6 Chức năng của HRM quan trọng cần có khi triển khai hệ thống nhân sự chuyên nghiệp

Trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, con người chính là yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công bền vững của mọi tổ chức. Vì vậy, việc hiểu và ứng dụng đúng các chức năng của HRM (Human Resource Management – Quản trị nguồn nhân lực) không chỉ là một phần trong hoạt động hành chính mà còn là chiến lược dài hạn để xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng, gắn bó và hiệu suất cao.

Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp hiện nay vẫn còn mơ hồ về vai trò thật sự của HRM hoặc chưa khai thác hết tiềm năng từ các chức năng này. Bài viết sau Lạc Việt SureHCS sẽ giúp bạn hệ thống hóa rõ ràng các chức năng chính của HRM để áp dụng hiệu quả vào thực tế doanh nghiệp.

1. Giới thiệu tổng quan về HRM là gì?

HRM (Human Resource Management) – Quản trị nguồn nhân lực là hệ thống các hoạt động nhằm thu hút, phát triển, duy trì tối ưu hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên trong tổ chức. Hiểu một cách đơn giản, HRM không chỉ dừng lại ở việc tuyển dụng hay tính lương, mà bao gồm toàn bộ quá trình quản lý vòng đời của nhân viên từ khi gia nhập đến khi rời tổ chức.

Khác với hình thức “quản lý hành chính nhân sự” truyền thống chỉ tập trung vào hồ sơ và thủ tục, HRM hiện đại mang tính chiến lược, tập trung vào việc phát huy tiềm năng con người như một tài sản giá trị của doanh nghiệp.

Trong bối cảnh chuyển đổi số toàn cầu hóa, HRM không còn là bộ phận hỗ trợ hành chính đơn thuần mà đã trở thành một đối tác chiến lược của ban lãnh đạo. Một hệ thống HRM hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp:

• Gắn kết chiến lược nhân sự với mục tiêu kinh doanh
• Dự báo nguồn nhân lực để phục vụ kế hoạch mở rộng thị trường
• Phân tích dữ liệu nhân sự nhằm đưa ra quyết định đúng đắn, kịp thời

Chẳng hạn, nếu một công ty đang chuẩn bị mở rộng sang thị trường mới, HRM sẽ cần đảm bảo có đủ nguồn lực nhân sự được đào tạo sẵn sàng triển khai. Khi đó, HRM không chỉ phản ứng mà chủ động định hình tương lai của tổ chức.

Tóm lại, hiểu và triển khai đúng các chức năng của HRM không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả mà còn đóng vai trò trung tâm trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, phát triển con người, đạt được các mục tiêu tăng trưởng dài hạn.

2. 6 Chức năng của HRM doanh nghiệp cần triển khai

Để xây dựng hệ thống nhân sự hiệu quả bền vững, doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ các chức năng cốt lõi của HRM. Bao gồm: tuyển dụng và thu hút nhân tài, đào tạo và phát triển nhân sự, quản lý hiệu suất, quản lý lương thưởng – phúc lợi, duy trì mối quan hệ lao động tích cực và đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động. Mỗi chức năng đều góp phần tạo nên nền tảng nhân sự vững chắc từ đó nâng cao năng suất, giảm rủi ro, giữ chân nhân tài và gia tăng sức cạnh tranh trên thị trường.

2.1. Tuyển dụng thu hút nhân tài

Tuyển dụng là chức năng khởi đầu cũng là nền móng quan trọng trong toàn bộ hệ thống HRM. Một chiến lược tuyển dụng hiệu quả không đơn thuần là đăng tin tuyển dụng, phỏng vấn mà là cả một quá trình có hệ thống bao gồm phân tích nhu cầu nhân lực, xây dựng chân dung ứng viên lý tưởng, thiết lập kênh tiếp cận phù hợp và sàng lọc tối ưu.

Tại sao tuyển dụng lại là một trong các chức năng chính của HRM? Bởi vì chất lượng nhân sự đầu vào sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành cùng năng suất làm việc lâu dài. Việc lựa chọn đúng người, đúng vị trí ngay từ đầu giúp giảm thiểu rủi ro nghỉ việc sớm, tiết kiệm thời gian đào tạo lại, hạn chế những chi phí ẩn từ việc tuyển sai người.

Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng công nghệ AI để sàng lọc hồ sơ tự động giúp giảm tải cho bộ phận nhân sự tập trung vào khâu phỏng vấn đánh giá sâu. Ví dụ, các hệ thống có thể phân tích hàng trăm CV chỉ trong vài phút, đánh giá mức độ phù hợp với yêu cầu tuyển dụng dựa trên từ khóa kinh nghiệm từ đó tối ưu hóa thời gian chi phí cho nhà tuyển dụng.

2.2. Đào tạo phát triển nhân sự

Một khi đã tuyển được người phù hợp, bước tiếp theo của HRM là phát triển con người. Đào tạo phát triển không chỉ là tổ chức các khóa học kỹ năng hay chuyên môn định kỳ. Đây là cả một chiến lược dài hạn nhằm nâng cao năng lực, phát triển lộ trình nghề nghiệp rõ ràng cho từng cá nhân trong tổ chức.

Đào tạo – phát triển là yếu tố then chốt để giữ chân nhân tài. Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng nhân viên sẽ gắn bó với tổ chức nếu họ nhìn thấy cơ hội phát triển lâu dài. Doanh nghiệp có thể triển khai các chương trình như onboarding 90 ngày, xây dựng hệ thống mentor nội bộ, hay tổ chức đánh giá định kỳ năng lực để xác định nhu cầu đào tạo phù hợp.

Đặc biệt, trong bối cảnh công nghệ và mô hình kinh doanh thay đổi nhanh, việc cập nhật kỹ năng liên tục không chỉ là nhu cầu cá nhân mà còn là yêu cầu sống còn với doanh nghiệp. Một hệ thống HRM hiện đại phải đảm bảo được quản lý hiệu quả lộ trình phát triển của nhân viên, theo dõi quá trình học tập, đo lường kết quả đào tạo.

2.3. Đánh giá hiệu suất năng lực làm việc

Đánh giá hiệu suất là công cụ quản trị quan trọng, không chỉ để đo lường kết quả làm việc mà còn để tạo động lực phát triển cho từng cá nhân. Một hệ thống đánh giá minh bạch công bằng sẽ giúp nhân viên hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của mình, từ đó điều chỉnh hành vi để đạt hiệu quả cao hơn.

Hiện nay, các doanh nghiệp thường áp dụng các phương pháp đánh giá như KPIs (Key Performance Indicators) hay OKRs (Objectives and Key Results). Trong đó, KPIs tập trung vào việc đo lường các chỉ số định lượng, còn OKRs giúp liên kết mục tiêu cá nhân với định hướng chiến lược chung của doanh nghiệp.

Giá trị của đánh giá hiệu suất không nằm ở bảng điểm cuối kỳ mà nằm ở việc tạo ra một hệ sinh thái phản hồi liên tục giúp quản lý và nhân viên cùng nhìn lại quá trình làm việc, xác định mục tiêu mới, cùng cam kết hành động.

Việc áp dụng đúng chức năng này trong các chức năng chính của HRM sẽ thúc đẩy văn hóa làm việc minh bạch, tăng cường gắn kết cải thiện hiệu suất chung của tổ chức.

2.4. Quản lý tiền lương, chế độ phúc lợi

Quản lý tiền lương và phúc lợi là một trong những chức năng then chốt trong hệ thống HRM, bởi nó trực tiếp ảnh hưởng đến mức độ hài lòng gắn bó của người lao động. Tại nhiều doanh nghiệp, việc tính lương không chỉ đơn giản là cộng công nhân hệ số, mà còn phải đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật, tính đầy đủ các khoản thưởng – phụ cấp – khấu trừ đồng thời bảo mật tuyệt đối thông tin thu nhập.

Đây cũng là một trong các chức năng chính của HRM góp phần duy trì sự công bằng nội bộ. Khi người lao động cảm thấy rằng chế độ lương thưởng minh bạch, xứng đáng với đóng góp, họ sẽ có động lực cống hiến lâu dài hơn. Ngược lại, sự thiếu rõ ràng hoặc sai sót trong chi trả lương dễ gây ra mất niềm tin, thậm chí là tranh chấp lao động.

Bên cạnh đó, chính sách phúc lợi như bảo hiểm sức khỏe, quà tặng dịp đặc biệt, các gói hỗ trợ tinh thần vật chất cũng đóng vai trò như một “chất kết dính” giúp giữ chân nhân tài. Việc HRM xây dựng duy trì các chế độ này cần linh hoạt phù hợp với quy mô, ngân sách từng doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo yếu tố cạnh tranh trên thị trường lao động.

2.5. Quản trị quan hệ lao động

Quan hệ lao động là nền tảng cho một môi trường làm việc hài hòa, ổn định hiệu quả. Đây là chức năng mang tính “mềm” nhưng lại đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao từ bộ phận nhân sự. Các hoạt động trong quản trị quan hệ lao động bao gồm: giải quyết khiếu nại, xử lý xung đột, xây dựng nội quy quy chế lao động, tổ chức đối thoại định kỳ giữa người lao động và lãnh đạo đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động.

Trong các tổ chức, bất đồng quan điểm là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, khi HRM đóng vai trò là cầu nối khách quan, lắng nghe phản hồi hợp lý thì các mâu thuẫn có thể trở thành cơ hội cải tiến văn hóa nội bộ. Đây là lý do vì sao các chức năng chính của HRM luôn phải bao gồm khả năng điều tiết và quản lý quan hệ lao động.

Quan hệ lao động tốt sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý, giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc đột ngột, tăng cường sự gắn bó lâu dài của nhân viên. Hơn thế nữa, nó còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách tổ chức vận hành.

2.6. Xây dựng chiến lược nhân sự gắn với mục tiêu doanh nghiệp

Đây là chức năng mang tính chiến lược, định hình vị thế của HRM trong việc phát triển bền vững cho tổ chức. Không chỉ dừng lại ở các công việc hành chính nghiệp vụ, bộ phận nhân sự ngày nay phải tham gia vào quá trình hoạch định chiến lược đảm bảo rằng các chính sách nhân sự phù hợp với định hướng phát triển dài hạn của doanh nghiệp.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu mở rộng sang thị trường quốc tế, HRM cần chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng nhân lực có năng lực ngoại ngữ và kinh nghiệm toàn cầu, xây dựng chính sách lương thưởng đủ hấp dẫn để giữ chân người tài hoặc tổ chức các chương trình đào tạo nâng cao kỹ năng lãnh đạo.

Việc gắn kết chiến lược nhân sự với chiến lược kinh doanh không chỉ giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh với các thay đổi từ thị trường mà còn đảm bảo nguồn lực luôn ở trạng thái sẵn sàng. Đây chính là giá trị cao nhất trong các chức năng chính của HRM đưa nhân sự từ vai trò hỗ trợ sang vai trò đồng hành dẫn dắt tăng trưởng cùng doanh nghiệp.

3. Làm sao để triển khai đầy đủ các chức năng HRM trong doanh nghiệp?

Việc triển khai đầy đủ các chức năng chính của HRM trong doanh nghiệp hoàn toàn khả thi nếu có chiến lược đúng đắn, công cụ phù hợp cùng nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của quản trị nhân sự trong việc phát triển doanh nghiệp bền vững.

3.1. Bắt đầu từ việc chuẩn hóa quy trình nhân sự cốt lõi

Doanh nghiệp nên tập trung đầu tiên vào việc xây dựng các quy trình cơ bản rõ ràng cho các chức năng quan trọng như tuyển dụng, chấm công – tính lương, đánh giá hiệu suất, lưu trữ hồ sơ nhân sự. Việc này không chỉ tạo nền tảng để quản lý nhân sự hiệu quả hơn mà còn giúp giảm rủi ro về mặt pháp lý khi tuân thủ đúng quy định lao động.

Ví dụ, một quy trình tuyển dụng đơn giản nhưng được chuẩn hóa từ khâu tiếp nhận nhu cầu đến ký hợp đồng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đảm bảo tính chuyên nghiệp, ngay cả khi không có đội ngũ HR đông đảo.

3.2. Ứng dụng phần mềm HRM phù hợp để tự động hóa

Thay vì triển khai thủ công tất cả các chức năng HRM, doanh nghiệp nhỏ nên tận dụng phần mềm quản trị nhân sự tích hợp để tự động hóa các nghiệp vụ thường xuyên. Một phần mềm HRM tốt không chỉ hỗ trợ quản lý thông tin nhân viên, chấm công, tính lương mà còn có thể bao gồm các module về đánh giá năng lực, quản lý đào tạo, giao tiếp nội bộ, giúp triển khai đồng bộ các chức năng HRM với chi phí hợp lý.

Quan trọng hơn, các chức năng chính của HRM khi được số hóa sẽ giảm thiểu sai sót, nâng cao độ chính xác trong báo cáo giúp nhà quản lý có dữ liệu đầy đủ để đưa ra quyết định nhanh chóng.

3.3. Ưu tiên chiến lược phát triển nhân sự dài hạn

Dù quy mô nào, doanh nghiệp vẫn nên xây dựng định hướng phát triển nhân sự bài bản. Bao gồm việc xác định năng lực cốt lõi cần có, lên kế hoạch đào tạo phù hợp gắn kết chính sách nhân sự với mục tiêu kinh doanh. Nếu chỉ xem HRM là bộ phận hành chính xử lý giấy tờ thì sẽ rất khó để doanh nghiệp cạnh tranh và giữ chân nhân tài.

Thay vào đó, khi nhà lãnh đạo nhìn nhận đúng vai trò chiến lược của HRM, họ sẽ thấy được lợi ích rõ ràng: đội ngũ nhân viên gắn bó hơn, hiệu suất làm việc cao hơn và sự ổn định trong vận hành được củng cố.

3.4. Tận dụng dịch vụ HRM bên ngoài khi cần thiết

Trong trường hợp doanh nghiệp chưa có đủ nguồn lực nội bộ, hoàn toàn có thể cân nhắc thuê ngoài một số chức năng HRM như tính lương, tư vấn xây dựng hệ thống đánh giá KPI hoặc hỗ trợ pháp lý về lao động. Giải pháp này giúp doanh nghiệp vừa có sự chuyên nghiệp trong triển khai, vừa tiết kiệm được chi phí tuyển dụng đào tạo nhân sự chuyên môn cao.

Nếu bạn đang cần tư vấn hoặc trải nghiệm phần mềm quản lý nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ với SureHCS  tại đây để được hỗ trợ nhanh chóng hiệu quả.

Chức năng của HRM không chỉ dừng lại ở việc quản lý nhân sự mà còn là đòn bẩy chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt. Từ tuyển dụng, đào tạo, đánh giá đến xây dựng môi trường làm việc tích cực, mỗi chức năng đều góp phần nâng cao hiệu suất và gắn kết đội ngũ nhân sự với mục tiêu chung của tổ chức. Nếu bạn cần một giải pháp HRM toàn diện, chuyên nghiệp dễ triển khai, hãy để SureHCS đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong hành trình chuyển đổi số nhân sự.