Bản mô tả công việc rõ ràng, chi tiết và đầy đủ thông tin sẽ giúp DN tiết kiệm thời gian và thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng hơn. Tuy nhiên, nhiều nhà tuyển dụng vẫn chưa sử dụng đúng vai trò của bản mô tả công việc này. Mà xem đây như một bản giao việc, liệt kê các đầu mục công việc mà nhân viên phải làm. Vậy làm sao để xây dựng cách viết bản mô tả công việc cho chuẩn. Cùng tìm hiểu thêm các thông tin trên qua bài viết sau:
1. Khái niệm và tầm quan trọng của bản mô tả công việc
Bảng mô tả công việc là bản mô tả liệt kê các đầu mục công việc khi nhân viên đảm nhận vị trí đó. Đây là cơ sở để cấp quản lý giao việc, theo dõi đánh giá hiệu suất cũng như đào tạo nhân viên. Ngoài ra, bản mô tả công việc cũng là cơ sở giúp nhân viên hiễu rõ hơn về tính chất, chức năng, nhiệm vụ cho vị trí được giao.
2. Sự cần thiết của một bản mô tả công việc
Xem thêm: Hệ thống Thu hút-Tuyển chọn – Hội nhập nhân viên mới
Ngoài việc tiết kiệm thời gian trong việc sàn lọc hồ sơ, chắt lọc được ứng viên tiềm năng. Đây còn là cơ sở giúp ứng viên có thể tự đánh giá sự phù hợp trước khi ứng tuyển. Dựa vào bản mô tả công việc, ứng viên hiểu được rõ ràng mục tiêu, yêu cầu của công việc và hiểu cả những quyền hạn, chức năng, trách nhiệm của mình khi đảm nhận vị trí đó.
Ngoài ra, bảng mô tả công việc vừa giúp người quản lý có cơ sở đặt chỉ tiêu thành tích (KPI) tiến hành đánh giá công việc. Vừa định khung lương bổng phù hợp cho từng vị trí và tạo điều kiện nỗ lực cho nhân viên.
3. Nguyên tắc khi xây dựng cách viết bản mô tả công việc
Làm sao để xây dựng cách viết bản mô tả công việc hiệu quả. Cùng tìm hiểu 4 nguyên tắc sau đây để hiểu rõ hơn:
Nguyên tắc 1: Người viết bản mô tả công việc phải là Quản lý bộ phận
Xem thêm: Bảng tiêu chuẩn công việc là gì? Những thông tin cần biết
Đừng nhầm lẫn chỉ có bộ phận nhân sự là người có trách nhiệm, công việc liên quan ứng viên, nguồn lực. Tất nhiên điều này không sai, nhưng không phải đúng hoàn toàn.
Quản lý nhân sự là trách nhiệm thiên về bộ phận quản lý. Chỉ quản lý bộ phận mới hiểu rõ vị trí công việc mà ứng viên đảm nhận sẽ gồm những gì và đòi hỏi những gì từ ứng viên để đáp ứng cho vị trí đó.
Tuy nhiên, bộ phận nhân sự có thể phối hợp, hỗ trợ quản lý bộ phận trong cách viết hoặc trình bày bản mô tả công việc. Hoặc training cho quản lý bộ phận cách viết bản mô tả công việc hiệu quả. Nhằm nhấn mạnh tầm quan trọng của tài liệu này trong việc tuyển dụng.
Nguyên tắc 2: Cách viết bản mô tả công việc tạo sự cân bằng giữa chi tiết và khái quát
Xem thêm: Kỹ năng phân tích (Analytical Thinking Competency) – Từ điển năng lực
Một yếu tố rất quan trọng là biết cân bằng giữa chi tiết và khái quát. Đôi khi nhiều bản mô tả công việc dài như một checklist bao gồm tất cả các công việc cho vị trí đó.
Đôi khi chỉ cần dựa trên mục tiêu công việc là gì từ đó xác định những đầu mục công việc để đạt mục tiêu đó. Tránh đề cập quá nhiều chi tiết dẫn đến bản mô tả công việc trở nên dài dòng, lan man.
Nguyên tắc 3: Viết bản mô tả cho công việc, không phải cho người nắm giữ công việc đó
Một thực tế thấy rằng người đang làm ở vị trí công việc thường biết và làm nhiều hơn những gì mà vị trí đó yêu cầu. Do đó, bản mô tả công việc dễ bị tác động bởi người nắm giữ vị trí công việc đó. Nếu để người nắm giữ công việc đó viết bản mô tả công việc sẽ là 1 rào cản cho việc tuyển dụng. Vì không phải ứng viên nào cũng chấp nhận đảm nhận nhiều việc không thuộc chuyên môn, trách nhiệm.
Nguyên tắc 4: Quan tâm đến vấn đề đo lường công việc
Xem thêm: OKR và KPI với 03 điểm khác nhau nhà quản lý cần nắm
Đừng mãi lo liệt kê những đầu mục câu việc đòi hỏi ứng viên làm mà quên nhắc đến kết quả phải đạt được cho công việc đó.
Sau đây là một phương pháp đo lường hiệu quả công việc có thể áp dụng cho DN như sau:
- KPI (Key Performace Indicator) chỉ số đo lường hiệu suất: đang được hầu hết DN sử dụng như một thang đo đánh giá mức độ hiệu quả công việc. Có thể sử dụng KPI cho từng phòng ban, cá nhân trong tổ chức hoặc tập trung vào hiệu suất hoạt động của toàn DN.
- Weighted Checklist Methods: Phương pháp xếp hạng danh mục. Với phương pháp này, cấp quản lý hay bộ phận nhân sự sẽ tạo ra danh mục câu hỏi đánh giá cho từng vị trí.
- Phương pháp thang đo dựa trên hành vi: được sử dụng để đánh giá mức độ thực hiện theo cấp độ. Ví dụ như nhân viên có hoàn thành công việc đúng thời hạn không bao giờ/thỉnh thoảng, thường xuyên/luôn luôn.
Bài viết trên SureHCS muốn chia sẻ quan điểm đến tầm quan trọng của việc xây dựng cách viết bản mô tả công việc hiệu quả. Đây không phải là một nhiệm vụ dễ dàng cần phải có cách thức thực hiện đúng đắn. Hãy thử sử dụng các nguyên tắc chia sẻ trên để việc tuyển dụng không còn khó khăn cho DN.
Bài viết tham khảo:
- Tiền lương KPI có phải đóng BHXH, thuế TNCN không?
- Phân biệt KRI & KPI trong quản trị doanh nghiệp
- Quản lý Hồ sơ nhân viên – Chấm công – Tính lương – Thuế TNCN-Bảo hiểm
- Hệ thống Đào tạo trực tuyến và Phát triển năng lực nhân viên
- Cổng thông tin Dịch vụ Nhân sự dành cho nhân viên
- Áp dụng công thức 6-2-5 vào việc lập mẫu kế hoạch triển khai công việc
