Áp dụng nguyên tắc 5W1H trong lập kế hoạch công việc hiệu quả

>> Giải pháp công việc:

• Phần mềm nhắc nhở công việc cảnh báo thông minh
• 7 App sắp xếp công việc chuyên nghiệp
• Mẫu kế hoạch content marketing hiệu quả, tổng quan

1. Vì sao cần lập kế hoạch công việc?

Lập kế hoạch công việc hiểu đơn giản là tìm ra mối liên hệ giữa mục đích, phương tiện, phương pháp làm việc.

Nếu có một bản hoạch định công việc chỉn chu, người quản lý sẽ có:
– Tư duy hệ thống để dự đoán các sự việc có thể xảy ra
– Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn
– Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức
– Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác.
– Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài

2. Phương pháp xác định nội dung công việc theo nguyên tắc 5W1H

Phương pháp 5W1H trong lập kế hoạch​ được coi như đường xương sống cơ bản để định hình được mục tiêu kế hoạch, cách xây dựng bản kế hoạch và quan trọng nhất là cần làm những gì để thực hiện bản kế hoạch quản trị đó.

Phương pháp này bao gồm các công đoạn:
– WHY: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
– WHAT: Xác định nội dung công việc
– WHERE, WHEN, WHO: Xác định địa điểm, thời gian, nhân sự thực hiện công việc
– HOW: Xác định cách thức thực hiện

2.1 Why – Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc

Trước khi làm bất cứ công việc nào hay xây dựng một kế hoạch kinh doanh, bạn cần phải trả lời được các câu hỏi:
– Tại sao bạn phải làm công việc này?
– Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
– Nếu không làm thì sao?

Nói cách khác, đây chính là bước xác định mục tiêu, yêu cầu công việc để giúp bạn luôn hướng về mục tiêu ban đầu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.

2.2 What – Xác định nội dung công việc

Sau khi vạch rõ mục tiêu, yêu cầu công việc; bạn đã có thể xác định được nội dung công việc bạn cần làm là gì. Cụ thể các bước thực hiện bảng phân công công việc đó là như thế nào?

2.3 Where, When, Who – Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực hiện công việc

Tùy thuộc vào đặc thù của mỗi doanh nghiệp, người quản lý lại có những câu trả lời khác nhau cho mỗi câu hỏi này.

• Where: công việc được thực hiện ở đâu? Bộ phận nào kiểm tra? Giao hàng tại địa điểm nào?
• When: Công việc được thực hiện khi nào, khi nào thì bàn giao, khi nào kết thúc…
• Who: Ai chịu trách nhiệm chính cho công việc? Ai là người kiểm tra? Ai là người hỗ trợ?…

2.4 How – Xác định phương pháp thực hiện công việc

Ở bước này, người lập kế hoạch cần vạch rõ các thức thực hiện công việc, các loại tài liệu liên quan, tiêu chuẩn cho công việc, cách thức vận hành máy móc…

Phương pháp 5W1H trong lập kế hoạch không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng những kế hoạch công việc chi tiết mà còn mang lại sự hệ thống và rõ ràng trong quá trình thực hiện. Việc áp dụng các nguyên tắc này sẽ giúp quản lý công việc một cách hiệu quả, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa các nguồn lực. Để đạt được thành công bền vững, mỗi doanh nghiệp cần biết cách sử dụng phương pháp 5W1H như một công cụ quản lý không thể thiếu trong mọi kế hoạch công việc.