10 Phần mềm tính lương Việt Nam và nước ngoài tốt nhất

Quản lý tính lương chính xác, kịp thời là một trong những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp giữ chân người lao động, đảm bảo vận hành trơn tru. Tuy nhiên, khi quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng, việc tính lương bằng Excel hay cách truyền thống dễ dẫn đến sai sót, chậm trễ, thậm chí vi phạm luật lao động. Đó là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp Việt Nam và quốc tế ưu tiên sử dụng phần mềm tính lương để tự động hóa, nâng cao hiệu quả quản lý, đồng thời giảm thiểu rủi ro pháp lý. 

Bài viết dưới đây của SureHCS tổng hợp, đánh giá chi tiết top 10 ứng dụng tính lương tốt nhất, cả trong nước và quốc tế – từ đó chọn ra giải pháp phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình.

1. Bảng đánh giá nhanh 10 phần mềm tính lương tốt nhất thị trường

Với hàng chục phần mềm tính lương hiện có trên thị trường, việc lựa chọn một giải pháp phù hợp có thể khiến doanh nghiệp bối rối. Để giúp bạn dễ dàng so sánh, đưa ra quyết định, dưới đây là bảng đánh giá nhanh 10 ứng dụng tính lương nổi bật nhất hiện nay, phân chia rõ giữa phần mềm trong nước và quốc tế, cùng những tính năng nổi bật nhất của từng giải pháp.

STT	Tên phần mềm	Quốc gia	Tính năng nổi bật	Phù hợp với quy mô
1	LV SureHCS C&B	Việt Nam	Tự động hóa toàn bộ quy trình tính lương, khấu trừ thuế, bảo hiểm. Tích hợp chặt chẽ với hệ thống chấm công, KPI, phúc lợi. Hỗ trợ thiết lập nhiều công thức lương theo vị trí, phòng ban.	Doanh nghiệp vừa và lớn
2	CoDX Payroll	Việt Nam	Tự động tính lương theo ca, ngày công, KPI. Tích hợp chấm công, bảo hiểm, thuế TNCN. Giao diện tiếng Việt, dễ tùy chỉnh theo quy chế doanh nghiệp.	SME, Startup
3	MISA AMIS	Việt Nam	Tự động cập nhật quy định thuế, bảo hiểm.   Kết nối trực tiếp với chấm công, đơn từ, đánh giá KPI.   Nhân viên dễ dàng tra cứu bảng lương qua mobile.	Mọi quy mô
4	Tanca	Việt Nam	Tự động tính lương từ chấm công, KPI, đơn từ. Cập nhật luật thuế – BHXH theo thời gian thực. Nhân viên xem phiếu lương qua ứng dụng điện thoại.	Công ty trẻ, linh hoạt
5	Paradise HRM	Việt Nam	Tính lương từ dữ liệu công, KPI và phúc lợi. Tự động tính thuế, bảo hiểm. Tùy biến báo cáo theo nhu cầu.	Tập đoàn, đa chi nhánh
6	BambooHR Payroll	Hoa Kỳ	Tự động tính lương, thuế, bảo hiểm tại Mỹ. Tích hợp chấm công, quản lý nghỉ phép. Giao diện thân thiện, dễ dùng.	Công ty đa quốc gia
7	Patriot Payroll	Hoa Kỳ	Tính lương, khấu trừ và nộp thuế tại Mỹ. Gửi phiếu lương qua email, portal nhân viên.	SME quốc tế
8	Zoho Payroll	Ấn Độ	Tự động tính lương định kỳ, tích hợp thuế, chấm công. Tạo và gửi phiếu lương điện tử nhanh chóng. Hỗ trợ nhiều quốc gia, thân thiện với doanh nghiệp nhỏ.	Công ty công nghệ
9	Xero	New Zealand	Tính lương, thuế, khấu trừ cho doanh nghiệp toàn cầu. Tích hợp kế toán và thời gian làm việc. Giao diện trực quan, dễ quản lý bảng lương.	Doanh nghiệp toàn cầu
10	MS Access Payroll Template	Hoa Kỳ	Miễn phí, tùy biến công thức lương cơ bản. Yêu cầu kiến thức Access để chỉnh sửa.	Phù hợp doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân.

2. 5 Phần mềm tính lương nhân viên Made-in Việt Nam tích hợp dễ dàng

Các phần mềm tính lương “made in Vietnam” ngày càng được ưa chuộng bởi khả năng tuân thủ pháp luật, dễ tùy biến theo chính sách nội bộ, chi phí hợp lý. Dưới đây là 5 phần mềm nổi bật:

1. Phần mềm tính lương LV SureHCS C&B
2. Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương​ CoDX Payroll
3. Phần mềm tính lương nhân viên MISA AMIS
4. App tính lương Tanca
5. Phần mềm tính lương tự động​ miễn phí Paradise HRM

2.1 Phần mềm tính lương LV SureHCS C&B

LV SureHCS C&B là một trong những giải pháp tính lương và quản lý phúc lợi nổi bật tại Việt Nam, được phát triển dựa trên hơn 27 năm kinh nghiệm triển khai phần mềm quản trị nhân sự cho hơn 1.000 doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ tính lương tự động mà còn là nền tảng hỗ trợ xây dựng một chính sách đãi ngộ linh hoạt, đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình nâng cao trải nghiệm nhân viên và phát triển văn hóa tổ chức.

Tính năng nổi bật

• Tự động tính lương theo công thức tùy biến, hỗ trợ khấu trừ thuế TNCN, BHXH, các khoản phúc lợi khác. Hệ thống còn tự động nhận dữ liệu chấm công – tăng ca – nghỉ phép mà không cần nhập tay.
• Dữ liệu nhân sự được kết nối chặt chẽ với hệ thống tính lương và phân hệ kế toán. Sau mỗi kỳ lương, hệ thống tự động tổng hợp chi phí, tạo chứng từ, kết chuyển sang hệ thống kế toán nội bộ.
• Cho phép thiết lập công thức tính lương – thưởng – phụ cấp linh hoạt theo từng khoản thu nhập. Hệ thống hỗ trợ tính lương đa nguyên tệ, phù hợp với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài hoặc chi nhánh đa quốc gia.
• Hỗ trợ thiết lập, kiểm soát từng loại quỹ trong cơ cấu quỹ lương, đảm bảo minh bạch, tối ưu hóa chi phí nhân sự.
• Cho phép nhân viên, quản lý truy cập thông tin lương thưởng, phúc lợi, hợp đồng lao động, lịch sử công việc mọi lúc, mọi nơi qua thiết bị di động.
• Trợ lý ảo AI tự động giải đáp các câu hỏi thường gặp về lương, phúc lợi, nghỉ phép, chính sách, gợi ý hoặc cung cấp tài liệu liên quan như biểu mẫu, quy trình hoặc hợp đồng.
• Tự động tổng hợp dữ liệu chính xác về lương thưởng, bảo hiểm, thuế TNCN, hỗ trợ xuất báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu cho các bộ phận liên quan.

Giá thành

• Phiên bản Cloud (thuê bao linh hoạt): Chỉ từ vài triệu đồng/năm, thích hợp với các doanh nghiệp nhỏ – vừa cần triển khai nhanh và không đầu tư hạ tầng.
• Phiên bản On-premise (triển khai tại chỗ): Dành cho doanh nghiệp có quy mô lớn, cần tích hợp sâu với hệ thống nội bộ hoặc tùy chỉnh phức tạp. Chi phí triển khai phụ thuộc vào yêu cầu thực tế, phạm vi sử dụng.

2.2 Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương​ CoDX Payroll

Phần mềm tính lương CoDX Payroll là một thành phần thuộc nền tảng CoDX – bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện được phát triển tại Việt Nam. Hướng đến nhu cầu tự động hóa quy trình tính lương tại các doanh nghiệp vừa, nhỏ, phần mềm này được tối ưu để vận hành nhanh gọn, có thể triển khai ngay cả trên thiết bị di động. Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, CoDX Payroll đặc biệt phù hợp với các đơn vị có chính sách chi trả phức tạp, thường xuyên thay đổi hoặc có đặc thù riêng về ngành nghề.

Tính năng nổi bật

• Hỗ trợ đa dạng phương pháp tính lương: từ lương thời gian, khoán ngày/tháng, theo sản phẩm, định mức, đơn giá… đến các cách tính theo chức danh – tất cả đều có thể được chọn sẵn hoặc tùy biến theo yêu cầu doanh nghiệp.
• Cho phép người dùng xây dựng các yếu tố cấu thành lương (phụ cấp, thưởng, khấu trừ…) công thức tính theo chính sách nội bộ, không bị giới hạn bởi khuôn mẫu cố định.
• Phần mềm có thể tạo tạm trích thuế thu nhập cá nhân hàng tháng, quyết toán thuế TNCN cuối năm, trích nộp bảo hiểm dựa trên cấu hình biểu thuế do người dùng khai báo.
• Hỗ trợ tính lương bằng đa nguyên tệ cho từng nhân viên hoặc từng khoản thu nhập – một tính năng hữu ích với doanh nghiệp có yếu tố quốc tế hoặc chi trả lương ngoại tệ.
• Dễ dàng tạo bảng lương chính thức, lương ngoài giờ, bảng kê thuế, danh sách chuyển khoản – đồng thời gửi phiếu lương đến từng nhân viên qua email công ty hoặc cá nhân.

Hạn chế

• So với những tên tuổi lớn trong ngành phần mềm nhân sự, CoDX vẫn đang trong giai đoạn mở rộng thị trường, nên chưa có độ phủ lớn hay cộng đồng người dùng mạnh.
• Dù dễ dùng, nhưng để khai thác hết tính năng tùy biến cao, người dùng cần có kiến thức cơ bản về thiết lập lương, công thức, thuế để cấu hình phù hợp.

 Giá thành

20.000 VNĐ/người dùng/tháng – phù hợp với ngân sách của startup, doanh nghiệp SME hoặc các công ty đang số hóa bước đầu nghiệp vụ nhân sự. 

2.3 Phần mềm tính lương nhân viên MISA AMIS

MISA AMIS Tiền lương là giải pháp được phát triển bởi MISA – một tên tuổi uy tín trong ngành phần mềm doanh nghiệp tại Việt Nam. Không chỉ là một công cụ tính lương đơn thuần, AMIS được xây dựng như một “trợ lý nhân sự số” khi tích hợp đầy đủ nghiệp vụ liên quan đến tiền lương – từ chấm công, hiệu suất làm việc, bảo hiểm đến thuế thu nhập cá nhân. Điểm mạnh lớn nhất của phần mềm tính lương MISA AMIS nằm ở khả năng liên kết linh hoạt với hệ sinh thái kế toán – bán hàng – đánh giá nội bộ, giúp thông tin luân chuyển mượt mà, giảm thiểu lỗi, tối ưu chi phí vận hành.

Tính năng nổi bật

• Tự động đồng bộ thông tin từ các phân hệ liên quan như chấm công, doanh thu, KPI hay khấu trừ, giúp rút ngắn đáng kể thời gian tổng hợp dữ liệu đầu vào.
• Tính lương theo công thức linh hoạt: Người dùng có thể áp dụng công thức Excel có sẵn hoặc tùy chỉnh theo nhu cầu thực tế, bao gồm cả lương theo ca, KPI, doanh số hoặc mức lương cố định.
• Tự động tính thuế và bảo hiểm: AMIS hỗ trợ hạch toán, khấu trừ các khoản thuế TNCN, BHXH, BHTN… theo đúng biểu thuế mới nhất, khai báo trực tiếp đến cơ quan chức năng.
• Giao diện xác nhận minh bạch: Nhân viên có thể kiểm tra, đối chiếu bảng lương, phản hồi nếu có sai sót, đảm bảo tính minh bạch, chủ động trong giao tiếp nội bộ.
• Báo cáo – phân tích chuyên sâu: Doanh nghiệp có thể theo dõi chi phí lương tổng thể, ngân sách phúc lợi, công nợ tiền lương, hoặc hiệu quả sử dụng quỹ lương thông qua các báo cáo trực quan.

Hạn chế 

• Do lượng dữ liệu lớn, tích hợp nhiều phân hệ, tốc độ phản hồi có thể chậm khi hệ thống vận hành ở công suất cao.
• Gói sử dụng cơ bản có giá tương đối cao, chưa thật sự phù hợp với doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc startup mới thành lập.
• Một số quy trình đặc thù vẫn chưa được tự động hoàn toàn, yêu cầu người dùng phải điều chỉnh bằng tay khi thiết lập công thức hoặc xuất bảng lương đặc biệt.

Giá thành

• Dùng thử: Miễn phí 14 ngày với đầy đủ tính năng.
• Gói cơ bản (30 nhân viên/30 người dùng): 5.700.000 VNĐ/năm.
• Mở rộng:

• • Thêm 10 người dùng: 1.500.000 VNĐ/năm
  • Thêm 10 hồ sơ nhân sự: 380.000 VNĐ/năm
• Doanh nghiệp lớn: Có thể yêu cầu báo giá tùy chỉnh theo số lượng nhân viên và nghiệp vụ cần tích hợp.

2.4 App tính lương Tanca

Tanca là nền tảng quản trị nhân sự tích hợp chấm công – tính lương thông minh, được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp trẻ, quy mô vừa và nhỏ, những môi trường làm việc linh hoạt. Với sự kết hợp giữa AI, công nghệ di động, khả năng tùy chỉnh cao, Tanca giúp số hóa hoàn toàn quá trình quản lý ca làm, tính công – tính lương – tính thuế trong một nền tảng duy nhất. App mobile là điểm cộng lớn, cho phép nhân viên tra cứu lương mọi lúc, mọi nơi.

Tính năng nổi bật

• Hỗ trợ GPS, FaceID, camera AI, máy vân tay – tất cả đều được đồng bộ hóa tự động với hệ thống tính lương.
• Hệ thống tự động tổng hợp giờ làm, khấu trừ nghỉ phép, tính phụ cấp, thuế và bảo hiểm dựa trên cấu hình lương từng bộ phận.
• Doanh nghiệp có thể thiết kế thang bảng lương riêng cho từng phòng ban, chức danh, dễ dàng điều chỉnh theo chính sách nội bộ hoặc quy định Nhà nước.
• Từ phân ca – chấm công – tính lương – báo cáo chi phí – gửi phiếu lương về điện thoại, Tanca giảm thiểu thao tác thủ công tối đa.
• API cho phép tích hợp với hệ thống khác như kế toán, ERP, CRM,… thuận tiện mở rộng.

Hạn chế 

• Một số người dùng phản ánh lỗi hệ thống hoặc trễ đồng bộ dữ liệu chấm công – lương vào giờ cao điểm.
• Các quy trình phức tạp như tính lương theo OKR, thưởng đột xuất hoặc phân bổ chi phí lương theo dự án còn cần xử lý thủ công.
• Các tính toán liên quan đến nghỉ có lương, nghỉ không lương, đổi ca chưa thật sự tối ưu.

Giá thành

Phần mềm tính lương Tanca áp dụng chính sách tính phí theo người dùng, tính năng, phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu triển khai linh hoạt theo ngân sách:

• Gói cơ bản: 10.000 VNĐ/tháng/người – phù hợp doanh nghiệp nhỏ cần tính lương cơ bản.
• Gói tiêu chuẩn: 15.000 VNĐ/tháng/người – thêm tính năng phân ca, đồng bộ máy chấm công.
• Gói chuyên nghiệp: 25.000 VNĐ/tháng/người – tích hợp quản lý nhân sự, báo cáo nâng cao.
• Gói chuyển đổi số: 40.000 VNĐ/tháng/người – đầy đủ API, phân quyền nâng cao, hỗ trợ kỹ thuật ưu tiên.

2.5 Phần mềm tính lương tự động​ miễn phí Paradise HRM

Paradise HRM là một phần mềm quản lý nhân sự tổng thể, đặc biệt tối ưu cho nghiệp vụ tính lương – chấm công – bảo hiểm – thuế TNCN. Với điểm mạnh là miễn phí, đa nền tảng và tích hợp đầy đủ tính năng thiết yếu, Paradise HRM phù hợp với các doanh nghiệp vừa, nhỏ hoặc tập đoàn có nhiều chi nhánh cần đồng bộ dữ liệu lương.

Tính năng nổi bật

• Hỗ trợ lương thời gian, lương sản phẩm, lương khoán, phụ cấp. Hệ thống cho phép doanh nghiệp tự điều chỉnh công thức tính theo từng bộ phận.
• Tự động xử lý dữ liệu từ máy chấm công hoặc file tổng hợp, giúp giảm thiểu sai sót và thao tác thủ công.
• Theo dõi mức đóng, biến động, người phụ thuộc, giảm trừ, khấu trừ thuế tự động theo quy định.
• Lưu trữ hợp đồng lao động, ghi nhận các lần tăng lương, nghỉ việc, chuyển bộ phận, phục vụ quyết toán cuối kỳ.
• Cho phép xuất báo cáo bảng lương theo kỳ, theo bộ phận, theo chi phí hoặc theo vị trí nhân sự dưới dạng Excel.

Hạn chế 

• Giao diện vẫn mang tính kỹ thuật, thiếu tính trực quan, cần thời gian làm quen khá lâu.
• Một số tính năng nâng cao như tích hợp CRM, kế toán hoặc hỗ trợ chấm công bằng AI hiện chưa có.
• Hiện phần mềm chưa có app mobile chuyên biệt, gây bất tiện khi cần tra cứu lương qua điện thoại.

Giá thành

Paradise HRM nổi bật ở mô hình sử dụng miễn phí:

• Cài đặt trên máy chủ nội bộ hoặc tải miễn phí từ website chính thức
  Không tính phí bản quyền người dùng hoặc module chức năng
• Phù hợp với các doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí nhưng vẫn cần đầy đủ chức năng quản lý lương – nhân sự – BHXH – thuế.

3. 5 Phần mềm tính lương nước ngoài chuyên nghiệp

Dưới đây là 5 phần mềm tính lương nước ngoài được sử dụng rộng rãi và đánh giá cao trên thị trường quốc tế. Đặc biệt phù hợp với các tổ chức có nhu cầu vận hành đa quốc gia, cần tiêu chuẩn toàn cầu trong quy trình quản lý lương:

1. Ứng dụng tính lương BambooHR Payroll
2. Phần mềm tính lương online​ Patriot Payroll
3. Phần mềm quản lý tính lương​ Zoho Payroll
4. Hệ thống quản lý tiền lương Xero
5. Phần mềm tiền lương​ MS Access

3.1 Ứng dụng tính lương BambooHR Payroll

BambooHR Payroll là phần mềm tính lương được phát triển tại Hoa Kỳ, tích hợp trực tiếp trong hệ sinh thái quản trị nhân sự BambooHR. Giải pháp này được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang sử dụng BambooHR, giúp đơn giản hóa quy trình trả lương nhờ khả năng tự động đồng bộ dữ liệu nhân sự, chấm công.

Tính năng nổi bật

• Dữ liệu nhân viên như giờ làm việc, tài khoản ngân hàng, phụ cấp – khấu trừ được tự động lấy từ hệ thống nhân sự để tính lương nhanh chóng.
• Hỗ trợ khai báo và quyết toán thuế theo quy định tại Mỹ, đồng thời có thể xuất báo cáo thuế chuẩn.
• Gửi bảng lương, phiếu lương cho nhân viên qua email hoặc nền tảng nội bộ.
• Tích hợp thư viện báo cáo mẫu với khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo từng phòng ban, giai đoạn.
• Cho phép chia nhóm bảng lương – phù hợp với doanh nghiệp có nhiều nhóm lao động khác nhau.

Hạn chế 

• Phần mềm chỉ hỗ trợ khách hàng đã sử dụng nền tảng BambooHR, không triển khai độc lập.
• Thiết kế, chức năng hướng đến doanh nghiệp tại Mỹ nên chưa phù hợp với các quy định lương – thuế tại Việt Nam.
• Chi phí cao, đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ hoặc có nhu cầu tùy chỉnh sâu.
• Không hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt, gây khó khăn trong quá trình sử dụng và đào tạo nội bộ.

Giá thành

Liên hệ để được cung cấp báo giá theo nhu cầu từng doanh nghiệp.

3.2 Phần mềm tính lương online​ Patriot Payroll

Patriot Payroll là một giải pháp tính lương trực tuyến được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp nhỏ tại Mỹ. Với giao diện thân thiện, chi phí dễ tiếp cận, tích hợp mượt mà với phần mềm kế toán cùng hãng, phần mềm tính lương Patriot giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong quy trình trả lương và nộp thuế. Phần mềm đặc biệt phù hợp với các tổ chức không có bộ phận tài chính chuyên sâu nhưng vẫn cần đảm bảo tính chính xác và tuân thủ về lương – thuế.

Tính năng nổi bật

• Cho phép doanh nghiệp thiết lập lịch trả lương định kỳ, tự động thực hiện thanh toán theo lịch đã định.
• Tự động tính thuế liên bang, bang, địa phương theo quy định pháp luật của Mỹ.
• Cung cấp hai cấp độ dịch vụ: Cơ bản (Basic), Đầy đủ (Full Service) – với bản đầy đủ bao gồm cả khai báo và nộp thuế thay cho doanh nghiệp.
• Tích hợp chặt chẽ với phần mềm kế toán nội bộ Patriot Accounting – mang lại cái nhìn tổng thể về ngân sách, chi phí nhân sự.
• Hệ thống báo cáo chi tiết, bao gồm lịch sử trả lương, khấu trừ, thời gian nghỉ phép, chuyển khoản và các phiếu chi.

Hạn chế 

• Không hỗ trợ các mô hình thuế hay nghiệp vụ ngoài lãnh thổ Hoa Kỳ – điều này khiến Patriot Payroll khó triển khai tại Việt Nam hoặc các nước có hệ thống pháp luật riêng.
• Chưa có chức năng quản lý thời gian làm việc, nghỉ phép, hoặc ca làm việc – phù hợp hơn với doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu đơn giản.
• Việc xử lý các tác vụ hàng loạt như tải dữ liệu về nhân viên đôi khi gây khó khăn do hệ thống còn hạn chế về tốc độ, giao diện tương tác.
• Quy trình chuyển khoản lương vẫn yêu cầu một số thao tác thủ công – mất thời gian nếu quy mô nhân sự lớn.

Giá thành

Patriot Payroll cung cấp giá thành rõ ràng, dễ dự toán cho doanh nghiệp:

• Gói Basic: 17 USD/tháng + 4 USD cho mỗi nhân viên.
• Gói Full Service: 37 USD/tháng + 4 USD/nhân viên – bao gồm dịch vụ nộp và thanh toán thuế tự động.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể trải nghiệm bản dùng thử miễn phí trong 30 ngày trước khi quyết định sử dụng chính thức.

3.3 Phần mềm quản lý tính lương​ Zoho Payroll

Zoho Payroll là phần mềm tính lương đến từ hệ sinh thái Zoho, hướng tới những doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc vừa, cần một giải pháp tính lương đơn giản, tự động và đồng bộ với quy trình quản trị nhân sự. Khi kết hợp cùng Zoho People, phần mềm mang lại một nền tảng tính lương toàn diện, phù hợp với các doanh nghiệp nước ngoài hoặc đang hoạt động tại các thị trường mà Zoho hỗ trợ.

Tính năng nổi bật

• Dữ liệu về giờ làm, nghỉ phép sẽ được đồng bộ liên tục, đảm bảo độ chính xác khi tính lương.
• Zoho Payroll xử lý cả các tình huống đặc biệt như nhân sự nghỉ việc, hoàn tiền cho ngày phép chưa sử dụng, lập bảng lương quyết toán nhanh chóng.
• Doanh nghiệp có thể điều chỉnh cấu trúc lương sao cho phù hợp với đặc thù nội bộ, bao gồm các khoản thưởng, trợ cấp hay các khoản giảm trừ tùy chỉnh.
• Thông tin hồ sơ nhân viên, thâm niên, vị trí công tác,… sẽ được đồng bộ hoàn toàn để tính lương, giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công.
• Nhân viên có thể tự tra cứu, tải phiếu lương, theo dõi thông tin lương tháng một cách minh bạch.

Hạn chế 

• Một số người dùng phản ánh rằng phản hồi từ bộ phận kỹ thuật hoặc chăm sóc khách hàng không thực sự nhanh.
• Zoho Payroll chưa hỗ trợ nghiệp vụ tính lương theo quy định pháp luật Việt Nam nên không phù hợp nếu doanh nghiệp cần tuân thủ hệ thống thuế trong nước.

Giá thành

Zoho Payroll cung cấp hai phương thức thanh toán linh hoạt:

• Trả theo tháng: 19 USD/tháng + 3 USD/nhân viên
• Trả theo năm: 190 USD/năm + 30 USD/nhân viên (được chiết khấu tương đương 2 tháng sử dụng miễn phí)

3.4 Hệ thống quản lý tiền lương Xero

Xero Payroll là một phần trong hệ sinh thái phần mềm kế toán Xero – được phát triển nhằm phục vụ các doanh nghiệp nhỏ và vừa đang tìm kiếm giải pháp quản lý tài chính, tính lương, phúc lợi hiệu quả. Là sản phẩm có nguồn gốc từ New Zealand, phần mềm tính lương Xero Payroll nổi bật với khả năng tích hợp sâu với kế toán, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc xử lý bảng lương, theo dõi chi phí nhân sự, đảm bảo tính chính xác trong kê khai thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm, các khoản khấu trừ bắt buộc.

Tính năng nổi bật

• Xero Payroll có thể tự động tính lương, thuế thu nhập, bảo hiểm xã hội, các khoản khấu trừ dựa trên quy định tại từng quốc gia hỗ trợ.
• Doanh nghiệp có thể thiết lập chu kỳ trả lương theo tuần, hai tuần, hàng tháng hoặc theo ca làm việc.
• Tự động cập nhật thời gian làm việc, nghỉ phép, thai sản… từ các phần mềm khác hoặc file dữ liệu đầu vào để đảm bảo bảng lương chính xác.
• Mỗi nhân viên đều được cấp quyền truy cập vào phiếu lương của mình một cách an toàn và riêng tư trên bất kỳ thiết bị nào.
• Xero cung cấp báo cáo lương, chi phí nhân sự, lịch sử thanh toán, tình trạng nghỉ phép một cách đầy đủ, dễ dàng phục vụ công tác kiểm toán hoặc ra quyết định tài chính.

Hạn chế 

• Phần mềm không hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt và chưa tích hợp nghiệp vụ thuế – bảo hiểm theo quy định Việt Nam, nên không phù hợp nếu bạn là doanh nghiệp nội địa.
• Xero Payroll đáp ứng tốt các nghiệp vụ chuẩn, nhưng chưa đủ linh hoạt nếu doanh nghiệp có hệ thống lương phức tạp (thưởng theo KPI, lương theo doanh thu, chia ca, tăng ca tính hệ số,…).
• So với các phần mềm Việt, mức giá của Xero thuộc nhóm cao, đặc biệt nếu mở rộng quy mô hoặc cần tính năng nâng cao.
• Vì chưa hỗ trợ tiếng Việt nên có thể là rào cản lớn với bộ phận nhân sự – kế toán truyền thống.

Giá thành

Xero Payroll cho phép doanh nghiệp dùng thử miễn phí trong 30 ngày. Sau đó, có thể lựa chọn một trong ba gói dịch vụ sau:

• Starter – 29 USD/tháng: Dành cho các doanh nghiệp nhỏ, nhu cầu tính lương và kế toán cơ bản.
• Standard – 46 USD/tháng: Bao gồm nhiều tính năng hơn về báo cáo và tự động hóa.
• Premium – 62 USD/tháng: Gói toàn diện nhất, hỗ trợ tính lương nâng cao và đa tiền tệ – phù hợp cho các công ty có hoạt động quốc tế.

3.5 Phần mềm tiền lương​ MS Access

Microsoft Access không phải là phần mềm tính lương chuyên biệt, nhưng lại là công cụ rất được ưa chuộng bởi các doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt là những đơn vị có đội ngũ IT nội bộ hoặc mong muốn kiểm soát dữ liệu từ đầu đến cuối. Với khả năng xây dựng cơ sở dữ liệu linh hoạt tự thiết kế quy trình nghiệp vụ, Access cho phép doanh nghiệp tạo ra hệ thống tính lương “đo ni đóng giày” cho riêng mình – từ bảng dữ liệu nhân viên, công thức tính lương, đến báo cáo chi tiết theo nhu cầu.

Tính năng nổi bật

• Access cho phép người dùng tùy chỉnh toàn bộ công thức tính lương – từ lương giờ, lương khoán, đến các khoản thưởng, phúc lợi, khấu trừ – bằng cách sử dụng truy vấn (query) biểu thức logic.
• Dữ liệu chấm công, thông tin nhân sự, hệ số lương có thể liên kết chặt chẽ với nhau chỉ trong một tệp Access duy nhất.
• Tùy ý tạo các mẫu phiếu lương, báo cáo thống kê hoặc tổng hợp theo tháng, quý, năm – phù hợp với yêu cầu của từng phòng ban hoặc ban lãnh đạo.
• Do hệ thống được tự phát triển hoặc tùy chỉnh nội bộ, doanh nghiệp chủ động hoàn toàn về bảo mật dữ liệu và thay đổi quy trình khi cần.

Hạn chế 

• Để xây dựng hệ thống tính lương bằng Access, người dùng cần có kiến thức về cơ sở dữ liệu, viết truy vấn SQL, sử dụng công thức tính toán trong môi trường lập trình đơn giản (VBA).
• Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng nhân viên tăng hoặc cần tích hợp với hệ thống ERP, phần mềm Access có thể không đáp ứng được tốc độ xử lý tính tự động hóa như các phần mềm chuyên dụng.
• Microsoft không cung cấp dịch vụ hỗ trợ chuyên sâu cho người dùng Access, nên mọi vấn đề kỹ thuật đều phải tự xử lý hoặc thuê ngoài

Giá thành

Chi phí ban đầu chủ yếu đến từ việc mua bản quyền Microsoft Office (từ 150 đến 300 USD tùy phiên bản). 

Phần còn lại sẽ phụ thuộc vào mức độ tùy chỉnh – nếu doanh nghiệp có nhân sự nội bộ am hiểu Access, chi phí sẽ gần như bằng 0; còn nếu phải thuê lập trình viên hoặc bên ngoài thiết kế, chi phí có thể dao động từ vài triệu đến vài chục triệu đồng.

4. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng ứng dụng tính lương?

Tính lương tưởng đơn giản, nhưng lại là một “trận địa” dễ xảy ra sai sót nếu không có công cụ hỗ trợ chuẩn xác. Doanh nghiệp dù nhỏ hay lớn đều phải đối mặt với những thách thức như dữ liệu phức tạp, quy trình rườm rà, áp lực đảm bảo tính minh bạch, đúng luật. Đây là lý do ngày càng nhiều tổ chức lựa chọn ứng dụng phần mềm tính lương thay vì “ôm” mãi Excel hay xử lý thủ công.

Dưới đây là những lý do thuyết phục khiến các doanh nghiệp hiện đại không nên bỏ qua ứng dụng tính lương:

• Tự động hóa toàn bộ quy trình tính lương: từ lấy dữ liệu công, lương cơ bản, hệ số, đến tính toán thuế, bảo hiểm, các khoản phụ cấp, khấu trừ… Thay vì mất hàng giờ để tổng hợp thủ công, chỉ cần vài cú click là có ngay bảng lương chính xác.
• Giảm thiểu rủi ro nhầm lẫn nhờ vào các công thức cố định, dữ liệu liên kết chặt chẽ, khả năng kiểm tra chéo cao.
• Cập nhật quy định mới, tự động áp dụng vào công thức tính, tránh vi phạm pháp luật lao động.
• Cung cấp hàng loạt báo cáo: chi phí lương theo phòng ban, bảng phân tích thu nhập, thống kê phúc lợi,… Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể đưa ra quyết định lương thưởng, ngân sách nhân sự kịp thời, hiệu quả.
• Cho phép thiết lập phân quyền chi tiết – ai được xem, ai được sửa, ai chỉ được xuất báo cáo – giúp bảo vệ dữ liệu nhân sự, tránh rò rỉ không mong muốn.
• Khả năng kết nối với hệ thống chấm công, quản lý nhân sự, kế toán… tạo nên luồng dữ liệu xuyên suốt, đồng bộ, không cần nhập tay nhiều lần.

5. Tiêu chí chọn phần mềm tính lương tốt cho doanh nghiệp

Phần mềm tính lương là “trợ thủ” đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, đảm bảo chi trả đúng – đủ – đúng hạn. Tuy nhiên, giữa hàng chục lựa chọn trên thị trường, đâu là phần mềm thực sự phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp của bạn?

Dưới đây là 6 tiêu chí quan trọng nhất cần cân nhắc trước khi “xuống tiền”:

• Đáp ứng đúng nghiệp vụ tính lương thực tế của doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp có cách xây dựng cơ cấu lương khác nhau: theo giờ, theo sản phẩm, KPI, hoa hồng, ca kíp… Một phần mềm tốt phải cho phép thiết lập công thức linh hoạt, xử lý được nhiều loại phụ cấp, khấu trừ, thuế, bảo hiểm, các kịch bản đặc thù.
• Tự động hóa cao, giảm thao tác thủ công: Phần mềm nên có khả năng tự động kết nối dữ liệu từ hệ thống chấm công, HRM hoặc file import từ Excel để tạo bảng công, bảng lương. Ngoài ra, phần mềm cần hỗ trợ các thao tác tự động như: tổng hợp công, tính thuế TNCN, khấu trừ BHXH, in phiếu lương…
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Người dùng chính là nhân sự, kế toán – những người không phải ai cũng rành về công nghệ. Vì vậy, phần mềm cần có thiết kế trực quan, bố cục hợp lý, hướng dẫn chi tiết giúp dễ dàng thao tác kể cả với người mới.
• Khả năng bảo mật và phân quyền rõ ràng: Lương là dữ liệu nhạy cảm bậc nhất trong doanh nghiệp. Phần mềm cần có cơ chế phân quyền theo vai trò – ai được xem lương ai, ai được chỉnh sửa công thức, ai được in phiếu lương… Đồng thời phải có khả năng sao lưu định kỳ, chống mất mát dữ liệu.
• Báo cáo đa dạng, hỗ trợ ra quyết định: Phần mềm nên cung cấp các loại báo cáo lương – thưởng – phúc lợi theo nhiều góc nhìn: theo tháng, theo phòng ban, theo cá nhân, theo thời gian… để lãnh đạo dễ dàng phân tích chi phí và đưa ra điều chỉnh phù hợp.

6. Các câu hỏi xoay quanh phần mềm tính tiền lương

Trong quá trình tìm kiếm phần mềm tính lương phù hợp, nhiều doanh nghiệp băn khoăn trước hàng loạt lựa chọn: dùng phần mềm Việt hay nước ngoài, nên dùng bản miễn phí hay có phí, chọn Excel hay ứng dụng chuyên dụng? Dưới đây là những câu hỏi thường gặp cùng lời giải đáp rõ ràng:

6.1 Nên dùng app tính lương Việt Nam hay nước ngoài?

Phần mềm nước ngoài thường mạnh về công nghệ, giao diện hiện đại và khả năng mở rộng. Tuy nhiên, nhiều hệ thống không tích hợp sẵn nghiệp vụ lương đặc thù tại Việt Nam như: quy định về BHXH, thuế TNCN, quỹ công đoàn, quyết toán thuế…Ngược lại, phần mềm Việt Nam có ưu điểm lớn là hiểu rõ chính sách nội địa, dễ dàng tùy chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp Việt, có hỗ trợ kỹ thuật bằng tiếng Việt.

Nếu doanh nghiệp bạn đang vận hành tại Việt Nam, ưu tiên phần mềm Việt sẽ phù hợp, tiết kiệm chi phí triển khai hơn.

6.2 Có nên dùng phần mềm tính lương miễn phí?

Các ứng dụng tính lương miễn phí thường phù hợp với hộ kinh doanh, doanh nghiệp siêu nhỏ – nơi quy mô nhân sự đơn giản, không cần tùy chỉnh phức tạp. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp bắt đầu phát triển, việc dùng phần mềm miễn phí dễ dẫn đến:

• Hạn chế về tính năng nâng cao (bảo mật, phân quyền, báo cáo…)
• Không được cập nhật kịp thời theo chính sách mới
• Rủi ro mất dữ liệu nếu không có chế độ sao lưu định kỳ

Miễn phí thường đi kèm đánh đổi. Nếu doanh nghiệp của bạn có hơn 10 nhân viên hoặc có nhiều khoản thu nhập khác nhau, hãy cân nhắc dùng bản có phí để đảm bảo an toàn, hiệu quả.

6.3 Có nên tính lương miễn phí bằng excel?

Excel là công cụ quen thuộc, linh hoạt, dễ tùy biến nên được nhiều doanh nghiệp sử dụng trong giai đoạn đầu. Tuy nhiên, Excel không phải phần mềm chuyên dụng tính lương, có những hạn chế lớn:

• Phụ thuộc vào người làm file (khi nghỉ việc, người sau khó tiếp quản)
• Dễ sai sót công thức nếu thao tác sai
• Khó phân quyền bảo mật dữ liệu lương
• Mất thời gian tổng hợp dữ liệu, khó kiểm soát lịch sử điều chỉnh

Tính lương bằng Excel phù hợp giai đoạn đầu, nhưng khi quy mô nhân sự tăng hoặc cần chính xác – bảo mật cao, hãy chuyển sang phần mềm chuyên dụng.

6.4 Có nên dùng phần mềm tính lương online?

Phần mềm tính lương online (cloud-based) đang là xu hướng vì:

• Truy cập mọi lúc, mọi nơi, không phụ thuộc máy tính văn phòng
• Cập nhật liên tục chính sách mới từ nhà cung cấp
• Tự động sao lưu dữ liệu, hạn chế mất mát
• Dễ kết nối với hệ thống HRM, chấm công, kế toán khác

Tuy nhiên, hãy chọn nhà cung cấp uy tín có máy chủ đặt tại Việt Nam, đạt chuẩn bảo mật dữ liệu (SSL, ISO, phân quyền, sao lưu…) để đảm bảo an toàn thông tin.

Dù doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam hay thị trường quốc tế, việc lựa chọn phần mềm tính lương phù hợp sẽ giúp chuẩn hóa quy trình, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí vận hành. Hãy cân nhắc kỹ mục tiêu, ngân sách, quy mô doanh nghiệp để đưa ra lựa chọn hiệu quả nhất. Nếu cần giải pháp tính lương chuyên sâu, linh hoạt theo quy chế Việt Nam thì có thể cân nhắc LV SureHCS C&B.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Giải pháp quản trị Nhân tài & Nhân lực toàn diện LV SureHCS
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: [email protected] – Website: https://www.surehcs.com/
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh