Việc lập kế hoạch vốn quan trọng, tuy nhiên, làm cách nào để có thể có được một kế hoạch hoàn thiện là điều mà không phải ai cũng có thể làm được. Đó chính là nguyên nhân khiến các phương pháp lập kế hoạch có cơ hội ra đời, và nguyên tắc 5W1H chính là một ví dụ điểm hình.
I. Vì sao cần lập kế hoạch công việc?
Lập kế hoạch công việc hiểu đơn giản là tìm ra mối liên hệ giữa mục đích, phương tiện, phương pháp làm việc.
Nếu có một bản hoạch định công việc chỉn chu, người quản lý sẽ có:
– Tư duy hệ thống để dự đoán các sự việc có thể xảy ra
– Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn
– Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức
– Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác.
– Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài
II. Phương pháp xác định nội dung công việc theo nguyên tắc 5W1H
5W1H được coi như đường xương sống cơ bản để định hình được mục tiêu kế hoạch, cách xây dựng bản kế hoạch và quan trọng nhất là cần làm những gì để thực hiện bản kế hoạch quản trị đó.
Phương pháp này bao gồm các công đoạn:
– WHY: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
– WHAT: Xác định nội dung công việc
– WHERE, WHEN, WHO: Xác định địa điểm, thời gian, nhân sự thực hiện công việc
– HOW: Xác định cách thức thực hiện
1. Why – Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
Trước khi làm bất cứ công việc nào hay xây dựng một kế hoạch kinh doanh, bạn cần phải trả lời được các câu hỏi:
– Tại sao bạn phải làm công việc này?
– Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
– Nếu không làm thì sao?
Nói cách khác, đây chính là bước xác định mục tiêu, yêu cầu công việc để giúp bạn luôn hướng về mục tiêu ban đầu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.
2. What – Xác định nội dung công việc
Sau khi vạch rõ mục tiêu, yêu cầu công việc; bạn đã có thể xác định được nội dung công việc bạn cần làm là gì. Cụ thể các bước thực hiện được phần công việc đó là như thế nào?
3. Where, When, Who – Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực hiện công việc
Tùy thuộc vào đặc thù của mỗi doanh nghiệp, người quản lý lại có những câu trả lời khác nhau cho mỗi câu hỏi này.
- Where: công việc được thực hiện ở đâu? Bộ phận nào kiểm tra? Giao hàng tại địa điểm nào?
- When: Công việc được thực hiện khi nào, khi nào thì bàn giao, khi nào kết thúc…
- Who: Ai chịu trách nhiệm chính cho công việc? Ai là người kiểm tra? Ai là người hỗ trợ?…
4. How – Xác định phương pháp thực hiện công việc
Ở bước này, người lập kế hoạch cần vạch rõ các thức thực hiện công việc, các loại tài liệu liên quan, tiêu chuẩn cho công việc, cách thức vận hành máy móc…
Kết Luận: phương pháp 5W1H là một phương pháp nổi bật để hiểu và xác định rõ hơn một tình huống, miễn là nó được kiểm soát đúng cách và sử dụng một cách khôn ngoan. Đây là một phương pháp cung cấp giải pháp hiệu quả cho các vấn đề gặp phải và giúp tạo ra động lực cải tiến liên tục tích cực hơn trong công việc và cuộc sống.
Theo nguồn sưu tầm tổng hợp
Bài viết tham khảo:
