5W1H là một công cụ được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau vì tính linh hoạt và đa năng của nó. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về công cụ này. Vậy, 5W1H là gì và cách thức áp dụng của nó như thế nào. Hãy cùng SureHCS tìm hiểu nội dụng này thông qua bài viết dưới đây
1. Khái niệm 5W1H là gì?
5W1H là tên viết tắt các câu hỏi sau: Cái gì? Ai? Ở đâu? Khi nào? Tại sao? Làm sao? Phương pháp này bao gồm việc đặt ra một bộ câu hỏi có hệ thống để thu thập tất cả dữ liệu cần thiết để lập một báo cáo về tình hình hiện có với mục đích xác định bản chất thực sự của vấn đề và mô tả bối cảnh chính xác.
Trong quá trình phân tích quan trọng và mang tính xây dựng, điều cần thiết là phải tổng hợp dữ liệu chất lượng đầy đủ. Do đó, việc sử dụng các câu hỏi mở yêu cầu các câu trả lời được hỗ trợ, từ đó giúp xác định, làm rõ và phân định vấn đề.
Khi đó, kiến thức tốt hơn về tất cả các khía cạnh của một vấn đề sẽ giúp bạn có thể đề xuất các biện pháp thích hợp để thực hiện các hành động khắc phục đúng đắn. Đôi khi phương pháp này chỉ được gọi là “ năm chữ W ”, với “Cách” bị bỏ qua vì nó không phù hợp với mẫu, nhưng vẫn được sử dụng.
2. Phương pháp 5W1H được sử dụng để làm gì?
Phương pháp 5W1H có nhiều ứng dụng rất khác nhau. Nó hoàn toàn phù hợp, nhờ tính đơn giản và linh hoạt, với nhiều cấu trúc, cấu hình và vấn đề khác nhau, và vì vậy nó có thể được sử dụng ở mọi cấp độ của doanh nghiệp:
- Thiết kế hoặc cải tiến chiến lược kinh doanh; chiến lược thâm nhập thị trường;
- Quản lý tổ chức và quy trình hoạt động của công ty;
- Công cụ hỗ trợ giải quyết vấn đề;
- Thúc đẩy các giải pháp và ý tưởng để xây dựng công ty
- Quản lý các dự án nói chung
3. Ưu điểm của phương pháp 5W1H
Sức mạnh của phương pháp 5W1H nằm ở bốn thuộc tính chính:
- Đơn giản: dễ thực hiện, không cần đào tạo qua bất cứ khóa học nào.
- Có hệ thống: Các câu hỏi đề cập đến mọi khía cạnh của một vấn đề
- Đa năng: phương pháp này có thể được sử dụng để thiết kế một quy trình mới hoặc khắc phục một vấn đề nào đó.
- Bao quát: giúp người sử dụng có một cái nhìn toàn diện và tìm ra phương án tối ưu nhất.
4. Thực hiện và ứng dụng của phương pháp 5W1H
Phương pháp 5W1H chia thành ba giai đoạn chính :
- Mô tả tình huống ban đầu;
- Xác định các yếu tố chính và ưu tiên chúng;
- Đề xuất các hành động phù hợp và quan trọng là hiệu quả.
Các câu hỏi 5W1H được sử dụng để thiết lập tình huống (giai đoạn 1). Trên cơ sở các câu trả lời và tổng quan thu được, có thể tìm ra các yếu tố trọng yếu (giai đoạn 2) và từ đó đưa ra các giải pháp (giai đoạn 3).
Đơn giản, sau đây là danh sách các câu hỏi mẫu và giải thích.
WHAT?
- Giải thích : Mô tả nhiệm vụ, hoạt động, vấn đề, mục đích dự án.
- Mục tiêu : Mục đích, hành động, thủ tục, máy móc, v.v.
- Câu hỏi mẫu : Vấn đề hoặc rủi ro là gì? Tình hình là gì? Đặc điểm sản phẩm là gì? Dịch vụ hoạt động như thế nào?
WHO?
- Giải thích : Xác định các bên liên quan có liên quan, những người chịu trách nhiệm hoặc bị ảnh hưởng.
- Mục tiêu : Người quản lý, khách hàng, nhà cung cấp, nạn nhân, những người liên quan trực tiếp, v.v.
- Câu hỏi mẫu : Ai phụ trách? Ai là người tìm ra vấn đề? Ai sẽ được yêu cầu thực hiện công việc?
WHERE?
- Giải thích : Mô tả địa điểm hoặc địa điểm liên quan.
- Mục tiêu : Mặt bằng, nhà xưởng, trạm làm việc, v.v.
- Câu hỏi mẫu : Bài toán áp dụng ở đâu? Mặt bằng có dễ tiếp cận không? Sự cố nằm ở máy nào?
WHEN?
- Giải thích : Xác định thời gian mà tình huống đã xảy ra, diễn ra hoặc sẽ diễn ra.
- Mục tiêu : Ngày, thời lượng, tần suất, v.v.
- Câu hỏi mẫu : Mất bao lâu? Ngày cài đặt là khi nào? Bao lâu thì vấn đề phát sinh?
WHY?
- Giải thích : Xác định cách tiến hành, các bước và phương pháp được sử dụng.
- Mục tiêu : Các thủ tục, phương pháp tổ chức, các hành động, phương tiện và kỹ thuật được sử dụng, v.v.
- Câu hỏi mẫu : Trong điều kiện hoặc hoàn cảnh nào? Bộ phận được tổ chức như thế nào? Các phương pháp được sử dụng là gì? Những nguồn lực nào được sử dụng?
HOW?
- Giải thích : Xác định các nguồn lực và thiết bị cần thiết.
- Mục tiêu : Số lượng, ngân sách, v.v.
- Câu hỏi mẫu : Chi phí là gì? Những tài nguyên nào cần thiết? Có bao nhiêu ngày công?
Phương pháp 5W1H là một phương pháp nổi bật để hiểu và xác định rõ hơn một tình huống, miễn là nó được kiểm soát đúng cách và sử dụng một cách khôn ngoan. Đây là một phương pháp cung cấp các giải pháp hiệu quả cho các vấn đề gặp phải và giúp tạo ra động lực cải tiến liên tục tích cực trong doanh nghiệp.
Với bài viết trên SureHCS hy vọng bạn có thể hiểu hơn về phương pháp 5W1H và cách sử dụng phương pháp này hợp lý như thế nào.
Theo nguồn sưu tầm tổng hợp internet
