10 Phần mềm quản lý nhân sự HRM toàn diện (hồ sơ, C&B, đánh giá, …) chuyên nghiệp

Doanh nghiệp hiện đại đặt ra yêu cầu ngày càng cao đối với việc quản lý nhân sự một cách bài bản, minh bạch và có khả năng hỗ trợ ra quyết định chiến lược. Tuy nhiên, khi xử lý bằng các phương pháp truyền thống như Excel hoặc quy trình thủ công, bộ phận nhân sự thường đối mặt với nhiều áp lực:

• Khối lượng dữ liệu lớn, dễ nhầm lẫn khó kiểm soát: Việc nhập liệu thủ công không chỉ mất thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót trong tính toán lương, phúc lợi hay hợp đồng lao động.
• Tính phân mảnh trong quy trình quản lý: Thông tin nhân sự bị chia cắt giữa nhiều phòng ban – công cụ dẫn đến thiếu sự liên thông phối hợp hiệu quả.
• Khó khăn trong việc đo lường hiệu suất làm việc, lập kế hoạch nhân sự dài hạn.

Thực tế, theo khảo sát của Deloitte năm 2024, có đến 78% doanh nghiệp tại khu vực châu Á – Thái Bình Dương cho biết họ đã hoặc đang có kế hoạch triển khai phần mềm quản lý nhân sự nhằm cải thiện năng suất nâng cao trải nghiệm nhân viên. Chuyển đổi số không còn là xu hướng mà trở thành nhu cầu thiết yếu để nâng cao năng lực cạnh tranh.

Phần mềm quản lý nhân sự ra đời chính là lời giải hiệu quả cho những thách thức nói trên. Không chỉ giúp tự động hóa các nghiệp vụ nhân sự cơ bản, giải pháp này còn giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng dữ liệu tập trung, hỗ trợ việc ra quyết định nhanh chóng chính xác hơn. Cùng SureHCS tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

1. Tổng quan về phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự (hay còn gọi là HRM – Human Resource Management Software) là một hệ thống số hóa toàn bộ các hoạt động liên quan đến quản lý con người trong tổ chức. Khác với các công cụ truyền thống như bảng tính Excel hay văn bản giấy, phần mềm HRM cho phép doanh nghiệp:

• Lưu trữ thông tin nhân sự một cách tập trung bảo mật.
• Quản lý tự động các quy trình như chấm công, tính lương, quản lý hợp đồng, nghỉ phép.
• Theo dõi quá trình tuyển dụng, đào tạo đánh giá nhân viên một cách hệ thống.
• Phân tích dữ liệu nhân sự để đưa ra các quyết định mang tính chiến lược.

Một ví dụ cụ thể: Thay vì phải tổng hợp bảng chấm công từ từng phòng ban gửi qua email rồi đối chiếu thủ công, phần mềm nhân sự cho phép kết nối trực tiếp với máy chấm công, tự động ghi nhận dữ liệu tính lương dựa trên quy định thiết lập sẵn. Từ đó giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm hàng chục giờ làm việc mỗi tháng.

Điểm khác biệt lớn nhất giữa phần mềm quản lý nhân sự và các phương thức truyền thống chính là tính tự động, liên thông mở rộng theo quy mô doanh nghiệp. Không những vậy, nhiều phần mềm hiện nay còn tích hợp các công nghệ hiện đại như điện toán đám mây, trí tuệ nhân tạo để hỗ trợ phân tích hành vi nhân viên, dự đoán nhu cầu tuyển dụng hay gợi ý kế hoạch đào tạo phù hợp.

2. Top 10 phần mềm quản lý nhân sự HRM chuyên nghiệp, đáng dùng nhất

Dưới đây là bảng tổng hợp so sánh 10 phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu và lựa chọn giải pháp phù hợp:

Để quản lý nhân sự hiệu quả trong thời đại số, doanh nghiệp không thể tiếp tục dựa vào quy trình thủ công thiếu chính xác và tốn nhiều thời gian. Tham khảo ngay 10 phần mềm quản lý nhân sự hàng đầu, được đánh giá cao về tính năng, khả năng tích hợp, hiệu suất.

1. Phần mềm quản lý nhân LV SureHCS toàn diện
2. Phần mềm HRM HRIS
3. Phần mềm quản lý nhân sự HRM của FPT.iHRP
4. Phần mềm quản lý nguồn nhân lực MISA AMIS HRM
5. Phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ Zenefits
6. Ứng dụng quản lý nhân sự​ Cadena
7. Phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến Base HRM+
8. App quản lý nhân sự miễn phí SimpleHRM
9. Phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp​ BambooHR
10. Hệ thống phần mềm quản lý nguồn nhân lực miễn phí Zoho People

2.1 Phần mềm quản lý nhân LV SureHCS toàn diện, tích hợp AI

Lạc Việt SureHCS là phần mềm quản lý nhân sự hàng đầu tại Việt Nam, giúp doanh nghiệp tinh gọn quy trình, tối ưu hiệu suất và nâng cao trải nghiệm nhân viên. Với hơn 27 năm phát triển, phần mềm được hơn 1.000 doanh nghiệp tin dùng nhờ khả năng quản lý toàn diện từ tuyển dụng, chấm công, tính lương, bảo hiểm, thuế TNCN đến đào tạo, đánh giá nhân sự.

Ứng dụng công nghệ tiên tiến, phần mềm quản lý nguồn nhân lực SureHCS không chỉ giúp doanh nghiệp giảm hơn 60% khối lượng công việc hành chính mà còn nâng cao hiệu quả thu hút và giữ chân nhân tài. Nhờ tích hợp AI, People Dashboard, cổng thông tin nhân sự Real-time cùng các tiện ích thông minh như chatbot, ứng dụng di động, phần mềm mang đến trải nghiệm hiện đại, bảo mật và linh hoạt cho mọi mô hình doanh nghiệp.

Tính năng nổi bật:

• Cổng dịch vụ ứng viên giúp ứng viên ứng tuyển dễ dàng mà không cần email hay số điện thoại.
• Quản lý quy trình tuyển dụng nhanh chóng, minh bạch, tự động hóa từ đăng tin đến tiếp nhận hồ sơ.
• Xử lý các bài toán phức tạp về công và lương như: tăng ca, xoay ca, lương 3P, lương theo sản phẩm…Quản lý chính sách nghỉ phép linh hoạt, minh bạch.
• Thiết lập quy trình hội nhập cho nhân viên mới để tạo ấn tượng tốt ngay từ đầu. Hỗ trợ quy trình nghỉ việc bài bản, đảm bảo nhân viên rời đi đúng quy trình.
• Tự động giải đáp các câu hỏi thường gặp về lương, phúc lợi, nghỉ phép, chính sách, gợi ý hoặc cung cấp tài liệu liên quan như biểu mẫu, quy trình hoặc hợp đồng với Chatbot AI.
• Cho phép nhân viên và cấp quản lý truy cập thông tin lương thưởng, phúc lợi, hợp đồng lao động, lịch sử công việc mọi lúc, mọi nơi qua thiết bị di động.
• Tự động tổng hợp dữ liệu chính xác về lương thưởng, bảo hiểm, thuế TNCN và hỗ trợ xuất báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu cho các bộ phận liên quan.
• Tự động chuyển đổi tài liệu từ hình ảnh, file scan,…sang text và đưa trực tiếp vào phần mềm, không cần nhập liệu thủ công, dễ dàng chỉnh sửa, sử dụng, tra cứu nhanh.

2.2 Phần mềm HRM HRIS

Phần mềm quả lý nhân sự HRM HRIS được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự chuyên nghiệp, từ chấm công, tính lương, bảo hiểm, tuyển dụng, đào tạo đến phân tích hiệu suất và báo cáo nhân sự.

Điểm đặc biệt của HRM HRIS không chỉ nằm ở tính năng đa dạng, mà còn ở khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo từng mô hình doanh nghiệp, đảm bảo đáp ứng nhu cầu đặc thù của từng ngành nghề.

Tính năng nổi bật

• Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự​ lưu trữ đầy đủ thông tin nhân viên, bao gồm hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động, lịch sử làm việc, chế độ bảo hiểm.
• Hỗ trợ tra cứu, tìm kiếm hồ sơ nhanh chóng, tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu.
• Kết nối trực tiếp với hệ thống máy chấm công, hỗ trợ nhiều ca làm việc khác nhau (ca linh hoạt, ca gãy, ca luân phiên).
• Tự động tính toán lương dựa trên dữ liệu công làm việc, chế độ phúc lợi và chính sách thưởng/phạt.
• Cho phép doanh nghiệp xây dựng quy trình tuyển dụng riêng, phù hợp với nhu cầu nội bộ.
• Cung cấp báo cáo trực quan dưới dạng biểu đồ, giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình nhân sự.
• Cung cấp HR Portal, tạo môi trường giao tiếp nội bộ và văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp.

Hạn chế

• Do phần mềm được thiết kế chuyên sâu, việc triển khai có thể yêu cầu nguồn lực tài chính đáng kể đối với doanh nghiệp nhỏ.
• Yêu cầu thời gian đào tạo cho nhân viên khi tích hợp và sử dụng đầy đủ các tính năng.
• Đối với doanh nghiệp chưa có hệ thống công nghệ thông tin mạnh, việc triển khai phần mềm có thể gặp khó khăn.

Chi phí triển khai

Liên hệ để được báo giá chi tiết theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

2.3 Phần mềm quản lý nhân sự HRM của FPT.iHRP

Ra mắt từ năm 2003, FPT.iHRP là một trong những phần mềm HRM tiên phong tại Việt Nam, liên tục được phát triển và nâng cấp trong gần hai thập kỷ bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm. Đây không chỉ là một công cụ số hóa quản lý nhân sự, mà còn là một hệ thống toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nhân sự, từ tuyển dụng, chấm công, tính lương, đào tạo, bảo hiểm đến quản trị hệ thống, ra quyết định chiến lược.

Với khả năng tích hợp mạnh mẽ và vận hành linh hoạt trên đa nền tảng (web, mobile), phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến FPT.iHRP phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa, lớn hay kể cả tập đoàn đa chi nhánh, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc và chuyển đổi số quy trình nhân sự một cách triệt để.

Tính năng nổi bật

FPT.iHRP là một chương trình tích hợp quản lý nguồn lực toàn diện từ khâu tuyển dụng, quản lý, đào tạo, phát triển nguồn lực với rất nhiều tính năng ưu việt:

• Ứng dụng di động hiện đại, giúp nhân viên và quản lý có thể truy cập hệ thống HRM trên mọi thiết bị (smartphone, tablet, laptop).
• Cho phép thiết lập chính sách lương thưởng ESOP linh hoạt, bao gồm thưởng theo KPI, doanh thu, thâm niên hoặc cổ phiếu ưu đãi. Ngoài ra, còn quản lý quyền sở hữu cổ phần dành cho nhân viên. 
• Quản lý hệ thống tập trung, giúp doanh nghiệp có thể mở rộng hoặc tùy chỉnh theo nhu cầu.
• Tự động tính toán thuế TNCN, khấu trừ thuế theo quy định mới nhất của nhà nước.
• Tạo và quản lý tin tuyển dụng, sàng lọc ứng viên, đánh giá phỏng vấn.
• Tích hợp trực tiếp với hệ thống BHXH, thuế TNCN, giúp doanh nghiệp giảm tải công tác khai báo.
• Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá linh hoạt theo vị trí công việc. Hỗ trợ phân tích năng lực nhân viên, giúp quản lý dễ dàng đưa ra quyết định về lộ trình phát triển.

Hạn chế

• Do sở hữu nhiều tính năng nâng cao cùng khả năng tùy chỉnh theo yêu cầu doanh nghiệp, chi phí triển khai không phù hợp với doanh nghiệp nhỏ.
• Đối với tập đoàn lớn, mức giá có thể tăng tùy theo số lượng nhân viên và mức độ tích hợp.

Chi phí triển khai

Liên hệ để được báo giá chi tiết theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

2.4 Phần mềm quản lý nguồn nhân lực MISA AMIS HRM

MISA AMIS HRM là phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến toàn diện made-in Việt Nam, được hơn 17.000 doanh nghiệp tin dùng. Phát triển bởi MISA – thương hiệu công nghệ hơn 30 năm kinh nghiệm, ứng dụng quản lý nhân sự​ này không chỉ số hóa toàn bộ quy trình nhân sự mà còn tích hợp AI thông minh, giúp doanh nghiệp tự động hóa công tác quản lý và tối ưu hiệu suất làm việc.

Tính năng nổi bật

• Số hóa toàn bộ thông tin nhân viên: hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động, bảo hiểm, thuế TNCN. Dễ dàng tra cứu, cập nhật hồ sơ nhân sự ngay trên phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự​.
• Sàng lọc CV tự động, gợi ý ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng. Hỗ trợ quản lý lịch phỏng vấn, đánh giá ứng viên và tạo dựng website tuyển dụng chuyên nghiệp.
• Hỗ trợ chấm công bằng GPS, Face ID, QR Code, Wifi, vân tay. Quản lý ca làm việc linh hoạt, phù hợp với mọi mô hình doanh nghiệp.
• Tự động tính lương theo ngày công, ca kíp, OT, doanh số, KPI. Tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán MISA, đồng bộ dữ liệu nhanh chóng.
• Áp dụng đa dạng phương pháp đánh giá: KPI, OKR, BSC, Performance Review. Theo dõi và phân tích hiệu suất làm việc của từng nhân viên theo thời gian thực.
• Tích hợp AI thông minh, tự động hóa quy trình nhân sự từ chấm công nhận diện khuôn mặt, tạo báo cáo nhân sự, tuyển dụng, đến xử lý đơn nghỉ phép, khen thưởng,…

Hạn chế

• Giai đoạn đầu cần đầu tư chi phí cho đội ngũ hướng dẫn triển khai.
• Doanh nghiệp cần có đội ngũ IT hỗ trợ khi mở rộng hệ thống.
• Phù hợp hơn với doanh nghiệp có quy mô từ vừa trở lên.

Misa Amis HRM giá bao nhiêu?

MISA AMIS HRM hiện cung cấp hai gói dịch vụ chính: Standard và Professional, phù hợp với doanh nghiệp có quy mô 30 nhân sự. 

• Gói Standard: 1.221.500đ/tháng – 14.658.000đ/năm cho 30 users. Chi phí mở rộng 3.600.000đ/năm/10 users.
• Gói Professional: 2.189.833đ/tháng – 26.278.000đ/năm cho 30 users. Chi phí mở rộng 5.400.000đ/năm/10 users.

2.5 Phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ Zenefits

Zenefits là một giải pháp phần mềm quản lý nguồn nhân lực cho doanh nghiệp nhỏ dựa trên nền tảng đám mây, được thiết kế để giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa tự động hóa quy trình nhân sự. Ứng dụng quản lý nhân sự​ tích hợp các công cụ quan trọng như quản lý tiền lương, chấm công, phúc lợi, tuyển dụng, giúp giảm thiểu khối lượng công việc thủ công và tối ưu hiệu suất vận hành. 

Tính năng nổi bật

• Hệ thống kết nối với bảng chấm công, ca làm việc, các khoản khấu trừ thuế, giúp tính toán chính xác.
• Cho phép nhân viên tự theo dõi giờ làm việc và nghỉ phép trên hệ thống.
• Hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập, theo dõi, đăng ký các gói phúc lợi như bảo hiểm sức khỏe, quỹ hưu, trợ cấp.
• Zenefits kết nối với nhiều công cụ quản lý doanh nghiệp khác như kế toán, thuế và tuyển dụng.
• Nhân viên, cấp nhà quản lý có thể sử dụng Zenefits mà không bị giới hạn bởi vị trí địa lý.

Hạn chế

• Phần mềm hiện chỉ hỗ trợ tiếng Anh, đòi hỏi người dùng có khả năng ngoại ngữ.
• Dù Zenefits có gói cơ bản giá rẻ, nhưng các tính năng nâng cao yêu cầu doanh nghiệp phải trả thêm phí.
• Vì là ứng dụng quản lý nhân sự​ đám mây, Zenefits yêu cầu kết nối Internet ổn định.
• Các chính sách lương và phúc lợi được thiết lập dựa trên quy định của Hoa Kỳ, có thể không phù hợp hoàn toàn với doanh nghiệp Việt Nam.

Chi phí triển khai

Phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ Zenefits hiện cung cấp 3 gói dịch vụ chính: Essentials, Growth và Zen.

• Gói Essentials: 6.4 USD/user/tháng.
• Gói Growth: 11.2 USD/user/tháng.
• Gói Zen: 16.8 USD/user/tháng.

2.6 Ứng dụng quản lý nhân sự​ Cadena

Cadena HRM là phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp, cung cấp giải pháp hoàn chỉnh để quản lý toàn bộ vòng đời của nhân viên trong một hệ thống duy nhất. Được phát triển bởi công ty phần mềm Hà Lan với trụ sở chính tại Singapore, hiện tại hoạt động mạnh mẽ tại Việt Nam, Cadena HRM đáp ứng nhu cầu quản trị nhân sự của doanh nghiệp vừa và nhỏ đến các tập đoàn lớn.

Phần mềm này tích hợp đầy đủ các tính năng quan trọng như quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công – tính lương, tuyển dụng, đánh giá hiệu suất, đào tạo, quản lý phúc lợi. Đặc biệt, phần mềm HRM Cadena cho phép chấm công từ xa, hỗ trợ đa ngôn ngữ và có khả năng tùy chỉnh để phù hợp với chính sách lao động tại các nước Đông Nam Á.

Tính năng nổi bật

Cadena HRM cung cấp một hệ thống quản lý nhân sự toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nhân sự với các tính năng chính sau:

• Lưu trữ thông tin nhân viên, hợp đồng, lịch sử làm việc, hỗ trợ quản lý giao dịch nhân sự như thăng chức, điều chuyển công tác.
• Hỗ trợ định cấu hình chính sách chấm công, tích hợp với máy chấm công, quản lý ca làm việc linh hoạt, xử lý dữ liệu chấm công lỗi.
• Cấu hình lương, thưởng, khấu trừ linh hoạt theo từng nhóm nhân viên, hỗ trợ tính lương gross – net, lương tháng 13, tích hợp với phần mềm kế toán.
• Hỗ trợ đăng tin tuyển dụng, quản lý ứng viên, theo dõi quá trình phỏng vấn, gửi thư mời làm việc trực tiếp qua hệ thống.
• Thiết lập mục tiêu, quản lý KPI, đánh giá năng lực nhân viên, liên kết với chế độ khen thưởng.
• Quản lý nhu cầu đào tạo, lập kế hoạch khóa học, theo dõi kết quả đào tạo của nhân viên.
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ và tùy chỉnh theo từng quốc gia, phù hợp với các doanh nghiệp có chi nhánh tại nhiều nước, đặc biệt là trong khu vực Đông Nam Á.
• Nhân viên có thể đăng ký chấm công online thông qua nền tảng di động hoặc trình duyệt web.

Hạn chế

• Phần mềm yêu cầu doanh nghiệp đầu tư đáng kể cho bản quyền và chi phí triển khai.
• Người dùng mới có thể gặp khó khăn trong quá trình làm quen do hệ thống có nhiều tính năng chuyên sâu.
• Việc cấu hình hệ thống theo nhu cầu doanh nghiệp có thể mất nhiều thời gian, cần đào tạo người dùng.
• Một số phiên bản Cadena HRM bị giới hạn khả năng tùy chỉnh, khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc điều chỉnh theo nhu cầu đặc thù.
• Các thông báo về duyệt phép, tăng ca vẫn tồn tại ngay cả khi đã bị khóa, gây cảm giác khó chịu do không thể thao tác hay xóa bỏ. 
• Giao diện chưa được tối ưu để tương thích với hệ điều hành mobile.

Chi phí triển khai

App quản lý nhân sự miễn phí Cadena HRM cung cấp hai phiên bản chính: bản miễn phí dùng thử và bản trả phí với nhiều cấp độ linh hoạt.

• Bản miễn phí: Trải nghiệm đầy đủ các tính năng trong 30 ngày.
• Bản trả phí:
  • Individual (Cá nhân): Miễn phí, phù hợp cho nhu cầu quản lý nhỏ lẻ.
  • Pro: 1 USD/nhân viên/tháng (tối thiểu $100/tháng).
  • Company (Công ty): 3 USD/nhân viên/tháng (tối thiểu $100/tháng).
  • Enterprise (Doanh nghiệp): 5 USD/nhân viên/tháng (tối thiểu $100/tháng).

2.7  Phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến Base HRM+

Base HRM+ là nền tảng ứng dụng quản lý nhân sự​  được phát triển theo mô hình SaaS (Software-as-a-Service), cho phép doanh nghiệp linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu. Phần mềm bao gồm 20+ ứng dụng chuyên biệt giúp quản lý xuyên suốt các nghiệp vụ nhân sự như tuyển dụng, chấm công, tính lương, phúc lợi, đào tạo, đánh giá hiệu suất và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Tính năng nổi bật

• Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự​ lưu trữ tập trung, phân quyền truy cập linh hoạt.
• Tích hợp quy trình tuyển dụng, onboarding, đánh giá nhân sự ngay trên một nền tảng.
• Tổng hợp dữ liệu chấm công, nghỉ phép, làm thêm giờ, đối chiếu với phê duyệt của quản lý.
• Tính toán lương – thưởng – phúc lợi chính xác, tự động gửi phiếu lương.
• Hỗ trợ OKRs/KPI, thiết lập mục tiêu cá nhân & tổ chức, đo lường hiệu quả làm việc.
• Công cụ giao tiếp nội bộ, chat nhóm, họp online, kết nối nhân viên hiệu quả.

Hạn chế

• Người dùng phải thiết lập công thức thủ công, gây khó khăn trong quá trình triển khai, tùy chỉnh.
• Một số tính năng có độ tùy chỉnh cao nhưng yêu cầu nhân sự phải có thời gian tìm hiểu và làm quen để sử dụng hiệu quả.
• Hệ thống được thiết kế cho quy mô doanh nghiệp có nhiều phòng ban, có thể chưa tối ưu cho doanh nghiệp nhỏ cần giải pháp đơn giản, dễ triển khai.

Chi phí triển khai

Phần mềm HRM​ BASE bao gồm hơn 20 ứng dụng quản trị nhân sự chuyên sâu, với chi phí linh hoạt tùy theo số lượng người dùng cũng như ứng dụng lựa chọn. Doanh nghiệp có thể đăng ký từng module riêng lẻ hoặc gói giải pháp tổng thể.

2.8 App quản lý nhân sự miễn phí SimpleHRM

SimpleHRM là phần mềm quản lý nhân sự mã nguồn mở, được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa – nhỏ. Đây là một trong những app quản lý nhân sự miễn phí phổ biến hiện nay, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình nhân sự như quản lý thông tin nhân viên, chấm công, tính lương, phúc lợi và quản lý hiệu suất làm việc. 

Tính năng nổi bật

• Lưu trữ, cập nhật hồ sơ nhân viên, theo dõi lịch sử công việc, hợp đồng lao động.
• Theo dõi thời gian làm việc, quản lý nghỉ phé, tự động tính công cho nhân viên.
• Tích hợp tính năng tạo bảng lương, quản lý thuế, bảo hiểm, khoản phụ cấp.
• Xuất báo cáo chi tiết về tình hình nhân sự, hiệu suất làm việc và chi phí nhân sự.
• Là phần mềm mã nguồn mở, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh theo nhu cầu riêng.

Hạn chế

• Mặc dù có nhiều tính năng, nhưng phần mềm quản lý nguồn nhân lực Simple HRM chủ yếu phù hợp với doanh nghiệp vừa – nhỏ. Các tổ chức lớn có nhu cầu quản lý nhân sự phức tạp hơn có thể gặp hạn chế về tính năng và khả năng tùy chỉnh.
• Bản miễn phí chỉ dùng thử trong 30 ngày, sau đó doanh nghiệp phải nâng cấp lên bản trả phí để tiếp tục sử dụng đầy đủ các tính năng.
• Các công cụ báo cáo, phân tích của Simple HRM không thực sự chuyên sâu, có thể chưa đáp ứng được nhu cầu doanh nghiệp cần phân tích dữ liệu nhân sự một cách chi tiết.
• Vì là phần mềm mã nguồn mở, doanh nghiệp có thể phải đầu tư thời gian để thiết lập, tùy chỉnh theo nhu cầu trước khi sử dụng chính thức.

Chi phí triển khai

• Phiên bản miễn phí: Dùng thử trong 30 ngày với các tính năng cơ bản.
• Phiên bản trả phí: Gồm hai gói chính:
  • Gói Advance: 1.478.000 VNĐ/năm cho 6-12 người dùng.
  • Gói Premium: 2.366.000 VNĐ/năm cho 50 người dùng.

2.9  Phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp​ BambooHR

Phần mềm quản trị nhân sự BambooHR đến từ Mỹ, được hơn 30.000 doanh nghiệp trên toàn cầu tin dùng. Được thiết kế hướng đến các doanh nghiệp vừa – lớn, BambooHR giúp đơn giản hóa quy trình nhân sự bằng cách tự động hóa các tác vụ thủ công, tối ưu hóa quản lý dữ liệu, nâng cao trải nghiệm nhân sự. 

Phần mềm cung cấp một hệ sinh thái HRM toàn diện, từ tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi hiệu suất làm việc, đến báo cáo nhân sự và phân tích dữ liệu. BambooHR cũng hỗ trợ làm việc từ xa thông qua ứng dụng di động, giúp người dùng có thể truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi.

Tính năng nổi bật

• Hệ thống ATS (Applicant Tracking System) giúp quản lý ứng viên từ lúc ứng tuyển đến khi nhận việc.
• Dễ dàng truy xuất, chỉnh sửa dữ liệu nhân viên, tạo báo cáo theo định dạng tùy chỉnh.
• Lưu trữ, theo dõi hồ sơ nhân viên từ lúc gia nhập đến khi rời công ty. Tự động hóa quy trình onboarding: gửi tài liệu, nhiệm vụ cần thực hiện cho nhân viên mới.
• Xây dựng chính sách PTO (Paid Time Off) linh hoạt, bao gồm nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản…Quản lý lương thưởng đơn giản, hỗ trợ thanh toán chính xác.
• Khảo sát ẩn danh để đo lường mức độ hài lòng của nhân viên. Phân tích phản hồi theo từ khóa, đánh giá mức độ tích cực, trung lập hoặc tiêu cực.
• Hỗ trợ kết nối với các nền tảng phổ biến như Google, Indeed, Glassdoor, SAML… Hoặc các công cụ quản lý hiệu suất như Lattice, 15Five, Culture Amp…

Hạn chế

• Không tích hợp bảng lương, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm tính lương riêng.
• Không hỗ trợ chính sách nhân sự tại Việt Nam, một số yếu tố về thuế, bảo hiểm, hợp đồng lao động chưa phù hợp với thị trường Việt Nam.
• Giá ứng dụng quản lý nhân sự​ cao hơn so với mặt bằng chung, có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp nhỏ.
• Các gói dịch vụ cơ bản bị giới hạn tính năng, muốn sử dụng đầy đủ phải nâng cấp lên gói cao cấp.
• Một số người dùng phản ánh về thời gian tải trang chậm khi xử lý dữ liệu lớn.

Chi phí triển khai

Dùng thử miễn phí: BambooHR cho phép trải nghiệm sản phẩm trước khi đăng ký trả phí.

Mô hình định giá:

• Doanh nghiệp trên 20 nhân viên: Tính phí trên mỗi nhân viên/tháng.
• Doanh nghiệp dưới 20 nhân viên: Tính mức giá cố định hàng tháng.
• Không yêu cầu hợp đồng dài hạn, áp dụng chiết khấu theo số lượng nhân viên.

Chi phí cơ bản:

• 99 USD/tháng cho 12 nhân viên, nhân viên bổ sung tính 8,25 USD/tháng.
• Bảng lương: 75 USD/tháng cho 10 nhân viên, nhân viên bổ sung 4,25 USD/tháng.
• Quản lý hiệu suất: 4,25 USD/tháng/nhân viên.
• Theo dõi thời gian: 3,00 USD/tháng/nhân viên.

2.10 Hệ thống phần mềm quản lý nguồn nhân lực miễn phí Zoho People

Zoho People là một phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến dựa trên nền tảng điện toán đám mây, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình nhân sự, từ quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương đến đánh giá hiệu suất, đào tạo. 

Được phát triển bởi Zoho Corporation – công ty công nghệ đa quốc gia có trụ sở tại Ấn Độ, Zoho People cung cấp một hệ sinh thái HRM linh hoạt, dễ dàng tích hợp với các công cụ khác như Microsoft 365, Google Workspace. Với công nghệ AI tiên tiến và khả năng tùy chỉnh cao, ứng dụng quản lý nhân sự​ này phù hợp với cả doanh nghiệp vừa, nhỏ đến tập đoàn lớn, giúp nâng cao trải nghiệm nhân viên, tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Tính năng nổi bật

• Lưu trữ, phân loại và cập nhật thông tin nhân viên, bao gồm hồ sơ cá nhân, chuyên môn hay quá trình làm việc.
• Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc Onboarding – Offboarding tự động.
• Chấm công, theo dõi ca làm việc, quản lý nghỉ phép, làm thêm giờ.
• Thiết lập mục tiêu công việc (KRAs), đánh giá 360 độ, theo dõi hiệu suất cá nhân.
• Kết nối với Microsoft 365, Google Workspace và các phần mềm khác trong hệ sinh thái Zoho.
• Hỗ trợ quản lý bảng lương, chi phí nhân sự, phân tích dữ liệu nhân sự qua báo cáo chi tiết.
• Chatbot Zia hỗ trợ nhân viên, cổng thông tin nội bộ giúp giao tiếp và quản lý công việc hiệu quả.

Hạn chế

• Phần mềm quản lý nguồn nhân lực Zoho People chi phí khá cao so với các phần mềm nhân sự tại Việt Nam.
• Một số tính năng chưa phù hợp với doanh nghiệp Việt, đặc biệt là quy trình nghiệp vụ nhân sự.
• Bản miễn phí có hạn chế về dịch vụ chăm sóc khách hàng và không hỗ trợ nhiều công cụ phân tích.
• Nguy cơ rò rỉ dữ liệu khi sử dụng phiên bản miễn phí do bảo mật chưa tối ưu.

Chi phí triển khai

• Gói miễn phí mãi mãi dành cho 5 người dùng với 2 tính năng: cơ sở dữ liệu nhân viên và quản lý thời gian nghỉ phép
• Gói Essential HR: 1.25 USD/người dùng/tháng.
• Gói Professional: 2 USD/người dùng/tháng.
• Gói Premium: 3 USD/người dùng/tháng.
• Gói Enterprise: 4.5 USD/người dùng/tháng.
• Gói People Plus: 9 USD/người dùng/tháng

3. Một phần mềm nhân sự chuyên nghiệp cần có tính năng nào?

3.1. Quản lý thông tin nhân sự tập trung

Một trong những lợi ích nổi bật mà phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp mang lại chính là khả năng lưu trữ quản lý thông tin nhân sự một cách hệ thống tập trung và bảo mật.

Thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, lịch sử làm việc, quá trình đào tạo hay kết quả đánh giá,… tất cả đều được lưu trữ đầy đủ trên hệ thống thay vì phân tán trên nhiều bảng tính hay văn bản giấy. Ví dụ, khi một nhân viên chuyển bộ phận, nhà quản lý chỉ cần vài thao tác để cập nhật hoặc tra cứu toàn bộ hồ sơ liên quan mà không cần phải lục lại email hay hồ sơ giấy tờ.

Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác trong quản lý nhân sự, đặc biệt là khi quy mô tổ chức ngày càng mở rộng.

3.2. Chấm công – Tính lương – Tính thuế tự động

Quy trình chấm công tính lương luôn là một trong những công việc phức tạp dễ xảy ra sai sót nhất, đặc biệt ở các doanh nghiệp có nhiều ca làm việc, chính sách làm thêm giờ hoặc nhiều loại phụ cấp khác nhau.

Phần mềm HRM cho phép tích hợp trực tiếp với hệ thống máy chấm công hoặc ứng dụng di động, từ đó ghi nhận chính xác thời gian làm việc của từng nhân viên theo thời gian thực. Dữ liệu này được kết nối trực tiếp với bảng lương giúp phần mềm tự động tính lương theo đúng quy định về công, phép, tăng ca, bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân.

Ví dụ, tại một doanh nghiệp sản xuất có ba ca làm việc/ngày với hơn 300 công nhân, việc xử lý lương bằng phương pháp thủ công có thể mất đến vài ngày và phát sinh sai lệch. Trong khi đó, một phần mềm nhân sự chuyên nghiệp sẽ giúp bộ phận kế toán xử lý toàn bộ dữ liệu chỉ trong vài giờ đảm bảo độ chính xác minh bạch tuyệt đối.

3.3. Tuyển dụng và onboarding

Quản lý quy trình tuyển dụng bằng Excel, email rời rạc khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc theo dõi trạng thái ứng viên, đánh giá vòng phỏng vấn hay lưu trữ CV hiệu quả. Phần mềm quản lý nhân sự hiện đại hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đăng tin, nhận CV, tổ chức phỏng vấn, đánh giá lựa chọn ứng viên phù hợp, tất cả trong cùng một nền tảng.

Không chỉ dừng lại ở tuyển dụng, phần mềm HRM còn tự động hóa quy trình onboarding tức là giúp nhân sự mới nhanh chóng làm quen với văn hóa, quy định và công việc tại công ty. Nhờ các biểu mẫu điện tử, tài liệu hướng dẫn, danh sách công việc khởi đầu được tích hợp sẵn trong phần mềm, nhân viên mới có thể bắt đầu làm việc hiệu quả ngay từ tuần đầu tiên.

3.4. Đánh giá hiệu suất làm việc

Đánh giá hiệu suất luôn là một hoạt động quan trọng nhưng dễ gây tranh cãi nếu thiếu minh bạch. Với phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể thiết lập bộ tiêu chí đánh giá theo mục tiêu từng vị trí hoặc phòng ban, theo mô hình KPI hoặc OKRs.

Phần mềm giúp theo dõi tiến độ, cập nhật kết quả tự động, xuất báo cáo so sánh giữa kế hoạch và thực tế. Điều này không chỉ tạo nên một môi trường đánh giá công bằng mà còn thúc đẩy nhân viên cải thiện hiệu suất cá nhân gắn kết chặt chẽ hơn với mục tiêu của tổ chức.

3.5. Đào tạo phát triển năng lực nội bộ

Một đội ngũ nhân sự chất lượng không thể thiếu chiến lược đào tạo phù hợp. Thay vì phải quản lý lịch học, điểm danh hay đánh giá khóa học bằng các bảng tính rời rạc, phần mềm HRM hỗ trợ xây dựng kế hoạch đào tạo, quản lý học viên, kết quả học tập, đề xuất lộ trình phát triển theo năng lực từng cá nhân.

Một số phần mềm còn tích hợp hệ thống học tập trực tuyến (LMS), cho phép nhân viên tự học mọi lúc mọi nơi, giúp tiết kiệm chi phí đào tạo tập trung mà vẫn đảm bảo hiệu quả. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc lực lượng lao động phân tán theo vùng miền.

3.6. Quản lý chính sách, hồ sơ pháp lý và hợp đồng lao động

Với khối lượng lớn hợp đồng lao động, phụ lục, quyết định điều chuyển hoặc chấm dứt, việc theo dõi bằng giấy tờ rất dễ dẫn đến thất lạc và lỡ thời hạn gia hạn hợp đồng. Phần mềm nhân sự giúp lưu trữ toàn bộ văn bản liên quan, theo dõi ngày hiệu lực, cảnh báo khi hợp đồng sắp hết hạn thậm chí hỗ trợ quy trình tái ký hoặc điều chỉnh điều khoản ngay trên nền tảng.

Ngoài ra, các chính sách nội bộ như quy định nghỉ phép, làm thêm, lương thưởng đều có thể được cấu hình sẵn trên phần mềm. Nhân viên – quản lý dễ dàng tra cứu mọi lúc giúp giảm thiểu mâu thuẫn tăng tính minh bạch trong môi trường làm việc.

Phân tích theo từng chức năng cho thấy phần mềm HRM không chỉ là công cụ thay thế thao tác thủ công mà còn là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự bài bản, khoa học định hướng phát triển lâu dài. Đặc biệt với các doanh nghiệp đang tăng trưởng hoặc có kế hoạch mở rộng quy mô, đầu tư vào một phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp chính là nền tảng vững chắc để xây dựng đội ngũ bền vững hiệu quả.

4. Những tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp với doanh nghiệp

Việc lựa chọn phần mềm HRM không nên chỉ dựa trên số lượng tính năng hay tên tuổi nhà cung cấp. Mỗi doanh nghiệp đều có đặc thù riêng về mô hình tổ chức, văn hóa làm việc và mục tiêu phát triển nguồn nhân lực. Vì vậy, để đảm bảo hiệu quả triển khai sử dụng lâu dài, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng các tiêu chí sau:

4.1. Dễ sử dụng, giao diện thân thiện

Một phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp không nhất thiết phải phức tạp. Trái lại, giao diện cần được thiết kế rõ ràng, dễ thao tác giúp cả bộ phận nhân sự và nhân viên sử dụng thuận tiện ngay cả khi không có nền tảng công nghệ sâu.

Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp vừa – nhỏ hoặc có đội ngũ nhân sự chưa quen với hệ thống phần mềm. Nếu giao diện rối rắm, khó tìm kiếm, người dùng dễ bị “ngợp” và quay lại cách làm thủ công. Vì vậy, phần mềm cần trực quan có hướng dẫn chi tiết, hỗ trợ đa nền tảng như web, điện thoại.

4.2. Khả năng mở rộng theo quy mô doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng nhân viên tăng lên kéo theo sự phức tạp trong quản lý. Một phần mềm nhân sự phù hợp cần có khả năng mở rộng về số lượng người dùng, nghiệp vụ phân hệ mà không cần thay đổi hệ thống cốt lõi.

Ví dụ: một doanh nghiệp ban đầu chỉ cần phần mềm chấm công tính lương nhưng sau 1–2 năm có thể muốn triển khai thêm phân hệ đào tạo, đánh giá KPI, tuyển dụng. Nếu phần mềm không linh hoạt để mở rộng, doanh nghiệp sẽ phải thay thế toàn bộ hệ thống, vừa tốn chi phí vừa gián đoạn vận hành.

4.3. Tích hợp với phần mềm khác (kế toán, ERP, CRM…)

Trong thực tế, nhân sự không hoạt động độc lập mà liên kết chặt chẽ với các phòng ban khác như tài chính, kế toán, vận hành hay bán hàng. Do đó, phần mềm HRM cần có khả năng kết nối với các hệ thống khác mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Ví dụ, dữ liệu chấm công cần chuyển tự động sang phần mềm kế toán để tính lương, dữ liệu hồ sơ nhân sự có thể liên thông với hệ thống CRM để kiểm soát quyền truy cập khách hàng. Tích hợp tốt giúp tránh thao tác nhập liệu trùng lặp giảm sai sót tăng tốc độ xử lý công việc.

4.4. Tính bảo mật phân quyền truy cập

Quản lý nhân sự là lĩnh vực liên quan đến rất nhiều thông tin nhạy cảm: hồ sơ cá nhân, mức lương, hợp đồng lao động, quyết định khen thưởng hoặc kỷ luật. Vì vậy, bảo mật phải được đặt lên hàng đầu.

Phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp cần có cơ chế phân quyền rõ ràng theo vai trò: ai có thể xem, chỉnh sửa, phê duyệt nội dung nào. Ngoài ra, hệ thống cần mã hóa dữ liệu, lưu vết các thao tác thường xuyên sao lưu để đảm bảo an toàn tuyệt đối.

Bảo mật tốt không chỉ là yêu cầu kỹ thuật mà còn thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp đối với người lao động.

4.5. Chi phí hợp lý linh hoạt theo mô hình SaaS hoặc On-premise

Không có phần mềm tốt nhất chỉ có phần mềm phù hợp nhất. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ mô hình triển khai:

• SaaS (dùng qua Internet, trả phí theo tháng/năm): phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, cần triển khai nhanh, không có đội IT nội bộ. Ưu điểm là chi phí ban đầu thấp, dễ nâng cấp.
• On-premise (cài đặt trên server của doanh nghiệp): phù hợp với tổ chức lớn có yêu cầu bảo mật cao hoặc muốn toàn quyền kiểm soát hệ thống.

Một số nhà cung cấp phần mềm nhân sự còn cho phép tùy chọn kết hợp hoặc chuyển đổi linh hoạt giữa các mô hình. Ngoài ra, chi phí cũng cần được tính theo gói chức năng thực sự cần dùng, tránh lãng phí vào các tính năng không phù hợp.

Tóm lại, doanh nghiệp nên xem việc lựa chọn phần mềm HRM như một quyết định đầu tư dài hạn. Đừng chỉ nhìn vào danh sách tính năng, mà hãy đặt mình vào câu hỏi: “Phần mềm này có giải quyết được đúng vấn đề tôi đang gặp phải không?” và “Liệu nó có đủ linh hoạt để đồng hành khi doanh nghiệp phát triển?” Khi câu trả lời là có, đó chính là lựa chọn đúng đắn.

5. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý nhân sự

Không chỉ là công cụ hỗ trợ nghiệp vụ, phần mềm HRM mang lại nhiều giá trị thực tiễn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị nhân lực tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

5.1. Tiết kiệm thời gian chi phí vận hành

Một trong những vấn đề phổ biến tại các doanh nghiệp là khối lượng công việc thủ công quá lớn: tổng hợp bảng chấm công, nhập liệu lương, rà soát dữ liệu nghỉ phép, xử lý hồ sơ nhân sự… Những quy trình này không chỉ tiêu tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều sai sót, nhất là khi thực hiện trên bảng tính hoặc giấy tờ.

Việc sử dụng phần mềm nhân sự giúp tự động hóa toàn bộ quy trình từ ghi nhận thời gian làm việc đến tính lương, tính thuế, các khoản bảo hiểm. Thay vì cần nhiều nhân sự chỉ để xử lý dữ liệu, doanh nghiệp có thể phân bổ nguồn lực cho các hoạt động mang tính chiến lược hơn. Về lâu dài, doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể chi phí vận hành tránh được các rủi ro về nhân sự, pháp lý do sai lệch dữ liệu.

5.2. Tăng hiệu quả quản trị minh bạch

Khi thông tin nhân sự được quản lý rời rạc hoặc lưu trữ thủ công, các nhà quản lý khó có được cái nhìn toàn cảnh về tình hình nhân sự của doanh nghiệp. Điều này gây khó khăn trong việc theo dõi hiệu suất làm việc, thực hiện đánh giá công bằng hay lên kế hoạch phát triển nhân sự.

Phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp cung cấp hệ thống lưu trữ tập trung cho phép quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, lịch sử công tác, kết quả đánh giá hay diễn biến hợp đồng theo thời gian thực. Tất cả dữ liệu được cập nhật liên tục minh bạch, có thể phân quyền truy cập rõ ràng cho từng bộ phận. Nhờ đó, quy trình đánh giá, khen thưởng hay thăng tiến cũng trở nên công bằng nhất quán hơn góp phần xây dựng môi trường làm việc minh bạch chuyên nghiệp.

5.3. Tăng trải nghiệm nhân viên

Không chỉ hỗ trợ quản lý, phần mềm HRM còn đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao trải nghiệm của nhân viên, yếu tố ngày càng được các doanh nghiệp chú trọng để giữ chân nhân tài. Với giao diện thân thiện, nhiều phần mềm cho phép nhân viên chủ động tra cứu bảng lương, đăng ký nghỉ phép, cập nhật hồ sơ cá nhân hay theo dõi kế hoạch đào tạo của bản thân.

Điều này không chỉ giúp giảm áp lực cho bộ phận nhân sự mà còn tạo cảm giác minh bạch chủ động và chuyên nghiệp cho mỗi thành viên trong tổ chức. Khi nhân viên cảm thấy họ được quan tâm hỗ trợ, có quyền truy cập vào thông tin của chính mình, mức độ gắn kết với doanh nghiệp sẽ cao hơn rõ rệt.

5.4. Hỗ trợ ra quyết định chính xác

Một trong những điểm mạnh vượt trội của phần mềm quản lý nhân sự hiện đại chính là khả năng phân tích trực quan hóa dữ liệu. Các báo cáo được tự động tổng hợp từ hệ thống như tỷ lệ nghỉ việc, mức độ hoàn thành KPI, chi phí nhân sự theo phòng ban giúp ban lãnh đạo nắm bắt nhanh tình hình thực tế để đưa ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu.

Không còn phải đợi các báo cáo tổng hợp theo tháng hay theo quý, doanh nghiệp có thể xem báo cáo theo thời gian thực để kịp thời điều chỉnh kế hoạch nhân sự, ngân sách hay đào tạo. Đặc biệt trong môi trường kinh doanh biến động, khả năng phản ứng nhanh và ra quyết định dựa trên số liệu chính xác chính là lợi thế cạnh tranh quan trọng.

Lựa chọn đúng phần mềm HRM không chỉ là bước tiến trong chuyển đổi số mà còn là nền tảng để doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả quản lý nhân sự, nâng cao chất lượng vận hành và xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững. Các giá trị mang lại không nằm ở số lượng tính năng, mà nằm ở việc giải quyết được những vấn đề thực tế mà doanh nghiệp đang đối mặt hàng ngày.

6. FAQ – Câu hỏi liên quan về phần mềm HRM cho doanh nghiệp

Trong quá trình tìm hiểu lựa chọn phần mềm, nhiều doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn về các tính năng, lợi ích, chi phí và khả năng ứng dụng thực tế. Để giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn, dưới đây là những câu hỏi phổ biến nhất về phần mềm HRM cùng những giải đáp chi tiết, giúp bạn đưa ra quyết định phù hợp nhất.

6.1 Có nên quản lý nhân sự bằng Excel?

Excel có thể sử dụng để quản lý nhân sự ở quy mô nhỏ, nhưng không phải là giải pháp lâu dài. Khi doanh nghiệp mở rộng, Excel dễ gây sai sót, mất dữ liệu, tốn nhiều thời gian nhập liệu thủ công và không hỗ trợ tự động hóa quy trình HR. 

Nếu doanh nghiệp có từ 30 nhân viên trở lên, cần tích hợp chấm công, tính lương, bảo hiểm, đánh giá nhân sự hiệu quả, thì nên chuyển sang phần mềm HRM chuyên nghiệp để tối ưu quy trình, đồng thời đảm bảo bảo mật dữ liệu.

6.2 Phần mềm nhân sự có cần đào tạo không?

Câu trả lời là có nhưng mức độ đào tạo sẽ phụ thuộc vào giao diện, tính thân thiện của phần mềm. Hầu hết các phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp hiện nay đều được thiết kế hướng đến người dùng phổ thông với quy trình thao tác đơn giản, hướng dẫn trực quan, có thể sử dụng chỉ sau một buổi hướng dẫn cơ bản.

Tuy nhiên, để khai thác tối đa tính năng như thiết lập KPI, xây dựng chính sách lương 3P hay tự động hóa quy trình đánh giá nhân sự, doanh nghiệp nên có buổi training chuyên sâu cho bộ phận HR. Một nhà cung cấp phần mềm chuyên nghiệp cũng sẽ hỗ trợ tài liệu, video hướng dẫn hoặc tổ chức đào tạo định kỳ nhằm đảm bảo nhân viên sử dụng hiệu quả phần mềm.

6.3 Dùng phần mềm thì có giảm được nhân sự phòng HR không?

Không nhất thiết là giảm người mà là giúp giảm khối lượng công việc thủ công từ đó chuyển nguồn lực sang các hoạt động mang tính chiến lược hơn như phát triển năng lực nhân viên, xây dựng văn hóa doanh nghiệp hay hoạch định nguồn nhân lực dài hạn.

Ví dụ: Trước đây một nhân viên HR mất cả ngày để tổng hợp bảng chấm công và tính lương cho 100 nhân viên, thì với phần mềm HRM, công việc này có thể hoàn tất trong 30 phút. Nhờ vậy, thay vì mở rộng đội HR khi doanh nghiệp phát triển, bạn có thể giữ nguyên quy mô nhân sự mà vẫn vận hành hiệu quả.

Do đó, phần mềm không thay thế con người nhưng tăng hiệu suất giảm áp lực vận hành giúp phòng HR hoạt động tinh gọn chuyên nghiệp hơn.

6.4 Doanh nghiệp nhỏ (SME) có nên đầu tư phần mềm quản lý nhân sự hay chờ đến khi lớn mạnh?

Đây là băn khoăn phổ biến nhưng thực tế cho thấy chính doanh nghiệp nhỏ lại cần phần mềm để phát triển bền vững. Khi quy trình nhân sự chưa chuẩn hóa, việc đầu tư sớm vào phần mềm nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp:

• Tránh rủi ro sai sót về chấm công, tính lương, hợp đồng.
• Quản lý nhân sự bài bản ngay từ đầu, không bị quá tải khi mở rộng.
• Tiết kiệm chi phí về lâu dài so với vận hành thủ công hoặc xử lý lỗi.
• Tạo ấn tượng chuyên nghiệp với ứng viên, nhân viên mới điều mà các SME rất cần để thu hút nhân tài.

Hiện nay, nhiều nhà cung cấp phần mềm HRM đưa ra các gói linh hoạt dành riêng cho SME với chi phí hợp lý, triển khai nhanh, dễ mở rộng sau này. Do đó, không nên chờ doanh nghiệp lớn mạnh mới đầu tư mà nên xem phần mềm nhân sự như một “nền móng” để phát triển.

Phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình nhân sự giảm tải công việc thủ công, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc. Với những đánh giá các phần mềm quản lý nhân sự phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp từ nhỏ đến tập đoàn lớn, SureHCS mong rằng bạn có thể tìm được phương án tốt nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Giải pháp quản trị Nhân tài & Nhân lực toàn diện LV SureHCS
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: [email protected] – Website: https://www.surehcs.com/
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh