Mẫu quy chế thưởng phạt trong công ty chuẩn quy định pháp lý

Quy chế thưởng phạt trong công ty​ – tài liệu quy định rõ quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm, cũng như các hình thức khen thưởng và xử lý kỷ luật đối với người lao động. Không chỉ là văn bản hành chính, quy chế thưởng phạt còn thể hiện văn hóa quản trị doanh nghiệp, giúp xây dựng niềm tin, sự gắn bó của nhân viên đối với tổ chức. 

Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả thực thi và phù hợp với pháp luật hiện hành, việc xây dựng một mẫu quy chế chuẩn mực là điều không thể xem nhẹ. SureHCS sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy chế thưởng phạt gồm những nội dung nào, cung cấp mẫu quy chế thực tế cũng như nắm được cách xây dựng hiệu quả, đúng luật, hướng đến một hệ thống phúc lợi chuyên nghiệp, bền vững.

1. Quy chế thưởng phạt trong công ty​ gồm nội dung nào?

Một quy chế thưởng phạt trong công ty​ hoàn chỉnh cần được thiết kế đồng bộ, bao quát các yếu tố liên quan trực tiếp đến thu nhập, quyền lợi và trách nhiệm của người lao động. 

Dưới đây là những thành phần cốt lõi trong một quy chế mẫu:

1.1 Quy chế về lương

Quy chế về tiền lương là nền tảng của hệ thống đãi ngộ trong doanh nghiệp, đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong việc chi trả cho người lao động. Tùy theo đặc thù công việc, doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức trả lương khác nhau như:

• Lương theo thời gian (tháng, ngày, giờ).
• Lương theo sản phẩm (dựa trên số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành).
• Lương khoán (áp dụng theo khối lượng công việc hoặc kết quả đầu ra).

Ngoài ra, quy chế cần quy định rõ nguyên tắc tính lương (theo ngày công thực tế, hệ số chức danh, hiệu suất KPIs), cũng như điều kiện xét tăng lương. Việc tăng lương có thể theo chu kỳ (6–12 tháng/lần), dựa trên kết quả đánh giá định kỳ, hiệu suất công việc hoặc khi người lao động được nâng cấp chức danh. Tất cả cần được thể hiện rõ bằng văn bản để tránh tranh chấp, tạo động lực làm việc lâu dài.

1.2 Các khoản trợ cấp, phụ cấp

Các khoản phụ cấp, trợ cấp đóng vai trò bù đắp cho điều kiện làm việc, môi trường, trách nhiệm mà người lao động đảm nhiệm. Đây là yếu tố quan trọng bổ sung thu nhập ngoài lương cơ bản, góp phần tạo động lực và giữ chân nhân sự. Các loại phụ cấp phổ biến trong quy chế thưởng phạt trong công ty​ bao gồm:

• Phụ cấp chức vụ, trách nhiệm (trưởng phòng, tổ trưởng…);
• Phụ cấp di chuyển (xăng xe, đi lại);
• Phụ cấp độc hại, nguy hiểm (5–15% tùy mức độ công việc);
• Phụ cấp lưu động, khu vực, thu hút (áp dụng ở vùng kinh tế khó khăn);
• Phụ cấp ăn trưa, điện thoại, thuê nhà (tùy theo quy định doanh nghiệp).

Việc quy định rõ ràng các khoản phụ cấp trong quy chế sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí nhân sự hiệu quả, đồng thời đảm bảo sự công bằng giữa các vị trí, phòng ban.

1.3 Quy định nghỉ phép, lễ, Tết

Chế độ nghỉ phép, nghỉ lễ là quyền lợi tối thiểu người lao động được hưởng theo quy định pháp luật, đồng thời thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến sức khỏe tinh thần nhân viên. Quy chế nên quy định rõ:

• Nghỉ lễ, Tết theo quy định nhà nước (Tết Dương lịch, Tết Âm lịch, 30/4, 1/5, 2/9…).
• Nghỉ phép năm (ít nhất 12 ngày/năm đối với người làm đủ 12 tháng).
• Chế độ nghỉ đặc biệt (hiếu, hỉ, ốm đau, sinh nở…) tùy theo chính sách công ty.

Doanh nghiệp có thể kèm theo quà tặng hoặc khoản thưởng bằng tiền mặt vào các dịp này để tăng gắn kết nội bộ, nâng cao trải nghiệm làm việc của nhân viên.

1.4 Chế độ đãi ngộ – phúc lợi

Các chính sách phúc lợi giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh và giữ chân nhân tài, nhất là trong môi trường cạnh tranh nhân sự gay gắt. Quy chế thưởng phạt trong công ty​ nên liệt kê rõ ràng các chế độ phúc lợi tập thể, cá nhân, chẳng hạn như:

• Sinh nhật, hiếu hỉ, ma chay.
• Hỗ trợ ốm đau, sinh con, tai nạn.
• Du lịch nghỉ mát, team-building hàng năm.
• Thưởng cho con em đạt thành tích học tập.

Các chế độ này có thể linh hoạt theo năng lực tài chính doanh nghiệp và văn hóa nội bộ, nhưng cần được ban hành thống nhất, minh bạch để đảm bảo tính công bằng.

1.5 Tiền thưởng

Tiền thưởng là công cụ khích lệ tinh thần làm việc, ghi nhận thành tích nổi bật của nhân viên. Quy chế cần nêu rõ các loại thưởng, điều kiện xét thưởng, thời điểm chi trả, bao gồm:

• Thưởng sáng kiến, ý tưởng cải tiến.
• Thưởng vượt doanh số, KPI cá nhân hoặc tập thể.
• Hoa hồng từ kết quả kinh doanh.
• Thưởng định kỳ (cuối năm, quý, sinh nhật, ngày lễ…).

Hình thức thưởng có thể linh hoạt: tiền mặt, hiện vật, phiếu ưu đãi, tăng cấp bậc, tăng lương… để tạo sự hứng khởi và động lực phát triển cho người lao động.

1.6 Tiền phạt

Bên cạnh khen thưởng, quy chế thưởng phạt trong công ty​ cũng cần quy định rõ các hình thức xử lý vi phạm nhằm duy trì kỷ luật, đồng thời tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp. Các hành vi vi phạm có thể bao gồm:

• Đi làm muộn, về sớm, nghỉ không phép.
• Thái độ làm việc kém, vi phạm quy tắc ứng xử.
• Vi phạm đạo đức nghề nghiệp, trách nhiệm công việc, không đạt KPI.

Các hình thức xử phạt cần được áp dụng theo nguyên tắc công bằng – minh bạch: có thể là trừ lương, cảnh cáo, chuyển vị trí công tác hoặc chấm dứt hợp đồng tùy theo mức độ vi phạm. 

2. Mẫu quy chế thưởng phạt nhân viên trong nội bộ công ty

Quy chế thưởng phạt trong công ty​ là tài liệu nội bộ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa chính sách đãi ngộ và kỷ luật, đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong quá trình quản lý nhân sự. 

Mẫu bao gồm các quy định chi tiết về các chế độ thăm hỏi, chúc mừng, thưởng lễ tết, thưởng hiệu quả công việc; các hình thức xử phạt vi phạm thời gian, chỉ tiêu; và những trường hợp cụ thể dẫn đến sa thải. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh mức thưởng – phạt phù hợp với đặc thù hoạt động, đảm bảo vừa động viên nhân viên, vừa giữ kỷ cương trong tổ chức.

TẢI MẪU QUY CHẾ THƯỞNG PHẠT NHÂN VIÊN NỘI BỘ MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY

3. Quy chế thưởng phạt trong công ty​ đóng vai trò gì?

Quy chế thưởng phạt trong công ty đóng vai trò như một “bộ khung” quản trị hành vi, giúp định hướng hành động của cả tổ chức và nhân viên theo đúng mục tiêu chung. Cụ thể:

3.1 Đối với tổ chức

Việc xây dựng và áp dụng quy chế thưởng phạt không chỉ là công cụ quản lý hành vi, mà còn là một phần quan trọng trong chiến lược nhân sự toàn diện của doanh nghiệp. Một quy chế rõ ràng giúp doanh nghiệp duy trì kỷ luật nội bộ, tối ưu hiệu quả hoạt động, nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt người lao động.

Lợi ích cụ thể đối với tổ chức bao gồm:

• Quy chế tạo ra chuẩn mực chung cho việc đánh giá và xử lý các tình huống trong công việc, giảm sự cảm tính hay thiên vị.
• Hỗ trợ các phòng ban, đặc biệt là bộ phận Nhân sự, vận hành thống nhất trong xử lý khen thưởng, kỷ luật.
• Cơ chế khen thưởng thúc đẩy tinh thần làm việc tích cực, còn chế tài giúp kiểm soát hành vi lệch chuẩn.
• Khi các quyết định kỷ luật được thực hiện theo quy trình đã được quy định và phổ biến rõ ràng, doanh nghiệp hạn chế được tranh chấp lao động.
• Quy chế góp phần hình thành văn hóa tổ chức dựa trên hiệu quả, trách nhiệm, sự công bằng.

3.2 Đối với nhân viên

Từ góc độ người lao động, quy chế thưởng phạt trong công ty​ đóng vai trò là kim chỉ nam giúp họ hiểu rõ vai trò, quyền lợi và giới hạn trách nhiệm của bản thân trong công ty. Nhờ vậy, nhân viên có thể an tâm làm việc, phát triển sự nghiệp, đóng góp hiệu quả hơn cho tổ chức.

Lợi ích cụ thể đối với nhân viên bao gồm:

• Theo dõi được các khoản thưởng, phúc lợi và điều kiện hưởng, từ đó yên tâm gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
• Giúp nhân viên điều chỉnh hành vi đúng với kỳ vọng của tổ chức, hạn chế vi phạm, tranh chấp.
• Khi mọi chế độ đều được công bố rõ ràng, mọi nhân viên đều có cơ hội như nhau để được công nhận hoặc xử lý công bằng nếu vi phạm.
• Chính sách thưởng theo hiệu suất hoặc thâm niên là động lực để nhân viên không ngừng nỗ lực và gắn bó.
• Nhân viên biết rõ hệ quả cho cả hành vi tích cực lẫn tiêu cực, từ đó nâng cao tính tự giác cùng ý thức kỷ luật.

4. Cách xây dựng quy chế thưởng phạt trong công ty

Việc xây dựng quy chế thưởng phạt không chỉ giúp công ty vận hành minh bạch, công bằng mà còn tạo động lực thúc đẩy nhân viên phát huy năng lực, tuân thủ nội quy. Tuy nhiên, để đảm bảo quy chế vừa đúng pháp luật, vừa phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, người xây dựng cần tuân thủ các bước cụ thể, rõ ràng. 

Dưới đây là hướng dẫn 7 bước  xây dựng một quy chế thưởng phạt bài bản, hiệu quả.

4.1 Tham khảo cơ sở pháp lý

Để đảm bảo quy chế lương thưởng chuẩn xác, doanh nghiệp cần tham khảo và tuân thủ các văn bản pháp lý sau:

• Công văn 4320/LĐTBXH-TL của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội: Hướng dẫn chi tiết về quy trình thanh toán lương cho các doanh nghiệp thuộc sở hữu Nhà nước.
• Nghị định 49/2013/NĐ-CP: Quy định chi tiết về việc thi hành các điều của Bộ Luật Lao động liên quan đến tiền lương.
• Nghị định 51/2016/NĐ-CP: Đưa ra các quy định về quản lý lao động cùng hệ thống phần thưởng, tiền lương tại các công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên mà Nhà nước sở hữu toàn bộ vốn điều lệ.
• Nghị định 52/2016/NĐ-CP: Quy định về tiền lương, thưởng đối với các nhà quản lý trong các doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ toàn bộ vốn điều lệ.

Lưu ý: Ngoài các văn bản trên, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù có thể cần bổ sung văn bản chuyên ngành (ví dụ: luật doanh nghiệp, luật bảo hiểm xã hội, luật thuế TNCN…).

4.2 Thành lập hội đồng xây dựng quy chế lương – thưởng – phạt

Để đảm bảo quy chế thưởng phạt trong công ty​ công bằng – minh bạch, một hội đồng xây dựng quy chế cần được thành lập, với các thành viên bao gồm:

• Chủ tịch hội đồng: Là giám đốc doanh nghiệp hoặc người đứng đầu tổ chức.
• Ủy viên thường trực: Đại diện bộ phận lao động, tiền lương.
• Thành viên: Đại diện từ Công đoàn, Đảng uỷ và các phòng ban khác, tùy thuộc vào quyết định của Chủ tịch hội đồng.

Hội đồng có nhiệm vụ soạn thảo quy chế lương thưởng, đồng thời lắng nghe ý kiến phản hồi từ nhân viên để hoàn thiện quy chế một cách chính xác, phù hợp nhất.

4.3 Xác định quỹ lương hàng năm của doanh nghiệp

Xác định quỹ lương hàng năm là quy trình tính toán tổng chi phí dành cho lương, thưởng, phúc lợi, phụ cấp và các khoản chi khác liên quan đến nhân sự, dựa trên tình hình tài chính hay mục tiêu kinh doanh của công ty.
Quy trình xác định quỹ lương giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, đảm bảo các khoản chi trả cho nhân viên phù hợp với ngân sách đã dự tính. Đồng thời, việc này tạo ra sự minh bạch, giảm thiểu rủi ro về tài chính, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc phân bổ nguồn lực.
Để thực hiện tốt công tác này, doanh nghiệp cần lập kế hoạch ngân sách chi tiết, dự báo doanh thu và đánh giá các yếu tố tác động đến chi phí nhân sự. Điều quan trọng là phải cân nhắc các yếu tố như mức lương thị trường, các khoản thưởng, phúc lợi cùng các chi phí phát sinh khác để xây dựng quỹ lương hợp lý, bền vững.

4.4 Xây dựng hệ thống chức danh và hệ số giãn cách lương

Việc xây dựng một hệ thống chức danh rõ ràng giúp công ty dễ dàng phân loại các công việc, xây dựng mức lương tương ứng cho từng vị trí. Điều này tạo ra sự minh bạch trong việc phân bổ thù lao, giúp nhân viên nhận thức được lộ trình thăng tiến rõ ràng. Bên cạnh đó, hệ số giãn cách hợp lý giữa các vị trí công việc giúp duy trì sự công bằng, đồng thời khuyến khích nhân viên không ngừng phấn đấu để đạt được các mục tiêu cao hơn trong sự nghiệp.
Doanh nghiệp cần xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết cho từng chức danh, xác định các yếu tố như nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu kỹ năng và mức độ khó của từng vị trí. Đồng thời, cần phải xây dựng hệ số giãn cách hợp lý giữa các chức danh, tránh tình trạng chênh lệch lương không hợp lý. Để làm được điều này, các chuyên viên nhân sự có thể tham khảo các bản mô tả công việc hiện tại, điều chỉnh chúng để phù hợp với mục tiêu phát triển dài hạn của doanh nghiệp.

4.5 Xác định thời điểm, cách thức và quy trình trả lương – thưởng cho nhân viên

Xác định thời điểm, cách thức và quy trình trả lương – thưởng là việc doanh nghiệp xây dựng các quy định chi tiết về thời gian chi trả lương – thưởng, các hình thức trả lương khác nhau (lương cố định, lương khoán, thưởng hiệu quả công việc…), cũng như các thủ tục liên quan đến việc chi trả. Đây là một trong những yếu tố quan trọng giúp tạo nên môi trường làm việc minh bạch, đồng thời đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

Doanh nghiệp cần xây dựng các quy định cụ thể về các hình thức trả lương như lương cố định (cho các vị trí ổn định, ít biến động), lương khoán (cho các vị trí trực tiếp tạo ra sản phẩm hoặc doanh thu), hoặc kết hợp giữa cả hai. Bên cạnh đó, cần xác định rõ thời điểm thanh toán lương (hàng tháng, hàng quý, hàng năm) và cách thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt). 

Đặc biệt, khi áp dụng thưởng, doanh nghiệp cần quy định rõ các tiêu chí thưởng dựa trên hiệu quả công việc, kết quả đạt được, hoặc các mục tiêu cụ thể khác của từng phòng ban. Doanh nghiệp cũng cần đảm bảo quy trình trả lương – thưởng được thực hiện chính xác, đúng hạn để tránh gây bất mãn cho nhân viên.

4.6 Xây dựng khung đánh giá, khen thưởng và kỷ luật

Việc xây dựng khung đánh giá rõ ràng giúp công ty đảm bảo sự công bằng trong việc thưởng – phạt, từ đó tạo động lực làm việc cho nhân viên. Khung này giúp nhân viên hiểu rõ được kỳ vọng của công ty và những gì họ cần làm để nhận được phần thưởng xứng đáng, đồng thời tránh được các hành vi sai phạm có thể ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Bên cạnh đó, một hệ thống đánh giá công bằng sẽ giúp công ty nhận diện được những nhân viên xuất sắc, từ đó có kế hoạch giữ chân hoặc thăng tiến họ.
Doanh nghiệp cần xây dựng bộ tiêu chí đánh giá dựa trên các yếu tố cụ thể như năng suất làm việc, thái độ, sáng kiến cải tiến công việc, khả năng làm việc nhóm, hiệu quả công việc. Đối với khen thưởng, doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức như thưởng tiền mặt, thăng chức, khen thưởng hiện vật, hoặc các chuyến du lịch, teambuilding. 

Đối với kỷ luật, cần có các quy định rõ ràng về mức độ xử lý vi phạm, từ nhắc nhở, cảnh cáo đến các hình thức kỷ luật nghiêm trọng hơn tùy thuộc vào tính chất của vi phạm. Khung đánh giá này phải được công khai và minh bạch, đồng thời phải được điều chỉnh, cập nhật thường xuyên để phù hợp với tình hình thực tế.

Phần mềm LV SureHCS C&B chính là giải pháp tối ưu để doanh nghiệp xây dựng và thực thi một chương trình phúc lợi linh hoạt. Với khả năng tự động hóa các quy trình phúc lợi, từ việc theo dõi, tính toán phúc lợi, thuế TNCN, bảo hiểm đến việc kiểm soát các khoản phụ cấp – thưởng, phần mềm giúp doanh nghiệp dễ dàng xây dựng và cập nhật các quy chế thưởng phạt trong công ty​ chính xác, minh bạch.

Bên cạnh đó, cổng thông tin tự phục vụ giúp nhân viên dễ dàng tra cứu các thông tin liên quan đến lương, thưởng, phúc lợi, đồng thời tạo ra môi trường làm việc minh bạch, nơi các nhân viên luôn cảm nhận được sự công bằng, chính sách thưởng phạt rõ ràng. Điều này không chỉ giúp nâng cao trải nghiệm nhân viên, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí nhân sự và xây dựng một đội ngũ nhân viên trung thành, hiệu quả.

4.7 Thực thi và áp dụng quy chế trong thực tế

Quy chế chỉ có hiệu quả khi được thực thi đúng cách. Quá trình thực thi giúp đảm bảo rằng tất cả các nhân viên và bộ phận trong công ty đều tuân thủ các quy định, từ đó tạo ra môi trường làm việc công bằng, minh bạch, kỷ luật. Đồng thời, việc thực thi cũng giúp lãnh đạo nhận diện những điểm yếu trong quy chế, kịp thời điều chỉnh để phù hợp hơn với thực tế.

Để thực thi quy chế thưởng phạt trong công ty​ hiệu quả, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng quy chế được truyền tải rõ ràng tới tất cả nhân viên, từ cấp quản lý đến nhân viên và được công khai tại các cuộc họp hoặc thông qua các văn bản, tài liệu nội bộ. Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần thu thập phản hồi từ nhân viên để đánh giá hiệu quả thực hiện, kịp thời sửa đổi nếu cần thiết. Đồng thời, các phòng ban quản lý nhân sự và lãnh đạo công ty cần duy trì sự giám sát liên tục để đảm bảo quy chế được áp dụng một cách công bằng, nhất quán.

Việc xây dựng quy chế thưởng phạt trong công ty​ minh bạch không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì kỷ luật nội bộ mà còn tạo động lực để nhân viên phấn đấu, phát triển. Một quy chế rõ ràng sẽ giúp tổ chức tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, đồng thời tăng cường sự công bằng và niềm tin trong đội ngũ. Hơn nữa, với sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý nhân sự hiện đại như LV SureHCS C&B, doanh nghiệp có thể dễ dàng xây dựng, duy trì một hệ thống thưởng phạt hiệu quả, đồng thời giảm thiểu các rủi ro về pháp lý.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Giải pháp quản trị Nhân tài & Nhân lực toàn diện LV SureHCS
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: [email protected] – Website: https://www.surehcs.com/
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh