Bảng Excel quy đổi lương Net sang Gross là công cụ không thể thiếu giúp doanh nghiệp và người lao động dễ dàng xác định mức thu nhập thực nhận hoặc tổng thu nhập trước thuế. Trong thực tế, nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa lương Gross và lương Net khi nhận hợp đồng lao động hoặc đàm phán lương. Hiểu rõ cách quy đổi lương sẽ giúp bạn tránh được những hiểu nhầm không đáng có và đảm bảo quyền lợi cá nhân.
Trong bài viết này, Lạc Việt SureHCS chia sẻ bảng Excel mẫu kèm công thức chi tiết để bạn tiện tính toán và áp dụng ngay.
1. Tìm hiểu về lương Net và lương Gross
Trong thực tế nghiệp vụ trả lương, rất nhiều doanh nghiệp và người lao động nhầm lẫn giữa lương Net và lương Gross. Sự nhầm lẫn này không chỉ gây khó khăn khi thỏa thuận hợp đồng mà còn tiềm ẩn rủi ro về thuế, bảo hiểm, chi phí nhân sự. Vậy lương net là gì? Lương Gross là gì?
1.1 Lương Net là gì?
Lương Net là mức lương người lao động thực nhận hàng tháng, sau khi đã trừ toàn bộ các khoản bắt buộc theo quy định pháp luật. Đây là con số người lao động quan tâm nhất vì phản ánh trực tiếp thu nhập thực tế.
Thông thường, lương Net đã bao gồm việc khấu trừ:
- Các khoản bảo hiểm người lao động phải đóng: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
- Thuế thu nhập cá nhân (nếu thu nhập đến mức chịu thuế).
Ví dụ: Một nhân viên được thông báo “lương Net 15 triệu đồng”. Con số này là số tiền thực tế người lao động nhận về tài khoản mỗi tháng. Tuy nhiên, để doanh nghiệp chi trả được mức lương Net này, chi phí thực tế sẽ cao hơn do còn bao gồm bảo hiểm và thuế đã khấu trừ trước đó.
Trong thực tế quản trị nhân sự, nếu doanh nghiệp chỉ nhìn vào lương Net mà không quy đổi ngược về Gross, rất dễ:
- Ước tính sai chi phí nhân sự
- Khó lập ngân sách tiền lương dài hạn
- Dễ xảy ra tranh chấp khi quyết toán thuế hoặc thanh tra lao động
1.2 Lương Gross là gì?
Lương Gross là mức lương trước khi trích các khoản bảo hiểm và thuế, thường được ghi rõ trong hợp đồng lao động. Đây là mức lương phản ánh đầy đủ nghĩa vụ tài chính giữa doanh nghiệp và người lao động theo pháp luật.
Lương Gross bao gồm:
- Lương thỏa thuận
- Các khoản phụ cấp chịu bảo hiểm, chịu thuế (nếu có)
- Là căn cứ để: Tính đóng bảo hiểm xã hội; Tính thuế thu nhập cá nhân; Xác định chi phí nhân sự hợp pháp
Phần lớn doanh nghiệp hiện nay lựa chọn thỏa thuận lương Gross khi ký hợp đồng vì:
- Minh bạch về nghĩa vụ bảo hiểm, thuế
- Dễ kiểm soát chi phí
- Hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế hoặc bảo hiểm kiểm tra
Tuy nhiên, trên thị trường lao động, nhiều ứng viên vẫn ưu tiên đàm phán lương Net để “dễ hình dung thu nhập”. Đây chính là lý do doanh nghiệp cần đến bảng quy đổi lương Net sang Gross.
2. Vì sao doanh nghiệp cần bảng quy đổi lương Net sang Gross?
Trong nhiều trường hợp tuyển dụng, doanh nghiệp thỏa thuận với ứng viên theo lương Net, nhưng về mặt pháp lý vẫn bắt buộc phải:
- Khai báo lương Gross để đóng bảo hiểm xã hội
- Tính và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đúng quy định
Nếu không có bảng quy đổi lương Net sang Gross chuẩn, doanh nghiệp thường gặp các vấn đề sau:
- Tính thiếu bảo hiểm hoặc thuế, dẫn đến nguy cơ truy thu, phạt chậm nộp
- Tính dư chi phí lương, làm sai lệch ngân sách nhân sự
- Phát sinh tranh chấp với người lao động khi quyết toán thu nhập
Bảng quy đổi đóng vai trò như một “bản đồ ngược”, giúp doanh nghiệp:
- Chuẩn hóa việc tính lương Net sang Gross
- Chủ động kiểm soát tổng chi phí tiền lương
- Đảm bảo minh bạch nhất quán giữa hợp đồng, bảng lương và kê khai pháp lý
Trong thực tế vận hành, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng bảng excel quy đổi lương net sang gross hoặc file excel quy đổi lương net sang gross để xử lý nhanh. Tuy nhiên, nếu bảng này không được cập nhật kịp thời theo chính sách thuế/bảo hiểm mới, rủi ro sai lệch là rất lớn.
3. Nguyên tắc pháp lý khi quy đổi lương Net sang Gross
Quy đổi lương Net sang Gross không phải là phép tính tùy ý mà phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật lao động, thuế bảo hiểm.
3.1 Các khoản bảo hiểm bắt buộc ảnh hưởng đến quy đổi
Theo quy định hiện hành, người lao động và doanh nghiệp đều phải tham gia các loại bảo hiểm bắt buộc. Khi quy đổi lương Net sang Gross, cần phân biệt rõ:
- Phần bảo hiểm người lao động đóng: bị trừ trực tiếp vào lương Gross để ra lương Net
- Phần bảo hiểm doanh nghiệp đóng: là chi phí bổ sung, không ảnh hưởng đến lương Net nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí nhân sự
Việc xác định sai tỷ lệ hoặc sai căn cứ tiền lương đóng bảo hiểm là một trong những lỗi phổ biến nhất khi doanh nghiệp tự tính lương Net sang Gross bằng Excel.
Theo Bảo hiểm xã hội Việt Nam, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc là tiền lương ghi trong hợp đồng lao động, bao gồm mức lương và các khoản phụ cấp theo quy định. Nguồn tham khảo chính thức: https://baohiemxahoi.gov.vn
3.2 Thuế thu nhập cá nhân trong quy đổi Net – Gross
Thuế thu nhập cá nhân là yếu tố khiến việc quy đổi Net – Gross trở nên phức tạp nhất. Thuế được tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần, nghĩa là:
- Thu nhập càng cao, tỷ lệ thuế áp dụng càng tăng
- Mức thuế phải nộp phụ thuộc vào: Thu nhập chịu thuế; Các khoản giảm trừ gia cảnh; Số người phụ thuộc
Chính vì vậy, cùng một mức lương Net nhưng:
- Người có người phụ thuộc sẽ có lương Gross thấp hơn
- Người không có người phụ thuộc sẽ cần mức lương Gross cao hơn để đạt cùng lương Net
Theo Tổng cục Thuế, việc xác định đúng thu nhập chịu thuế và giảm trừ gia cảnh là yếu tố then chốt để tránh sai sót khi quyết toán. Nguồn tham khảo: https://www.gdt.gov.vn
3.3 Căn cứ pháp lý doanh nghiệp cần tuân thủ
Khi xây dựng và áp dụng bảng quy đổi lương Net sang Gross, doanh nghiệp cần bám sát các văn bản pháp lý sau:
- Bộ luật Lao động: quy định nguyên tắc trả lương, ghi lương trong hợp đồng
- Luật Bảo hiểm xã hội: quy định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm
- Luật Thuế thu nhập cá nhân, các văn bản hướng dẫn
Việc tuân thủ đúng các căn cứ này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản trị tiền lương, đặc biệt khi quy mô lao động ngày càng mở rộng.
Trong giai đoạn doanh nghiệp phải quản lý đồng thời chi phí nhân sự, tuân thủ pháp luật và nâng cao trải nghiệm người lao động, việc quy đổi lương Net sang Gross không còn đơn thuần là một phép tính kỹ thuật. Đây là bài toán quản trị đòi hỏi độ chính xác cao, khả năng cập nhật chính sách liên tục, tính nhất quán trên toàn hệ thống.
4. Bảng Excel quy đổi lương Net sang Gross cụ thể chuẩn cho doanh nghiệp
Nếu NLĐ nhận lương gross thì việc tính lương net sẽ được tính như sau:
Lương Net = Lương Gross – (BHXH + BHYT + BHTN) – Thuế TNCN (nếu có)
Trong đó:
– Tỷ lệ trích đóng BHXH từ tiền lương của NLĐ được xác định như sau:
(Căn cứ: Quyết định số 595/QĐ-BHXH)
|
Tỷ lệ trích đóng các loại bảo hiểm bắt buộc |
|||
|
Hưu trí và tử tuất (BHXH) |
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) |
Bảo hiểm y tế (BHYT) |
Tổng |
|
8% |
1% |
1,5 % |
10,5% |
– Thuế TNCN: NLĐ chỉ phải nộp khi có thu nhập tính thuế và được tính theo công thức sau:
|
Thuế TNCN = |
(Tổng thu nhập – |
Các khoản được miễn |
– |
Các khoản giảm trừ) |
x Thuế suất |
Để hiểu rõ hơn về công thức này, NLĐ có thể tham khảo ví dụ minh họa sau:
Anh A làm nhân viên kinh doanh cho công ty X với mức lương Gross là 30 triệu đồng/tháng. Trong tháng, anh A sẽ phải trích đóng các khoản tiền sau:
* Về các khoản BHXH
– BHXH: 30 triệu đồng x 8% = 2,4 triệu đồng
– BHTN: 30 triệu đồng x 1% = 300.000 đồng
– BHYT: 30 triệu đồng x 1,5% = 450.000 đồng
Như vậy tổng số tiền anh A phải trích để đóng các loại bảo hiểm bắt buộc/tháng là:
2,4 triệu đồng + 300.000 đồng + 450.000 đồng = 3,15 triệu đồng
*Về thuế TNCN
Căn cứ Điều 1 Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14 và Điều 20 Luật Thuế TNCN, mỗi NLĐ được giảm trừ như sau:
– Giảm trừ gia cảnh đối với chính bản thân: 11 triệu đồng/tháng.
– Giảm trừ người phụ thuộc: 4,4 triệu đồng/tháng/người.
– Các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc, quỹ hưu trí tự nguyện, đóng góp từ thiện.
Giả sử anh A có 01 người phụ thuộc, trong tháng anh A không đóng góp từ thiện, nhân đạo thì thuế TNCN trong tháng của anh A được tạm tính như sau:
– Thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập – Các khoản được miễn – Các khoản giảm trừ =
30 triệu đồng – 3,15 triệu đồng – 11 triệu đồng – 4,4 triệu đồng = 11,45 triệu đồng
Thuế TNCN của anh A được tính theo các bậc như sau:
+ Bậc 1: Thu nhập tính thuế đến 05 triệu đồng, thuế suất 5%:
05 triệu đồng × 5% = 250.000 đồng
+ Bậc 2: Thu nhập tính thuế trên 05 triệu đồng đến 10 triệu đồng, thuế suất 10%:
(10 triệu đồng – 05 triệu đồng) × 10% = 500.000 đồng
+ Bậc 3: Thu nhập tính thuế trên 10 triệu đồng đến 18 triệu đồng, thuế suất 15%:
(11,45 triệu đồng – 10 triệu đồng) × 15% = 217.500 đồng
Tổng thuế TNCN = 250.000 + 500.000 + 217.500 = 967.500 đồng
Như vậy, lương Net mà anh A được nhận là:
Lương Net = 30 triệu đồng – 3,15 triệu đồng – 967.500 đồng = 25.882.500 đồng
5. Vì sao không nên quy đổi lương thủ công bằng Excel?
Thực tế, rất nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn sử dụng bảng excel quy đổi lương net sang gross trong quy trình tính lương do chi phí thấp và dễ triển khai ban đầu. Tuy nhiên, khi quy mô nhân sự tăng lên hoặc chính sách pháp luật thay đổi, phương pháp này bộc lộ nhiều hạn chế.
Thứ nhất, rủi ro sai công thức rất cao.
Việc tính lương Net sang Gross liên quan đồng thời đến bảo hiểm bắt buộc, thuế thu nhập cá nhân theo biểu lũy tiến. Chỉ cần sai một ô công thức, nhầm tỷ lệ bảo hiểm hoặc áp dụng sai mức giảm trừ gia cảnh, toàn bộ bảng lương có thể bị sai lệch. Trong thực tế tư vấn, nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện lỗi sau khi quyết toán thuế, dẫn đến truy thu phạt chậm nộp.
Theo Tổng cục Thuế, các sai sót liên quan đến kê khai và tính thuế thu nhập cá nhân là một trong những lỗi phổ biến nhất khi thanh tra thuế tại doanh nghiệp.
Thứ hai, khó cập nhật khi chính sách thay đổi.
Chính sách về:
- Mức lương tối thiểu vùng
- Tỷ lệ đóng bảo hiểm
- Mức giảm trừ gia cảnh
đều có thể thay đổi theo từng giai đoạn. Khi sử dụng Excel, bộ phận nhân sự phải tự rà soát lại toàn bộ công thức, cập nhật từng file, từng phiên bản. Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhiều nhóm nhân sự, nguy cơ áp dụng sai phiên bản bảng quy đổi là rất lớn.
Theo Bảo hiểm xã hội Việt Nam, việc xác định sai tiền lương làm căn cứ đóng BHXH có thể dẫn đến truy thu nhiều năm. Nguồn tham khảo: https://baohiemxahoi.gov.vn
Thứ ba, mất nhiều thời gian nhưng không tạo ra giá trị gia tăng.
Thay vì tập trung vào các công việc mang tính chiến lược như xây dựng chính sách lương thưởng, giữ chân nhân tài hay tối ưu chi phí nhân sự, bộ phận C&B lại phải dành nhiều giờ mỗi tháng chỉ để:
- Kiểm tra file
- Soát công thức
- Giải thích lại cách tính lương cho người lao động
Ở góc độ quản trị, đây là chi phí thời gian rất lớn nhưng không mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
6. Phần mềm chấm công tính lương LV SureHCS hỗ trợ quy đổi tự động
Để giải quyết triệt để các vấn đề trên, ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn tự động hóa việc quy đổi lương Net – Gross thông qua phần mềm chấm công – tính lương LV SureHCS
Giá trị lớn nhất mà LV SureHCS mang lại không chỉ là “tính đúng”, mà là tính đúng một cách bền vững có thể mở rộng.
Thứ nhất, tự động tính Net – Gross chính xác nhất quán.
Phần mềm cho phép thiết lập sẵn các quy tắc tính lương theo quy định pháp luật. Khi nhập mức lương Net hoặc Gross, hệ thống tự động:
- Phân tích các khoản bảo hiểm, thuế
- Áp dụng đúng biểu thuế lũy tiến
- Cho ra kết quả nhất quán cho toàn bộ nhân sự
Điều này giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn rủi ro sai công thức thường gặp khi tính thủ công bằng Excel.
Thứ hai, tự động cập nhật chính sách bảo hiểm, thuế.
Thay vì phụ thuộc vào việc nhân sự có cập nhật kịp thời hay không, phần mềm được thiết kế để điều chỉnh theo các quy định mới nhất về:
- BHXH, BHYT, BHTN
- Thuế thu nhập cá nhân
- Mức giảm trừ gia cảnh
Khi chính sách thay đổi, doanh nghiệp không cần làm lại bảng quy đổi lương Net sang Gross từ đầu, mà chỉ cần cập nhật cấu hình một lần cho toàn hệ thống.
Thứ ba, kết nối dữ liệu chấm công, hợp đồng, hồ sơ nhân sự.
Khác với file Excel rời rạc, phần mềm tính lương hoạt động trên một hệ thống dữ liệu tập trung:
- Dữ liệu chấm công ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập
- Thông tin hợp đồng quyết định mức lương đóng bảo hiểm
- Hồ sơ nhân sự xác định người phụ thuộc, thời điểm áp dụng thuế
Nhờ đó, việc quy đổi lương Net sang Gross không còn là một bước riêng lẻ, mà nằm trong một quy trình khép kín, giảm tối đa sai sót do nhập liệu thủ công.
Ở góc độ doanh nghiệp, lợi ích mang lại là rất rõ ràng:
- Kiểm soát chính xác tổng chi phí tiền lương
- Giảm rủi ro pháp lý về thuế, bảo hiểm
- Nâng cao tính minh bạch, giúp người lao động dễ hiểu và tin tưởng vào cách tính lương
Thay vì phụ thuộc vào bảng excel quy đổi lương net sang gross, doanh nghiệp chuyển sang một giải pháp bền vững hơn phù hợp với yêu cầu quản trị hiện đại và quy mô nhân sự ngày càng lớn.
CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN VỚI LẠC VIỆT SUREHCS
LV SureHCS là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện (HRM) được phát triển bởi Lạc Việt từ năm 1998, hiện đã phục vụ hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013. Nền tảng giúp số hóa tối ưu mọi khía cạnh từ tuyển dụng đến thôi việc, nâng cao trải nghiệm nhân viên và hiệu quả quản trị nguồn lực.
Tính năng nổi bật:
- Candidate Pool AI + AI Resume: tự động bóc tách CV mọi định dạng, tìm kiếm ứng viên phù hợp tức thì, tăng 70% chất lượng đầu vào, giảm thời gian tuyển dụng đáng kể
- Phần mềm chấm công – tính lương – C&B tự động: tích hợp phúc lợi, tăng ca, bảo hiểm, xuất báo cáo, phiếu lương chính xác cho doanh nghiệp quy mô lên đến 10.000 nhân viên
- Trải nghiệm nhân sự – ví thưởng – bảng xếp hạng hành vi – khảo sát định kỳ: quản lý nội bộ, vinh danh, gắn kết nhân viên theo thời gian thực.
- Đánh giá và phát triển năng lực: KPI/OKR linh hoạt, phản hồi 360°, đề xuất lộ trình đào tạo cá nhân hóa theo kết quả đánh giá
- Đào tạo nội bộ & LMS tích hợp AI: học mọi lúc, mọi nơi, quản lý nội dung đa phương thức với cá nhân hóa từ AI
- Dashboard BI + AI Advisor: báo cáo thời gian thực, gợi ý lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu nhân lực.
TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ
Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự
- LV‑AI.Docs: tự động bóc tách chuyển dữ liệu từ giấy tờ như CCCD, sổ BHXH, bằng cấp thành hồ sơ kỹ thuật số chuẩn hóa
- LV‑AI.Resume: phân tích CV tự động, xây hồ sơ ứng viên, tìm người đúng tiêu chí bằng prompt thông minh, khai thác dữ liệu candidate pool hiệu quả
- LV‑AI.Help: chatbot nội bộ hỗ trợ trả lời câu hỏi HR 24/7, truy xuất biểu mẫu quy trình nhanh chóng theo ngữ cảnh người dùng
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI LV SUREHCS
- Coca-Cola Việt Nam: Triển khai hệ thống LV SureHCS để số hóa toàn diện công tác quản trị nhân sự giúp tập đoàn chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu vận hành HR theo mô hình quốc tế.
- Công ty Dệt May Thành Công (TCM): Áp dụng LV SureHCS để quản lý nhân sự, lương, phúc lợi, chấm công và hồ sơ năng lực cho gần 5.000 nhân viên trên 5 lĩnh vực hoạt động – từ dệt may, thời trang đến bất động sản.
- Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV): Tin tưởng lựa chọn LV SureHCS để vận hành hệ thống nhân sự quy mô lớn với hơn 10.000 nhân viên, 24 đơn vị trực thuộc, giải quyết triệt để bài toán nghiệp vụ phức tạp của mô hình công ty Nhà nước.
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM LẠC VIÊT SUREHCS?
- Giải pháp toàn diện từ A‑Z bao quát toàn bộ quy trình HR từ tuyển dụng, hồ sơ, chấm công, lương, phúc lợi, đào tạo, đánh giá, trải nghiệm nhân viên
- Tùy chỉnh cao & kết nối linh hoạt phù hợp với mọi quy mô, ngành nghề, dễ kết nối với ERP, tài chính, văn phòng số hóa
- Tiết kiệm chi phí & nâng cao hiệu suất giúp giảm 40–60% chi phí vận hành nhân sự, giữ chân nhân tài, cải thiện hiệu quả làm việc
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: [email protected] | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM
Hy vọng với hướng dẫn chi tiết và bảng Excel quy đổi lương Net sang Gross được chia sẻ trong bài viết, người lao động và doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc xác định mức lương phù hợp, minh bạch và đúng quy định. Việc sử dụng công cụ hỗ trợ như phần mềm tính lương – quản lý phúc lợi LV SureHCS C&B sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình tính toán, khấu trừ và báo cáo nhanh chóng, chính xác. Đừng quên tải bảng Excel miễn phí tại đây để áp dụng ngay vào công việc tính lương hàng tháng.
