ÁP DỤNG CÔNG THỨC 6-2-5 VÀO VIỆC LẬP MẪU KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC
Việc lập các mẫu kế hoạch triển khai công việc sẽ giúp tư duy quản lý của bạn có hệ thống hơn. Giúp bạn có thể liệt kê trước được các tình huống sắp xảy ra và có các giải pháp phù hợp. Cũng như giúp bạn dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả dự án của mình hơn.
1. Công thức xác định công việc 6-2-5
Đây có thể được coi là xương sống giúp bạn định hình được các mục tiêu, cách xây dựng bản kế hoạch và quan trọng nhất là xác định được những gì cần làm để thực hiện bản kế hoạch đó.
Công thức 6-2-5 giúp bạn có được:
- Tư duy hệ thống có thể lường trước được các tình huống có thể xảy ra
- Sử dụng mọi nguồn lực của tổ chức một cách hiệu quả
- Các mục tiêu và chính sách của tổ chức được tập trung hơn
- Nắm được nhiệm vụ cơ bản để thực hiện
- Sẵn sàng ứng phó với những thay đổi của môi trường
a. 06 câu hỏi quan trọng
Xem thêm: Phương pháp 5W1H trong Quản lý dự án
What: Dự án là gì? Mục tiêu là gì?
Who: Ai là khách hàng? Người dùng là ai? Các thành viên của đội là ai?
Where: Dự án sẽ diễn ra ở đâu?
when: Khi nào nó sẽ bắt đầu? Nó sẽ kéo dài trong bao lâu?
How: Những phương tiện tài chính, nhân sự và kỹ thuật nào đã được sử dụng để tạo ra dự án? Bạn sẽ tiến bộ bằng phương tiện gì
Why: Tại sao dự án đã được bắt đầu? Lý do là gì? Mục tiêu là gì?
b.02 phương pháp kiểm soát và kiểm tra
Xem thêm: Kỹ năng Quản lý stress (Stress Management Skill) – Từ điển năng lực
Control –phương pháp kiểm soát
Đối với công việc nào cũng vậy, khi thực hiện đều cần có những bước kiểm soát, đo lường. Và một trong số các yếu tố được đề cập đó là:
- Các đặc tính của công việc đó có gì?
- Làm thế nào để đo lường các đặc tính đó?
- Đo lường đặc tính đó bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu?
Check –phương pháp kiểm tra
Có thể thực hiện theo nguyên lý Pareto đó là: kiểm ra 20% số lượng, tìm ra 80% khối lượng sai sót, đây có thể xem là một bước quan trọng.
Ngoài việc áp dụng nguyên lý Pareto, chúng ta có thể tìm hiểu thêm các phương pháp khác. Chẳng hạn, phương pháp thực thi theo vòng tròn của Taiichi Ohno-người Nhật Bản về kỷ luật trong sản xuất.
Chung quy là người quản lý cần xác định được những nội dung sau để hiệu quả kiểm tra được cao hơn:
- Xác định cần phải kiểm tra những bước công việc nào?
- Tần suất kiểm tra mất khoảng bao lâu?
- Người thực hiện kiểm tra là ai?
- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
c. 05 yếu tố xác định nguồn lực
Xem thêm: Giải pháp quản trị nguồn nhân lực – SureHCS
Ngoài việc chú trọng đến công việc thì nguồn lực cũng là 1 yếu tố không thể thiếu. Nguồn lực sẽ giúp cho chúng ta đảm bảo được kế hoạch thực hiện được khả thi.
Trong đó, nguồn lực sẽ bao gồm các yếu tố:
- Nguồn nhân lực (Man): trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất của người thực hiện công việc có đủ không?
- Tài chính (Money): Ngân sách là bao nhiêu? Giải ngân mấy lần?…. để thực hiện những công việc này
- Nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng (Material ): Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao
- Máy móc/công nghệ (Machine): Áp dụng những tiểu chuẩn và công nghệ nào để thực hiện công việc?
- Phương pháp làm việc (Method): Công việc được thực hiện bằng những cách nào?
2. Áp dụng 6-2-5
Khi đã có trong tay bản kế hoạch, bạn có thể áp dụng sắp xếp các công việc theo bảng STARS như sau:
- Steps: liệt kê các đầu mục công việc, các bước thực hiện công việc tại cột này
- Timing: thời gian bắt đầu & thời hạn cần kết thúc đầu mục công việc
- Assignment: thông tin của người thực hiện
- Responsibility: người chịu trách nhiệm/giám sát/kiểm tra tiến độ & kết quả công việc
- Success Criteria: tiêu chí để thành công cần cụ thể và rõ ràng
Vậy là với công thức 6-2-5 kết hợp với Bảng STARS, sureHCS hy vọng sẽ giúp bạn tự tin hơn trong việc lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả.