Quản lý nhân viên cấp dưới không khó? Chỉ cần áp dụng đúng những nguyên tắc này

Một trong những thách thức lớn trong quản trị con người mà các tổ chức thường gặp phải là tình trạng nhân viên không hợp tác, làm việc thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc không đạt kỳ vọng về hiệu suất. Những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến kết quả của từng cá nhân mà còn gây tác động tiêu cực đến tinh thần làm việc của cả đội nhóm và hiệu quả vận hành chung của doanh nghiệp.

Để giải quyết tận gốc các tình huống trên, không thể chỉ dừng lại ở việc ban hành quy định hay gia tăng áp lực. Điều cần thiết là người đứng đầu đội nhóm hoặc bộ phận phải nắm vững cách quản lý nhân sự một cách bài bản, có chiến lược phù hợp với từng đối tượng cụ thể.

Bài viết dưới đây Lạc Việt SureHCS sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cách quản lý nhân viên cấp dưới từ những nguyên tắc nền tảng đến các kỹ năng thiết yếu mà người quản lý cần có.

1. Cách hiểu đúng vai trò của người quản lý cấp dưới

Để áp dụng hiệu quả các cách quản lý nhân sự cấp dưới, điều đầu tiên người quản lý cần làm là hiểu rõ vai trò của mình. Quản lý không đơn giản là người “giao việc và kiểm tra kết quả” mà là người định hướng, hỗ trợ phát triển đội ngũ dưới quyền.

Một người quản lý giỏi là người có khả năng kết nối mục tiêu cá nhân của từng nhân viên với mục tiêu chung của tổ chức. Họ không chỉ giám sát quá trình làm việc mà còn đồng hành, tháo gỡ khó khăn, khuyến khích phát triển năng lực, xây dựng tinh thần làm việc nhóm bền vững.

Điểm khác biệt rõ nhất giữa “quản lý” và “lãnh đạo” nằm ở cách thức tạo ảnh hưởng. Người quản lý điều hành dựa trên quy trình/chức năng, trong khi người lãnh đạo tạo cảm hứng và sự tin tưởng. Tuy nhiên, trong môi trường doanh nghiệp hiện nay, hai vai trò này thường được tích hợp. Một người quản lý hiệu quả phải biết khi nào cần cứng rắn theo nguyên tắc, khi nào cần linh hoạt để thúc đẩy sự phát triển cá nhân của nhân viên.

Theo nghiên cứu của Gallup năm 2023, có đến 70% mức độ gắn kết, hiệu quả làm việc của nhân viên bị chi phối trực tiếp bởi năng lực của quản lý cấp trên. Cho thấy rằng nếu doanh nghiệp muốn tối ưu hóa hiệu suất làm việc thì việc nâng cao kỹ năng quản lý cấp dưới không còn là lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc.

Vì vậy, thay vì tìm cách kiểm soát, nhà quản lý hiện đại nên tập trung vào cách tạo động lực, phân quyền hiệu quả, phản hồi mang tính xây dựng, đầu tư vào sự phát triển của nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp không chỉ có được một đội ngũ năng suất mà còn xây dựng được văn hóa làm việc tích cực bền vững.

2. Những nguyên tắc vàng trong quản lý nhân viên cấp dưới

Một trong những sai lầm phổ biến nhất của nhà quản lý là áp dụng cách quản lý nhân viên cấp dưới theo cảm tính, thiếu hệ thống không có phương pháp cụ thể. Thực tế cho thấy, những đội ngũ làm việc hiệu quả thường được dẫn dắt bởi người quản lý biết áp dụng các nguyên tắc nền tảng nhưng rất thiết thực. Dưới đây là 6 nguyên tắc quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ mạnh, làm việc có trách nhiệm và gắn bó lâu dài.

2.1. Lắng nghe và giao tiếp hiệu quả

Giao tiếp không chỉ là truyền đạt thông tin mà còn là cách người quản lý tạo dựng niềm tin với cấp dưới. Trong nhiều doanh nghiệp, nguyên nhân chính dẫn đến hiểu lầm, mâu thuẫn hay giảm sút tinh thần làm việc lại đến từ việc không lắng nghe đầy đủ ý kiến của nhân viên.

Lắng nghe chủ động giúp nhà quản lý hiểu được những khó khăn thực tế mà nhân viên đang gặp phải, từ đó có biện pháp hỗ trợ kịp thời. Đồng thời, phản hồi tích cực đúng thời điểm sẽ giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và khuyến khích họ tiếp tục nỗ lực.

Ví dụ: Khi một nhân viên không hoàn thành công việc đúng hạn, thay vì phê bình ngay lập tức, người quản lý nên hỏi rõ nguyên nhân, từ đó đưa ra giải pháp hỗ trợ hoặc điều chỉnh kỳ vọng phù hợp. Điều này thể hiện sự đồng hành thay vì chỉ trích – yếu tố then chốt trong cách quản lý nhân viên cấp dưới hiệu quả.

2.2. Thiết lập mục tiêu rõ ràng – SMART

Nhiều nhân viên làm việc thiếu định hướng vì không hiểu rõ họ đang được kỳ vọng điều gì. Một nguyên tắc quản lý cơ bản nhưng vô cùng hiệu quả là sử dụng mô hình SMART để thiết lập mục tiêu.

SMART là viết tắt của:

• Specific – Cụ thể
• Measurable – Đo lường được
• Achievable – Có thể đạt được
• Relevant – Phù hợp với vai trò
• Time-bound – Có hạn định thời gian

Khi mục tiêu rõ ràng, nhân viên dễ dàng định hướng hành động, đồng thời nhà quản lý cũng dễ đánh giá kết quả dựa trên tiêu chí cụ thể. Ví dụ, thay vì yêu cầu “Tăng doanh số”, một mục tiêu SMART sẽ là: “Tăng doanh số sản phẩm A lên 15% trong quý III”.

Việc áp dụng mô hình SMART không chỉ cải thiện hiệu suất mà còn giúp nâng cao tinh thần làm việc vì nhân viên cảm thấy rõ ràng có thể chủ động trong công việc.

2.3. Tạo động lực làm việc đúng cách

Không ít doanh nghiệp cho rằng chỉ cần trả lương cao là nhân viên sẽ toàn tâm toàn ý cống hiến. Tuy nhiên, nghiên cứu của McKinsey cho thấy, ba yếu tố phi tài chính có tác động mạnh mẽ đến động lực làm việc gồm: được ghi nhận, có cơ hội phát triển và cảm thấy công việc có ý nghĩa.

Cách quản lý nhân viên cấp dưới hiệu quả không thể thiếu yếu tố “tạo động lực nội tại”. Điều này có thể được thực hiện thông qua:

• Ghi nhận nỗ lực hằng ngày, không chỉ thành tích lớn
• Tổ chức hoạt động tuyên dương cá nhân/đội nhóm
• Cung cấp lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng

Google là ví dụ điển hình trong việc xây dựng “văn hóa công nhận”, nơi nhân viên được đánh giá cao từ những đóng góp nhỏ nhất, tạo ra sự gắn bó lâu dài với tổ chức.

2.4. Đào tạo phát triển liên tục

Một đội ngũ mạnh không chỉ nhờ vào tuyển dụng đầu vào chất lượng mà còn dựa vào quá trình bồi dưỡng liên tục từ phía quản lý. Nhà quản lý giỏi là người sẵn sàng chia sẻ kiến thức giúp nhân viên phát triển năng lực từng bước tự chủ trong công việc.

Mô hình 70-20-10 là phương pháp đào tạo được nhiều doanh nghiệp quốc tế áp dụng:

• 70% học qua công việc thực tế
• 20% học từ đồng nghiệp, cấp trên
• 10% học qua các khóa đào tạo chính thức

Việc đào tạo không cần quá phức tạp có thể bắt đầu từ việc phân công nhân viên dẫn dắt dự án nhỏ, chia sẻ nội bộ định kỳ hoặc hỗ trợ nhân viên mới làm quen với văn hóa và quy trình công việc.

Lợi ích mà doanh nghiệp nhận được là gì? Đó là sự chủ động từ nhân viên, khả năng kế thừa vị trí, đặc biệt là giảm thiểu rủi ro khi có biến động nhân sự.

2.5. Xử lý sai sót và xung đột chuyên nghiệp

Trong mọi môi trường làm việc, việc xảy ra lỗi hay mâu thuẫn là điều không thể tránh khỏi. Cách người quản lý phản ứng trong những tình huống đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tinh thần và sự tin tưởng của nhân viên.

Một phương pháp phổ biến dễ áp dụng là khung SBI (Situation – Behavior – Impact) giúp góp ý một cách khách quan không gây tổn thương:

• Situation – Mô tả ngữ cảnh
• Behavior – Nêu hành vi cụ thể
• Impact – Phân tích hậu quả

Ví dụ: “Trong buổi họp sáng nay (Situation), khi bạn liên tục ngắt lời đồng nghiệp (Behavior), điều này khiến cuộc họp bị gián đoạn khó đạt kết quả chung (Impact).”

Thông qua phản hồi đúng cách, người quản lý không chỉ giải quyết vấn đề mà còn thể hiện sự tôn trọng, đồng hành cùng nhân viên từ đó xây dựng môi trường làm việc tích cực minh bạch.

2.6. Phân quyền tin tưởng đúng mức

Nhiều nhà quản lý mắc sai lầm khi tự ôm hết công việc với lý do “giao việc thì không yên tâm”. Tuy nhiên, không phân quyền đúng cách sẽ khiến người quản lý kiệt sức, còn nhân viên thì không có cơ hội phát triển.

Phân quyền hiệu quả nghĩa là:

• Giao việc phù hợp với năng lực từng người
• Đặt rõ kỳ vọng, mục tiêu và quyền hạn
• Theo dõi tiến độ định kỳ nhưng không can thiệp quá sâu

Khi nhân viên được tin tưởng, họ sẽ chủ động hơn, sáng tạo hơn, cảm thấy bản thân có vai trò thực sự trong tổ chức. Đây chính là một trong những cách quản lý nhân viên cấp dưới mang lại giá trị lâu dài cho cả doanh nghiệp lẫn cá nhân người lao động.

3. Các phong cách quản lý cấp dưới phổ biến – doanh nghiệp nên áp dụng khi nào?

Không có một mô hình duy nhất để quản lý nhân viên hiệu quả. Thực tế, mỗi doanh nghiệp, mỗi đội nhóm hay thậm chí từng giai đoạn phát triển của tổ chức lại đòi hỏi người quản lý phải linh hoạt thay đổi phong cách điều hành. Việc hiểu và vận dụng đúng cách quản lý nhân viên cấp dưới không những giúp tăng hiệu suất làm việc mà còn góp phần xây dựng môi trường lao động tích cực. Dưới đây là ba phong cách quản lý phổ biến, cùng với bối cảnh ứng dụng phù hợp cho từng kiểu.

3.1. Quản lý theo kiểu “Huấn luyện” (Coaching)

Phong cách huấn luyện tập trung vào việc phát triển năng lực cá nhân của từng nhân viên thông qua hướng dẫn, hỗ trợ tạo điều kiện để họ học hỏi từ chính công việc thực tiễn. Thay vì chỉ đưa ra mệnh lệnh, người quản lý theo kiểu coaching đặt ra các câu hỏi gợi mở, khuyến khích nhân viên tự khám phá cách giải quyết vấn đề.

Ví dụ: Khi một nhân viên trẻ gặp khó khăn trong việc thuyết trình, thay vì can thiệp làm giúp, người quản lý có thể hướng dẫn cách chuẩn bị nội dung, gợi ý luyện tập trước gương hoặc góp ý qua buổi tập thử. Điều này không chỉ giải quyết tình huống trước mắt mà còn nâng cao kỹ năng cho lần sau.

Phong cách coaching đặc biệt hiệu quả trong các doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự trẻ, mới vào nghề hoặc trong giai đoạn chuyển đổi mô hình làm việc. Đối với doanh nghiệp, việc áp dụng cách quản lý nhân viên cấp dưới theo kiểu coaching sẽ giúp hình thành đội ngũ chủ động, linh hoạt sẵn sàng học hỏi.

3.2. Quản lý theo kiểu “Dân chủ” (Democratic)

Quản lý dân chủ là phong cách đề cao sự tham gia của nhân viên trong việc ra quyết định. Thay vì áp đặt một chiều, nhà quản lý đóng vai trò là người định hướng lắng nghe các ý kiến đóng góp trước khi đưa ra lựa chọn cuối cùng. Điều này tạo ra môi trường làm việc cởi mở, nơi mọi thành viên đều cảm thấy có tiếng nói và giá trị.

Ví dụ, trong một chiến dịch marketing mới, nhà quản lý có thể tổ chức buổi họp brainstorming để thu thập ý tưởng từ đội nhóm, sau đó cùng phân tích ưu – nhược điểm từng phương án trước khi thống nhất hành động. Khi nhân viên được tham gia vào quá trình ra quyết định, họ sẽ có trách nhiệm hơn trong việc thực thi.

Phong cách quản lý này phù hợp với các tổ chức làm việc sáng tạo như công ty truyền thông, công nghệ, hoặc những doanh nghiệp đang triển khai mô hình làm việc linh hoạt. Về mặt giá trị thực tiễn, đây là cách quản lý nhân viên cấp dưới giúp doanh nghiệp tăng cường tính sáng tạo, gắn kết và khơi dậy tính chủ động trong toàn bộ đội ngũ.

3.3. Quản lý theo kiểu “Chỉ đạo” (Directive)

Phong cách chỉ đạo thiên về kiểm soát và ra quyết định nhanh chóng. Người quản lý đưa ra hướng dẫn rõ ràng, nhân viên làm theo đúng quy trình đã định sẵn. Đây không phải là phong cách phù hợp cho mọi hoàn cảnh nhưng lại rất hiệu quả trong các tình huống khẩn cấp, công việc yêu cầu độ chính xác cao hoặc nhóm nhân sự chưa có nhiều kinh nghiệm.

Ví dụ: Trong quá trình vận hành dây chuyền sản xuất hoặc xử lý sự cố kỹ thuật, quản lý cần nhanh chóng phân công công việc, kiểm soát tiến độ đảm bảo mọi bước đi đúng tiêu chuẩn an toàn. Việc để nhân viên tự xử lý hoặc tranh luận kéo dài có thể dẫn đến sai sót hoặc mất thời gian.

Dù mang tính kiểm soát cao, phong cách này vẫn có giá trị nhất định nếu biết áp dụng linh hoạt. Với những tổ chức đang gặp khó khăn về hiệu suất hoặc thiếu nhân sự có năng lực tự vận hành, đây là một trong những cách quản lý nhân viên cấp dưới giúp ổn định hoạt động trong ngắn hạn, tạo tiền đề để chuyển sang các phong cách linh hoạt hơn về sau.

Tóm lại, không có phong cách nào là tối ưu tuyệt đối. Một nhà quản lý giỏi là người biết nhận diện hoàn cảnh, năng lực của đội ngũ và mục tiêu của tổ chức để lựa chọn cách quản lý nhân viên cấp dưới phù hợp nhất. Sự linh hoạt trong cách tiếp cận không chỉ giúp doanh nghiệp thích nghi tốt hơn với thay đổi, mà còn xây dựng một đội ngũ có khả năng phát triển bền vững từ bên trong.

4. Những lỗi phổ biến khi quản lý cấp dưới và cách tránh

Việc mắc phải những sai lầm cơ bản trong quản lý không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn gây tổn hại lâu dài đến uy tín, văn hóa doanh nghiệp. Dưới đây là ba lỗi phổ biến và cách khắc phục hiệu quả.

4.1. Quản lý vi mô kiểm soát thái quá

Quản lý vi mô (micromanagement) là kiểu quản lý trong đó người đứng đầu can thiệp vào hầu hết mọi công việc của nhân viên từ cách làm chi tiết đến từng quyết định nhỏ. Thay vì trao quyền, nhà quản lý lại giám sát quá mức, khiến nhân viên cảm thấy không được tin tưởng và mất dần động lực làm việc.

Ví dụ, khi một trưởng nhóm yêu cầu nhân viên phải báo cáo tiến độ công việc mỗi giờ hoặc liên tục chỉnh sửa từng phần nhỏ trong bài thuyết trình điều này khiến nhân viên cảm thấy gò bó và kém sáng tạo.

Giải pháp: Áp dụng quản lý theo kết quả (quản trị theo mục tiêu – KPIs hoặc OKRs), chỉ can thiệp khi cần hỗ trợ, không nên kiểm soát quy trình làm việc một cách cực đoan.

4.2. Thiếu phản hồi tích cực, ghi nhận kịp thời

Một trong những yếu tố then chốt trong cách quản lý nhân viên cấp dưới hiệu quả là sự ghi nhận đúng lúc. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý chỉ tập trung vào lỗi sai, quên mất việc công nhận những nỗ lực, thành tựu nhỏ của nhân viên. Điều này khiến họ cảm thấy không được đánh giá đúng mức và thiếu động lực để phấn đấu.

Theo khảo sát của OC Tanner năm 2024, có tới 67% nhân viên nghỉ việc vì cảm thấy không được công nhận trong công việc. Điều này cho thấy tác động trực tiếp của việc thiếu phản hồi tích cực đến tỷ lệ gắn bó.

Giá trị doanh nghiệp nhận được khi cải thiện điểm này:

• Tăng tỷ lệ giữ chân nhân sự chất lượng.
• Thúc đẩy tinh thần làm việc, sự cống hiến.
• Góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực, nhân văn.

Giải pháp:

• Thiết lập quy trình phản hồi định kỳ, gồm cả phản hồi tích cực, góp ý cải thiện.
• Kết hợp các hình thức ghi nhận linh hoạt: email cảm ơn, tuyên dương nội bộ, công nhận qua hệ thống phần mềm nhân sự.

4.3. Thiên vị hoặc đánh giá thiếu công tâm

Trong quá trình quản lý, nếu người đứng đầu tỏ ra ưu ái một nhóm nhân viên nhất định hoặc đưa ra đánh giá không dựa trên kết quả thực tế, điều này sẽ gây mất niềm tin trong tập thể. Nhân viên có thể cảm thấy nỗ lực của mình không được công nhận, từ đó dẫn đến thái độ buông xuôi hoặc thậm chí nghỉ việc.

Ví dụ, khi hai nhân viên có cùng thành tích nhưng chỉ một người được thưởng do có mối quan hệ cá nhân với quản lý, điều đó sẽ tạo ra tâm lý bất mãn trong đội ngũ.

Giá trị doanh nghiệp nhận được khi quản lý công bằng:

• Tăng cường sự gắn kết nội bộ, giảm mâu thuẫn nhóm.
• Nhân viên yên tâm làm việc nỗ lực dựa trên năng lực thực tế.
• Thúc đẩy văn hóa minh bạch hiệu quả, phát triển bền vững.

Giải pháp:

• Thiết lập hệ thống đánh giá dựa trên tiêu chí rõ ràng minh bạch.
• Kết hợp phản hồi từ nhiều nguồn (phản hồi 360 độ) để đảm bảo công bằng.
• Đào tạo nhà quản lý cấp trung về kỹ năng đánh giá công tâm, tránh thiên vị cảm tính.

5. Giải pháp công nghệ hỗ trợ quản lý nhân viên hiệu quả

Trong bối cảnh doanh nghiệp phải quản lý đội ngũ ngày càng đa dạng về thế hệ, kỹ năng và mô hình làm việc (trực tiếp, hybrid, từ xa), việc chỉ dựa vào kinh nghiệm cá nhân để điều hành nhân sự không còn đủ hiệu quả. Giải pháp công nghệ đóng vai trò như một trợ lý chiến lược giúp nhà quản lý ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn, có căn cứ rõ ràng hơn trong việc triển khai cách quản lý nhân viên cấp dưới.

5.1. Ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự toàn diện

Một phần mềm quản trị nhân sự như LV SureHCS không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ, chấm công hay tính lương mà còn cung cấp công cụ thiết lập mục tiêu, ghi nhận thành tích và đánh giá hiệu suất làm việc theo thời gian thực. Việc tích hợp các tính năng này vào một hệ thống duy nhất giúp quản lý ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.

Giá trị đem lại cho doanh nghiệp:

• Theo dõi tiến độ công việc, năng lực từng nhân viên rõ ràng, minh bạch.
• Dễ dàng thiết lập kiểm soát KPI, OKRs theo từng cá nhân hoặc phòng ban.
• Tự động hóa quy trình đánh giá giúp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót.
• Tạo ra dữ liệu đáng tin cậy để phục vụ cho các quyết định về đào tạo, khen thưởng hoặc thuyên chuyển.

5.2. Tích hợp công cụ phản hồi 360 độ công nhận nhân viên

Phản hồi 360 độ là hình thức đánh giá nhân viên từ nhiều phía: đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới và thậm chí cả khách hàng. Việc này mang lại cái nhìn toàn diện, giúp nhà quản lý hiểu rõ điểm mạnh – điểm yếu thật sự của nhân viên thay vì chỉ dựa trên cảm nhận chủ quan.

Kết hợp cùng công cụ ghi nhận thành tích (Reward & Recognition), doanh nghiệp có thể tạo ra một hệ sinh thái quản lý minh bạch, khuyến khích sự đóng góp.

Lợi ích thực tế:

• Nâng cao độ tin cậy trong các quyết định khen thưởng, đề bạt.
• Tăng cường tinh thần hợp tác giữa các bộ phận.
• Góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp lấy nhân viên làm trung tâm.

Việc áp dụng công nghệ không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình quản lý mà còn mang lại giá trị dài hạn cho doanh nghiệp: từ giảm tỷ lệ nghỉ việc, tăng năng suất lao động, đến cải thiện uy tín thương hiệu tuyển dụng. Trong hành trình tìm kiếm cách quản lý nhân viên cấp dưới hiệu quả, đầu tư vào giải pháp công nghệ nhân sự chính là bước đi cần thiết có chiến lược bền vững.