8 Chức năng của phần mềm nhân sự CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP

Điều quan trọng khi lựa chọn phần mềm nhân sự là phải hiểu rõ các chức năng của phần mềm quản lý nhân sự. Đây chính là nền tảng để đánh giá liệu một giải pháp HRM có phù hợp với thực tế vận hành của doanh nghiệp hay không. Không chỉ đơn thuần là danh sách các tính năng, mỗi chức năng đều cần gắn với một giá trị cụ thể mà doanh nghiệp nhận được như tiết kiệm thời gian, giảm chi phí nhân sự hành chính, nâng cao trải nghiệm nhân viên hay đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Cùng Lạc Việt SureHCS tìm hiểu chi tiết 8 chức năng quan trọng của phần mềm nhân sự chuẩn chuyên nghiệp trong bài viết này.

1. Quản lý hồ sơ nhân sự: Tập trung, chính xác và bảo mật

Một trong những chức năng của phần mềm quản lý nhân sự quan trọng nhất là quản lý hồ sơ nhân sự. Với phần mềm, toàn bộ thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, trình độ chuyên môn, lịch sử công tác, khen thưởng – kỷ luật… của từng nhân viên được lưu trữ tập trung cập nhật theo thời gian thực.

Giá trị đem lại:

• Giảm thiểu sai sót thất lạc hồ sơ. Thay vì phụ thuộc vào hồ sơ giấy hoặc file Excel rời rạc, dữ liệu được quản lý tập trung trên hệ thống giúp tránh rủi ro mất mát hoặc sai lệch.
• Truy xuất nhanh chóng khi cần. Khi nhân sự cần thông tin về quá trình làm việc, bộ phận quản lý có thể tra cứu tức thời theo tên, mã nhân viên hoặc bộ phận.
• Đảm bảo tính bảo mật. Chỉ người có phân quyền mới được truy cập vào thông tin nhạy cảm như hợp đồng, tiền lương, thông tin cá nhân giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân ngày càng nghiêm ngặt.

Đối với doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân viên trở lên, tính năng này không chỉ là tiện ích mà là nền tảng vận hành ổn định minh bạch cho toàn bộ hệ thống nhân sự.

2. Chấm công – Quản lý thời gian làm việc hiệu quả, minh bạch

Quản lý thời gian làm việc là một bài toán gây đau đầu cho nhiều doanh nghiệp, nhất là khi phải xử lý dữ liệu từ nhiều ca làm, nhiều chi nhánh. Đây là lý do vì sao tính năng của phần mềm nhân sự về chấm công được đánh giá rất cao.

Phần mềm hiện nay có thể tích hợp với nhiều phương thức chấm công hiện đại như vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt hoặc định vị GPS. Dữ liệu chấm công được cập nhật theo thời gian thực, kết nối trực tiếp với bảng lương và các phân hệ khác như xin nghỉ phép, làm thêm giờ.

Giá trị đem lại:

• Tiết kiệm thời gian tổng hợp công. Không còn thao tác nhập liệu thủ công hoặc xử lý dữ liệu Excel rối rắm. Hệ thống tự động tổng hợp công theo từng ngày, tuần, tháng.
• Tăng minh bạch trong quản lý thời gian. Nhân viên có thể tự theo dõi công của mình qua cổng thông tin cá nhân. Nhà quản lý dễ dàng phát hiện các điểm bất thường như đi muộn, về sớm hoặc làm thêm giờ không đúng quy định.
• Tăng tính kỷ luật – công bằng. Khi dữ liệu chấm công được ghi nhận khách quan minh bạch, doanh nghiệp dễ dàng xây dựng môi trường làm việc công bằng, giảm mâu thuẫn liên quan đến tính công – tính lương.

Đây là chức năng của phần mềm nhân sự mang lại hiệu quả trực tiếp cho cả bộ phận hành chính và toàn thể nhân viên trong tổ chức.

3. Tính lương – thuế – bảo hiểm: Tự động hóa đảm bảo tuân thủ pháp lý

Tính lương luôn là một quy trình đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong bảng lương cũng có thể gây ra sự mất niềm tin hoặc thậm chí là rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Do đó, tính năng của phần mềm nhân sự trong việc tính lương, thuế thu nhập cá nhân, trích nộp bảo hiểm xã hội là cực kỳ quan trọng.

Phần mềm giúp tự động tính lương dựa trên dữ liệu chấm công, hệ số lương, phụ cấp, khấu trừ (thuế, bảo hiểm), thưởng phạt,… đồng thời có thể xuất báo cáo chi tiết,  kết nối với hệ thống kế toán – tài chính để chi trả lương nhanh chóng, minh bạch.

Giá trị đem lại:

• Đảm bảo tính chính xác cao. Khi dữ liệu đầu vào được tự động cập nhật từ hệ thống chấm công và phân hệ nhân sự, khả năng sai lệch trong bảng lương gần như được loại bỏ.
• Tối ưu thời gian xử lý. Doanh nghiệp có thể tính lương cho hàng trăm nhân viên chỉ trong vài phút, thay vì mất hàng ngày như cách làm thủ công.
• Giảm thiểu rủi ro pháp lý. Việc trích nộp bảo hiểm/thuế được tính toán đúng theo quy định, có thể xuất báo cáo theo mẫu của cơ quan nhà nước đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ pháp luật.

Đây là chức năng của phần mềm quản lý nhân sự trực tiếp tác động đến sự hài lòng của người lao động, uy tín của doanh nghiệp và sự minh bạch trong vận hành tài chính – nhân sự.

4. Tuyển dụng hội nhập nhân viên mới

Trong quá trình phát triển doanh nghiệp, tuyển dụng đúng người, giúp họ hòa nhập nhanh chóng là yếu tố sống còn. Đây là lý do tại sao chức năng của phần mềm nhân sự trong lĩnh vực tuyển dụng và hội nhập (onboarding) đang được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm.

Phần mềm cho phép doanh nghiệp:

• Tạo quản lý nguồn ứng viên, đăng tin tuyển dụng đa kênh chỉ từ một nền tảng.
• Tự động sàng lọc hồ sơ, lên lịch phỏng vấn, chấm điểm ứng viên theo tiêu chí định sẵn.
• Duy trì pipeline (dòng ứng viên) để không bỏ lỡ nhân sự tiềm năng cho tương lai.
• Hỗ trợ onboarding: gửi tài liệu giới thiệu công ty, quy trình làm việc, phân công người hướng dẫn,…

Giá trị đem lại:

• Rút ngắn thời gian tuyển dụng. Việc xử lý hồ sơ, liên lạc ứng viên, lên lịch phỏng vấn đều được tự động hóa, giúp doanh nghiệp tuyển nhanh hơn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng.
• Tăng trải nghiệm ứng viên, nhân viên mới. Khi cảm nhận được quy trình chuyên nghiệp rõ ràng, ứng viên có xu hướng đánh giá cao văn hóa doanh nghiệp, sẵn sàng gắn bó lâu dài.
• Giảm tỷ lệ nghỉ việc sớm. Quá trình hội nhập bài bản giúp nhân viên hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ, hòa nhập nhanh với môi trường mới.

Đây là tính năng của phần mềm nhân sự giải quyết trực tiếp hai vấn đề nhức nhối hiện nay: thiếu hụt nguồn nhân lực chất lượng và tỷ lệ nghỉ việc trong 3 tháng đầu cao.

5. Quản lý đào tạo phát triển: Đầu tư dài hạn cho năng lực nội bộ

Một doanh nghiệp muốn tăng trưởng bền vững không thể chỉ dựa vào tuyển dụng mới mà cần nuôi dưỡng và phát triển năng lực nội tại. Chức năng của phần mềm nhân sự trong mảng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực được thiết kế nhằm hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện chiến lược này một cách bài bản.

Phần mềm cho phép:

• Xây dựng kế hoạch đào tạo định kỳ theo phòng ban, kỹ năng hoặc cấp bậc.
• Quản lý khóa học, theo dõi tiến độ học tập của từng nhân viên.
• Ghi nhận lưu trữ chứng chỉ, kỹ năng đạt được.
• Hỗ trợ xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp, xác định nhu cầu đào tạo bổ sung.

Giá trị đem lại:

• Đồng bộ và minh bạch trong kế hoạch phát triển nguồn lực. Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi ai cần đào tạo, nội dung gì, trong bao lâu tiến độ ra sao.
• Tiết kiệm chi phí đào tạo trùng lặp. Hệ thống quản lý trung tâm giúp tránh việc tổ chức khóa học cho những người đã từng tham gia.
• Nâng cao chất lượng nhân sự nội bộ. Khi nhân viên cảm nhận được sự đầu tư từ doanh nghiệp, họ có động lực phát triển gắn bó lâu dài.

Đây là một trong những tính năng của phần mềm nhân sự thường bị đánh giá thấp trong ngắn hạn nhưng mang lại giá trị rất lớn về dài hạn, đặc biệt với doanh nghiệp có tầm nhìn phát triển đội ngũ kế thừa.

6. Đánh giá hiệu suất làm việc: Nền tảng cho thưởng – phạt công bằng

Việc đánh giá hiệu suất không chỉ dừng lại ở xếp loại nhân viên. Đây là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp định hướng đào tạo, cơ cấu lương thưởng và tối ưu năng suất toàn hệ thống. Chức năng của phần mềm quản lý nhân sự trong đánh giá hiệu suất được thiết kế để hỗ trợ quá trình này một cách khoa học, công bằng minh bạch.

Phần mềm hỗ trợ:

• Thiết lập các chỉ số đánh giá như KPIs, OKRs cho từng cá nhân, phòng ban.
• Cho phép đánh giá định kỳ theo tháng, quý hoặc theo mô hình 360 độ.
• Tự động tổng hợp kết quả, xuất báo cáo chi tiết từng cá nhân hoặc bộ phận.
• Phân tích xu hướng cải thiện hoặc đi xuống của hiệu suất làm việc theo thời gian.

Giá trị đem lại:

• Cơ sở rõ ràng cho quyết định lương thưởng. Việc đánh giá dựa trên số liệu cụ thể giúp tránh cảm tính, tăng sự công bằng trong nội bộ.
• Tăng động lực làm việc. Nhân viên được nhìn thấy tiến trình phát triển của mình, từ đó nỗ lực hơn để đạt mục tiêu.
• Gắn kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu tổ chức. Phần mềm giúp kết nối mục tiêu cá nhân với định hướng của doanh nghiệp, tạo nên hệ sinh thái vận hành đồng bộ.

Không chỉ là công cụ đánh giá, đây là tính năng của phần mềm nhân sự giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa hiệu suất cao một lợi thế cạnh tranh bền vững trong thị trường lao động hiện đại.

7. Quản lý phúc lợi đãi ngộ: Gia tăng trải nghiệm nhân viên, giữ chân nhân tài

Trong chiến lược nhân sự hiện đại, phúc lợi không còn là phần “thưởng thêm” mà đã trở thành yếu tố cốt lõi để thu hút giữ chân nhân sự chất lượng. Do đó, chức năng của phần mềm nhân sự trong việc quản lý phúc lợi – đãi ngộ ngày càng được quan tâm đầu tư bài bản.

Phần mềm giúp doanh nghiệp:

• Ghi nhận và quản lý các khoản phụ cấp như xăng xe, điện thoại, công tác phí, nuôi con nhỏ…
• Theo dõi các chương trình thưởng định kỳ (thưởng quý, thưởng KPI, thưởng sáng kiến…).
• Tự động hóa quản lý các chương trình phúc lợi như quà sinh nhật, nghỉ dưỡng, bảo hiểm sức khỏe, học phí cho con…
• Hỗ trợ triển khai mô hình phúc lợi linh hoạt (flexi benefits), cho phép nhân viên tự chọn quyền lợi phù hợp nhu cầu cá nhân.

Giá trị thực tiễn:

• Tăng mức độ hài lòng của nhân viên. Khi quyền lợi được cá nhân hóa công khai minh bạch, nhân viên cảm thấy được quan tâm tôn trọng.
• Giảm sai sót trong quá trình chi trả, ghi nhận phúc lợi. Nhờ tự động hóa và kết nối với dữ liệu nhân sự, hệ thống hạn chế tình trạng bỏ sót, chi nhầm.
• Tạo lợi thế cạnh tranh trong tuyển dụng. Doanh nghiệp có chính sách phúc lợi rõ ràng, linh hoạt sẽ thu hút được nhân sự chất lượng từ thị trường.

Đây là tính năng của phần mềm nhân sự giúp doanh nghiệp biến phúc lợi từ một chính sách thành công cụ chiến lược trong phát triển nguồn lực.

8. Cổng thông tin nhân viên (Self-service): Minh bạch, chủ động, giảm tải hành chính

Trong môi trường làm việc số hóa, nhân viên không muốn phải chờ đợi hoặc phụ thuộc vào phòng hành chính để tra cứu bảng lương, xin nghỉ phép hay cập nhật thông tin cá nhân. Đây là lúc chức năng của phần mềm quản lý nhân sự với cổng thông tin nhân viên phát huy hiệu quả rõ nét.

Thông qua cổng self-service, mỗi nhân viên có một tài khoản cá nhân để:

• Xem lịch làm việc, bảng chấm công, lương thưởng, các khoản khấu trừ.
• Gửi yêu cầu nghỉ phép, điều chỉnh thông tin cá nhân, đăng ký tham gia các chương trình đào tạo.
• Truy cập tài liệu nội bộ như nội quy, quy trình làm việc, hướng dẫn sử dụng phần mềm…

Giá trị đem lại:

• Tăng tính minh bạch và tin tưởng trong nội bộ. Mọi thông tin đều hiển thị rõ ràng, giúp giảm khiếu nại, thắc mắc.
• Giảm tải cho bộ phận hành chính – nhân sự. Nhiều thao tác được nhân viên tự thực hiện mà không cần yêu cầu hỗ trợ trực tiếp.
• Tăng sự chủ động cam kết của nhân viên. Khi được cung cấp quyền truy cập, nhân viên có xu hướng chủ động hơn trong việc theo dõi quản lý công việc của chính mình.

Tính năng của phần mềm nhân sự này đang trở thành tiêu chuẩn cơ bản trong các hệ thống HRM hiện đại, nhất là trong bối cảnh doanh nghiệp chuyển đổi số và quản trị từ xa ngày càng phổ biến.

Phần mềm nhân sự LV SureHCS – Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp Việt

Sau khi hiểu rõ các chức năng của phần mềm quản lý nhân sự, điều doanh nghiệp cần là một giải pháp có thể đáp ứng trọn vẹn các yêu cầu vận hành thực tế, dễ sử dụng, linh hoạt theo quy mô tổ chức và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật Việt Nam. Đây cũng chính là lý do vì sao phần mềm nhân sự LV SureHCS đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn triển khai.

LV SureHCS được phát triển bởi Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt – đơn vị có hơn 29 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ ứng dụng doanh nghiệp. Phần mềm tích hợp đầy đủ các chức năng của phần mềm nhân sự thiết yếu như: quản lý hồ sơ, chấm công – tính lương, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, quản lý phúc lợi, cổng thông tin nhân viên, v.v. Ngoài ra, hệ thống còn có khả năng tùy chỉnh theo đặc thù từng ngành, từng mô hình tổ chức, giúp doanh nghiệp ứng dụng dễ dàng mà không cần thay đổi quy trình sẵn có.

Quan trọng hơn, LV SureHCS không chỉ cung cấp các tính năng của phần mềm nhân sự mà còn mang đến giá trị dài hạn: từ tiết kiệm chi phí nhân sự hành chính đến nâng cao trải nghiệm người lao động và hỗ trợ chiến lược phát triển nguồn lực bền vững.

Việc hiểu rõ chức năng của phần mềm nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng giải pháp phù hợp với nhu cầu thực tế, đồng thời tối ưu chi phí nâng cao hiệu quả vận hành.

Bạn đang tìm một giải pháp phần mềm nhân sự phù hợp với doanh nghiệp Việt, có thể triển khai linh hoạt và hỗ trợ dài hạn?

Hãy liên hệ để trải nghiệm demo LV SureHCS – Giải pháp quản trị nhân sự toàn diện từ Lạc Việt.