HRIS là gì? Các thành phần, Doanh nghiệp nào nên triển khai HRIS?

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ ở hầu hết các lĩnh vực, quản trị nhân sự không còn là ngoại lệ. Thay vì quản lý thông tin nhân sự trên bảng tính Excel hay giấy tờ rời rạc, ngày càng nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam bắt đầu quan tâm đến việc áp dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực.

Vậy cụ thể HRIS là gì? Doanh nghiệp nên hiểu rõ gì trước khi triển khai? Và liệu hệ thống này có thực sự phù hợp với quy mô, ngành nghề của bạn? Bài viết này Lạc Việt SureHCS sẽ cung cấp thông tin toàn diện thực tiễn nhất để giúp doanh nghiệp có cơ sở đánh giá đúng vai trò của HRIS trong chiến lược phát triển nguồn nhân lực.

1. Tổng quan về HRIS là gì?

1.1 Định nghĩa HRIS một cách dễ hiểu

HRIS là viết tắt của cụm từ Human Resource Information System, dịch sang tiếng Việt là hệ thống thông tin nguồn nhân lực. Hiểu một cách đơn giản, HRIS là một phần mềm hoặc nền tảng công nghệ giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, xử lý phân tích tất cả các dữ liệu liên quan đến nhân sự từ thông tin cá nhân, quá trình làm việc, chấm công, tính lương đến đào tạo, đánh giá hiệu suất.

Thay vì phải quản lý bằng hàng loạt biểu mẫu giấy tờ hay file Excel rời rạc, hệ thống HRIS tập trung hóa toàn bộ dữ liệu trên một nền tảng duy nhất giúp bộ phận nhân sự và lãnh đạo có cái nhìn tổng quan, dễ truy xuất đồng thời hạn chế sai sót trong quá trình xử lý thông tin.

Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa HRIS với các thuật ngữ như HRMS (Human Resource Management System) hay HCM (Human Capital Management). Tuy nhiên, có thể hiểu đơn giản: HRIS là nền tảng cốt lõi, tập trung vào dữ liệu và quy trình hành chính nhân sự, còn các hệ thống khác có thể mở rộng thêm các tính năng về chiến lược nhân sự hoặc quản lý tài năng.

1.2 HRIS hoạt động như thế nào?

Để dễ hình dung, hãy xem một ví dụ cụ thể về quy trình onboarding (tiếp nhận nhân viên mới) trên hệ thống HRIS:

1. Bộ phận tuyển dụng cập nhật thông tin ứng viên trúng tuyển lên hệ thống. Thông tin này bao gồm họ tên, số CCCD, mã số thuế, số tài khoản ngân hàng…
2. Hệ thống tự động tạo hồ sơ nhân viên, phân quyền truy cập, gửi email chào mừng kèm hướng dẫn thủ tục gia nhập.
3. Phòng IT nhận được thông báo, tạo email công ty cấp tài khoản phần mềm làm việc.
4. Trưởng bộ phận nhận thông tin, lên kế hoạch đào tạo hội nhập, phân công người hướng dẫn.
5. Sau 1 tuần, hệ thống gửi khảo sát đánh giá trải nghiệm onboarding, đồng thời ghi nhận vào báo cáo hiệu suất quy trình.

Quy trình trên, nếu thực hiện thủ công có thể kéo dài dễ sai sót. Nhưng với hệ thống HRIS, mọi thao tác được liên thông có thể theo dõi trạng thái từng bước và giảm đáng kể thời gian xử lý. Điều này không chỉ giúp bộ phận nhân sự làm việc hiệu quả hơn, mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp, chỉn chu với nhân viên mới.

Tóm lại, HRIS không đơn thuần là một phần mềm mà là một giải pháp quản trị tổng thể giúp doanh nghiệp hiện đại hóa công tác nhân sự, nâng cao hiệu suất tổ chức và tạo nền tảng cho chiến lược phát triển dài hạn.

2. Lợi ích thực tiễn của HRIS đối với doanh nghiệp

Việc đầu tư vào một hệ thống HRIS không chỉ giúp số hóa nghiệp vụ nhân sự mà quan trọng hơn là tạo ra giá trị thực tiễn cho doanh nghiệp ở cả cấp độ vận hành lẫn chiến lược. Dưới đây là những lợi ích thiết thực mà các tổ chức, doanh nghiệp có thể đạt được khi ứng dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực vào hoạt động quản trị.

2.1 Nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự

Trong môi trường doanh nghiệp, hiệu quả vận hành là yếu tố sống còn. Với hệ thống HRIS, các quy trình như chấm công, tính lương, phê duyệt nghỉ phép, cập nhật hồ sơ… đều được tự động hóa xử lý theo luồng dữ liệu thống nhất. Điều này giúp:

• Rút ngắn thời gian xử lý công việc: Ví dụ, một yêu cầu nghỉ phép trước đây phải in giấy, xin chữ ký, chờ duyệt thì nay có thể hoàn tất chỉ trong vài cú nhấp chuột.
• Giảm thiểu sai sót thủ công: Nhập nhầm ngày công hay sai mã số thuế là lỗi phổ biến khi thao tác bằng Excel. Hệ thống HRIS hạn chế tối đa điều này nhờ các quy chuẩn được thiết lập sẵn.
• Dễ dàng truy xuất thông tin: Thay vì phải lục lại hồ sơ giấy, người dùng chỉ cần tìm kiếm bằng tên, mã nhân viên hoặc thời gian là có ngay kết quả.

Giá trị cốt lõi ở đây là giảm gánh nặng hành chính cho bộ phận nhân sự, tiết kiệm thời gian để tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược hơn.

2.2 Hỗ trợ ra quyết định chiến lược

Dữ liệu là tài sản quý giá nếu biết cách sử dụng. Hệ thống thông tin nguồn nhân lực không chỉ lưu trữ dữ liệu, mà còn cung cấp các báo cáo phân tích giúp lãnh đạo:

• Hiểu rõ biến động nhân sự theo thời gian (tăng – giảm nhân sự, tỷ lệ nghỉ việc theo phòng ban…)
• Dự báo nhu cầu tuyển dụng, đào tạo, kế thừa dựa trên phân tích hiệu suất năng lực nhân viên
• Tối ưu chi phí nhân sự từ cơ cấu lương, chính sách phúc lợi đến phân bổ ngân sách

Thay vì ra quyết định dựa trên cảm tính, doanh nghiệp có thể dựa vào số liệu trực quan để quyết định đúng – nhanh – kịp thời, đặc biệt trong bối cảnh thị trường biến động nhanh như hiện nay.

2.3 Tăng trải nghiệm nhân viên

Một trong những lý do khiến nhân sự rời bỏ tổ chức không hẳn vì mức lương mà vì họ cảm thấy bị “bỏ quên” trong quy trình vận hành cồng kềnh. Với hệ thống HRIS, doanh nghiệp có thể mang lại trải nghiệm làm việc chuyên nghiệp hơn nhờ:

• Cổng thông tin self-service: Nhân viên có thể chủ động xem bảng lương, đăng ký nghỉ phép, tra cứu hồ sơ cá nhân mà không cần thông qua phòng nhân sự.
• Tính minh bạch cao: Các yêu cầu, phê duyệt hay phản hồi đều được ghi nhận trên hệ thống. Nhân viên không phải chờ đợi hay “theo dõi miệng” như trước.
• Ứng dụng di động tiện lợi: Đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có lực lượng lao động làm việc từ xa, tại công trường hoặc nhiều chi nhánh.

Giá trị ở đây không nằm ở tính năng mà ở cảm giác được kết nối, được chủ động và được tôn trọng trong môi trường làm việc hiện đại.

2.4 Đảm bảo tuân thủ pháp lý

Đối với các doanh nghiệp đang phát triển, việc tuân thủ các quy định về lao động, bảo hiểm, thuế… là vấn đề phức tạp. Hệ thống thông tin nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp:

• Tự động hóa việc lưu trữ hồ sơ theo đúng thời hạn và định dạng pháp lý yêu cầu (ví dụ như hợp đồng, quyết định điều động, đánh giá thử việc…)
• Liên kết với hệ thống khai báo thuế – bảo hiểm: Nhờ tích hợp API hoặc chuẩn dữ liệu, doanh nghiệp dễ dàng gửi báo cáo định kỳ lên cơ quan chức năng mà không cần làm thủ công.
• Tránh rủi ro pháp lý: Bằng việc lưu vết lịch sử làm việc, quyết định khen thưởng/kỷ luật… hệ thống giúp bảo vệ doanh nghiệp khi xảy ra tranh chấp với người lao động.

Ở góc độ quản trị, việc đảm bảo tuân thủ không chỉ là nghĩa vụ mà còn là một lợi thế cạnh tranh lâu dài vì nó tạo dựng được niềm tin từ nội bộ đến đối tác bên ngoài.

3. Các thành phần cơ bản trong một hệ thống HRIS

Một hệ thống HRIS không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ dữ liệu nhân viên mà còn là nền tảng quản trị tổng thể, tích hợp các quy trình cốt lõi của phòng nhân sự. Việc hiểu rõ các thành phần chính trong hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp hình dung rõ hơn về khả năng ứng dụng vào thực tế vận hành.

3.1. Cơ sở dữ liệu nhân sự tập trung

Đây là “trái tim” của hệ thống HRIS. Tại đây, toàn bộ thông tin liên quan đến nhân viên đều được lưu trữ tập trung và bảo mật, bao gồm:

• Hồ sơ cá nhân: họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD, mã số thuế, tài khoản ngân hàng
• Thông tin hợp đồng lao động, mức lương, phụ cấp
• Lịch sử công tác, quá trình thăng tiến, kết quả đánh giá năng lực
• Trình độ học vấn, chứng chỉ chuyên môn
• Tình trạng tham gia bảo hiểm, nghỉ phép, thai sản…

Khi cần truy xuất thông tin, HR không mất thời gian lục tìm hồ sơ giấy hay dò file Excel cũ. Một cú nhấp chuột là có ngay dữ liệu chính xác, đồng thời giúp giảm thiểu rủi ro thất lạc, sai sót hoặc rò rỉ thông tin.

3.2. Các phân hệ chức năng liên kết chặt chẽ

Thay vì xử lý thủ công từng nghiệp vụ riêng lẻ, hệ thống HRIS tích hợp nhiều phân hệ thành một quy trình liền mạch. Một số phân hệ quan trọng có thể kể đến:

• Chấm công tính lương: Hệ thống tự động thu thập dữ liệu từ máy chấm công hoặc app di động (đối với nhân viên đi công tác/đi hiện trường), kết nối trực tiếp với bảng lương, phụ cấp và khấu trừ. Mọi điều chỉnh về ca làm, nghỉ phép đều được cập nhật tức thì, giảm thiểu tranh cãi về sai sót lương.
• Tuyển dụng: Từ khâu đăng tin tuyển dụng, nhận hồ sơ, sàng lọc, mời phỏng vấn đến gửi thư mời nhận việc đều được xử lý trong một luồng thống nhất. Nhà quản lý có thể theo dõi tỷ lệ chuyển đổi ứng viên theo từng vòng, giúp cải thiện hiệu quả tuyển dụng.
• Đào tạo phát triển: Quản lý kế hoạch đào tạo, theo dõi tiến độ tham gia khóa học, kết quả kiểm tra, cũng như phản hồi từ nhân viên. Đây là cơ sở để lên kế hoạch nâng cao năng lực đội ngũ.
• Đánh giá hiệu suất làm việc: Hệ thống cho phép thiết lập các tiêu chí KPI hoặc mục tiêu theo vị trí công việc. Việc theo dõi tiến độ đánh giá kết quả được thực hiện khách quan, minh bạch, tạo động lực cho nhân viên và hỗ trợ quyết định khen thưởng, tăng lương.

Thay vì quản lý từng quy trình riêng biệt, doanh nghiệp có được một cái nhìn tổng thể, rõ ràng nhất quán về toàn bộ hoạt động nhân sự. Điều này không chỉ giúp tăng hiệu suất nội bộ, mà còn nâng cao trải nghiệm làm việc cho nhân viên.

3.3. Quy trình phê duyệt và báo cáo tự động

Trong nhiều doanh nghiệp, quy trình phê duyệt như nghỉ phép, tạm ứng, điều chuyển nội bộ… thường phụ thuộc vào email hoặc văn bản giấy. Với hệ thống thông tin nguồn nhân lực, mọi bước đều được số hóa, thiết lập theo sơ đồ duyệt rõ ràng:

• Nhân viên gửi yêu cầu trên hệ thống
• Người có thẩm quyền nhận thông báo phê duyệt ngay trên nền tảng
• Kết quả phê duyệt được cập nhật vào hồ sơ cá nhân, bảng công, bảng lương… theo thời gian thực

Song song đó, hệ thống HRIS còn cung cấp báo cáo tự động, ví dụ:

• Số lượng nhân sự từng phòng ban theo thời gian
• Tỷ lệ nghỉ việc trong 6 tháng gần nhất
• Báo cáo chi phí lương – thưởng theo tháng, quý, năm
• Tình hình đào tạo, đánh giá hiệu suất…

Quản lý không cần yêu cầu nhân sự làm thủ công từng báo cáo Excel; thay vào đó, có thể truy cập ngay các dashboard tổng quan, hỗ trợ ra quyết định kịp thời hiệu quả.

4. Doanh nghiệp nào nên triển khai HRIS?

Việc triển khai hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) không phải là quyết định dành riêng cho các tập đoàn lớn. Thực tế, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) cũng đang bắt đầu nhận ra sự cần thiết của một hệ thống HRIS để giải quyết những khó khăn trong quản trị nhân sự thường nhật. Vậy đâu là nhóm doanh nghiệp nên cân nhắc triển khai hệ thống này?

4.1. Doanh nghiệp có từ 50 nhân sự trở lên

Khi quy mô nhân sự vượt quá một giới hạn nhất định, việc quản lý bằng Excel hay biểu mẫu giấy không còn hiệu quả. Từ theo dõi ngày công, duyệt phép đến cập nhật hồ sơ nhân viên… mọi quy trình đều tiềm ẩn rủi ro sai sót hoặc chậm trễ nếu không có công cụ hỗ trợ tự động. Hệ thống HRIS lúc này sẽ giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình chuẩn, tiết kiệm thời gian, đồng thời nâng cao trải nghiệm nhân viên.

4.2. Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc đội ngũ làm việc phân tán

Với các công ty hoạt động đa điểm (ví dụ như chuỗi cửa hàng bán lẻ, doanh nghiệp logistic, tập đoàn đa quốc gia…), việc quản lý thống nhất dữ liệu nhân sự giữa các chi nhánh là bài toán không hề đơn giản. HRIS giúp kết nối dữ liệu tập trung, đồng bộ các chính sách báo cáo nhanh chóng giúp lãnh đạo có cái nhìn toàn diện kiểm soát hiệu quả hơn.

4.3. Doanh nghiệp đang số hóa hoặc muốn nâng cao năng lực quản trị nội bộ

Nếu tổ chức đang trong quá trình chuyển đổi số hoặc muốn xây dựng bộ máy quản trị hiện đại, HRIS là một phần nền tảng không thể thiếu. Không chỉ là công cụ quản lý hành chính, hệ thống thông tin nguồn nhân lực còn là bước đệm để doanh nghiệp tiến tới các hoạt động nhân sự chiến lược như quản trị hiệu suất, phát triển năng lực nhân viên và lập kế hoạch nhân sự dài hạn.

4.4. Doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quản lý nhân sự thủ công

Một số biểu hiện thường thấy là: chậm trễ trong duyệt phép, bảng lương sai sót, khó truy xuất hồ sơ, nhân viên than phiền về quy trình nội bộ… Đây là những dấu hiệu rõ ràng cho thấy doanh nghiệp đã đến lúc cần một hệ thống HRIS để khắc phục các điểm nghẽn, cải thiện hiệu quả và xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp hơn.

5. Tiêu chí lựa chọn hệ thống HRIS phù hợp

Việc lựa chọn một hệ thống HRIS phù hợp không nên chỉ dựa vào số lượng tính năng mà quan trọng hơn là sự phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và khả năng mở rộng theo thời gian. Dưới đây là bốn tiêu chí quan trọng giúp tổ chức đưa ra quyết định chính xác:

• Tính năng phù hợp với nhu cầu hiện tại định hướng phát triển: Mỗi doanh nghiệp sẽ có nhu cầu khác nhau: có nơi ưu tiên quản lý chấm công – tính lương, có nơi chú trọng tuyển dụng – đào tạo. Một hệ thống HRIS tốt cần cung cấp đầy đủ các chức năng cốt lõi như lưu trữ hồ sơ, xử lý bảng lương, quản lý nghỉ phép, đánh giá hiệu suất… đồng thời cho phép mở rộng hoặc nâng cấp tính năng khi doanh nghiệp phát triển.
• Khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo đặc thù tổ chức: Không có hai doanh nghiệp nào giống nhau về quy trình nhân sự. Vì vậy, hệ thống HRIS nên cho phép thiết lập quy trình duyệt, mẫu báo cáo, cấu trúc tổ chức, các trường dữ liệu… theo đúng thực tế vận hành.
• Dễ sử dụng, dễ triển khai và có hỗ trợ đồng hành:  Một hệ thống dù mạnh đến đâu mà quá khó sử dụng cũng sẽ bị người dùng “làm ngơ”. HRIS nên có giao diện thân thiện, dễ hiểu với nhân viên ở nhiều độ tuổi phòng ban khác nhau. Ngoài ra, nhà cung cấp nên có đội ngũ triển khai chuyên nghiệp, dịch vụ hỗ trợ khách hàng sau bán rõ ràng, nhanh chóng.
• Đảm bảo bảo mật và tích hợp với các hệ thống khác: Dữ liệu nhân sự là dữ liệu nhạy cảm, bao gồm thông tin cá nhân, thu nhập, đánh giá năng lực. Vì vậy, hệ thống HRIS cần đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật cao, có khả năng phân quyền truy cập rõ ràng. Ngoài ra, hệ thống cũng cần dễ dàng tích hợp với phần mềm kế toán, phần mềm khai báo BHXH, hệ thống ERP, CRM… để hình thành một kiến trúc công nghệ đồng bộ.

6. LV SureHCS – Hệ thống phần mềm quản lý nhân sự tích hợp toàn diện

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng trở thành xu thế tất yếu, các doanh nghiệp không chỉ tìm kiếm một công cụ hỗ trợ quản lý nhân sự mà còn kỳ vọng vào một giải pháp tổng thể giúp tối ưu toàn bộ vòng đời nhân sự từ tuyển dụng, hội nhập, quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương đến đào tạo và phát triển. Hiểu rõ nhu cầu này, Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt đã phát triển LV SureHCS – hệ thống phần mềm quản lý nhân sự tích hợp toàn diện đáp ứng linh hoạt theo từng đặc thù tổ chức.

LV SureHCS không đơn thuần là một phần mềm quản lý hành chính nhân sự mà là một hệ thống nguồn nhân lực hiện đại được thiết kế để đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình xây dựng phát triển đội ngũ. Với cấu trúc mở, khả năng tùy chỉnh linh hoạt tích hợp sâu với các hệ thống khác như kế toán, ERP hay chấm công, LV SureHCS giúp số hóa toàn bộ quy trình nhân sự, chuẩn hóa dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.

Giải pháp này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp Việt nhờ khả năng đáp ứng các yêu cầu pháp lý, quy định lao động trong nước và môi trường triển khai linh hoạt (on-premise hoặc hybrid). Với kinh nghiệm triển khai cho hàng trăm doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực như sản xuất, tài chính, bán lẻ, logistics…, LV SureHCS đã khẳng định vị thế là giải pháp quản trị nhân sự “may đo” cho doanh nghiệp Việt Nam trong kỷ nguyên số.