Hồ sơ nhân sự không chỉ là tập hợp các giấy tờ liên quan đến người lao động mà còn là cơ sở pháp lý, dữ liệu vận hành và là công cụ hỗ trợ ra quyết định của bộ phận Nhân sự. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn đang loay hoay với các biểu mẫu thủ công, hệ thống lưu trữ rời rạc hoặc chưa nắm rõ các quy định về hồ sơ nhân viên theo pháp luật.
Bài viết dưới đây Lạc Việt SureHCS sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, thành phần bắt buộc, quy trình quản lý hồ sơ nhân sự đồng thời gợi ý cách xây dựng mẫu hồ sơ bằng Excel hiệu quả cũng như giải pháp chuyển đổi sang phần mềm tối ưu từ đó nâng cao hiệu suất trong vận hành nhân sự.
1. Thông tin tổng quan về hồ sơ nhân sự
1.1 Hồ sơ nhân sự là gì?
Hồ sơ nhân sự là tập hợp các tài liệu, thông tin cá nhân liên quan đến mỗi người lao động trong doanh nghiệp, được lưu trữ phục vụ cho công tác quản trị nhân sự toàn diện. Theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam, hồ sơ nhân viên phải đảm bảo đầy đủ các thông tin về lý lịch, hợp đồng lao động, trình độ chuyên môn, các quyết định hành chính, quá trình làm việc đến nghỉ việc của người lao động.
Khác với hồ sơ tuyển dụng (chỉ bao gồm thông tin ban đầu khi ứng viên nộp đơn xin việc) và hồ sơ pháp lý (liên quan đến các thủ tục pháp lý theo quy định), hồ sơ nhân sự được cập nhật duy trì trong suốt quá trình làm việc của nhân viên tại doanh nghiệp.
Ví dụ minh họa:
- Đối với một nhân viên mới, hồ sơ thường bao gồm: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, bản sao giấy tờ tùy thân, bằng cấp, hợp đồng lao động.
- Với nhân viên đã làm việc lâu năm, hồ sơ sẽ còn có thêm các quyết định tăng lương, kết quả đánh giá hiệu suất hàng năm, giấy khen, biên bản xử lý vi phạm (nếu có), cùng các tài liệu liên quan đến đào tạo, chuyển bộ phận hoặc nghỉ việc.
Như vậy, hồ sơ là phần cốt lõi của hệ thống nhân sự, phản ánh đầy đủ lịch sử và trạng thái làm việc của mỗi cá nhân trong tổ chức.
1.2 Vai trò chiến lược của hồ sơ nhân viên trong quản trị nguồn lực
Hồ sơ nhân viên không chỉ phục vụ cho các tác vụ hành chính đơn thuần mà còn đóng vai trò chiến lược trong nhiều khía cạnh của quản trị doanh nghiệp:
- Hỗ trợ các nghiệp vụ cốt lõi: Việc lưu trữ đầy đủ thông tin giúp phòng Nhân sự dễ dàng tính lương, đóng bảo hiểm, đánh giá KPI, lập kế hoạch đào tạo hoặc điều động nhân sự theo nhu cầu thực tế. Chẳng hạn, khi lên ngân sách đào tạo năm mới, bộ phận HR có thể rà soát nhanh số lượng nhân viên thiếu chứng chỉ bắt buộc từ mẫu hồ sơ nhân sự bằng Excel hoặc phần mềm từ đó lên kế hoạch bù đắp cụ thể.
- Là căn cứ pháp lý bảo vệ doanh nghiệp: Trong các trường hợp có tranh chấp lao động, hồ sơ nhân lực là bằng chứng quan trọng để doanh nghiệp chứng minh quyền, nghĩa vụ đã thực hiện đúng theo quy định. Điều này đặc biệt quan trọng khi bị thanh tra hoặc kiểm toán bởi các cơ quan chức năng.
- Tối ưu hóa nguồn lực phát triển bền vững: Nhờ quản lý hồ sơ bài bản, doanh nghiệp có thể chủ động theo dõi hành trình phát triển của nhân viên, từ đó xây dựng lộ trình thăng tiến rõ ràng, tăng sự gắn bó giảm tỷ lệ nghỉ việc. Đây là yếu tố cốt lõi trong việc giữ chân nhân tài, xây dựng văn hóa nội bộ tích cực.
- Tăng hiệu suất giảm rủi ro trong vận hành: Áp dụng quy trình quản lý hiện đại đặc biệt khi kết hợp số hóa giúp tiết kiệm đáng kể thời gian tìm kiếm, đồng thời đảm bảo an toàn dữ liệu. So với việc quản lý bằng giấy hoặc mẫu Excel truyền thống, phần mềm chuyên biệt giúp cảnh báo thời hạn hợp đồng, đề xuất cập nhật thông tin, hoặc tự động hóa báo cáo theo từng giai đoạn.
2. Hồ sơ nhân sự gồm những gì? Các thành phần quan trọng không thể thiếu
Để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và nâng cao hiệu quả quản trị nội bộ, mỗi hồ sơ cần được xây dựng đầy đủ với ba nhóm tài liệu chính: hồ sơ pháp lý, hồ sơ năng lực, hồ sơ hành chính trong suốt quá trình làm việc của người lao động.
2.1. Hồ sơ pháp lý là nền tảng đảm bảo tính hợp pháp trong quan hệ lao động
Hồ sơ pháp lý bao gồm các loại giấy tờ xác thực thông tin cá nhân, căn cứ pháp lý của mối quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và người lao động. Cụ thể:
- Bản sao chứng minh nhân dân/căn cước công dân, hộ khẩu, giấy khai sinh
- Hợp đồng lao động, các phụ lục đi kèm (nếu có thay đổi vị trí, mức lương, thời hạn…)
- Tờ khai mã số thuế, đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
Khi xảy ra kiểm tra của cơ quan chức năng hoặc có tranh chấp hợp đồng lao động, những tài liệu này là bằng chứng pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi của mình. Đồng thời, việc cập nhật hồ sơ đầy đủ sẽ giúp tiết kiệm thời gian khi thực hiện các thủ tục hành chính như cấp sổ BHXH, quyết toán thuế thu nhập cá nhân…
2.2. Hồ sơ năng lực: Dữ liệu phục vụ đánh giá phát triển nhân viên
Đây là nhóm tài liệu thể hiện năng lực, kỹ năng chuyên môn, quá trình phát triển của người lao động:
- Sơ yếu lý lịch, đơn xin việc
- Bằng cấp, chứng chỉ liên quan đến chuyên môn
- Biên bản phỏng vấn, kết quả đánh giá đầu vào
- Đánh giá hiệu suất định kỳ, kế hoạch phát triển cá nhân (IDP)
Trong quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiện đại, hồ sơ năng lực có ý nghĩa đặc biệt khi doanh nghiệp cần đánh giá tiềm năng, sắp xếp vị trí công việc phù hợp hoặc lập kế hoạch đào tạo nâng cao kỹ năng. Chẳng hạn, nếu hồ sơ nhân viên cho thấy thiếu chứng chỉ chuyên ngành, bộ phận đào tạo có thể chủ động xây dựng chương trình bồi dưỡng phù hợp.
Việc lưu trữ khoa học nhóm hồ sơ này giúp các quyết định về tuyển dụng nội bộ, đề bạt, hoặc phát triển lộ trình thăng tiến được đưa ra trên cơ sở dữ liệu cụ thể, minh bạch.
2.3. Hồ sơ hành chính về quá trình làm việc: Ghi nhận toàn bộ lịch sử gắn bó với doanh nghiệp
Tài liệu thuộc nhóm này phản ánh quá trình làm việc thực tế của nhân viên, bao gồm:
- Bảng kê lương hàng tháng, mức lương cơ bản, các khoản thưởng phụ cấp.
- Quyết định tiếp nhận, bổ nhiệm, điều chuyển, điều chỉnh lương
- Quyết định khen thưởng, kỷ luật
- Giấy xin nghỉ việc, giấy xác nhận nghỉ ốm, nghỉ thai sản
- Biên bản các cuộc họp liên quan đến công việc hoặc nhân sự (nếu có)
Một mẫu hồ sơ nhân sự bằng Excel được xây dựng đầy đủ thường phải có các sheet hoặc cột tương ứng để theo dõi nhóm thông tin này. Tuy nhiên, trong thực tế vận hành, phương pháp Excel thường chỉ phù hợp với doanh nghiệp nhỏ. Khi quy mô nhân sự gia tăng, việc sử dụng phần mềm sẽ giúp phân quyền truy cập, tự động cảnh báo khi cần cập nhật hồ sơ và tạo ra báo cáo tổng hợp tức thời điều mà Excel rất khó đáp ứng.
3. Quy trình 6 bước quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả
Một quy trình quản lý hồ sơ nhân sự được tổ chức bài bản sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ đáp ứng quy định mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác thông tin, lập kế hoạch phát triển nhân sự và xử lý các tình huống phát sinh một cách nhanh chóng, minh bạch. Dưới đây là 5 bước cốt lõi giúp các tổ chức thực hiện hiệu quả công tác này.
Bước 1: Tiếp nhận kiểm tra hồ sơ ban đầu
Khi một nhân viên mới được tuyển dụng, phòng Nhân sự cần thu thập đầy đủ các giấy tờ bắt buộc như: sơ yếu lý lịch, chứng minh nhân dân/căn cước công dân, bằng cấp, hợp đồng lao động, đơn xin việc và các biểu mẫu nội bộ liên quan.
Việc chuẩn hóa quy trình tiếp nhận giúp đảm bảo dữ liệu đầu vào của mỗi hồ sơ nhân viên là đầy đủ chính xác ngay từ đầu. Điều này không chỉ rút ngắn thời gian xử lý thủ tục mà còn tránh các phát sinh pháp lý do thiếu giấy tờ khi cần đăng ký bảo hiểm, quyết toán thuế hoặc trình kiểm tra với cơ quan chức năng.
Bước 2: Phân loại mã hóa hồ sơ
Sau khi tiếp nhận, hồ sơ cần được phân loại theo từng nhóm thông tin: pháp lý (CMND, hợp đồng), năng lực (bằng cấp, kỹ năng), hành chính (quyết định tăng lương, khen thưởng…).
Một số phương pháp phổ biến gồm:
- Theo loại hồ sơ: Hồ sơ cá nhân, hồ sơ hợp đồng lao động, hồ sơ bảo hiểm, hồ sơ đánh giá năng lực…
- Theo phòng ban: Phân tách theo từng bộ phận như kinh doanh, kế toán, IT, nhân sự…
- Theo thời gian: Nhóm hồ sơ theo tháng, quý hoặc năm để dễ theo dõi quá trình làm việc của nhân viên.
Tiếp theo là gán mã nhân viên theo hệ thống. Mỗi nhân viên nên có mã định danh riêng để dễ dàng truy xuất.
Ví dụ minh họa: Một mẫu hồ sơ nhân sự bằng Excel có thể gán mã theo cấu trúc NV_HCM_001 (nghĩa là Nhân viên làm việc tại TP.HCM, số thứ tự 001). Mặc dù Excel linh hoạt quen thuộc với nhiều doanh nghiệp nhỏ nhưng khi nhân sự vượt quá 50 người, việc tìm kiếm hoặc kiểm tra chéo thông tin sẽ trở nên khó khăn nếu không có công cụ hỗ trợ tự động.
Phân loại mã hóa hồ sơ bài bản giúp doanh nghiệp quản lý nhất quán, tiết kiệm thời gian tra cứu, hạn chế nhầm lẫn và phục vụ tốt cho các công tác thống kê, phân tích dữ liệu nhân sự.
Bước 3: Sắp xếp hồ sơ nhân sự
Sau khi phân loại, bước tiếp theo là sắp xếp hồ sơ theo một hệ thống nhất quán. Một số phương pháp sắp xếp hiệu quả:
- Theo thứ tự thời gian: Hồ sơ mới nhất ở phía trước để dễ dàng truy cập.
- Theo mã nhân viên hoặc bảng chữ cái: Giúp HR tìm kiếm nhanh chóng theo danh sách nhân sự.
- Theo trạng thái hồ sơ: Nhóm riêng các hồ sơ đã hoàn tất, hồ sơ chờ xử lý, hồ sơ cần bổ sung.
Sắp xếp hồ sơ nhân viên khoa học giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khi cần đối chiếu hoặc cập nhật thông tin.
Bước 4: Cập nhật thông tin định kỳ
Hồ sơ không phải là tài liệu cố định. Trong suốt quá trình làm việc sẽ có nhiều thay đổi cần được cập nhật như: tăng lương, thuyên chuyển vị trí, tham gia đào tạo, vi phạm nội quy, khen thưởng…
Việc duy trì thông tin cập nhật thường xuyên không chỉ giúp doanh nghiệp phản ánh đúng tình hình nhân sự hiện tại mà còn là cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc, lên kế hoạch đào tạo, lập ngân sách nhân sự đảm bảo tuân thủ quy định về hồ sơ nhân sự. Đồng thời, khi cơ quan chức năng kiểm tra, việc có hồ sơ cập nhật đầy đủ giúp doanh nghiệp tự tin và giảm thiểu rủi ro.
Bước 5: Lưu trữ số hóa hồ sơ
Tùy vào đặc thù doanh nghiệp, hồ sơ nhân lực có thể lưu trữ dưới dạng bản giấy, bản số hóa, hoặc kết hợp cả hai. Tuy nhiên, xu hướng hiện nay là chuyển dần sang lưu trữ điện tử bởi những lợi ích rõ rệt về diện tích, khả năng truy xuất và tính bảo mật.
So sánh thực tế: Một doanh nghiệp quản lý hồ sơ bằng Excel có thể dễ dàng lưu trữ thông tin cơ bản như ngày vào làm, chức danh, mức lương… nhưng rất khó tích hợp các tệp đính kèm như hợp đồng scan, đánh giá năng lực hay biên bản kỷ luật. Việc tìm kiếm theo điều kiện cũng phức tạp, phụ thuộc vào người nhập dữ liệu.
Chuyển sang phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp:
- Phân quyền truy cập theo vai trò
- Tự động nhắc nhở các mốc cập nhật như hết hạn hợp đồng
- Dễ dàng đồng bộ với các hệ thống khác như tính lương, bảo hiểm
- Truy xuất dữ liệu tức thời khi cần báo cáo
Bước 6: Trích xuất, báo cáo đảm bảo bảo mật thông tin
Giai đoạn cuối cùng trong quy trình quản lý hồ sơ nhân viên là đảm bảo dữ liệu luôn sẵn sàng để phục vụ các nhu cầu quản lý ra quyết định. Phòng Nhân sự cần có khả năng:
- Trích xuất danh sách nhân viên theo nhiều tiêu chí (đang thử việc, sắp hết hạn hợp đồng, đã nghỉ việc…)
- Lập báo cáo theo tháng/quý/năm hoặc theo yêu cầu đặc thù
- Đảm bảo hồ sơ được bảo mật theo đúng tiêu chuẩn nội bộ, pháp lý
Lợi ích doanh nghiệp nhận được:
- Rút ngắn thời gian phản hồi với lãnh đạo hoặc cơ quan chức năng
- Hạn chế tối đa sai sót do dữ liệu rời rạc
- Tăng uy tín, năng lực vận hành của phòng Nhân sự trong mắt ban giám đốc, người lao động.
Thực hiện đầy đủ 5 bước trên là nền tảng giúp doanh nghiệp chuẩn hóa hoạt động nhân sự, tăng hiệu quả vận hành và phòng tránh rủi ro trong tương lai. Từ những doanh nghiệp nhỏ đang sử dụng mẫu hồ sơ nhân sự bằng Excel đến các tập đoàn lớn đang triển khai chuyển đổi số, bài toán quản lý hồ sơ nhân viên vẫn là mảnh ghép quan trọng cần được đầu tư đúng mức.
4. Quy định về hồ sơ nhân sự theo pháp luật Việt Nam
Việc xây dựng lưu trữ hồ sơ không chỉ là yêu cầu nội bộ của mỗi doanh nghiệp mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc theo quy định hiện hành. Để tránh rủi ro trong quá trình vận hành, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định liên quan đến nội dung, thời hạn lưu trữ xử lý hồ sơ nhân viên.
4.1 Hồ sơ nhân sự theo Bộ luật Lao động và các thông tư liên quan
Theo Thông tư số 23/2014/TT-BLĐTBXH của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, mỗi doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ đầy đủ thông tin về người lao động trong suốt thời gian làm việc, tối thiểu 10 năm sau khi người lao động nghỉ việc.
Các thành phần bắt buộc phải có trong hồ sơ nhân sự gồm:
Thông tin cá nhân: Họ tên, ngày sinh, giới tính, số CMND/CCCD, hộ khẩu, thông tin liên hệ. Bản sao bằng cấp, chứng chỉ, sơ yếu lý lịch có xác nhận.
Hợp đồng lao động và phụ lục hợp đồng: Loại hợp đồng (xác định thời hạn, không xác định thời hạn…), thời gian hiệu lực, vị trí công việc, mức lương.
Tài liệu hành chính phát sinh trong quá trình làm việc:
- Các quyết định tiếp nhận, bổ nhiệm, tăng lương, điều chuyển, khen thưởng hoặc xử lý kỷ luật.
- Bảng chấm công, bảng lương, phiếu đánh giá hiệu suất, văn bản cam kết.
- Hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, thai sản, nghỉ phép, nghỉ việc…
Biên bản thanh lý hợp đồng, hồ sơ nghỉ việc (nếu có): Bao gồm đơn xin nghỉ việc, quyết định chấm dứt hợp đồng, bảng quyết toán lương và các khoản liên quan.
Lưu ý: Dù hiện nay nhiều doanh nghiệp đang sử dụng mẫu hồ sơ bằng Excel để lưu trữ thông tin nhân viên nhưng cần đảm bảo rằng mọi chứng từ liên quan đều được lưu giữ dưới dạng bản cứng (giấy tờ) hoặc số hóa có xác nhận pháp lý để đảm bảo tính hợp lệ khi cần xuất trình.
4.2 Thời gian lưu trữ xử lý hồ sơ khi người lao động nghỉ việc
Khi một nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ quy trình quản lý hồ sơ nhân sự liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng. Theo quy định, việc này bao gồm 3 bước chính:
Bước 1: Rà soát đối chiếu hồ sơ
- Kiểm tra hồ sơ nhân viên để đảm bảo đầy đủ các chứng từ liên quan trong quá trình làm việc.
- Đối chiếu giữa thực tế và hồ sơ: thời gian làm việc, nghỉ phép còn lại, các khoản đã/đang thanh toán.
Bước 2: Thanh toán các chế độ còn lại
- Tính toán chi trả các khoản lương, phụ cấp, ngày phép chưa sử dụng.
- Chốt sổ bảo hiểm xã hội, bàn giao lại cho người lao động.
- Ký quyết định chấm dứt hợp đồng, bàn giao hồ sơ cá nhân nếu được yêu cầu.
Bước 3: Lưu trữ hồ sơ theo đúng thời hạn
- Hồ sơ của người lao động sau khi nghỉ việc vẫn cần được lưu giữ tối thiểu 10 năm, kể cả khi hồ sơ đã được số hóa.
- Doanh nghiệp nên có hệ thống phân loại riêng giữa hồ sơ “đang hoạt động” và “ngừng hoạt động” để dễ dàng truy xuất khi cần.
Ví dụ thực tế: Một nhân viên làm việc tại doanh nghiệp trong 5 năm và nghỉ vào năm 2025 thì bộ hồ sơ của người đó phải được lưu giữ đến ít nhất hết năm 2035 kể cả khi đã được số hóa.
Việc lưu trữ hồ sơ đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong các tình huống như: đối chiếu công nợ, tranh chấp hợp đồng lao động, yêu cầu xác minh của cơ quan thuế hoặc bảo hiểm. Bên cạnh đó, hồ sơ nghỉ việc cũng là nguồn dữ liệu quan trọng để đánh giá tỷ lệ nghỉ việc từ đó giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược nhân sự phù hợp.
5. Quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel kèm file mẫu quản lý MIỄN PHÍ
Nhiều doanh nghiệp đã số hóa bước đầu bằng cách lưu trữ hồ sơ nhân sự trên Excel. Đây là phương pháp tiết kiệm chi phí, phù hợp với doanh nghiệp chưa sẵn sàng đầu tư phần mềm chuyên dụng.
Cách thức thực hiện:
- Sử dụng file Excel để nhập, theo dõi thông tin nhân sự.
- Thiết lập các sheet dữ liệu theo từng danh mục: thông tin cá nhân, hợp đồng, bảo hiểm, lương…
- Sử dụng bộ lọc và công thức để dễ dàng tra cứu, tính toán.
- Định kỳ sao lưu dữ liệu để tránh mất thông tin quan trọng.
| Ưu điểm: | Nhược điểm |
|
|
6. Khi nào doanh nghiệp nên chuyển từ Excel sang phần mềm?
Theo một khảo sát của Anphabe vào năm 2024, 82% doanh nghiệp Việt Nam thừa nhận họ gặp khó khăn trong việc truy xuất, cập nhật hồ sơ nhân viên khi cần, đặc biệt trong các thời điểm kiểm toán, quyết toán thuế hoặc tranh chấp lao động. Nguyên nhân chủ yếu đến từ việc lưu trữ rời rạc, thiếu chuẩn hóa thông tin hoặc sử dụng các công cụ không phù hợp như file giấy hoặc mẫu hồ sơ nhân sự bằng Excel chưa được đồng bộ.
Nhiều doanh nghiệp nhỏ thường bắt đầu với mẫu hồ sơ bằng Excel vì chi phí thấp, dễ triển khai. Tuy nhiên, Excel sẽ sớm bộc lộ những điểm yếu như:
- Không thể kiểm soát quyền truy cập, dễ rò rỉ thông tin
- Thiếu khả năng tự động nhắc nhở khi hợp đồng sắp hết hạn, hồ sơ chưa đầy đủ
- Khó đồng bộ với các nghiệp vụ khác như tính lương, bảo hiểm
Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên chuyển sang phần mềm:
- Quy mô nhân sự trên 30 người và đang tiếp tục mở rộng
- Thường xuyên có sai sót, mất thời gian khi truy xuất hồ sơ
- Cần lập báo cáo tổng hợp nhanh theo yêu cầu quản lý
- Có yêu cầu cao về bảo mật, phân quyền dữ liệu
Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ phù hợp
Để quá trình chuyển đổi đạt hiệu quả, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn phần mềm đáp ứng các tiêu chí sau:
- Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, có hướng dẫn sử dụng rõ ràng, phù hợp với cả nhân sự không chuyên về CNTT
- Bảo mật cao: Có cơ chế phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, sao lưu tự động
- Linh hoạt mở rộng: Có thể tích hợp với các phân hệ khác như tính lương, chấm công, đánh giá hiệu suất
- Hỗ trợ số hóa hồ sơ giấy: Cho phép đính kèm tài liệu scan, hợp đồng, văn bản vào từng hồ sơ nhân viên
- Báo cáo động và cảnh báo tự động: Tự động hóa báo cáo nhân sự, cảnh báo khi hồ sơ thiếu thông tin hoặc sắp đến hạn cập nhật
7. Quản lý lưu trữ hồ sơ nhân sự với LV SureHCS
Trong thời đại số hóa, việc quản lý hồ sơ nhân sự không chỉ dừng lại ở lưu trữ thông tin mà còn phải đảm bảo tính tập trung, chính xác, bảo mật và dễ dàng truy xuất. LV SureHCS là một giải pháp phần mềm quản lý nhân sự toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý nhân sự với những tính năng vượt trội:
- Hệ thống hỗ trợ lưu trữ hơn 40 loại thông tin nhân sự từ dữ liệu cá nhân, quá trình làm việc đến bảo hiểm, chế độ phúc lợi.
- Theo dõi chi tiết lịch sử lương, thưởng, khấu trừ, bảo hiểm, giúp doanh nghiệp kiểm soát chế độ đãi ngộ minh bạch, chính xác.
- Lưu trữ hợp đồng, tự động nhắc nhở đến hạn/hết hạn, hỗ trợ ký kết và gia hạn hợp đồng điện tử nhanh chóng.
- Xây dựng cơ cấu tổ chức, lưu trữ, quản lý quy định, tài liệu không giới hạn.
Cứ mỗi tháng, phòng nhân sự lại quay cuồng với hàng loạt vấn đề:
- Vị trí trống kéo dài nhưng tuyển mãi không ra người phù hợp.
- Nhân viên nghỉ việc đột ngột khiến công việc đình trệ.
- Lương thưởng sai sót gây mất lòng tin.
- Chấm công vẫn phụ thuộc vào giấy tờ thủ công, dễ gian lận.
Vậy, làm thế nào để doanh nghiệp có thể vượt qua những thách thức này và xây dựng một đội ngũ nhân viên mạnh mẽ, gắn kết?
LV SureHCS – Giải pháp quản lý nhân sự toàn diện cho 1000+ doanh nghiệp
- Hệ thống quản lý tuyển dụng toàn diện: Đăng tin miễn phí, tìm kiếm ứng viên không giới hạn và kết nối đa nền tảng; Cổng thông tin ứng viên hiện đại.
- Chuẩn hóa quy trình hội nhập: Truyền tải, cung cấp thông tin nội bộ đầy đủ; Theo dõi mức độ hòa nhập, phát triển và hiệu suất của nhân viên.
- Xây dựng chương trình phúc lợi trọn vẹn: Quản lý cơ cấu và tìm kiếm truy xuất nhanh hồ sơ nhân sự; Linh hoạt trong Chấm công – Lương – Thưởng – Bảo hiểm – Thuế TNCN; Hệ thống báo cáo công việc đa dạng, chính xác.
- Đánh giá nhân viên và hoạch định nhân tài: Đo lường năng suất chính xác; Thiết lập khung năng lực cốt lõi từ đó xây dựng yêu cầu đào tạo phát triển.
- Quản lý đào tạo và phát triển: Cho phép xây dựng lộ trình phát triển cá nhân; chương trình học và thi trực tuyến; Quản lý, theo dõi và đánh giá kết quả sau đào tạo.
- Quản lý Offboarding chuyên nghiệp: Quy trình bàn giao nhanh chóng; Dữ liệu và hồ sơ nhân viên được lưu trữ toàn diện; Khảo sát mức độ hài lòng xuyên suốt vòng đời nhân viên;
XEM CHI TIẾT TÍNH NĂNG GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI ĐÂY
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: [email protected] | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
Quản lý hồ sơ nhân sự khoa học, tập trung giúp HR tiết kiệm thời gian tìm kiếm, nâng cao hiệu suất làm việc, hỗ trợ ra quyết định nhân sự chính xác, kịp thời. Với xu hướng HR tech, ứng dụng công nghệ vào quản lý hồ sơ nhân viên là xu hướng tất yếu. Các giải pháp phần mềm như LV SureHCS không chỉ giúp doanh nghiệp số hóa và tập trung dữ liệu mà còn đảm bảo bảo mật, minh bạch, dễ dàng truy xuất thông tin.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Giải pháp quản trị Nhân tài & Nhân lực toàn diện LV SureHCS
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: [email protected] – Website: https://www.surehcs.com
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
