Applicant tracking system ATS là gì? DN nào nên dùng phần mềm ATS?

Đây chính là lý do Applicant Tracking System (ATS) ngày càng trở nên thiết yếu. ATS là công cụ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa toàn bộ quá trình tuyển dụng từ đăng tin, tiếp nhận hồ sơ, lọc ứng viên đến quản lý quy trình phỏng vấn. Thay vì phụ thuộc vào cảm tính hoặc quy trình rời rạc, doanh nghiệp có thể ứng dụng công nghệ để đưa ra quyết định tuyển dụng dựa trên dữ liệu nhanh chóng chính xác hơn.

Hãy cùng SureHCS khám phá Applicant Tracking System là gì và những tính năng nổi bật của phần mềm ATS trong việc theo dõi ứng viên, tối ưu hóa quy trình tuyển dụng.

Theo dõi ứng viên bằng Excel và Google Sheet: Tiện lợi hay rào cản cho doanh nghiệp?

Trong nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các tổ chức vừa – nhỏ, trang tính Excel và Google Sheet vẫn là công cụ phổ biến để quản lý để nhập dữ liệu ứng viên, theo dõi trạng thái phỏng vấn, đánh giá ứng viên theo từng vòng tuyển chọn. 

Bảng tính có thể giúp HR quản lý ứng viên ở giai đoạn đầu. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển và nhu cầu tuyển dụng ngày càng mở rộng, cách làm này bắt đầu bộc lộ nhiều bất cập:

• Khi số lượng ứng viên tăng lên, HR mất nhiều thời gian để nhập liệu và tìm kiếm thông tin.
• Ứng viên đến từ nhiều kênh khác nhau, nhưng dữ liệu không tập trung, gây khó khăn trong việc theo dõi.
• Doanh nghiệp phải xử lý thủ công từ sàng lọc hồ sơ đến gửi email phản hồi, dễ bỏ lỡ ứng viên tiềm năng.
• Không có báo cáo tự động, doanh nghiệp khó đánh giá được kênh nào đang mang lại ứng viên chất lượng.

Tuyển dụng không chỉ là việc đăng tin hay chọn ứng viên phù hợp. Đối với các doanh nghiệp đang mở rộng quy mô, việc quản lý hàng trăm, thậm chí hàng nghìn hồ sơ ứng viên trở thành một bài toán nan giải:

• Ứng viên rải rác trên nhiều kênh: LinkedIn, Facebook, email, website công ty, nội bộ…
• Thông tin bị phân tán: Không có hệ thống tập trung, HR mất thời gian tìm kiếm dữ liệu.
• Không đo lường được hiệu quả tuyển dụng: Kênh nào hiệu quả nhất? Tỉ lệ chuyển đổi ra sao?

Theo báo cáo của Capterra, 68% nhà tuyển dụng cho rằng họ bị quá tải với việc xử lý dữ liệu ứng viên thủ công. CareerBuilder cũng chỉ ra rằng 40% ứng viên từ bỏ quy trình tuyển dụng nếu doanh nghiệp phản hồi chậm. 

>>> Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể tuyển dụng hiệu quả hơn, giảm tải công việc thủ công và nâng cao trải nghiệm ứng viên? 

Đó chính là lúc Applicant Tracking System trở thành giải pháp tối ưu, giúp tự động hóa quy trình, tập trung dữ liệu, cải thiện hiệu suất tuyển dụng.

1. Applicant Tracking System là gì?

Applicant Tracking System (ATS) là một phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình tuyển dụng trên một nền tảng duy nhất. Thay vì xử lý thủ công hàng loạt hồ sơ ứng viên bằng email và Excel, ATS giúp thu thập – sàng lọc – phân loại – theo dõi ứng viên một cách tự động khoa học.

Cụ thể, khi một doanh nghiệp đăng tin tuyển dụng, ATS có thể tự động kết nối với các nền tảng như LinkedIn, VietnamWorks hoặc trang tuyển dụng nội bộ để tiếp nhận hồ sơ. Khi ứng viên nộp CV, hệ thống sẽ ghi nhận, lưu trữ, tự động phân tích nội dung hồ sơ dựa trên tiêu chí đã thiết lập sẵn như kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ chuyên môn… Từ đó, ATS chấm điểm mức độ phù hợp và sắp xếp ứng viên theo thứ tự ưu tiên giúp nhà tuyển dụng dễ dàng chọn lọc ứng viên chất lượng.

Ví dụ dễ hiểu: Một công ty thương mại điện tử đang tuyển vị trí nhân viên chăm sóc khách hàng và nhận được hơn 500 hồ sơ chỉ trong vòng 1 tuần. Nếu lọc thủ công từng hồ sơ, nhân sự sẽ mất ít nhất 3 – 5 ngày làm việc. Tuy nhiên, với ATS, hệ thống chỉ mất vài phút để phân tích, lọc ra khoảng 50 hồ sơ phù hợp nhất theo các tiêu chí như: có kinh nghiệm làm việc ngành dịch vụ, sử dụng tốt phần mềm CRM, trình độ tiếng Anh trung cấp trở lên.

Giá trị thực tế mà doanh nghiệp nhận được từ ATS không chỉ là tiết kiệm thời gian mà còn là sự chính xác minh bạch trong tuyển dụng. Nhờ có ATS, doanh nghiệp không còn phụ thuộc hoàn toàn vào cảm nhận cá nhân trong quá trình lọc hồ sơ, đồng thời nâng cao trải nghiệm ứng viên khi mọi thao tác giao tiếp, phản hồi đều được thực hiện nhanh chóng chuyên nghiệp.

Tóm lại, ATS là “cánh tay đắc lực” giúp bộ phận nhân sự nâng cao hiệu suất đảm bảo chất lượng tuyển dụng góp phần xây dựng hình ảnh nhà tuyển dụng chuyên nghiệp trong mắt ứng viên. Với các doanh nghiệp đang mở rộng quy mô hoặc cần tuyển nhiều vị trí cùng lúc, đầu tư vào ATS là một bước đi chiến lược cần thiết.

2. Các chức năng chính của Applicant Tracking System (ATS)

Dưới đây là các chức năng cốt lõi của một Applicant Tracking System kèm theo phân tích về giá trị thực tế mà mỗi chức năng mang lại cho doanh nghiệp.

2.1. Đăng tin tuyển dụng đa kênh

Một trong những thách thức lớn nhất của doanh nghiệp là làm sao để tin tuyển dụng tiếp cận được đúng đối tượng ứng viên trong thời gian ngắn nhất. Nếu phải đăng bài thủ công trên từng nền tảng như LinkedIn, VietnamWorks, TopCV, trang web công ty hoặc mạng xã hội, bộ phận tuyển dụng sẽ mất rất nhiều thời gian chưa kể đến việc quản lý kết quả từ từng kênh trở nên rời rạc khó kiểm soát.

Với phần mềm ATS, cụ thể là tính năng đăng tin tuyển dụng đa kênh, doanh nghiệp có thể tạo một tin tuyển dụng duy nhất đồng thời phân phối đến nhiều nền tảng chỉ từ một giao diện. Applicant Tracking System cho phép thiết lập mẫu tin chuẩn, tùy chỉnh thông tin theo từng kênh nếu cần, theo dõi lượt tiếp cận, số lượng ứng viên ứng tuyển từ mỗi nguồn.

Giá trị thực tế:

• Tiết kiệm thời gian đăng bài và quản lý chiến dịch tuyển dụng
• Tăng cơ hội tiếp cận ứng viên chất lượng ở nhiều nền tảng
• Dễ dàng đánh giá hiệu quả từng kênh, từ đó tối ưu chi phí truyền thông tuyển dụng
• Chuẩn hóa hình ảnh thương hiệu tuyển dụng trên các nền tảng

2.2. Thu thập lưu trữ hồ sơ ứng viên xây dựng kho dữ liệu nhân lực dài hạn

Trong nhiều doanh nghiệp, hồ sơ ứng viên vẫn được lưu trữ rải rác qua email, file Excel hoặc thậm chí là bản in giấy khiến việc truy xuất khi cần trở nên chậm chạp dễ sai sót hoặc bỏ sót ứng viên tiềm năng.

Hệ thống theo dõi ứng viên ATS khắc phục triệt để tình trạng này bằng cách tự động thu thập hồ sơ từ các nguồn như: biểu mẫu ứng tuyển trên website công ty, email, các sàn tuyển dụng, mạng xã hội chuyên ngành… và lưu trữ tập trung trong một cơ sở dữ liệu trực tuyến có tổ chức. Tất cả thông tin như CV, thư ứng tuyển, lịch sử tương tác, trạng thái phỏng vấn… đều được gắn với từng ứng viên cụ thể.

Giá trị thực tế:

• Dễ dàng tìm kiếm ứng viên theo từ khóa, vị trí, kỹ năng hoặc giai đoạn tuyển dụng
• Tránh trùng lặp, thất lạc hồ sơ nhất là khi tuyển lại cho vị trí cũ hoặc tương tự
• Tạo kho dữ liệu “ứng viên tiềm năng” giúp rút ngắn thời gian tuyển trong tương lai
• Góp phần xây dựng chiến lược nhân sự dài hạn thông qua phân tích nguồn ứng viên

Với phần mềm ATS, doanh nghiệp không chỉ tuyển dụng cho hiện tại mà còn chuẩn bị nền tảng nhân lực cho tương lai.

2.3. Lọc chấm điểm hồ sơ tự động tối ưu chất lượng đầu vào, rút ngắn thời gian tuyển dụng

Một trong những điểm gây tốn kém nhất trong quy trình tuyển dụng là việc sàng lọc hàng trăm hồ sơ ứng viên bằng phương pháp thủ công. Việc đọc từng CV, đối chiếu với yêu cầu công việc rồi chấm điểm bằng cảm tính không chỉ mất thời gian mà còn dễ dẫn đến sai lệch, thiên vị hoặc bỏ sót những ứng viên có năng lực thật sự.

Applicant Tracking System tích hợp công cụ lọc chấm điểm hồ sơ tự động cho phép hệ thống rà quét CV theo từ khóa, tiêu chí kỹ năng, số năm kinh nghiệm, bằng cấp, mức độ phù hợp với mô tả công việc… Từ đó, phần mềm ATS sẽ đưa ra xếp hạng hồ sơ theo mức độ tương thích giúp nhà tuyển dụng dễ dàng lựa chọn nhóm ứng viên tiềm năng nhất.

Giá trị thực tế:

• Rút ngắn thời gian sàng lọc hồ sơ từ vài ngày xuống còn vài phút
• Giảm thiểu sai sót, sự chủ quan khi chọn lọc ứng viên
• Ưu tiên xử lý các hồ sơ thực sự phù hợp, tiết kiệm công sức cho vòng phỏng vấn
• Cải thiện rõ rệt chất lượng tuyển chọn ngay từ vòng đầu tiên

Nhờ có hệ thống theo dõi ứng viên ATS, doanh nghiệp không còn bị động trong việc chọn người mà chủ động đưa ra quyết định tuyển dụng dựa trên dữ liệu thực tiễn khách quan.

2.4. Quản lý quy trình phỏng vấn đồng bộ hóa, minh bạch hóa và tối ưu từng bước tuyển dụng

Trong thực tiễn, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc kiểm soát tiến độ phỏng vấn dẫn đến tình trạng chồng chéo lịch, bỏ sót ứng viên tiềm năng hoặc phản hồi chậm trễ. Đặc biệt với các quy trình có nhiều vòng, nhiều phòng ban cùng tham gia (như HR, chuyên môn, quản lý cấp cao), nếu không có công cụ hỗ trợ việc phối hợp dễ thiếu đồng bộ gây ra trải nghiệm tiêu cực cho ứng viên.

Applicant tracking system cho phép doanh nghiệp theo dõi chi tiết toàn bộ hành trình của từng ứng viên từ lúc nộp hồ sơ, được sơ tuyển, mời phỏng vấn, đánh giá, phản hồi kết quả cho đến giai đoạn offer. Mỗi bước trong quy trình đều được cấu hình rõ ràng trên phần mềm ATS, đồng thời phân công nhiệm vụ cụ thể cho người phụ trách từng vòng. Lịch phỏng vấn có thể được tạo trực tiếp trên hệ thống, tích hợp với email hoặc lịch làm việc để tránh trùng lặp và nhắc nhở kịp thời.

Giá trị thực tế mà hệ thống theo dõi ứng viên ATS mang lại:

• Tránh gián đoạn quy trình: Hệ thống cập nhật trạng thái từng ứng viên theo thời gian thực đảm bảo mọi người liên quan đều nắm bắt rõ tình hình có hành động kịp thời.
• Tăng tính minh bạch và phối hợp hiệu quả: Các ghi chú đánh giá sau mỗi vòng phỏng vấn được lưu trữ trên hồ sơ ứng viên giúp các vòng sau không bị lặp lại câu hỏi, có thêm căn cứ rõ ràng để so sánh lựa chọn.
• Rút ngắn thời gian ra quyết định: Khi thông tin được tập trung hiển thị mạch lạc, ban tuyển dụng dễ dàng tổ chức họp đánh giá, thống nhất kết quả, hạn chế kéo dài thời gian xử lý sau phỏng vấn.

Tạo trải nghiệm chuyên nghiệp cho ứng viên: Việc được sắp xếp phỏng vấn đúng hẹn, nhận thông báo rõ ràng, quy trình rõ ràng… thể hiện sự nghiêm túc chỉn chu của doanh nghiệp.

2.5. Tự động hóa phản hồi ứng viên nâng cao trải nghiệm, duy trì hình ảnh chuyên nghiệp

Trong thực tế tuyển dụng, nhiều doanh nghiệp rơi vào tình trạng phản hồi chậm hoặc bỏ quên việc phản hồi với ứng viên đặc biệt là khi không đạt yêu cầu. Điều này không chỉ khiến ứng viên thất vọng, mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trong mắt thị trường lao động.

Applicant tracking system giúp giải quyết triệt để vấn đề này thông qua chức năng phản hồi tự động. Doanh nghiệp có thể thiết lập các mẫu thư phản hồi theo từng tình huống: xác nhận đã nhận hồ sơ, mời phỏng vấn, thông báo kết quả, cảm ơn sau phỏng vấn, thậm chí là thư giữ liên hệ cho những ứng viên tiềm năng chưa phù hợp hiện tại.

Lợi ích thực tế mà phần mềm ATS mang lại:

• Tiết kiệm thời gian giao tiếp lặp lại: Nhà tuyển dụng không còn phải gửi từng email thủ công cho mỗi ứng viên đặc biệt trong những đợt tuyển dụng số lượng lớn.
• Đảm bảo sự chuyên nghiệp xuyên suốt: Tất cả ứng viên đều nhận được phản hồi đúng lúc, đồng bộ về nội dung và hình thức, tránh bỏ sót hoặc sai lệch thông tin.
• Cải thiện trải nghiệm ứng viên: Kể cả khi không trúng tuyển, ứng viên vẫn có ấn tượng tốt với quy trình minh bạch, rõ ràng từ đó tăng cơ hội ứng tuyển lại trong tương lai.
• Xây dựng thương hiệu tuyển dụng tích cực: Một hệ thống theo dõi ứng viên ATS có thể trở thành công cụ tạo lợi thế cạnh tranh trong mắt nguồn nhân lực chất lượng.

2.6. Phân tích dữ liệu báo cáo tuyển dụng

Việc đưa ra quyết định không còn dựa vào cảm tính mà cần có dữ liệu cụ thể để hỗ trợ. Đây là lý do vì sao các doanh nghiệp tiên phong đang chuyển dần từ “tuyển dụng thủ công” sang “tuyển dụng có chiến lược” và Applicant tracking system chính là công cụ giúp hiện thực hóa điều này.

Phần mềm ATS cung cấp hệ thống báo cáo tuyển dụng trực quan chi tiết theo thời gian thực. Các chỉ số thường được theo dõi bao gồm: số lượng ứng viên nộp cho từng vị trí, thời gian trung bình để tuyển xong một vị trí, tỷ lệ chuyển đổi giữa các vòng (từ lọc hồ sơ đến phỏng vấn, từ phỏng vấn đến nhận việc), hiệu quả của từng kênh tuyển dụng,và lý do ứng viên không tiếp tục trong quá trình.

Giá trị thực tế mà hệ thống theo dõi ứng viên ATS mang lại:

• Xác định điểm nghẽn trong quy trình tuyển dụng: Ví dụ, nếu 80% ứng viên bị loại ở vòng phỏng vấn đầu tiên, doanh nghiệp cần xem lại tiêu chí sàng lọc ban đầu hoặc cách đặt câu hỏi phỏng vấn.
• Tối ưu chi phí nguồn lực: Báo cáo cho thấy kênh A mang lại 60% ứng viên chất lượng, trong khi kênh B hiệu quả thấp nhưng chi phí cao. Doanh nghiệp từ đó có cơ sở để điều chỉnh ngân sách tuyển dụng.
• Dự báo lập kế hoạch nguồn nhân lực: Thay vì bị động, doanh nghiệp có thể dùng dữ liệu từ phần mềm ATS để xây dựng chiến lược tuyển dụng cho các quý tới, ước lượng thời gian tuyển dụng cần thiết cho từng phòng ban.
• Ra quyết định dựa trên dữ liệu minh bạch: Giúp lãnh đạo và bộ phận nhân sự có căn cứ rõ ràng khi xây dựng chính sách nhân sự, cơ cấu lại bộ máy, hoặc điều chỉnh KPIs tuyển dụng.

3. Doanh nghiệp nào nên sử dụng Applicant Tracking System?

Không phải mọi doanh nghiệp đều cần đầu tư một hệ thống công nghệ tuyển dụng phức tạp ngay từ đầu nhưng với xu thế số hóa hiện nay, Applicant Tracking System (ATS) đang trở thành một công cụ gần như bắt buộc đối với những đơn vị muốn nâng cao hiệu quả tuyển dụng. Dưới đây là những nhóm doanh nghiệp nên cân nhắc triển khai phần mềm ATS càng sớm càng tốt:

• Doanh nghiệp có từ 10 vị trí tuyển dụng trở lên mỗi năm: Khi số lượng vị trí cần tuyển tăng cao, quy trình tuyển dụng thủ công dễ dẫn đến quá tải. Bộ phận nhân sự phải xử lý hàng trăm hồ sơ, lên lịch phỏng vấn, phản hồi ứng viên, tất cả đều tiêu tốn thời gian nếu không có sự hỗ trợ của hệ thống theo dõi ứng viên ATS. ATS giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ tuyển dụng, phân loại ứng viên hiệu quả giảm áp lực cho đội ngũ nhân sự.
• Doanh nghiệp đang trong giai đoạn mở rộng quy mô: Các công ty đang tăng trưởng nhanh, mở chi nhánh hoặc mở rộng bộ máy thường phải tuyển liên tục trong thời gian ngắn. Việc áp dụng Applicant Tracking System giúp chuẩn hóa quy trình tuyển dụng, đảm bảo chất lượng tuyển dụng đồng đều tại mọi đơn vị. Thay vì loay hoay tuyển người “cho kịp tiến độ”, doanh nghiệp có thể chủ động kiểm soát chất lượng đầu vào.
• Doanh nghiệp có bộ phận HR quy mô nhỏ: Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ có 1–2 người phụ trách toàn bộ công việc nhân sự, trong đó có cả tuyển dụng. Nếu không có công cụ hỗ trợ, khối lượng công việc sẽ trở nên quá tải dễ xảy ra sai sót. Với phần mềm ATS, doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình sàng lọc, phản hồi báo cáo giảm gánh nặng vận hành cho bộ phận HR.
• Doanh nghiệp có vị trí tuyển dụng đa dạng, nguồn hồ sơ lớn: Các công ty hoạt động trong nhiều lĩnh vực hoặc có nhiều cấp bậc tuyển dụng (từ nhân viên đến quản lý cấp cao) thường nhận được hồ sơ rất đa dạng. Nếu không có công cụ phân loại lưu trữ khoa học, doanh nghiệp rất dễ bỏ sót ứng viên tiềm năng hoặc mất thời gian xử lý trùng lặp. Hệ thống theo dõi ứng viên ATS giúp phân loại hồ sơ theo tiêu chí cụ thể, lưu trữ lâu dài và hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng khi cần.

4. Những sai lầm thường gặp khi triển khai phần mềm ATS

Việc áp dụng phần mềm ATS có thể mang lại nhiều lợi ích rõ rệt, tuy nhiên không ít doanh nghiệp triển khai chưa hiệu quả do mắc phải các sai lầm phổ biến dưới đây. Hiểu rõ những điểm này giúp doanh nghiệp tránh được lãng phí nguồn lực và phát huy tối đa giá trị của Applicant Tracking System.

• Chọn phần mềm quá phức tạp hoặc không phù hợp với nhu cầu: Một số doanh nghiệp chọn phần mềm có quá nhiều tính năng nhưng lại không sử dụng hết, gây lãng phí chi phí và tạo ra tâm lý ngại sử dụng từ phía nhân sự. Trong khi đó, doanh nghiệp khác lại chọn giải pháp quá đơn giản, thiếu các tính năng thiết yếu cho quá trình tuyển dụng.
• Không đào tạo nội bộ hoặc hướng dẫn sử dụng: Một hệ thống tốt nhưng nếu nhân viên không được hướng dẫn cụ thể thì cũng không thể vận hành hiệu quả. Nhiều trường hợp bộ phận HR vẫn làm thủ công song song vì chưa quen với hệ thống, dẫn đến ATS bị “bỏ quên” sau một thời gian.
• Không cập nhật hệ thống hoặc không cải tiến quy trình: Nếu chỉ dừng lại ở việc số hóa quy trình cũ mà không cập nhật tính năng hoặc điều chỉnh quy trình cho phù hợp, hệ thống theo dõi ứng viên ATS sẽ dần mất tính hiệu quả. Thậm chí, nhiều doanh nghiệp mua phần mềm nhưng sau vài tháng không dùng nữa vì không thấy rõ giá trị.

5. Kinh nghiệm chọn hệ thống theo dõi ứng viên ATS phù hợp cho doanh nghiệp

Việc lựa chọn Applicant Tracking System phù hợp không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả tuyển dụng mà còn quyết định mức độ thành công trong việc triển khai duy trì sử dụng lâu dài. Dưới đây là những kinh nghiệm quan trọng giúp doanh nghiệp chọn đúng phần mềm ATS đảm bảo khai thác tối đa giá trị mà hệ thống theo dõi ứng viên ATS mang lại.

5.1. Ưu tiên phần mềm có giao diện dễ sử dụng

Không phải nhân sự nào cũng có nền tảng công nghệ hoặc thời gian để học một hệ thống phức tạp. Do đó, giao diện trực quan, thao tác đơn giản, hướng dẫn rõ ràng là tiêu chí quan trọng. Một phần mềm ATS tốt cần cho phép người dùng thực hiện các tác vụ như đăng tin, lọc hồ sơ, phản hồi ứng viên… chỉ trong vài cú nhấp chuột.

Khi phần mềm dễ dùng, đội ngũ nhân sự sẽ dễ làm quen, giảm thời gian đào tạo và tăng khả năng sử dụng thường xuyên, tránh tình trạng “mua rồi để đó”.

5.2. Khả năng tùy chỉnh theo quy trình tuyển dụng của từng doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp đều có đặc thù riêng về cách tổ chức quy trình tuyển dụng. Có doanh nghiệp cần nhiều vòng phỏng vấn, có nơi lại gói gọn trong 2 bước. Vì vậy, hệ thống theo dõi ứng viên ATS cần cho phép tùy chỉnh linh hoạt các bước: từ đăng tin, sơ tuyển, phỏng vấn, đánh giá cho đến gửi offer.

Ví dụ minh họa: Một công ty startup có thể muốn gộp vòng lọc hồ sơ và phỏng vấn sơ bộ trong cùng một bước, trong khi tập đoàn lớn lại yêu cầu phê duyệt nhiều cấp. Nếu phần mềm cứng nhắc, không cho phép tùy chỉnh quy trình, doanh nghiệp buộc phải thay đổi quy trình tuyển dụng làm mất tính chủ động không phù hợp với thực tiễn.

5.3. Hỗ trợ tiếng Việt thân thiện với môi trường doanh nghiệp Việt Nam

Rất nhiều phần mềm nước ngoài có giao diện tiếng Anh hoàn toàn hoặc sử dụng thuật ngữ chuyên ngành gây khó hiểu. Với các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, phần mềm ATS cần có giao diện tiếng Việt, dễ tiếp cận và được thiết kế phù hợp với ngữ cảnh tuyển dụng tại Việt Nam.

Khi sử dụng ngôn ngữ quen thuộc, nhân sự dễ dàng thao tác, giảm sai sót trong xử lý thông tin đảm bảo quá trình vận hành diễn ra mượt mà hơn.

5.4. Có bản dùng thử miễn phí hoặc demo rõ ràng

Một trong những sai lầm phổ biến là mua phần mềm chỉ qua giới thiệu mà không có cơ hội trải nghiệm thực tế dễ dẫn đến tình trạng phần mềm không phù hợp, khó dùng hoặc không đáp ứng nhu cầu. Một nhà cung cấp uy tín sẽ luôn có bản dùng thử hoặc demo trực tiếp để doanh nghiệp đánh giá trước khi quyết định.

Trải nghiệm thực tế giúp doanh nghiệp kiểm chứng độ thân thiện giao diện, tính năng cần thiết có đáp ứng không và khả năng hỗ trợ từ đội ngũ kỹ thuật ra sao.

5.5. Tích hợp dễ dàng với các nền tảng sẵn có

Applicant Tracking System không thể hoạt động độc lập hoàn toàn nếu doanh nghiệp đã có các nền tảng khác như: website tuyển dụng nội bộ, email công ty, phần mềm quản lý nhân sự (HRM) hoặc các nền tảng quản lý công việc. Việc tích hợp dễ dàng giúp quy trình tuyển dụng liền mạch, dữ liệu được đồng bộ tránh thao tác lặp lại.

Ví dụ thực tế: Khi ATS được kết nối với email công ty, nhà tuyển dụng có thể gửi thư mời phỏng vấn ngay trên phần mềm. Khi tích hợp với hệ thống HRM, dữ liệu ứng viên trúng tuyển có thể chuyển trực tiếp sang hệ thống quản lý nhân sự tiết kiệm thời gian nhập lại thông tin.

Tóm lại, để lựa chọn được một phần mềm ATS phù hợp, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào danh sách tính năng, mà cần đặt câu hỏi: phần mềm này có giúp tôi giải quyết vấn đề cụ thể hay không? Có dễ sử dụng với đội ngũ hiện tại không? Có thể mở rộng và tùy chỉnh khi doanh nghiệp phát triển hay không?

Chọn đúng hệ thống theo dõi ứng viên ATS là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian, giữ được lợi thế trong việc thu hút nhân tài trên thị trường ngày càng cạnh tranh.

6. Xu hướng công nghệ ứng dụng trong phần mềm ATS

Trong bối cảnh doanh nghiệp đẩy mạnh chuyển đổi số, hệ thống theo dõi ứng viên ATS không chỉ giúp tuyển dụng nhanh hơn mà còn tích hợp công nghệ tiên tiến để tối ưu quy trình nhân sự. Dưới đây là những xu hướng ứng dụng Applicant Tracking System đang định hình tương lai tuyển dụng:

6.1 Tích hợp AI tăng độ chính xác trong sàng lọc ứng viên

Trước đây, HR phải đọc từng CV để tìm kiếm ứng viên phù hợp, dễ dẫn đến bỏ sót nhân tài hoặc mất nhiều thời gian xử lý hồ sơ. Giờ đây, AI trong ATS giúp tự động hóa toàn bộ quá trình sàng lọc.

Nổi trội có thể nhắc đến LV SureHCS Hiring, mọi thao tác từ sàng lọc hồ sơ, chấm điểm ứng viên đến phản hồi tự động đều được AI hỗ trợ, giúp doanh nghiệp tuyển dụng nhanh hơn, chính xác hơn.

• Công nghệ AI bóc tác toàn bộ dữ liệu mọi định dạng CV file – mọi ngôn ngữ, đưa vào phần mềm tạo hồ sơ ứng viên điện tử.
• Tìm kiếm hàng loạt CV theo yêu cầu chỉ mất vài giây bằng bộ lọc chuyên sâu theo từ khóa, không cần chuẩn mực.
• Lưu trữ kết quả lọc thành các Candidate Pool (nguồn ứng viên tiềm năng).
• Khai thác chuyên sâu Candidate Pool qua trợ lý AI để tìm nhanh ứng viên phù hợp (hỗ trợ các Prompt để nhân sự truy vấn nhanh và đúng).

 

6.2 Tích hợp với hệ thống HRM để đồng bộ dữ liệu nhân sự

Applicant Tracking System không chỉ dừng lại ở tuyển dụng mà còn cần đồng bộ dữ liệu với các hệ thống quản lý nhân sự HRM để tối ưu quy trình nhân sự toàn diện.

• Ứng viên trúng tuyển sẽ được chuyển dữ liệu trực tiếp vào hệ thống HRM mà không cần nhập liệu thủ công.
• ATS giúp theo dõi quá trình phát triển của nhân viên sau khi tuyển dụng, hỗ trợ đánh giá hiệu suất.
• Kết nối với ERP để quản lý chi phí tuyển dụng, ngân sách lương thưởng cùng kế hoạch phát triển nhân sự.

Tuyển dụng không còn là một quy trình thủ công mà đã trở thành một phần của chiến lược phát triển doanh nghiệp. Applicant Tracking System là giải pháp toàn diện giúp HR tiết kiệm thời gian, nâng cao chất lượng tuyển dụng, đồng thời không bỏ lỡ những nhân tài phù hợp. Với sự hỗ trợ của AI và khả năng phân tích dữ liệu, hệ thống theo dõi ứng viên ATS là trợ lý thông minh giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng.