Sổ BHXH: 10 điều người lao động cần biết

Người lao động (NLĐ) tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc sẽ được hưởng nhiều quyền lợi về ốm đau, thai sản, tai nạn lao động,… Quá trình tham gia của mỗi người đều được ghi nhận trên sổ BHXH mà người đó được cấp. Dưới đây là 10 thông tin quan trọng mà ai cũng cần phải biết.

1/ Sổ Bảo hiểm xã hội là gì?

Khoản 1 Điều 96 Luật BHXH năm 2014 đã nêu rõ:

1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này.

Theo đó, sổ BHXH dùng để ghi chép quá trình đóng, hưởng các chế độ BHXH. Đây cũng là căn cứ quan trọng để cơ quan BHXH giải quyết chế độ cho người tham gia. Những thông tin trong sổ gồm thời gian làm việc, quá trình đóng và hưởng BHXH.

2/ Mỗi người lao động tham gia được cấp mấy sổ BHXH?

Căn cứ khoản 2 Điều 18 Luật BHXH năm 2014, NLĐ tham gia BHXH bắt buộc sẽ được cấp và tự quản lý sổ BHXH. Mẫu sổ hiện nay đang được thực hiện theo quy định tại Quyết định 1035/QĐ-BHXH.

Theo Quyết định này, một trong các nội dung được in ngay trên trang 04 của sổ đó là:

3. Người tham gia được cấp và bảo quản một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất. Cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý sổ bảo hiểm xã hội khi người tham gia hưởng chế độ hưu trí, tử tuất.

Theo đó, mỗi NLĐ khi tham gia BHXH bắt buộc chỉ được cấp 01 sổ BHXH duy nhất. Đồng thời mỗi người cũng chỉ được cấp 01 mã số là số định danh cá nhân duy nhất do cơ quan BHXH cấp và được ghi trên sổ, thẻ bảo hiểm y tế (theo điểm 2.13 khoản 2 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH).

3/ Sổ BHXH do ai giữ và bảo quản?

Hiện nay, theo quy định của Luật BHXH năm 2014, NLĐ có trách nhiệm giữ và bảo quản sổ BHXH mình. Nội dung này được ghi nhận cụ thể tại khoản 2 Điều 18 và khoản 3 Điều 19 Luật BHXH năm 2014 như sau:

Điều 18. Quyền của người lao động
2. Được cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội.
Điều 19. Trách nhiệm của người lao động
3. Bảo quản sổ bảo hiểm xã hội.

Mặc dù NLĐ được trực tiếp cầm sổ nhưng trên thực tế, do lo ngại về việc thất lạc trong quá trình tự mình bảo quản nên hiện nay hầu như sổ BHXH đều do người sử dụng lao động giữ.

Điều này vừa giúp NLĐ tránh được việc làm mất, hỏng sổ; đồng thời giúp đơn vị sử dụng lao động thuận lợi trong việc thực hiện các thủ tục hưởng chế độ cho NLĐ.

4/ Cách đăng ký để được cấp sổ BHXH

Theo khoản 1 Điều 96 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, sổ BHXH được cấp cho người tham gia. Thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu được quy định tại Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH như sau:

* Về hồ sơ đăng ký:

– Đối với NLĐ: Nộp cho người sử dụng lao động 01 bộ hồ sơ gồm:

+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS);

+ Trường hợp được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn thì bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có).

– Đối với người sử dụng lao động: Tập hợp hồ sơ từ NLĐ cùng các giấy tờ:

+ Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS);

+ Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);

+ Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

* Về trình tự thực hiện:

– Doanh nghiệp nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH theo một trong các hình thức: Giao dịch điện tử, dịch vụ bưu chính công ích hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH.

Lưu ý: Chi nhánh của doanh nghiệp thì đóng BHXH tại địa bàn nơi cấp giấy phép kinh doanh cho chi nhánh.

– Sau 05 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ, doanh nghiệp nhận sổ BHXH và thẻ bảo hiểm y tế cho NLĐ.

5/ Sổ BHXH được cấp lại khi nào?

Khoản 2 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 đã quy định cụ thể các trường hợp cấp lại, bao gồm:

2. Cấp lại sổ BHXH
2.1. Cấp lại sổ BHXH (bìa và tờ rời) các trường hợp: mất, hỏng; gộp; thay đổi số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng.
2.2. Cấp lại bìa sổ BHXH các trường hợp: sai giới tính, quốc tịch.
2.3. Cấp lại tờ rời sổ BHXH các trường hợp: mất, hỏng.

Theo đó, NLĐ khi bị mất, hỏng , hay thay đổi các thông tin về số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng; giới tính, quốc tịch thì sẽ được cấp lại sổ.

Còn với những thay đổi khác, NLĐ chỉ cần làm thủ tục điều chỉnh thông tin sổ tại cơ quan BHXH.

6/ Thủ tục cấp lại sổ BHXH mới nhất

Căn cứ Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, sửa đổi bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 và Quyết định 222/QĐ-BHXH năm 2021, việc cấp lại sổ BHXH được thực hiện như sau:

– Hồ sơ cần chuẩn bị:

NLĐ cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm:

+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).

+ Hồ sơ liên quan kèm theo tương ứng: Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh do cơ quan có thẩm quyền về hộ tịch cấp theo quy định và thẻ CCCD/CMND/hộ chiếu.

– Nơi nộp:

+ NLĐ đang làm việc: Nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH trực tiếp thu.

Đơn vị sử dụng lao động phải chuẩn bị thêm các giấy tờ sau:

+ Xác nhận Tờ khai (TK1-TS) khi NLĐ điều chỉnh thông tin nhân thân trên sổ BHXH: thông tin điều chỉnh là đúng với hồ sơ quản lý và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận, ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên. Đối với người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH thì không phải xác nhận;

+ Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS).

Sau đó nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH tỉnh/huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp.

– Thủ tục thực hiện:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ.

Bước 2: Nộp hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động hoặc cơ quan BHXH

+ Người lao động: Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan BHXH, Trung tâm Phục vụ HCC các cấp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc giao dịch điện tử với cơ quan BHXH.

+ Người sử dụng lao động: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc giao dịch điện tử.

Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định.

Thời hạn giải quyết: Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Bước 4: Nhận sổ BHXH.

– Lệ phí: Không mất phí.

7/ Thủ tục điều chỉnh thông tin sổ BHXH

Nếu NLĐ có thay đổi về thông tin trên sổ nhưng không thuộc các trường hợp phải cấp lại sổ thì cần thực hiện thủ tục sau:

Bước 1: Lập Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS)

Bước 2: Nộp cho cơ quan BHXH

Tại đây cơ quan BHXH sẽ tự động cập nhật và điều chỉnh thông tin trong cơ sở dữ liệu về BHXH của NLĐ.

8/ Trường hợp có nhiều sổ BHXH, phải làm gì?

Khi NLĐ có nhiều sổ sẽ xảy ra các trường hợp sau:

* Nhiều sổ BHXH có thời gian đóng trùng nhau

Căn cứ tại điểm 2.5 khoản 2 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH, trường hợp đóng trùng BHXH sẽ được hoàn trả lại số tiền BHXH đã nộp.

Đồng thời theo tiết e điểm 3.1 khoản 3 Điều 43 Quyết định 595 được sửa bởi khoản 67 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020, nếu NLĐ có nhiều sổ BHXH có thời gian đóng trùng BHXH thì được cơ quan BHXH hoàn trả số tiền đã đóng thừa, bao gồm cả số tiền NLĐ và người sử dụng lao động đã đóng.

Để được hoàn số tiền BHXH nêu trên, NLĐ phải thực hiện việc gộp sổ BHXH theo quy định.

* Nhiều sổ BHXH có thời gian đóng không trùng nhau

Khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH đã chỉ rõ:

Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.

Theo đó, NLĐ có nhiều sổ có thời gian đóng không trùng nhau sẽ được gộp quá trình đóng của các sổ BHXH lại với nhau. Đồng thời, cơ quan BHXH sẽ tiến hành thu hồi các sổ đã cấp và cấp sổ mới cho NLĐ.

9/ Thủ tục gộp sổ Bảo hiểm xã hội

* Thủ tục gộp sổ BHXH khi có thời gian đóng trùng nhau

– Hồ sơ cần chuẩn bị:

+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHTN (Mẫu TK1-TS).

+ Các sổ BHXH.

– Nơi nộp: Cơ quan BHXH tỉnh/huyện nơi quản lý hoặc cư trú.

– Thời gian giải quyết:

+ Không quá 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ.

– Lệ phí: Không.

– Kết quả:

+ Sổ BHXH.

+ Tiền hoàn trả thời gian đóng trùng BHXH, BHTN.

+ Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS).

* Thủ tục gộp sổ BHXH khi có thời gian đóng không trùng nhau

– Hồ sơ cần chuẩn bị:

+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHTN (Mẫu TK1-TS).

+ Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có).

– Nơi nộp:

+ Đơn vị sử dụng lao động.

+ Cơ quan BHXH tỉnh/huyện trực tiếp thu.

– Thời gian giải quyết:

+ Không quá 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ.

+ Không quá 45 ngày: Trường hợp phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc và phải có văn bản thông báo.

– Lệ phí: Không.

– Kết quả: NLĐ được cấp sổ mới, gộp quá trình đóng của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp.

Căn cứ: Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 và Quyết định 222/QĐ-BHXH năm 2021.

10/ Người lao động có được tự chốt sổ BHXH?

Điểm a khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động (BLLĐ) năm 2019 đã nêu rõ trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động như sau:

Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

Bên cạnh đó, khoản 5 Điều 21 Luật BHXH năm 2014 cũng quy định:

5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Từ những căn cứ trên, có thể thấy, trách nhiệm chốt sổ Bảo hiểm xã hội sẽ do người sử dụng lao động thực hiện, đồng thời có sự phối hợp của cơ quan BHXH. Vì vậy, NLĐ không thể tự mình chốt sổ khi nghỉ việc.

Theo nguồn Luật Việt Nam

Bài viết tham khảo:

Contact SureHCS

Bạn cần