LV SureHCS C&B phần mềm theo dõi nghỉ phép, quản lý ngày phép đồng bộ công – lương

Một báo cáo của BambooHR (2023) cho thấy có đến 64% nhân viên cho rằng họ từng gặp rắc rối với việc ghi nhận ngày nghỉ không rõ ràng dẫn đến hiểu nhầm hoặc bị mất quyền lợi. Trong khi đó, 51% nhà quản lý thừa nhận rằng họ từng quên xử lý đơn xin nghỉ đúng hạn, ảnh hưởng đến kế hoạch phân công công việc.

Các vấn đề phổ biến doanh nghiệp thường gặp bao gồm:

• Nhân viên không rõ số ngày phép còn lại
• Đơn nghỉ gửi qua email bị trôi, bị quên hoặc không có lịch sử phản hồi rõ ràng
• Trùng lịch nghỉ trong cùng bộ phận gây thiếu hụt nhân sự đột xuất
• HR tổng hợp dữ liệu nghỉ phép thủ công, mất thời gian và dễ sai sót khi tính lương

Chính những trục trặc nhỏ này lại là nguyên nhân khiến nội bộ thiếu minh bạch, nhân viên cảm thấy quyền lợi không được đảm bảo. Trong bối cảnh số hóa quy trình đang trở thành xu thế tất yếu, phần mềm theo dõi nghỉ phép như một giải pháp giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán này một cách chuyên nghiệp, hiệu quả bền vững. Cùng SureHCS tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

Thực tế quản lý theo dõi nghỉ phép tại các doanh nghiệp hiện nay

Trung bình một nhân viên mất khoảng 3 – 5 ngày làm việc mỗi năm chỉ để xử lý các thủ tục nghỉ phép do quy trình phê duyệt rườm rà? Hơn 65% doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam vẫn đang quản lý nghỉ phép bằng Excel hoặc phương pháp thủ công, dẫn đến sai sót trong tính công – lương, gây ảnh hưởng đến quyền lợi nhân viên.

Một nghiên cứu của HR Daily Advisor chỉ ra rằng hơn 35% khiếu nại nội bộ tại doanh nghiệp liên quan đến sai sót trong quản lý nghỉ phép. Vậy những vấn đề phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp phải là gì?

• Nhân viên cảm thấy bất tiện khi xin nghỉ phép do quy trình giấy tờ rườm rà hoặc chờ cấp trên phê duyệt quá lâu.
• Việc gửi đơn qua email dễ bị bỏ sót hoặc bị lãng quên trong hộp thư, dẫn đến tình trạng nhân viên không rõ đơn nghỉ phép của mình đã được duyệt hay chưa.
• Nhân sự mất nhiều thời gian để tổng hợp, kiểm soát ngày nghỉ của từng nhân viên, dễ dẫn đến tranh chấp khi có sai sót xảy ra.
• Lỗi nhập liệu khi dùng Excel để theo dõi ngày phép, khiến nhân viên bị trừ công sai hoặc không được cập nhật số phép dư.
• Quên cập nhật phép tồn từ năm trước, dẫn đến nhân viên không biết mình còn bao nhiêu ngày nghỉ.
• Nhầm lẫn giữa các loại nghỉ (ví dụ: nghỉ phép năm, nghỉ bù, nghỉ không lương, nghỉ chế độ).
• Mất dữ liệu do lỗi file Excel hoặc quên cập nhật khi có nhân viên mới/nhân viên nghỉ việc.
• Việc nhân viên không thể tự kiểm tra số phép còn lại khiến họ liên tục phải hỏi bộ phận nhân sự, làm mất thời gian cho cả hai bên.
• Bộ phận nhân sự phải đối chiếu thủ công giữa bảng chấm công – bảng phép – bảng lương, làm tăng nguy cơ sai sót và mất nhiều thời gian xử lý.
• Một số doanh nghiệp gặp rủi ro khi không có dữ liệu minh bạch về số ngày phép, gây tranh chấp khi nhân viên nghỉ việc, yêu cầu thanh toán phép tồn

1. Phần mềm theo dõi nghỉ phép là gì?

Phần mềm theo dõi nghỉ phép là một công cụ số giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình liên quan đến việc nghỉ phép của nhân viên từ khâu gửi yêu cầu, phê duyệt, cập nhật dữ liệu đến báo cáo tổng hợp. Phần mềm này có thể hoạt động độc lập hoặc tích hợp vào hệ thống quản lý nhân sự tổng thể (HRM/HRIS).

Cơ chế hoạt động đơn giản minh bạch:

• Nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép thông qua hệ thống (trên máy tính hoặc điện thoại)
• Người quản lý nhận thông báo, xét duyệt chỉ bằng một cú nhấp chuột
• Dữ liệu được cập nhật tự động vào bảng chấm công, hệ thống tính lương, báo cáo tổng hợp

Điểm khác biệt cốt lõi giữa phần mềm nghỉ phép và phương pháp truyền thống (bảng Excel, email, biểu mẫu giấy) là:

• Tính tự động: Không cần nhập liệu thủ công, tránh sai sót
• Tính tức thời: Mọi thông tin được cập nhật ngay khi thao tác xảy ra
• Tính minh bạch: Nhân viên, quản lý, HR đều có thể truy cập lịch sử nghỉ phép rõ ràng, không có vùng mờ
• Tính liên kết: Dữ liệu được đồng bộ với các hệ thống liên quan như bảng công, bảng lương, KPI

Theo khảo sát của Zenefits năm 2022, các doanh nghiệp có sử dụng phần mềm quản lý phép ghi nhận:

• Giảm 35–50% thời gian xử lý đơn nghỉ
• Tăng 42% mức độ hài lòng của nhân viên về sự minh bạch trong quản lý ngày phép
• Giảm 27% sai sót trong tính lương liên quan đến nghỉ không phép

Từ những lợi ích cụ thể này, có thể khẳng định: phần mềm theo dõi nghỉ phép không chỉ giúp “giải quyết hành chính” mà là công cụ quản trị hiệu quả mang lại giá trị thực tế về thời gian, chi phí và sự minh bạch nội bộ cho doanh nghiệp.

2. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý nghỉ phép?

Phần mềm quản lý nghỉ phép không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý ngày nghỉ một cách minh bạch mà còn tối ưu quy trình xét duyệt giảm tải cho bộ phận nhân sự/quản lý. Cụ thể,

• Minh bạch công bằng: Mỗi nhân viên có thể theo dõi chính xác số ngày nghỉ còn lại, lịch sử phê duyệt, giảm tranh cãi khiếu nại nội bộ.
• Tiết kiệm thời gian xử lý: Tự động hóa quy trình xin/duyệt nghỉ giúp bộ phận nhân sự và quản lý giảm 50–70% khối lượng công việc hành chính liên quan.
• Đảm bảo vận hành liên tục: Hệ thống cảnh báo lịch nghỉ trùng, hỗ trợ quản lý điều phối nhân sự phù hợp để tránh gián đoạn công việc.
• Hỗ trợ tính lương, đánh giá chính xác: Dữ liệu nghỉ phép được đồng bộ vào hệ thống tính công giúp hạn chế sai sót trong tính lương thưởng và đánh giá hiệu suất.
• Nâng cao trải nghiệm nhân viên: Quy trình nghỉ phép minh bạch giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng từ đó tăng mức độ hài lòng gắn bó với doanh nghiệp.

2.1. Tăng tính minh bạch công bằng trong quản lý ngày phép

Phần mềm theo dõi nghỉ phép giải quyết triệt để vấn đề này bằng cách tạo một hệ thống trung tâm, mỗi nhân viên có tài khoản cá nhân để theo dõi chi tiết:

• Số ngày phép đã sử dụng
• Ngày phép còn lại trong năm
• Lịch sử các đơn xin nghỉ và trạng thái phê duyệt (đã duyệt, đang chờ, bị từ chối)

Tất cả thông tin đều được hiển thị minh bạch cập nhật theo thời gian thực giúp xóa bỏ hoàn toàn tranh cãi về việc nghỉ quá số ngày cho phép hoặc sự thiên vị trong quá trình duyệt đơn.

Lợi ích thực tế cho doanh nghiệp:

• Giảm thiểu rủi ro khiếu nại nội bộ liên quan đến quyền lợi nhân viên
• Tăng mức độ hài lòng của nhân viên về sự công bằng trong tổ chức
• Giúp ban lãnh đạo, HR theo dõi việc sử dụng ngày phép để đưa ra chính sách phù hợp

Theo khảo sát của Gallup (2023), các doanh nghiệp áp dụng phần mềm nghỉ phép có tỷ lệ nhân viên hài lòng về chính sách nghỉ cao hơn 37% so với nhóm chưa số hóa. Đó là chỉ dấu rõ ràng cho thấy minh bạch không chỉ là công cụ quản lý mà còn là chất xúc tác quan trọng giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực gắn bó lâu dài.

2.2. Tiết kiệm thời gian xử lý cho bộ phận nhân sự quản lý

Trong doanh nghiệp, bộ phận nhân sự và các cấp quản lý thường là “nút cổ chai” trong quy trình duyệt nghỉ phép. Mỗi yêu cầu nghỉ phép nếu xử lý thủ công sẽ phải qua nhiều bước: nhận đơn, xác nhận thông tin, kiểm tra số ngày phép còn lại, trao đổi với bộ phận liên quan để phản hồi lại nhân viên. Quá trình này nếu lặp đi lặp lại với hàng chục, hàng trăm nhân viên mỗi tháng sẽ gây quá tải ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất công việc của phòng nhân sự.

Phần mềm theo dõi nghỉ phép giúp tự động hóa quy trình này nhờ các tính năng như:

• Gửi đơn nghỉ trực tiếp trên hệ thống, đi kèm thông tin số ngày nghỉ còn lại
• Thông báo đến quản lý qua email hoặc ứng dụng nội bộ
• Xét duyệt bằng một cú nhấp chuột, cập nhật ngay trạng thái vào hệ thống
• Hệ thống tự tổng hợp dữ liệu nghỉ của từng phòng ban, thời gian, lý do nghỉ và xuất báo cáo định kỳ

Lợi ích thực tế cho doanh nghiệp:

• Cắt giảm đến 50–70% khối lượng công việc thủ công của HR liên quan đến nghỉ phép
• Giảm thiểu thời gian xử lý cho quản lý cấp trung, đặc biệt trong các tổ chức nhiều tầng phê duyệt
• Giúp HR tập trung hơn vào các công việc chiến lược như đào tạo, giữ chân nhân tài

2.3. Đảm bảo vận hành không bị gián đoạn

Một trong những thách thức lớn đối với người làm quản lý là khi có nhiều nhân sự nghỉ phép trùng thời điểm, đặc biệt tại các bộ phận trực tiếp vận hành như chăm sóc khách hàng, sản xuất, vận hành kỹ thuật. Việc không kiểm soát được lịch nghỉ hoặc không có công cụ cảnh báo kịp thời có thể dẫn đến mất cân bằng nguồn lực, khiến tiến độ công việc bị đình trệ hoặc phải điều phối gấp, ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ.

Phần mềm nghỉ phép giúp doanh nghiệp chủ động tránh tình huống này thông qua các tính năng quản lý tập trung lịch nghỉ toàn công ty. Cụ thể:

• Người quản lý có thể xem trước lịch nghỉ của toàn bộ thành viên trong phòng ban
• Hệ thống cảnh báo nếu có hai hoặc nhiều nhân viên đăng ký nghỉ cùng lúc vượt ngưỡng cho phép
• Giúp HR và quản lý phối hợp để phân công nhân sự thay thế, sắp xếp lại kế hoạch công việc

Lợi ích thực tế:

• Chủ động điều phối nhân lực, không bị động khi có nhân viên nghỉ đột xuất
• Tránh rủi ro gián đoạn dịch vụ, nhất là trong các giai đoạn cao điểm
• Tăng tính liên kết giữa các phòng ban thông qua minh bạch về lịch làm việc

2.4. Hỗ trợ tính lương, thưởng và đánh giá chính xác

Nghỉ phép không chỉ là vấn đề vận hành mà còn liên quan trực tiếp đến tính lương, thưởng và đánh giá hiệu suất của nhân viên. Trong mô hình truyền thống, việc thống kê số ngày nghỉ để trừ lương, cộng phép tồn hoặc phân loại các ca nghỉ hợp lý thường được thực hiện bằng tay  dẫn đến sai sót phát sinh tranh cãi.

Hệ thống theo dõi nghỉ phép khi được tích hợp với hệ thống chấm công tính lương sẽ giúp:

• Tự động cập nhật số ngày nghỉ (có phép, không phép, nghỉ theo chế độ…) vào bảng công
• Kết nối với hệ thống tính lương để tính chính xác thu nhập cuối kỳ
• Hỗ trợ truy xuất lịch sử nghỉ khi đánh giá KPI, xét thưởng hoặc nâng lương định kỳ

Lợi ích thực tế:

• Giảm sai sót trong tính toán thu nhập do lệch dữ liệu ngày nghỉ
• Tăng tính công bằng khách quan khi đánh giá nhân sự
• Hạn chế khiếu nại nâng cao uy tín của bộ phận nhân sự

2.5. Góp phần nâng cao trải nghiệm nhân viên

Một trong những yếu tố cốt lõi để giữ chân người lao động trong bối cảnh cạnh tranh nhân sự hiện nay không chỉ nằm ở mức lương hay chế độ phúc lợi mà còn đến từ trải nghiệm làm việc tích cực chuyên nghiệp. Trong đó, quy trình xin nghỉ tưởng chừng đơn giản lại là một “điểm chạm” quan trọng giữa nhân viên với bộ máy quản lý. Khi thủ tục nghỉ phép rườm rà, thiếu minh bạch, bị từ chối không rõ lý do hoặc không có phản hồi kịp thời, nhân viên dễ cảm thấy không được tôn trọng thiếu sự tin tưởng vào tổ chức.

Phần mềm theo dõi nghỉ phép giúp cải thiện rõ rệt trải nghiệm của nhân viên bằng việc:

• Đăng ký nghỉ dễ dàng, mọi lúc mọi nơi trên điện thoại hoặc máy tính
• Theo dõi số ngày phép còn lại minh bạch không cần hỏi lại HR hay chờ tổng hợp
• Nhận phản hồi phê duyệt nhanh chóng thay vì chờ đợi email hay ký giấy trực tiếp
• Chủ động sắp xếp lịch nghỉ phù hợp với công việc, nhờ có lịch nghỉ phòng ban được cập nhật theo thời gian thực

Lợi ích thực tế cho doanh nghiệp:

• Gia tăng mức độ hài lòng gắn bó của nhân viên với công ty
• Xây dựng hình ảnh nội bộ chuyên nghiệp, công bằng, có hệ thống
• Tạo nền tảng văn hóa tôn trọng quyền lợi, trách nhiệm hai chiều giữa người lao động và tổ chức

3. Những tính năng cần có của một phần mềm theo dõi nghỉ phép hiệu quả

3.1. Phân quyền rõ ràng theo cấp bậc

Trong một tổ chức, quyền truy cập thông tin thao tác trong hệ thống cần được kiểm soát chặt chẽ. Phần mềm theo dõi nghỉ phép không chỉ là nơi ghi nhận ngày nghỉ của nhân viên mà còn chứa dữ liệu nhạy cảm về thời gian làm việc, lý do nghỉ, lịch sử phê duyệt và thông tin liên quan đến lương – thưởng. Vì vậy, việc phân quyền sử dụng phần mềm theo cấp bậc là một tính năng bắt buộc.

Hệ thống phân quyền hiệu quả cần cho phép cấu hình:

• Nhân viên: chỉ được phép gửi đơn xin nghỉ, xem thông tin cá nhân liên quan
• Quản lý trực tiếp: có quyền duyệt hoặc từ chối đơn nghỉ, theo dõi lịch nghỉ của nhóm mình
• Bộ phận nhân sự: toàn quyền quản lý hệ thống, thiết lập chính sách nghỉ phép, xuất báo cáo tổng hợp
• Ban lãnh đạo: truy cập báo cáo chiến lược theo từng phòng ban, theo dõi tỷ lệ sử dụng ngày phép, hỗ trợ điều phối nhân lực

3.2. Tự động thống kê cảnh báo lịch nghỉ

Một trong những nguyên nhân khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong vận hành là thiếu thông tin kịp thời chính xác về tình hình nghỉ phép của nhân viên. Việc này có thể dẫn đến việc bố trí nhân sự thiếu hợp lý, chồng chéo lịch nghỉ giữa các thành viên trong cùng bộ phận hoặc để xảy ra tình trạng nhân viên nghỉ quá số ngày phép quy định mà không bị phát hiện kịp thời.

Phần mềm theo dõi phép khắc phục triệt để vấn đề này nhờ tính năng thống kê cảnh báo tự động, cụ thể:

• Hệ thống tự động thống kê số ngày nghỉ đã sử dụng, còn lại, nghỉ có phép, nghỉ không phép theo thời gian thực
• Cảnh báo nếu nhân viên đăng ký nghỉ vượt số ngày phép còn lại hoặc nghỉ liên tục quá số ngày cho phép
• Cảnh báo trùng lịch nghỉ trong cùng phòng ban hoặc nhóm dự án để quản lý chủ động sắp xếp lại nhân sự
• Hiển thị lịch nghỉ tổng hợp của toàn công ty hoặc theo từng phòng ban, hỗ trợ lên kế hoạch vận hành, giao việc và hỗ trợ nội bộ hiệu quả

3.3. Tích hợp với phần mềm chấm công – tính lương – KPI

Một phần mềm theo dõi nghỉ phép chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi không hoạt động đơn lẻ mà có khả năng kết nối liền mạch với các hệ thống liên quan trong quy trình nhân sự bao gồm: phần mềm chấm công, phần mềm tính lương, hệ thống đánh giá hiệu suất (KPI).

Tại sao cần tích hợp? Vì dữ liệu nghỉ phép không chỉ dùng để biết ai nghỉ khi nào mà còn là cơ sở để:

• Tính số công thực tế trong kỳ
• Trừ ngày nghỉ không phép khi tính thu nhập cuối tháng
• Đánh giá tỷ lệ hiện diện, tính cam kết ảnh hưởng đến KPI cá nhân

Nếu doanh nghiệp sử dụng các hệ thống rời rạc, mỗi tháng HR sẽ phải đối chiếu tay giữa đơn nghỉ, bảng chấm công, bảng lương và bảng KPI một quá trình dễ sai sót mất thời gian. Việc tích hợp tự động sẽ loại bỏ hoàn toàn các thao tác lặp lại này.

Theo báo cáo của PwC Vietnam (2023), 74% doanh nghiệp có tích hợp giữa phần mềm nghỉ phép và hệ thống tính lương ghi nhận giảm ít nhất 40% lỗi nhập liệu thủ công, tăng 50% độ chính xác trong tính thu nhập cá nhân theo ngày công thực tế.

3.4. Báo cáo động thống kê tổng hợp

Đối với nhà quản lý, dữ liệu không chỉ là “ghi nhận” mà còn là “cơ sở ra quyết định”. Do đó, một phần mềm nghỉ phép hiệu quả cần cung cấp hệ thống báo cáo linh hoạt cho phép theo dõi tình hình nghỉ phép dưới nhiều góc độ: cá nhân, phòng ban, theo thời gian, theo lý do nghỉ và theo xu hướng.

Các dạng báo cáo cần thiết bao gồm:

• Thống kê tổng số ngày nghỉ đã sử dụng và còn lại của từng nhân viên
• Báo cáo lịch nghỉ phép của từng phòng ban theo tuần, tháng, quý
• Tổng hợp các loại nghỉ: nghỉ phép năm, nghỉ ốm, nghỉ không lương, nghỉ chế độ
• Biểu đồ trực quan về tỷ lệ nghỉ, tần suất nghỉ theo mùa để HR phân tích xu hướng

Lợi ích thực tế:

• Hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định nhân sự, kế hoạch vận hành hiệu quả
• Giúp HR theo dõi việc tuân thủ quy định nghỉ phép, phát hiện bất thường
• Phục vụ kiểm tra nội bộ hoặc kiểm toán nhân sự một cách nhanh chóng chính xác

4. LV SureHCS C&B phần mềm theo dõi nghỉ phép, quản lý ngày phép đồng bộ công – lương

Phần mềm LV SureHCS C&B không chỉ giúp doanh nghiệp tự động hóa quá trình quản lý nghỉ phép mà còn mang đến nhiều tính năng ưu việt, đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tiện lợi cho cả nhân viên lẫn bộ phận nhân sự. Với hệ thống được tích hợp chặt chẽ cùng chấm công – tính lương, phần mềm giúp loại bỏ sai sót thủ công, tăng hiệu suất làm việc và tối ưu quy trình xét duyệt nghỉ phép.

Dưới đây là những tính năng nổi bật giúp doanh nghiệp quản lý nghỉ phép hiệu quả hơn:

• Quản lý phân loại các ngày nghỉ phép
• Đăng ký nghỉ phép chủ động
• Quy trình xét duyệt nghỉ phép nhanh chóng
• Tích hợp chấm công – tính lương
• Thống kê ngày nghỉ của nhân viên

4.1 Quản lý phân loại các ngày nghỉ phép

Phần mềm tự động phân loại chính xác các loại ngày nghỉ, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, nhân viên dễ dàng theo dõi. Các loại nghỉ phép được hệ thống ghi nhận bao gồm:

• Nghỉ phép năm: Hệ thống tự động tính toán số ngày phép dựa trên thâm niên, cấp bậc của nhân viên. 
• Nghỉ bù, nghỉ do làm thêm giờ: Nếu nhân viên có giờ làm thêm, phần mềm tự động quy đổi sang ngày nghỉ bù, không cần HR theo dõi thủ công.
• Nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau, tai nạn lao động (kết nối với dữ liệu bảo hiểm).
• Nghỉ kết hôn, tang lễ, nghỉ chăm sóc con nhỏ (được hỗ trợ theo chính sách công ty).
• Nghỉ không lương, nghỉ đột xuất: Dữ liệu tự động cập nhật vào hệ thống chấm công – tính lương, tránh sai sót trong bảng lương.

4.2 Đăng ký nghỉ phép chủ động

Một trong những tính năng nổi bật của LV SureHCS C&B là khả năng đăng ký nghỉ phép chủ động, mang lại sự thuận tiện tối đa cho cả nhân viên và bộ phận quản lý. Với hệ thống được tích hợp đầy đủ trên web và ứng dụng di động, nhân viên có thể đăng ký nghỉ phép mọi lúc, mọi nơi, không cần phải phụ thuộc vào giờ hành chính hay phải liên hệ trực tiếp với bộ phận HR.

Phần mềm theo dõi nghỉ phép còn hiển thị số ngày phép còn lại, giúp nhân viên dễ dàng lập kế hoạch nghỉ phép chủ động, mà không cần phải lo lắng về việc sai sót trong việc tính toán ngày nghỉ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sự phụ thuộc vào bộ phận nhân sự, tạo ra một quy trình nghỉ phép linh hoạt, nhanh chóng, hiệu quả.

4.3 Quy trình xét duyệt nghỉ phép nhanh chóng

Trong nhiều doanh nghiệp, quy trình xét duyệt nghỉ phép vẫn còn rườm rà, phụ thuộc vào các phương thức thủ công như email, tin nhắn hay cuộc gọi. Điều này gây tốn thời gian, dễ dẫn đến nhầm lẫn, trễ hạn hoặc bỏ sót yêu cầu. Hơn nữa, việc quản lý và theo dõi trạng thái duyệt phép của từng yêu cầu cũng gặp nhiều khó khăn.

Tính năng quy trình xét duyệt nghỉ phép trong LV SureHCS C&B:

• Quản lý có thể xem tất cả yêu cầu nghỉ phép của nhân viên trực tiếp trong phần mềm, chỉ cần kiểm tra các thông tin cơ bản như loại nghỉ phép, ngày nghỉ, số ngày phép còn lại.
• Phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu chỉ với một cú click. Toàn bộ quá trình diễn ra nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu sự phụ thuộc vào các phương thức giao tiếp thủ công.
• Khi nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép, hệ thống sẽ tự động thông báo đến quản lý để xét duyệt. Sau khi được phê duyệt hoặc từ chối, nhân viên nhận thông báo ngay lập tức về kết quả qua email hoặc trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi.
• Phần mềm cung cấp khả năng tùy chỉnh quy trình xét duyệt theo nhu cầu của từng doanh nghiệp. Quản lý có thể xét duyệt theo cấp bậc hoặc thiết lập các yêu cầu đặc biệt cho từng loại nghỉ phép (như nghỉ ốm, nghỉ phép năm, nghỉ không lương…).
• Toàn bộ các giao tiếp và quyết định xét duyệt đều được lưu trữ trong hệ thống, giúp dễ dàng tra cứu lại khi cần thiết và đảm bảo tính minh bạch trong quy trình nghỉ phép.

4.4 Tích hợp chấm công – tính lương

Quy trình chấm công và tính lương là hai công việc không thể tách rời trong mỗi doanh nghiệp. Phần mềm theo dõi nghỉ phép LV SureHCS C&B cho phép quy trình quản lý nghỉ phép, chấm công không được đồng bộ hóa với nhau, hạn chế sai sót trong tính toán, lỗi thông tin ngày nghỉ, hay tính lương không chính xác.

Tính năng tích hợp chấm công – tính lương trong LV SureHCS C&B:

• Khi nhân viên nghỉ phép, hệ thống sẽ tự động cập nhật vào bảng chấm công để loại bỏ số giờ làm việc trong ngày nghỉ. Quá trình này hoàn toàn tự động, không cần nhập liệu thủ công, giúp giảm thiểu sai sót.
• Ngày nghỉ phép được trừ trực tiếp vào dữ liệu chấm công, đảm bảo tính chính xác khi tính lương cuối tháng.

• Hệ thống tự động tính lương dựa trên số ngày làm việc thực tế, bao gồm cả việc trừ đi ngày nghỉ phép. Điều này giúp đảm bảo mức lương chính xác, không phải qua nhiều bước thủ công và giảm thiểu thời gian xử lý bảng lương.
• Tất cả các loại nghỉ phép (năm, chế độ, nghỉ không lương) đều được phân loại và tính lương một cách minh bạch và chính xác.

4.5 Thống kê ngày nghỉ của nhân viên

Một hệ thống thống kê và báo cáo tối ưu giúp theo dõi chính xác số ngày nghỉ phép của nhân viên mà còn tạo ra cơ sở dữ liệu rõ ràng để nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định chính xác về chính sách nhân sự, chế độ đãi ngộ, tối ưu hóa quy trình làm việc. Phần mềm nghỉ phép LV SureHCS C&B không chỉ đơn thuần lưu trữ dữ liệu mà còn cung cấp những công cụ hữu ích giúp tự động hóa việc tổng hợp báo cáo và cung cấp thông tin dưới dạng trực quan, dễ dàng phân tích. 

Báo cáo tự động sẽ tổng hợp thông tin về tình trạng nghỉ phép của nhân viên, bao gồm phòng ban, loại nghỉ phép, tình trạng đơn xin nghỉ (được phê duyệt hay chưa), cấp phát phép (có cấp phát hay không). Giúp người quản lý dễ dàng theo dõi, so sánh thời gian nghỉ, từ đó tạo cơ sở cho việc điều chỉnh chế độ đãi ngộ, chính sách nghỉ phép phù hợp.

5. Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm theo dõi nghỉ phép phù hợp cho doanh nghiệp

5.1. Căn cứ vào quy mô nhân sự

Mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng về số lượng nhân sự, cơ cấu tổ chức và quy trình phê duyệt nội bộ. Việc lựa chọn phần mềm theo dõi nghỉ phép cần phù hợp với quy mô để đảm bảo vừa tiết kiệm chi phí vừa tối ưu hiệu quả sử dụng.

• Với doanh nghiệp dưới 50 nhân sự: Nên ưu tiên các phần mềm đơn giản, dễ cài đặt, không yêu cầu tích hợp hệ thống phức tạp. Những phần mềm dạng “plug & play” sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm thời gian triển khai, chi phí đào tạo. Ngoài ra, giao diện cần thân thiện để mọi nhân viên dễ sử dụng ngay từ lần đầu.
• Với doanh nghiệp trên 100 nhân sự: Cần một phần mềm có khả năng tùy biến linh hoạt theo chính sách nghỉ phép của từng bộ phận, đồng thời tích hợp với hệ thống quản lý nhân sự tổng thể (HRM), phần mềm tính lương hoặc hệ thống ERP. Ở quy mô lớn, nhu cầu phân quyền, báo cáo nâng cao, xử lý dữ liệu tự động trở nên quan trọng do đó cần phần mềm có năng lực mở rộng, vận hành ổn định.

5.2. Khả năng tích hợp với hệ sinh thái phần mềm sẵn có

Một phần mềm nghỉ phép nếu hoạt động biệt lập, không kết nối với hệ thống chấm công, bảng lương hay dữ liệu nhân sự, sẽ khiến doanh nghiệp mất thời gian nhập liệu lặp lại, dễ xảy ra sai sót và thiếu đồng bộ giữa các phòng ban. Do đó, khả năng tích hợp linh hoạt với các hệ thống hiện hành là yếu tố then chốt khi lựa chọn giải pháp.

Các phần mềm nghỉ phép nên tích hợp tốt với:

• Hệ thống HRM để đồng bộ thông tin nhân sự, chính sách nghỉ, mức thâm niên
• Phần mềm chấm công để kiểm soát dữ liệu nghỉ có phép – không phép
• Hệ thống tính lương để cập nhật ngày công thực tế và hỗ trợ tính thưởng/phạt chính xác
• Hệ thống kế hoạch công việc hoặc ERP trong doanh nghiệp có tính chất vận hành cao

Lợi ích thực tế:

• Tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu liên phòng ban
• Đảm bảo tính chính xác cao khi tính lương, KPI, chế độ nghỉ
• Tăng khả năng quản trị tập trung giảm rủi ro khi kiểm tra, đối soát thông tin

5.3. Độ ổn định và bảo mật dữ liệu

Quản lý nghỉ phép không đơn thuần là xử lý các đơn xin nghỉ. Phần mềm theo dõi nghỉ phép thường chứa toàn bộ thông tin cá nhân của nhân viên, lịch sử nghỉ, lý do nghỉ (bao gồm cả thông tin sức khỏe, thai sản, việc riêng…), dữ liệu chấm công thậm chí liên kết với bảng lương. Điều này đòi hỏi hệ thống phải đảm bảo độ ổn định cao bảo mật tuyệt đối.

Các tiêu chí cần xem xét:

• Phần mềm có cam kết về bảo mật dữ liệu (tuân thủ tiêu chuẩn ISO 27001 hoặc tương đương)
• Có chức năng sao lưu dữ liệu tự động tránh mất mát thông tin khi xảy ra sự cố
• Độ ổn định của hệ thống, không bị gián đoạn trong các thời điểm cao điểm như cuối tháng, mùa nghỉ lễ
• Có hệ thống phân quyền, nhật ký hoạt động (log) rõ ràng để kiểm soát truy cập trái phép

5.4. Hỗ trợ đa nền tảng

Một phần mềm được đánh giá là tốt không chỉ bởi tính năng mà còn bởi trải nghiệm sử dụng thực tế và sự hỗ trợ sau triển khai. Điều này đặc biệt quan trọng khi đội ngũ sử dụng phần mềm không chỉ gồm HR mà còn là toàn bộ nhân viên trong tổ chức với thói quen sử dụng thiết bị khác nhau, nhu cầu hỗ trợ khác nhau.

Yêu cầu cần có:

• Phần mềm có thể sử dụng trên nhiều nền tảng: máy tính (trình duyệt), điện thoại (Android, iOS), máy tính bảng
• Có hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt, hướng dẫn sử dụng dễ hiểu
• Có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng cung cấp dịch vụ qua hotline, email hoặc live chat
• Cung cấp tài liệu triển khai, đào tạo nội bộ hoặc hướng dẫn sử dụng đi kèm

Lợi ích thực tế:

• Nhân viên dễ dàng đăng ký nghỉ mọi lúc, mọi nơi mà không bị giới hạn bởi thiết bị
• Đảm bảo quá trình triển khai không bị gián đoạn, đặc biệt trong giai đoạn đầu sử dụng
• Tăng tỷ lệ sử dụng phần mềm trên thực tế, tránh tình trạng “mua rồi để đó”

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến tự động hóa quy trình nhân sự, việc áp dụng phần mềm theo dõi nghỉ phép không chỉ giúp nâng cao hiệu suất quản lý, mà còn đảm bảo minh bạch, chính xác, tối ưu trải nghiệm nhân viên. LV SureHCS C&B mang đến giải pháp toàn diện và đồng bộ, từ đăng ký – xét duyệt – theo dõi ngày nghỉ cho đến tích hợp chấm công – tính lương, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Giải pháp quản trị Nhân tài & Nhân lực toàn diện LV SureHCS
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: [email protected] – Website: https://www.surehcs.com/
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh