Phần mềm HRM là gì? Lợi ích, chức năng và top phần mềm HRM phổ biến 

Vậy cụ thể phần mềm HRM là gì? Mang lại giá trị gì cho doanh nghiệp? Và làm sao để chọn được giải pháp phù hợp với mô hình tổ chức của bạn? Hãy cùng Lạc Việt SureHCS tìm hiểu chi tiết trong phần tiếp theo.

1. Tổng quan về phần mềm HRM là gì?

1.1 Phần mềm HRM là gì?

Phần mềm HRM là công cụ giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình quản lý nhân sự, thay vì xử lý thủ công bằng giấy tờ hay bảng tính Excel. Phần mềm này thường tích hợp các chức năng như quản lý hồ sơ nhân viên, tuyển dụng, chấm công – tính lương, đánh giá hiệu quả làm việc, theo dõi đào tạo và phúc lợi nhân viên.

Ví dụ, thay vì quản lý đơn xin nghỉ phép qua email rải rác, phần mềm cho phép nhân viên tạo đơn trực tiếp trên hệ thống, gửi phê duyệt đến cấp quản lý, tự động cập nhật vào báo cáo ngày công giúp tránh bỏ sót thông tin, rút ngắn thời gian xử lý, minh bạch toàn bộ quy trình.

Với các doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự quản lý riêng, nhiều phần mềm được gọi là phần mềm HR-Manager sẽ nhấn mạnh các tính năng hỗ trợ theo dõi hiệu suất làm việc, báo cáo phân tích nguồn lực và kiểm soát kỷ luật khen thưởng cho cấp quản lý. Đây là lựa chọn lý tưởng nếu doanh nghiệp cần một hệ thống vừa hỗ trợ vận hành vừa phục vụ ra quyết định.

1.2 Phần mềm HRM khác gì so với ERP có module nhân sự?

Một số doanh nghiệp khi tìm hiểu về công nghệ quản lý thường phân vân giữa việc chọn phần mềm HRM chuyên biệt hay triển khai một hệ thống ERP có tích hợp chức năng nhân sự.

Về cơ bản, ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó module nhân sự chỉ là một phần nhỏ. Trong khi đó, phần mềm HRM được phát triển chuyên sâu cho lĩnh vực nhân sự, tập trung giải quyết những bài toán đặc thù như tuyển dụng linh hoạt, đánh giá năng lực theo KPI hoặc xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên.

Nếu doanh nghiệp của bạn là đơn vị vừa và nhỏ hoặc có nhu cầu quản lý nhân sự chuyên sâu mà không cần triển khai toàn bộ hệ thống ERP, thì lựa chọn phần mềm HRM độc lập sẽ tiết kiệm chi phí hơn, dễ triển khai sử dụng hơn.

2. Các dạng phần mềm HRM phổ biến hiện nay

Tùy theo mô hình triển khai và mục tiêu sử dụng, phần mềm HRM trên thị trường có thể được chia thành các dạng sau:

• HRM dạng cài đặt nội bộ (on-premise): Phù hợp với doanh nghiệp lớn, yêu cầu bảo mật cao, có hạ tầng IT riêng để vận hành phần mềm tại chỗ. Tuy nhiên, chi phí đầu tư ban đầu, bảo trì định kỳ thường cao.
• HRM dạng điện toán đám mây (cloud-based): Đây là xu hướng phổ biến hiện nay nhờ tính linh hoạt dễ triển khai, có chi phí hợp lý. Doanh nghiệp có thể truy cập phần mềm mọi lúc, mọi nơi mà không cần đầu tư hạ tầng phần cứng.

Ngoài ra, nhiều phần mềm HRM được thiết kế theo các module riêng biệt, doanh nghiệp có thể lựa chọn linh hoạt như:

• Quản lý hồ sơ nhân viên
• Tuyển dụng và onboarding
• Chấm công – tính lương – bảo hiểm
• Đào tạo phát triển
• Đánh giá năng lực
• Quản lý nghỉ phép, khen thưởng, phúc lợi

Đặc biệt, nhiều phần mềm HRM hiện nay đã tích hợp thêm AI (trí tuệ nhân tạo) để hỗ trợ gợi ý ứng viên phù hợp, phân tích xu hướng nghỉ việc hoặc đề xuất kế hoạch đào tạo. Đây là yếu tố tạo lợi thế trong việc nâng cao trải nghiệm nhân viên và cải thiện chất lượng quản lý.

3. Lợi ích thực tế của phần mềm HRM với doanh nghiệp

Dưới đây là bốn nhóm lợi ích nổi bật mà các doanh nghiệp có thể nhận được khi triển khai phần mềm HRM.

3.1 Tiết kiệm thời gian nguồn lực cho phòng nhân sự

Một trong những vấn đề phổ biến ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ là bộ phận nhân sự thường bị quá tải bởi các công việc hành chính: từ theo dõi ngày công, tính lương, xử lý đơn từ, đến cập nhật thông tin hồ sơ nhân viên. Việc xử lý này nếu thực hiện thủ công rất dễ sai sót, mất thời gian, khó truy xuất khi cần.

Phần mềm HRM giúp tự động hóa những quy trình này. Chẳng hạn:

• Nhân viên chấm công qua máy quét vân tay, dữ liệu lập tức đồng bộ vào phần mềm.
• Hệ thống tự tính lương dựa trên công, phụ cấp, khấu trừ và thuế.
• Đơn xin nghỉ phép được gửi, duyệt, lưu trữ trực tuyến không cần thao tác giấy tờ.

Điều này không chỉ giúp tiết kiệm hàng chục giờ làm việc mỗi tháng cho bộ phận nhân sự, mà còn giúp doanh nghiệp giảm chi phí nhân lực hạn chế rủi ro do sai lệch dữ liệu.

Với phần mềm HR-Manager, cấp quản lý còn có thể theo dõi hiệu quả xử lý của từng nghiệp vụ, phát hiện điểm nghẽn trong quy trình để điều phối nhân sự hợp lý hơn.

3.2 Tăng tính minh bạch, cải thiện trải nghiệm nhân viên

Minh bạch trong quản lý nhân sự là yếu tố quan trọng giúp xây dựng niềm tin nội bộ. Khi mọi thông tin từ lương, thưởng, lịch nghỉ đến chính sách phúc lợi đều rõ ràng, dễ tra cứu, nhân viên sẽ cảm thấy được tôn trọng yên tâm cống hiến.

Phần mềm HRM cho phép nhân viên:

• Truy cập bảng lương cá nhân bất kỳ lúc nào.
• Theo dõi số ngày phép còn lại, lịch nghỉ lễ hoặc tiến độ phê duyệt các đơn từ.
• Cập nhật thông tin cá nhân như tài khoản ngân hàng, người phụ thuộc,… mà không cần gửi văn bản giấy.

Với một số phần mềm HRM nâng cao còn có thể tích hợp cổng thông tin nội bộ, nơi nhân viên nhận thông báo, đánh giá hiệu suất, ghi nhận khen thưởng, phản hồi góp ý góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiện đại, khuyến khích sự kết nối hai chiều giữa nhân viên và ban lãnh đạo.

3.3 Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu

Ở nhiều doanh nghiệp, việc ra quyết định nhân sự còn mang tính cảm tính, thiếu cơ sở số liệu tiềm ẩn rủi ro trong đánh giá năng lực, phân bổ nguồn lực và lập kế hoạch phát triển nhân sự.

Phần mềm HRM giúp thu thập phân tích dữ liệu một cách hệ thống:

• Báo cáo tỷ lệ nghỉ việc, thuyên chuyển nội bộ, năng suất theo vị trí.
• So sánh hiệu suất giữa các phòng ban, cá nhân theo thời gian.
• Dự báo xu hướng biến động nhân sự dựa trên lịch sử và mô hình hoạt động.

Với phần mềm HR-Manager, các cấp quản lý có thể dễ dàng theo dõi các chỉ số nhân sự trên dashboard trực quan, từ đó đưa ra quyết định về tuyển dụng, đào tạo hay cải tổ tổ chức dựa trên dữ liệu thực tế, không phụ thuộc vào cảm nhận chủ quan.

3.4 Tăng khả năng tuân thủ pháp lý

Cập nhật quy định pháp luật về lao động, bảo hiểm, thuế luôn là một trong những thách thức đối với phòng nhân sự. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong khai báo BHXH, tính thuế thu nhập cá nhân hay lưu trữ hồ sơ lao động cũng có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt.

Phần mềm HRM được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý:

• Tự động cập nhật các biểu mẫu theo đúng quy định pháp luật Việt Nam.
• Cảnh báo khi sắp đến hạn ký hợp đồng, gia hạn lao động, hoặc kiểm tra y tế định kỳ.
• Truy xuất nhanh dữ liệu khi cần phục vụ kiểm toán, thanh tra hoặc tranh chấp lao động.

Một số phần mềm HR-Manager còn tích hợp chức năng lưu trữ tài liệu số, xác thực điện tử, giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu về bảo mật thông tin nhân sự và tuân thủ quy định chuyển đổi số theo Luật Giao dịch điện tử mới.

4. Doanh nghiệp nào nên triển khai phần mềm HRM?

Phần mềm HRM không phải chỉ dành cho các tập đoàn lớn. Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp SME đang gặp khó khăn trong quản lý nhân sự do thiếu công cụ hỗ trợ. Dưới đây là ba nhóm doanh nghiệp nên cân nhắc triển khai phần mềm HRM để nâng cao hiệu quả kiểm soát tốt hơn nguồn lực con người.

4.1. Doanh nghiệp vừa và nhỏ có tốc độ tăng trưởng nhanh

Ở giai đoạn đầu phát triển, nhiều doanh nghiệp khởi đầu với một đội ngũ nhân sự tinh gọn, thậm chí không có phòng nhân sự chuyên trách. Khi quy mô nhân sự tăng nhanh, các quy trình như tuyển dụng, quản lý lương, theo dõi ngày phép, xử lý đơn từ… dễ trở nên lộn xộn, thiếu hệ thống.

Phần mềm HRM trong trường hợp này đóng vai trò như một “bộ khung vận hành chuẩn” cho các nghiệp vụ nhân sự. Ví dụ:

• Doanh nghiệp có thể tạo sẵn mẫu hợp đồng, quy trình onboarding nhân viên mới.
• Hệ thống tự động lưu trữ thông tin nhân viên, theo dõi biến động nhân sự.
• Chấm công tính lương được đồng bộ, không cần lập bảng tính thủ công.

Việc áp dụng phần mềm HRM từ sớm giúp doanh nghiệp tạo nền tảng quản lý bền vững, hạn chế rủi ro khi mở rộng quy mô. Nếu có đội ngũ quản lý nhiều cấp, doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn phần mềm để hỗ trợ phân quyền kiểm soát hiệu quả hơn theo từng phòng ban.

4.2. Doanh nghiệp có quy mô trên 50 nhân viên

Với quy mô nhân sự từ 50 người trở lên, khối lượng công việc nhân sự gia tăng đáng kể đòi hỏi hệ thống hóa. Lúc này, việc quản lý bằng Excel hoặc email sẽ trở nên rối rắm thiếu kiểm soát:

• Thông tin nhân viên phân tán, khó truy xuất khi cần.
• Tính lương mất nhiều thời gian dễ sai sót do tổng hợp dữ liệu thủ công.
• Thiếu báo cáo tổng quan phục vụ đánh giá, điều chỉnh chính sách nhân sự.

Triển khai phần mềm HRM giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu nhân sự trên một nền tảng duy nhất. Phòng nhân sự có thể tra cứu hồ sơ, theo dõi biến động, lập báo cáo theo thời gian thực. Nhân viên cũng có thể chủ động cập nhật tra cứu thông tin cá nhân, tạo sự minh bạch chuyên nghiệp trong nội bộ.

Với phần mềm HR-Manager, ban lãnh đạo còn được cung cấp công cụ phân tích trực quan từ tỷ lệ nghỉ việc đến hiệu suất làm việc theo bộ phận giúp ra quyết định nhanh hơn đúng hơn.

4.3. Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc làm việc từ xa

Các mô hình doanh nghiệp đa điểm như chuỗi cửa hàng, công ty có văn phòng tại nhiều tỉnh thành hoặc có nhân sự làm việc từ xa, thường gặp khó khăn trong việc:

• Giao tiếp giữa các bộ phận.
• Đồng bộ dữ liệu nhân sự từ các chi nhánh.
• Kiểm soát giờ làm, nghỉ phép, tuân thủ quy trình.

Phần mềm HRM dạng điện toán đám mây (cloud-based) là giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp này. Nhờ khả năng truy cập từ mọi nơi qua trình duyệt web hoặc ứng dụng di động, cả nhân viên và quản lý đều có thể làm việc trên cùng hệ thống dù không ở cùng địa điểm.

Với phần mềm HR-Manager, doanh nghiệp có thể thiết lập báo cáo riêng cho từng chi nhánh, phân quyền theo vùng hoặc cấp bậc quản lý giúp người điều hành có cái nhìn tổng thể nhưng vẫn dễ dàng kiểm soát chi tiết từng bộ phận.

5. Tổng hợp các phần mềm HRM phổ biến trên thị trường Việt Nam

5.1. Phần mềm HRM LV SureHCS (Lạc Việt)

LV SureHCS là phần mềm HRM chuyên sâu do Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt phát triển. Đây là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, có khả năng tùy biến cao được triển khai theo hai hình thức: on-premise (cài đặt tại chỗ) và cloud (trên nền tảng web).

Tính năng nổi bật:

• Quản lý toàn diện vòng đời nhân sự: Từ tuyển dụng, tiếp nhận, quản lý hồ sơ – chấm công – tính lương đến đánh giá năng lực, nghỉ việc.
• Phân hệ HR-Manager: Giúp cấp quản lý theo dõi hiệu suất, tỷ lệ nghỉ việc, khen thưởng, cảnh báo sớm về nhân sự có dấu hiệu rời bỏ tổ chức.
• Tích hợp AI và eKYC: Tự động nhận diện thông tin ứng viên, hỗ trợ đánh giá hồ sơ tuyển dụng, định danh nhân sự không tiếp xúc.
• Dashboard quản trị thời gian thực: Lãnh đạo có thể theo dõi các chỉ số nhân sự (hiện diện, biến động, lương thưởng…) trực tiếp trên giao diện trực quan.

Doanh nghiệp sử dụng LV SureHCS có thể:

• Chuẩn hóa toàn bộ quy trình nhân sự theo quy định pháp luật.
• Giảm 30–50% khối lượng công việc thủ công nhờ tự động hóa quy trình.
• Tăng khả năng kiểm soát nhân sự đa điểm, đa phòng ban đặc biệt phù hợp với các tổ chức có quy mô lớn hoặc nhiều chi nhánh.

5.2. Base HRM+ (Base.vn)

Base HRM+ là một phần của hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp Base.vn. Đây là phần mềm HRM dạng cloud, được thiết kế theo hướng đơn giản dễ triển khai, phù hợp với các doanh nghiệp trẻ hoặc đang trong quá trình thiết lập hệ thống.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý thông tin nhân sự cơ bản: Hồ sơ, hợp đồng, đơn từ, quá trình công tác, đào tạo.
• Tích hợp với hệ sinh thái Base: Kết nối liền mạch với Base Workflow, Base KPI, Base Time,… để xây dựng nền tảng vận hành xuyên suốt.
• Chấm công tính lương theo đơn giản: Phù hợp với tổ chức chưa có nhiều biến động về ca kíp, phụ cấp.
• Giao diện hiện đại, dễ dùng: Nhân viên dễ dàng thao tác, tra cứu thông tin, tạo đơn từ trên cả web và mobile.

Giá trị thực tế mang lại:

• Doanh nghiệp có thể khởi tạo quy trình nhân sự một cách bài bản từ giai đoạn đầu.
• Giảm thiểu tình trạng quản lý thủ công bằng Excel giúp tiết kiệm thời gian tổng hợp.
• Nhờ tính tích hợp tốt, doanh nghiệp có thể mở rộng sang các nghiệp vụ quản trị khác trên cùng nền tảng.

5.3. FastWork HRM

FastWork HRM là phần mềm nhân sự thuộc hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp FastWork. Giải pháp này đặc biệt mạnh về quản lý chấm công và tính lương ca kíp, phù hợp với doanh nghiệp có đặc thù về di chuyển, làm việc tại công trình, cửa hàng hoặc ngoài hiện trường.

Tính năng nổi bật:

• Chấm công GPS/FaceID: Nhân viên có thể chấm công bằng định vị hoặc nhận diện khuôn mặt, phù hợp cho đội ngũ làm việc ngoài văn phòng.
• Tự động tính lương theo ca, ngày công: Áp dụng linh hoạt nhiều loại ca, hệ số, phụ cấp, tăng ca.
• Đơn từ và duyệt nghỉ phép online: Tiết kiệm thời gian xử lý, có thể tích hợp quy trình phê duyệt.
• Mobile App tối ưu: Nhân viên có thể chấm công, xin nghỉ, xem bảng lương ngay trên điện thoại.

Giá trị thực tế mang lại:

• Giảm thiểu thất thoát giờ công, sai sót trong bảng công lương.
• Cải thiện trải nghiệm nhân viên làm việc từ xa hoặc tại điểm bán.
• Phù hợp với các công ty bán lẻ, dịch vụ, logistics, xây dựng,… đang tìm kiếm giải pháp tiết kiệm linh hoạt.

5.4. AMIS HRM (MISA)

AMIS HRM là phần mềm quản trị nhân sự của MISA – thương hiệu lâu năm trong lĩnh vực phần mềm kế toán quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam. AMIS HRM được xây dựng theo định hướng quản trị hành chính tiền lương chuẩn mực dễ sử dụng, dễ triển khai.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động, khen thưởng – kỷ luật.
• Tính lương – thuế – bảo hiểm: Đồng bộ dữ liệu, tự động tính toán và xuất báo cáo theo mẫu cơ quan chức năng.
• Báo cáo sẵn có: Đầy đủ các biểu mẫu liên quan đến lao động, tiền lương, dễ nộp cho cơ quan BHXH, thuế.
• Kết nối với hệ thống kế toán MISA SME: Dễ dàng lập chứng từ chi trả lương, hạch toán chi phí lương.

Giá trị thực tế mang lại:

• Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý hành chính nhân sự tiền lương theo quy định của Việt Nam.
• Giảm thiểu rủi ro pháp lý liên quan đến tính lương, thuế, BHXH nhờ cập nhật kịp thời chính sách.
• Đặc biệt hiệu quả đối với doanh nghiệp nhỏ đã dùng phần mềm kế toán MISA muốn đồng bộ dữ liệu kế toán nhân sự.

5.5. Bravo HRM

Bravo HRM là phân hệ quản trị nhân sự nằm trong hệ thống phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp Bravo ERP. Đây là phần mềm HRM dạng on-premise (cài đặt nội bộ) được đánh giá cao về khả năng tùy chỉnh theo đặc thù ngành, tích hợp với hệ thống kế toán – sản xuất – kho vận.

Tính năng nổi bật:

• Tùy biến quy trình theo yêu cầu doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp có thể yêu cầu xây dựng các module phù hợp với đặc thù tổ chức từ tuyển dụng đến chấm công – tính lương – đào tạo – đánh giá.
• Tích hợp với hệ thống sản xuất, kế toán nội bộ: Thống nhất dòng dữ liệu từ nhân sự đến chi phí và hiệu quả vận hành.
• Quản lý chi tiết năng suất lao động, ca kíp, chế độ chính sách phức tạp.
• Báo cáo phân tích đa chiều: Hỗ trợ cấp quản lý đưa ra quyết định về tổ chức, phân ca, năng lực, hiệu quả sử dụng nhân lực.

Giá trị thực tế:

• Giải quyết tốt bài toán nhân sự cho doanh nghiệp lớn, có dây chuyền sản xuất, cần tính lương theo sản phẩm hoặc quản lý nhiều loại ca kíp.
• Giảm thiểu sai sót nhờ liên kết giữa nhân sự – kế toán – sản xuất.
• Đáp ứng tốt các yêu cầu kiểm toán nội bộ, báo cáo chi phí lao động theo dự án, nhà máy, tổ đội…

Trong bối cảnh doanh nghiệp Việt Nam ngày càng chú trọng vào quản trị nguồn nhân lực như một lợi thế cạnh tranh, việc hiểu rõ phần mềm HRM là gì và lựa chọn giải pháp phù hợp trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Một phần mềm HRM không chỉ đơn thuần là công cụ lưu trữ hồ sơ hay chấm công tính lương, mà còn là nền tảng giúp tổ chức vận hành bộ máy nhân sự hiệu quả, tăng cường trải nghiệm nhân viên, kiểm soát chi phí và hỗ trợ ra quyết định kịp thời, chính xác.