Top 4 Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh cần thiết cho nhân sự

Bài viết này Lạc Việt SureHCS sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ bản chất, tầm quan trọng của giao tiếp trong kinh doanh cũng như các kỹ năng cần thiết để phát triển đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp tự tin.

1. Giao tiếp trong kinh doanh là gì?

Giao tiếp trong kinh doanh là quá trình trao đổi thông tin, ý tưởng, cảm xúc giữa các cá nhân hoặc nhóm trong môi trường làm việc nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Không chỉ dừng lại ở việc truyền đạt thông tin, giao tiếp còn là nghệ thuật tạo ảnh hưởng, xây dựng niềm tin và duy trì các mối quan hệ hợp tác bền vững trong doanh nghiệp.

Trong doanh nghiệp, giao tiếp có thể được chia thành hai nhóm chính:

• Giao tiếp nội bộ: Là hoạt động trao đổi giữa các cấp quản lý, giữa đồng nghiệp hoặc giữa các phòng ban trong tổ chức. Mục tiêu là đảm bảo sự thống nhất về định hướng, chia sẻ thông tin kịp thời, thúc đẩy tinh thần đồng đội. Ví dụ, một buổi họp nhóm hiệu quả giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu dự án, tránh sai lệch khi triển khai công việc.
• Giao tiếp bên ngoài: Là hoạt động trao đổi với các đối tác, khách hàng, nhà cung cấp hoặc công chúng. Giao tiếp bên ngoài thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp và giá trị thương hiệu của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, uy tín trên thị trường.

Giao tiếp trong kinh doanh không chỉ là “nói và nghe” mà còn bao gồm khả năng hiểu, phản hồi đúng cách. Một nhân viên giỏi kỹ năng giao tiếp có thể:

• Diễn đạt ý tưởng rõ ràng, thuyết phục trong các cuộc họp hay báo cáo.
• Biết lắng nghe chủ động để nắm bắt nhu cầu, cảm xúc của người khác.
• Duy trì thái độ chuyên nghiệp, tôn trọng trong mọi hoàn cảnh, đặc biệt khi xảy ra mâu thuẫn.

Trong bối cảnh toàn cầu hóa, kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh ngày càng trở thành năng lực cốt lõi giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ gắn kết, giữ chân nhân tài, tạo dựng hình ảnh thương hiệu uy tín trên thị trường. Do đó, việc đào tạo kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh cho nhân sự không chỉ là một hoạt động phát triển cá nhân, mà còn là khoản đầu tư chiến lược mang lại lợi ích lâu dài cho tổ chức.

2. Các hình thức giao tiếp trong kinh doanh phổ biến

Giao tiếp trong kinh doanh ngày nay không chỉ dừng lại ở lời nói hay văn bản mà đã phát triển đa dạng theo nhiều hình thức, phương tiện và mục đích khác nhau. Mỗi hình thức mang một vai trò riêng trong việc đảm bảo luồng thông tin được truyền tải chính xác, hiệu quả phù hợp với đối tượng nhận.

 Dưới đây là ba nhóm hình thức giao tiếp phổ biến trong doanh nghiệp hiện đại.

2.1. Giao tiếp nội bộ (Internal Communication)

Giao tiếp nội bộ là nền tảng duy trì sự kết nối hợp tác giữa các phòng ban, cấp quản lý và nhân viên trong tổ chức. Một doanh nghiệp có hệ thống giao tiếp nội bộ hiệu quả thường có tinh thần làm việc nhóm cao hơn, nhân viên gắn bó hơn, khả năng ra quyết định nhanh hơn.

Ví dụ: Một công ty triển khai công cụ trao đổi nội bộ như Microsoft Teams hoặc nền tảng e-learning có tích hợp diễn đàn trao đổi giúp nhân viên dễ dàng chia sẻ kiến thức, cập nhật quy trình mới, hoặc thảo luận tình huống thực tế ngay trong môi trường làm việc.

2.2. Giao tiếp bên ngoài (External Communication)

Giao tiếp bên ngoài là cầu nối giữa doanh nghiệp với các đối tác, khách hàng, cơ quan truyền thông, cộng đồng. Đây là hình thức thể hiện “bộ mặt thương hiệu” quyết định mức độ uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.

Ví dụ minh họa: Một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ B2B duy trì mối liên hệ thường xuyên với khách hàng thông qua hội thảo trực tuyến hoặc bản tin điện tử định kỳ. Cách giao tiếp này giúp khách hàng luôn cập nhật thông tin sản phẩm, đồng thời củng cố hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

Giá trị doanh nghiệp nhận được:

• Gia tăng lòng tin, sự trung thành của khách hàng.
• Duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững với đối tác.
• Góp phần nâng cao danh tiếng thương hiệu mở rộng cơ hội kinh doanh mới.

2.3. Giao tiếp số (Digital Communication)

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, giao tiếp số đang trở thành xu hướng tất yếu. Đây là hình thức giao tiếp thông qua các nền tảng trực tuyến như email, mạng xã hội, webinar, hoặc các ứng dụng quản lý dự án. Hình thức này giúp doanh nghiệp xóa bỏ rào cản về không gian, thời gian, đặc biệt phù hợp với mô hình làm việc kết hợp (hybrid).

Ví dụ thực tiễn: Một tổ chức sử dụng hệ thống đào tạo trực tuyến e-learning của Lạc Việt có thể dễ dàng triển khai khóa học về kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh cho phép nhân viên học và tương tác trực tuyến với giảng viên, thảo luận tình huống qua diễn đàn wiki, hay tham gia lớp học ảo mọi lúc, mọi nơi.

3. Những kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh cần thiết cho nhân sự

Để giao tiếp trong kinh doanh mang lại hiệu quả thực sự, nhân sự không chỉ cần khả năng diễn đạt mà còn phải biết lắng nghe, phản hồi, xử lý tình huống khéo léo. Trong môi trường làm việc hiện đại, nơi tốc độ và áp lực luôn song hành, việc sở hữu kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh giúp mỗi cá nhân tự tin hơn, làm việc hiệu quả hơn.

Dưới đây là bốn nhóm kỹ năng nền tảng mà mọi nhân viên cần được trang bị.

3.1. Kỹ năng lắng nghe chủ động (Active Listening)

Lắng nghe chủ động không chỉ đơn thuần là “nghe người khác nói” mà là thấu hiểu và phản hồi một cách có chủ đích.

Một nhân viên có kỹ năng lắng nghe tốt thường:

• Dành sự tập trung hoàn toàn cho người nói, tránh ngắt lời.
• Ghi nhận phản ánh lại nội dung để xác nhận hiểu đúng ý.
• Đặt câu hỏi làm rõ thay vì phán xét hay phản ứng cảm tính.

Ví dụ: Trong một cuộc họp nhóm, khi trưởng nhóm trình bày ý tưởng, nhân viên biết lắng nghe chủ động sẽ ghi chú, hỏi lại những điểm chưa rõ thay vì phản đối ngay. Cách này giúp tạo nên môi trường trao đổi cởi mở chuyên nghiệp, nơi mọi ý kiến được tôn trọng.

Giá trị doanh nghiệp nhận được: Nhân viên hiểu đúng nhiệm vụ, giảm sai sót trong thực thi, đồng thời nâng cao chất lượng phối hợp giữa các bộ phận.

3.2. Kỹ năng thuyết trình diễn đạt ý tưởng

Một ý tưởng dù hay đến đâu cũng trở nên vô nghĩa nếu không được truyền tải đúng cách. Kỹ năng thuyết trình diễn đạt ý tưởng giúp nhân viên thể hiện quan điểm rõ ràng, thuyết phục chuyên nghiệp trước đồng nghiệp, khách hàng hoặc lãnh đạo.

Một bài thuyết trình hiệu quả thường đảm bảo 3 yếu tố:

1. Cấu trúc rõ ràng: mở đầu hấp dẫn, nội dung chính có dẫn chứng, kết thúc chốt lại thông điệp.
2. Ngôn ngữ cơ thể tự nhiên: ánh mắt, cử chỉ, tư thế thể hiện sự tự tin.
3. Tương tác linh hoạt: đặt câu hỏi, dùng ví dụ minh họa để tạo sự kết nối.

Giá trị doanh nghiệp nhận được: Nhân viên có khả năng trình bày mạch lạc giúp giảm thời gian họp, tăng khả năng ra quyết định nhanh, nâng cao tính chuyên nghiệp trong mắt đối tác.

3.3. Kỹ năng giao tiếp qua email và văn bản

Trong môi trường làm việc hiện đại, phần lớn thông tin được trao đổi qua email, tin nhắn nội bộ hoặc tài liệu văn bản. Tuy nhiên, sai sót trong cách diễn đạt có thể dẫn đến hiểu lầm hoặc gây tổn hại đến hình ảnh cá nhân, tổ chức.

Một email chuyên nghiệp cần đảm bảo:

• Tiêu đề rõ ràng, nội dung ngắn gọn, đúng trọng tâm.
• Ngữ điệu lịch sự, tránh viết hoa toàn bộ hoặc dùng từ cảm xúc.
• Trình bày khoa học, dễ đọc (dạng bullet hoặc đoạn ngắn).

Ví dụ thực tế: Một nhân viên CSKH khi phản hồi email khách hàng bằng giọng điệu tích cực, thể hiện sự quan tâm thật lòng sẽ giúp tăng khả năng giữ chân khách hàng lâu dài.

Giá trị doanh nghiệp nhận được: Hạn chế xung đột, nâng cao hiệu suất công việc, hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác.

3.4. Kỹ năng phản hồi, giải quyết xung đột

Trong môi trường làm việc, xung đột là điều khó tránh khỏi. Kỹ năng phản hồi và giải quyết xung đột giúp nhân viên duy trì tinh thần hợp tác thay vì đối đầu.

Một phản hồi mang tính xây dựng (constructive feedback) nên:

• Tập trung vào hành vi, không công kích cá nhân.
• Đưa ra gợi ý cải thiện thay vì chỉ trích.
• Chọn thời điểm, ngữ cảnh phù hợp.

Ví dụ: Thay vì nói “Báo cáo của anh quá kém”, hãy nói “Nếu anh bổ sung thêm số liệu ở phần này, báo cáo sẽ thuyết phục hơn”. Đây là cách phản hồi giúp người nhận tiếp thu dễ dàng và cảm thấy được tôn trọng.

Giá trị doanh nghiệp nhận được: Tăng sự tin cậy giữa các thành viên, xây dựng văn hóa trao đổi cởi mở, thúc đẩy tinh thần học hỏi, cải thiện hiệu suất làm việc nhóm.

Những kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh nêu trên không chỉ giúp nhân viên phát triển bản thân mà còn trực tiếp nâng cao hiệu quả tổ chức. Doanh nghiệp có đội ngũ giao tiếp tốt sẽ sở hữu lợi thế cạnh tranh lớn hơn – từ năng suất nội bộ, sự gắn kết nhân viên đến hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp trên thị trường.

4. Đào tạo kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh cho nhân sự

4.1. Vì sao doanh nghiệp cần đào tạo kỹ năng giao tiếp?

Trong bối cảnh thị trường lao động cạnh tranh, kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh được xem là một trong những năng lực cốt lõi giúp nhân viên làm việc hiệu quả, hợp tác tốt, tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

Dù là nhân viên văn phòng, bán hàng hay quản lý cấp trung, việc được đào tạo bài bản về kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh là yêu cầu thiết yếu để phát triển toàn diện.

Đào tạo kỹ năng giao tiếp mang lại ba giá trị cốt lõi cho doanh nghiệp:

• Tăng hiệu quả phối hợp công việc: Khi nhân viên biết diễn đạt rõ ràng, lắng nghe chủ động, việc phối hợp giữa các bộ phận diễn ra trơn tru, hạn chế sai sót.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực: Giao tiếp cởi mở giúp tạo môi trường làm việc tôn trọng, tin cậy gắn kết.
• Gia tăng trải nghiệm khách hàng: Đội ngũ bán hàng, chăm sóc khách hàng có khả năng giao tiếp chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh thương hiệu và giữ chân khách hàng lâu dài.

4.2. Các phương pháp đào tạo hiệu quả

Doanh nghiệp có thể triển khai chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh theo nhiều hình thức, tùy vào quy mô, ngân sách, đặc thù công việc.

• Đào tạo trực tiếp (Workshop, Role-play, Coaching): Phù hợp với các buổi huấn luyện ngắn, tập trung vào thực hành tình huống cụ thể. Phương pháp này giúp học viên phản xạ nhanh, rèn luyện kỹ năng xử lý xung đột hoặc đàm phán thực tế. Tuy nhiên, việc tổ chức tốn chi phí, phụ thuộc vào thời gian và lịch trình của giảng viên – học viên.
• Đào tạo trực tuyến (E-learning, Video tương tác, Microlearning): Là xu hướng phổ biến trong đào tạo doanh nghiệp hiện nay. Hình thức này cho phép nhân viên học mọi lúc, mọi nơi; có thể học lại nội dung nhiều lần, tự đánh giá tiến trình của bản thân. Đặc biệt, khi kết hợp các công cụ mô phỏng tình huống giao tiếp thực tế, doanh nghiệp có thể biến lý thuyết thành trải nghiệm thực hành sinh động.

So sánh nhanh hai hình thức:

Với lợi thế về công nghệ, đào tạo trực tuyến e-learning đang trở thành lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp trong việc bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp cho nhân viên một cách linh hoạt bền vững.

4.3. Ứng dụng hệ thống đào tạo trực tuyến e-learning của Lạc Việt

Để giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình đào tạo kỹ năng giao tiếp, Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt đã phát triển nền tảng đào tạo trực tuyến Lạc Việt eLearning – giải pháp học tập toàn diện, dễ triển khai quản lý.

Các tính năng nổi bật của hệ thống:

• Thiết kế khóa học theo chuẩn quốc tế SCORM, tích hợp video, tình huống mô phỏng, bài tập tương tác giúp học viên rèn luyện kỹ năng giao tiếp thực tế.
• Tổ chức lớp học trực tuyến (virtual classroom), cho phép giảng viên hướng dẫn, đánh giá trực tiếp.
• Tự động theo dõi tiến trình học tập, báo cáo kết quả, cấp chứng chỉ sau khóa học.
• Phân tích dữ liệu đào tạo, hỗ trợ nhà quản lý đánh giá hiệu quả học tập, đo lường ROI trong đào tạo.

Hệ thống Lạc Việt eLearning hiện được triển khai linh hoạt dưới hai hình thức:

• Cho thuê phần mềm (SaaS): doanh nghiệp không cần đầu tư hạ tầng, chỉ cần đăng nhập và sử dụng.
• Triển khai on-premise: phù hợp với các tổ chức có yêu cầu cao về bảo mật và tùy chỉnh.

Trải nghiệm ngay phần mềm quản lý đào tạo với Lạc Việt eLearning – Dùng thử miễn phí tại https://elearning.lacviet.vn/