Kỹ năng thuyết trình (P.2)-Chuẩn bị nội dung thuyết trình

1. Xác định rõ vấn đề về nội dung thuyết trình

 1.1 Chủ đề của bài thuyết trình

Bạn cần đặt cho mình các câu hỏi để xác định rõ mục tiêu cho buổi thuyết trình:

• Tự hỏi vì sao có buổi thuyết trình?
• Nội dung thuyết trình chủ yếu là gì?

Việc truyền tải thông điệp cần phải dễ nhớ và dễ hiểu. Một người bình thường có khả năng tập trung thời gian ngắn. Vì vậy, nhiệm vụ của bạn làm sao người nghe tập trung đủ lâu để hiểu được nội dung của bài thuyết trình. Khi mục tiêu đã được xác định thì cần phải tập trung suy nghĩ về nó để làm sao thực hiện bài diễn thuyết hấp dẫn, không lãng phí thời gian của mọi người. Trình bày đúng, đơn giản và đi thẳng vào vấn đề.

Ví dụ để giới thiệu sản phẩm mới cần giới thiệu tính vượt trội và hấp dẫn. Những lợi ích mà sản phẩm mới mang lại cho khách hàng. Giải thích tại sao khách hàng muốn mua nó.

1.2 Tìm hiểu khán giả

Cố gắng tìm hiểu ai sẽ tham dự vào buổi thuyết trình của bạn. Có bao nhiêu người sẽ tham dự. Đánh giá mức độ hiểu biết của người nghe về chủ đề thuyết trình. Các khía cạnh về nhân chủng học của thính giả ví dụ như độ tuổi, giới tính, trình độ, v.v.

Ngoài ra, chúng ta cần tìm thông tin để trả lời các câu hỏi:

• Tại sao người nghe có mặt?
• Khán giả cần thông tin gì ở nội dung thuyết trình?
• Người nghe mong đợi điều gì từ bài thuyết trình?
• Làm thế nào bạn có thể truyền đạt được thông tin phù hợp với mong đợi của thính giả?

Cần quan sát thái độ của khán giả biểu hiện như thế nào? trước, trong lúc và sau khi nghe bài thuyết trình. Nên hiểu thêm giá trị về niềm tin và tôn giáo của khán giả. Đồng thời nghiên cứu những nhân tố có thể làm phấn khích người nghe.

1.3 Địa điểm, không gian và thời gian của bài thuyết trình

Bạn phải biết rõ địa điểm nơi thuyết trình để xác định phương tiện đi đến đó. Nơi tổ chức là hội trường, phòng họp nhỏ, hay ngoài trời và môi trường xung quanh. Xác định thời gian dự kiến của buổi thuyết trình: thời gian báo cáo chính, thời gian giải lao (nếu có), thời gian bị ngừng do giải đáp thắc mắc của khán giả, và thời gian thảo luận về nội dung thuyết trình.

a. Nhưng nhân tố ảnh hưởng đến kỹ năng thuyết trình

Đó là: Sự tự tin, khả năng giao tiếp với khán giả, cách sử dụng ngôn ngữ phi ngôn từ, những rào cản về tâm lý, sự chuyên nghiệp, sự năng động thích nghi….

b. Phương tiện cần sử dụng cho bài diễn thuyết 

Phương tiện phục vụ cho công việc thuyết trình chủ yếu gồm: PowerPoint, máy chiếu, slide, flip charts, video, TV, VCR, hệ thống âm thanh, Phòng hội nghị hay sân khấu ngoài trời, Hệ thống ánh sáng và chỗ ngồi… Các phương tiện phải tương thích với không gian và thời gian của buổi thuyết trình.

Sử dụng các thiết bị hỗ trợ một cách bài bản, chính xác. Các phương tiện nhìn nên đủ lớn để khán giả có thể thấy rõ, đặt tại vị trí dễ nhìn, không đứng che tầm nhìn khán giả. Các câu chữ thể hiện trên màn hình cần đơn giản, ngắn gọn và nêu ra ý chính. Mục đích của các câu này là để giúp người thuyết trình dễ dàng theo sát được nội dung một cách logic nhất. Đồng thời giúp người nghe tiện theo dõi và tránh được sự rườm rà.

>> Tham khảo: 

• Phần mềm chấm công tính lương miễn phí
• Phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự
• Phần mềm đánh giá năng lực

2. Xây dựng nội dung cho bài thuyết trình

Bước 1. Phân tích

– Thứ nhất, bạn cần xác định mục tiêu của việc thuyết trình, ví dụ cái bạn muốn người nghe hiểu là gì, quan hệ bạn muốn tạo dựng là gì, với ai và cái bạn muốn người nghe thực hiện.

– Thứ hai, bạn cần phân tích người nghe bằng cách hãy suy nghĩ về chủ đề thuyết trình trước đám đông dưới góc độ của người nghe. Tập trung vào kiến thức của họ về vấn đề bạn thuyết trình, ngôn ngữ sử dụng như thế nào, mối quan tâm của họ là gì, những định kiến, tâm trạng, quan hệ của người nghe…

– Thứ ba, là lúc bạn thực hiện phân tích các ý tưởng và xây dựng mạch ý tưởng.

Hãy đưa ra cho mình những công việc mục đích rõ ràng: Chuẩn bị nội dung – thông tin cho bài thuyết trình, Tìm hiểu về khán giả – văn hóa của họ, Tìm kiếm chủ đề, Xây dựng mục tiêu – Xác định mục đích rõ ràng

Bước 2. Cấu trúc của 1 bài thuyết trình

Nhìn chung, một bài thuyết trình thường được chia làm 3 phần: Mở đầu, nội dung và kết thúc:

– Phần mở đầu: giới thiệu kế hoạch cho buổi thuyết trình. Dự kiến thời gian hoàn thành. Giới thiệu những điểm quan trọng trong bài thuyết trình:

• Mở đầu trực tiếp: giới thiệu trực tiếp chủ đề sẽ trình bày.
• Mở đầu gián tiếp: đưa một luận đề nào đó rồi dẫn dắt người nghe đến với chủ đề chính.

– Nội dung thuyết trình chính: Đây là phần cung cấp cho khán giả những thông tin quan trọng đáp ứng yêu cầu của khán giả. Mang tính thời sự, tính cấp thiết, phản ánh những vấn đề mới phát hiện. Người nghe hiểu được vấn đề và mục đích của bài thuyết trình.

– Phần kết luận: Tóm tắt những điểm chính. Kết bằng nhận xét ngắn gọn và súc tích. Nếu bài thuyết trình là báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học thì nên nêu bật được những khám phá mới. Cần chỉ ra những hạn chế của đề tài nếu có hướng nghiên cứu phát triển trong tương lai.

Việc xây dựng cấu trúc bài thuyết trình này mang lại cho người nghe cảm giác có sự phân tích, luận cứ, có cảm giác của sự chuyển động tiến lên phía trước và lý do nữa là dễ nhớ.

Ngoài ra, một bài với nội dung thuyết trình tốt nếu đạt được các mục tiêu cơ bản sau đây:

– Không làm mất thời gian của người nghe

– Hiểu người nghe là ai và tại sao họ tới đây

– Cấu trúc tốt bài thuyết trình

– Thực hiện bài thuyết trình lôi cuốn và hấp dẫn

– Nhấn mạnh những điểm quan trọng trong thông điệp của bạn

– Tạo lập được mối quan hệ thân thiện với người nghe

Bước 3. Thực Hiện

Để không nằm trong số những người thất bại, bạn cần nhớ những nguyên tắc thuyết trình hiệu quả sau đây:

– Hiểu mục đích của buổi thuyết trình.

– Hãy chuẩn bị cho việc nói trước ở nhà.

– Thông điệp truyền tải ngắn gọn, súc tích, biểu cảm.

– Trình bày nội dung sinh động, cuốn hút.

>>> Tìm hiểu về hợp tác nhóm Collaboration là gì để chuẩn bị bài thuyết trình nhóm tốt nhất

Nội dung thuyết trình của bạn là sự kết hợp tổng thể, hài hòa từ nhiều phần nhỏ với những nhiệm vụ khác nhau. Từ phần giới thiệu đến phần kết luận của bài thuyết trình, mọi thứ phải hoạt động liền mạch với nhau. Tuy nhiên, đoạn kết thúc là cơ hội cuối cùng của bạn nhằm khắc một ấn tượng khó phai với những khán giả đã dành thời gian lắng nghe bạn trình bày. Hãy tận dụng tối đa nó và nhớ: Luôn để bài thuyết trình kết thúc ở một nốt thăng!