Phương pháp 5W1H trong Quản lý dự án
Một dự án thành công thường bắt đầu bằng một bản kế hoạch chỉn chu và dự trù được tất cả trường hợp xấu có thể xảy ra. Đây là công việc người quản lý phải tìm ra các cách, phương tiện và thời gian để thực hiện các công việc này hiệu quả và Phương pháp 5W1H là một đề xuất.
Để làm được như vậy đòi hỏi người quản lý phải có các kỹ năng quan trọng như:
- Tư duy logic và linh hoạt trong từng hoàn cảnh
- Biết sử dụng thông minh các nguồn nhân sự để tạo nên một tổ chức thống nhất
- Biết ưu tiên phần nào và dành nhiều nỗ lực vào đó
- Sẵn sàng xử lý khủng hoảng và đối mặt với những sự cố bất ngờ từ bên ngoài.
Việc phân tích chi tiết từng thực tế này cho phép bạn tiếp cận vấn đề theo cách tốt nhất có thể. Để đạt được tư duy phương pháp này, bạn nên sử dụng công cụ đơn giản, đáng tin cậy và linh hoạt chính là: Phương pháp 5W1H.
1. Để xác định dự án của bạn
Phương pháp đặt câu hỏi này là một công cụ hữu ích để xác định tất cả các khía cạnh của một dự án trước khi bắt đầu.
- What: Dự án là gì? Mục tiêu là gì?
- Who: Ai là khách hàng? Người dùng là ai? Các thành viên của đội là ai?
- Where: Dự án sẽ diễn ra ở đâu?
- when: Khi nào nó sẽ bắt đầu? Nó sẽ kéo dài trong bao lâu?
- How: Những phương tiện tài chính, nhân sự và kỹ thuật nào đã được sử dụng để tạo ra dự án? Bạn sẽ tiến bộ bằng phương tiện gì
- Why: Tại sao dự án đã được bắt đầu? Lý do là gì? Mục tiêu là gì?
2. Để giải quyết một vấn đề
Phương pháp 5W1H là một công cụ giải quyết vấn đề không thể thay thế vì điều này cho phép bạn hiểu một tình huống có thể có vấn đề bằng cách đặt những câu hỏi phù hợp.
- What: mô tả vấn đề;
- Ai: các bên chịu trách nhiệm;
- Where: vị trí của vấn đề;
- When: đặc điểm thời gian của vấn đề (vào thời điểm nào, tần suất ra sao)
- How: ảnh hưởng của vấn đề?
- Why: lý do, nguyên nhân của các vấn đề?
3. Dẫn dắt một cuộc họp
Để tăng năng suất, các cuộc họp nên được chuẩn bị, có mục tiêu, chương trình làm việc và cách tổ chức. Nếu chúng không được cấu trúc chính xác, một cuộc họp có thể nhanh chóng mất đi mọi ý nghĩa và kéo dài, trở nên mất thời gian và hoàn toàn không hiệu quả.
Phương pháp đặt câu hỏi cho phép bạn xác định chính xác chủ đề của cuộc họp. Bạn cũng có thể gửi lời mời đến tất cả những người tham gia. Hơn nữa, mỗi người tham gia có cùng thông tin (sự chậm trễ, ai làm gì, ưu tiên là gì, v.v.) và tập trung vào mục tiêu của cuộc họp. Bạn tránh mất thời gian với những câu hỏi vô ích và bạn trực tiếp giải quyết vấn đề.
Phương pháp 5W1H cũng rất hữu ích khi lập biên bản cuộc họp .
4. Tích hợp chiến lược truyền thông hoặc tiếp thị
Trong quản lý dự án, giống như trong nhiều lĩnh vực khác, giao tiếp là chìa khóa để hợp tác hiệu quả và thành công. Phương pháp 5W1H rất hữu ích trong tiếp thị và truyền thông bằng cách giúp bạn xác định loại kế hoạch hành động nên được thực hiện.
Về cơ bản, loại công cụ này cho phép bạn xác định:
- What: Vấn đề của bạn là gì? Sản phẩm và dịch vụ bạn sẽ sử dụng để giao tiếp là gì?
- Ai: Mục tiêu của bạn là ai? Bạn sẽ giao tiếp với ai? Thành viên nào trong nhóm của bạn sẽ giám sát các công việc khác nhau?
- Where: Bạn sẽ lấy thông tin bạn cần ở đâu? Đâu là nơi bạn muốn giao tiếp?
- When: Bạn sẽ giao tiếp bao lâu một lần? Lịch trình của bạn là gì?
- How: Phương tiện giao tiếp mà bạn sẽ sử dụng (trang web, phương tiện truyền thông xã hội, sự kiện, tài liệu quảng cáo, v.v.)?
- Why: Sản phẩm / dịch vụ mà bạn đang truyền thông mang lại những lợi ích gì? Mục tiêu của chiến lược truyền thông này là gì?
Phần kết luận
Phương pháp 5W1H cho phép bạn cấu trúc suy nghĩ của mình và đặt những câu hỏi cần thiết để giải mã một tình huống. Về mặt quản lý dự án, đây là một công cụ không thể thay thế có thể được sử dụng trong nhiều bối cảnh: thiết lập kế hoạch truyền thông, xác định dự án hoặc thậm chí quản lý khủng hoảng.
Theo nguồn: https://www.wimi-teamwork.com/
Bài viết tham khảo: