doanh nghiệp sẽ nhận được khi triển khai hệ thống này, đồng thời làm rõ lợi ích của phần mềm nhân sự cũng như phân tích cụ thể ưu nhược điểm phần mềm quản lý nhân sự ở từng khía cạnh.

1.1. Tối ưu hóa thời gian chi phí vận hành

Một trong những giá trị rõ ràng nhất mà phần mềm nhân sự mang lại là khả năng tự động hóa các nghiệp vụ lặp đi lặp lại như: chấm công, tính lương, xét duyệt nghỉ phép hoặc tạo báo cáo nhân sự định kỳ.

Ví dụ, thay vì mỗi cuối tháng phải tổng hợp công từng ngày, xử lý bảng lương thủ công, một phần mềm quản lý nhân sự có thể tự động tổng hợp từ máy chấm công, tính toán lương dựa trên công thức thiết lập sẵn, trừ các khoản bảo hiểm, thuế… và xuất báo cáo chỉ trong vài phút.

Theo khảo sát của Deloitte năm 2024, các doanh nghiệp ứng dụng phần mềm HRM đã tiết kiệm trung bình 30% chi phí nhân sự trong năm đầu tiên. Ngoài ra, họ còn giảm được thời gian xử lý các nghiệp vụ liên quan xuống từ vài ngày còn vài giờ, thậm chí vài phút – một lợi ích khó có thể đạt được nếu tiếp tục duy trì phương pháp thủ công.

1.2. Giảm thiểu sai sót nâng cao tính chính xác trong dữ liệu

Khi làm việc thủ công, sai sót là điều khó tránh khỏi từ việc nhập nhầm dữ liệu, tính công thiếu, ghi nhận sai mức lương hay số ngày nghỉ phép. Những lỗi này không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của phòng nhân sự mà còn tác động trực tiếp đến sự hài lòng của nhân viên.

Phần mềm quản lý nhân sự giúp tập trung toàn bộ dữ liệu nhân sự vào một hệ thống đồng nhất. Tất cả thay đổi về thông tin cá nhân, hợp đồng, lương thưởng hay chế độ phúc lợi đều được cập nhật lưu trữ tập trung giúp giảm thiểu tối đa sai lệch thông tin.

Một số phần mềm hiện nay còn tích hợp khả năng cảnh báo lỗi logic (ví dụ: số ngày phép vượt quy định, trùng ca làm việc) giúp doanh nghiệp phát hiện vấn đề trước khi phát sinh hậu quả.

1.3. Gia tăng trải nghiệm sự gắn kết của nhân viên

Không chỉ mang lại lợi ích cho quản lý, phần mềm nhân sự còn cải thiện đáng kể trải nghiệm của chính người lao động, điều mà nhiều tổ chức chưa quan tâm đúng mức.

Nhân viên có thể tra cứu lương, xem ngày phép còn lại, gửi đơn xin nghỉ hoặc đăng ký các chế độ phúc lợi ngay trên điện thoại hoặc máy tính mà không cần gửi email, gọi điện hay chờ bộ phận nhân sự phản hồi.

Sự minh bạch trong cách thức ghi nhận xử lý các thông tin cá nhân không chỉ giúp nâng cao sự hài lòng mà còn tăng cường mức độ gắn kết nội bộ. Một hệ thống minh bạch giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng tin tưởng vào doanh nghiệp.

1.4. Hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định chiến lược

Dữ liệu phân tán thiếu minh bạch là rào cản lớn đối với việc ra quyết định tại nhiều doanh nghiệp. Khi sử dụng phần mềm nhân sự, tất cả thông tin từ số lượng nhân sự theo từng phòng ban, tỷ lệ nghỉ việc, năng suất làm việc, chi phí đào tạo… đều được tổng hợp trực quan hóa thành biểu đồ, báo cáo dễ hiểu.

Nhờ đó, nhà quản lý có thể dựa vào dữ liệu thực tế để phân tích xu hướng, xác định vấn đề đưa ra chính sách phù hợp: nên tái cơ cấu phòng ban nào, đâu là nhóm nhân sự có nguy cơ nghỉ việc cao, bộ phận nào cần đào tạo lại…

Với những phần mềm nhân sự có tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI), doanh nghiệp còn có thể nhận được các gợi ý cải tiến chính sách dựa trên hành vi, hiệu suất hoặc mức độ tương tác của nhân viên.

1.5. Tăng khả năng tuân thủ pháp luật và chính sách nội bộ

Một lợi ích thiết thực khác mà phần mềm mang lại chính là khả năng giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật về lao động, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân…

Phần mềm sẽ cảnh báo khi hợp đồng sắp hết hạn, tự động cập nhật mức đóng BHXH mới hoặc tính thuế TNCN chính xác theo biểu thuế hiện hành giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý, tránh các lỗi vi phạm do thiếu thông tin cập nhật hoặc xử lý chậm trễ.

Đồng thời, các quy trình nội bộ như khen thưởng, kỷ luật, đánh giá nhân viên… cũng được hệ thống hóa quản lý rõ ràng, hạn chế cảm tính đảm bảo tính công bằng.

1.6. Dễ dàng mở rộng quy mô và chuẩn hóa quy trình nhân sự

Khi doanh nghiệp phát triển, việc nhân bản quy trình quản lý nhân sự cho các chi nhánh hoặc phòng ban mới là một thách thức nếu không có hệ thống chuẩn. Phần mềm nhân sự giúp giải quyết triệt để vấn đề này.

Nhờ tính linh hoạt và khả năng tùy biến, phần mềm giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình làm việc từ đầu. Từ đó, việc mở rộng quy mô hay thiết lập chi nhánh mới trở nên dễ dàng hơn vì các quy trình đã được thiết lập sẵn, chỉ cần áp dụng theo.

Đây là điểm mạnh đáng kể trong số ưu điểm phần mềm quản lý nhân sự, nhất là với doanh nghiệp định hướng tăng trưởng nhanh, mở rộng thị trường hoặc nhượng quyền mô hình kinh doanh.

2. Lợi ích của phần mềm nhân sự đối với từng bộ phận doanh nghiệp

Phần mềm nhân sự không chỉ là công cụ hỗ trợ cho bộ phận nhân sự, mà còn mang lại lợi ích thiết thực cho toàn bộ tổ chức từ lãnh đạo cấp cao, chuyên viên HR đến từng nhân viên. Ở mỗi vai trò, phần mềm đều giải quyết những vấn đề cụ thể, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị, sự minh bạch và trải nghiệm trong môi trường làm việc. Dưới đây là phân tích chi tiết về lợi ích của phần mềm nhân sự, kèm theo các góc nhìn thực tế mà doanh nghiệp có thể cân nhắc khi triển khai.

2.1. Lợi ích dành cho nhà quản lý

Ở góc độ điều hành, nhà quản lý luôn cần thông tin chính xác kịp thời để ra quyết định nhân sự phù hợp. Phần mềm nhân sự giúp họ:

• Nắm bắt toàn cảnh nhân sự: Thay vì chờ đợi báo cáo từ nhiều nguồn, nhà quản lý có thể theo dõi các số liệu tổng hợp như tình hình biến động nhân sự, tỷ lệ nghỉ việc, hiệu suất từng bộ phận… chỉ bằng vài thao tác trên hệ thống.
• Ra quyết định dựa trên dữ liệu thật: Việc đánh giá năng suất làm việc, đề xuất khen thưởng, điều chuyển hay cắt giảm nhân sự đều được hỗ trợ bằng số liệu cụ thể thay vì cảm tính.
• Chuẩn hóa quy trình mở rộng quy mô dễ dàng: Khi doanh nghiệp mở rộng, phần mềm giúp đảm bảo quy trình nhân sự được nhân bản thống nhất giữa các chi nhánh, không bị lệ thuộc vào nhân sự địa phương.

Ví dụ, một công ty có kế hoạch mở thêm 2 chi nhánh tại các tỉnh, nếu không có phần mềm, họ phải xây lại toàn bộ quy trình nhân sự từ đầu. Nhưng với hệ thống đã chuẩn hóa sẵn, việc triển khai nhân sự mới sẽ nhanh chóng đồng bộ hơn.

2.2. Lợi ích dành cho bộ phận HR

Phòng nhân sự là đối tượng trực tiếp sử dụng phần mềm hàng ngày, do đó lợi ích mang lại không chỉ là sự tiện lợi mà còn là bước chuyển về chất lượng công việc:

• Tiết kiệm thời gian xử lý nghiệp vụ: Thay vì nhập tay hàng trăm bảng chấm công, hồ sơ nhân viên hay hợp đồng, phần mềm cho phép tự động hóa xử lý hàng loạt chỉ trong vài phút.
• Giảm áp lực mùa cao điểm: Vào thời điểm tính lương, thưởng Tết, đánh giá cuối năm…, phần mềm giúp giảm đáng kể khối lượng công việc, rủi ro sai sót – một điểm cộng lớn cho hiệu quả và sức khỏe tinh thần của đội ngũ HR.
• Lưu trữ truy xuất thông tin dễ dàng: Tất cả hồ sơ, lịch sử lương thưởng, khen thưởng kỷ luật… đều được lưu trữ tập trung, có thể tìm kiếm nhanh chóng mà không cần lục tìm hồ sơ giấy hoặc email cũ.

Tuy vậy, khi đánh giá ưu nhược điểm phần mềm quản lý nhân sự đối với HR, cũng cần lưu ý: quá trình chuyển đổi ban đầu có thể mất thời gian để làm quen, đòi hỏi doanh nghiệp cần đầu tư cho đào tạo người dùng đặc biệt với những tổ chức trước đó chưa sử dụng hệ thống nào.

2.3. Lợi ích dành cho nhân viên

Không chỉ phục vụ cấp quản lý và nhân sự, phần mềm HR hiện đại còn mang lại trải nghiệm chủ động minh bạch cho từng nhân viên từ đó tạo nền tảng cho một môi trường làm việc chuyên nghiệp:

• Tự quản lý thông tin cá nhân: Nhân viên có thể tự tra cứu bảng lương, theo dõi số ngày phép còn lại, cập nhật thông tin liên hệ hoặc gửi yêu cầu điều chỉnh qua hệ thống mà không cần phụ thuộc phòng nhân sự.
• Minh bạch trong quy trình nội bộ: Nhờ có hệ thống phê duyệt điện tử, thông báo tự động, nhân viên dễ dàng theo dõi trạng thái đơn từ (nghỉ phép, công tác, tăng ca…) giảm tình trạng “gửi rồi mà không thấy phản hồi”.
• Tăng tính kết nối: Một số phần mềm tích hợp tính năng truyền thông nội bộ, tuyên dương thành tích, sinh nhật… giúp nhân viên cảm thấy được quan tâm và tăng cường gắn kết với tổ chức.

3. Một số lưu ý khi cân nhắc ứng dụng một phần mềm vào hệ thống vận hành

Khi doanh nghiệp cân nhắc ứng dụng một phần mềm vào hệ thống vận hành, việc đánh giá toàn diện các ưu điểm và nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự là điều cần thiết. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn, mà còn có kế hoạch triển khai, thích ứng hiệu quả sau khi áp dụng.

• Chi phí đầu tư ban đầu: Đối với một số doanh nghiệp vừa và nhỏ, chi phí triển khai phần mềm bao gồm phí bản quyền, hạ tầng, đào tạo người dùng có thể là rào cản đáng kể. Tuy nhiên, cần nhìn nhận đây là một khoản đầu tư dài hạn thay vì chỉ là chi phí ngắn hạn.
• Yêu cầu đào tạo và thay đổi thói quen: Khi chuyển từ phương pháp thủ công sang phần mềm, doanh nghiệp sẽ cần một khoảng thời gian để nhân viên làm quen với hệ thống mới. Nếu không được hướng dẫn đầy đủ, có thể dẫn đến tâm lý ngại thay đổi, ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng.
• Phụ thuộc vào nhà cung cấp: Nếu chọn phần mềm không phù hợp, thiếu khả năng tùy biến hoặc nhà cung cấp không hỗ trợ đầy đủ sau bán hàng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi muốn nâng cấp, thay đổi quy trình hoặc mở rộng chức năng sau này.

Phần mềm quản lý nhân sự LV SureHCS – Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp chuyển đổi số nhân sự

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng đòi hỏi tính minh bạch, hiệu quả và khả năng mở rộng trong công tác quản lý nhân sự, phần mềm quản trị nhân sự toàn diện LV SureHCS do Lạc Việt phát triển đang trở thành lựa chọn tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam.

Không chỉ dừng lại ở việc tự động hóa các nghiệp vụ truyền thống như chấm công, tính lương hay quản lý hồ sơ nhân viên, LV SureHCS còn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, kết nối dữ liệu xuyên suốt nâng cao trải nghiệm của cả nhân viên lẫn nhà quản lý.

Với cấu trúc linh hoạt, khả năng tích hợp cao và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật Việt Nam, LV SureHCS mang đến một nền tảng quản lý nhân sự thống nhất, minh bạch dễ tùy chỉnh theo đặc thù từng doanh nghiệp từ quy mô vừa đến tập đoàn lớn. Đây là một phần trong chiến lược chuyển đổi số toàn diện giúp bộ phận HR không chỉ vận hành hiệu quả mà còn đóng vai trò tư vấn chiến lược cho tổ chức.

Tổng kết lại, lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự không nằm ở tính năng phức tạp mà ở khả năng giúp doanh nghiệp giải quyết các bài toán thực tế: tối ưu vận hành, gia tăng minh bạch, nâng cao trải nghiệm nhân viên và hỗ trợ ra quyết định hiệu quả. Dù tồn tại một số nhược điểm như chi phí đầu tư ban đầu hay thời gian đào tạo người dùng, giá trị dài hạn mà phần mềm mang lại hoàn toàn xứng đáng để doanh nghiệp cân nhắc triển khai sớm.