Mẫu bảng chấm công được xem là công cụ để thống kê theo dõi ngày công thực tế của nhân viên. Là một trong những chứng từ quan trọng để đảm bảo quyền và lợi ich của cả nhân viên lẫn doanh nghiệp. Tùy vào từng vị trí, công việc bộ phận mà sẽ có những mẫu chấm công khác nhau.
Trong hoạt động quản trị nhân sự và công lương, bảng chấm công được xem là một công cụ nền tảng để ghi nhận thời gian làm việc, ngày nghỉ, ngày phép cũng như các ca làm việc của nhân viên. Đây là tài liệu không chỉ phục vụ cho việc tính lương mà còn liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người lao động, trách nhiệm tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Lạc Việt SureHCS sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết hơn về file chấm công excel qua bài viết này.
1. Bảng chấm công là gì? Tầm quan trọng trong quản lý công lương
Bảng chấm công là một biểu mẫu được các cơ quan, đơn vị tổ chức doanh nghiệp dùng để theo dõi ngày công thực tế của từng nhân viên. Đây là cơ sở để trả lương cho nhân viên theo quy định của pháp luật hiện hành.
Mỗi vị trí, bộ phận hay đặc thù công việc sẽ có những mẫu chấm công riêng. Hiện nay, đa phần những mẫu chấm công được tạo chỉnh sửa trên Excel. Sau đó, file chấm công này sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để lưu trữ, thực hiện tính, chi trả lương cho nhân viên theo quy định.
Việc áp dụng bảng chấm công chuẩn mang lại nhiều giá trị thực tiễn cho doanh nghiệp:
- Trước hết, chấm công là cơ sở để tính lương, tính thuế thu nhập cá nhân cùng các khoản bảo hiểm bắt buộc một cách chính xác. Chỉ cần sai lệch trong dữ liệu ngày công, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong khâu trả lương thậm chí phát sinh khiếu nại từ người lao động.
- Thứ hai, một file chấm công rõ ràng minh bạch giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình tổng hợp công – lương. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp vẫn ghi chép thủ công, dẫn đến tình trạng bỏ sót giờ tăng ca hoặc tính nhầm ngày nghỉ. Khi sử dụng mẫu chấm công excel chuẩn hóa, rủi ro này được giảm đáng kể nhờ khả năng tính toán tự động được định dạng sẵn.
- Thứ ba, chuẩn hóa mẫu chấm công còn giúp tăng tính minh bạch trong quan hệ lao động. Người lao động dễ dàng đối chiếu ngày công, số giờ làm thêm, ngày nghỉ phép của mình, từ đó hạn chế tranh chấp.
- Cuối cùng, sử dụng mẫu bảng chấm công hàng ngày hoặc theo tháng chuẩn còn giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm nhiều thời gian trong khâu tổng hợp báo cáo. Thay vì mất hàng giờ để nhập liệu thủ công, nhân sự có thể tập trung vào các công việc chiến lược hơn như phân tích dữ liệu lao động, đề xuất giải pháp tối ưu hóa hiệu suất.
Nói cách khác, một mẫu bảng chấm công đơn giản nhưng chuẩn mực chính là nền tảng để doanh nghiệp quản trị công – lương hiệu quả đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tạo sự gắn kết lâu dài với nhân viên.
2. Tổng hợp đầy đủ mẫu bảng chấm công chuẩn cho doanh nghiệp
TẢI MIỄN PHÍ MẪU BẢNG CHẤM CÔNG PHỔ BIẾN TRONG DOANH NGHIỆP
3. Một mẫu bảng chấm công chuẩn cần có những nội dung gì?
Một bảng chấm công mẫu thường bao gồm các cột thể hiện ngày làm việc trong tháng, thông tin nhân viên, ký hiệu chấm công (làm việc, nghỉ phép, nghỉ lễ, tăng ca…), cùng phần tổng hợp số ngày công thực tế. Các bảng chấm công hàng ngày giúp quản lý chi tiết công việc từng ngày, trong khi mẫu bảng chấm công theo tháng lại tổng hợp toàn bộ dữ liệu để phục vụ tính lương định kỳ. Với doanh nghiệp nhỏ, có thể áp dụng mẫu bảng đơn giản, dễ sử dụng và không mất nhiều thời gian cập nhật.
Nội dung cơ bản cần có trong một bảng chấm công sẽ gồm:
- Tên doanh nghiệp, công ty
- Tên và mã nhân viên
- Ngày thực hiện chấm công
- Thời gian in/out của nhân viên
- Tổng số giờ công
- Số giờ làm thêm (nếu có)
- Xác nhận của nhân viên
- Ghi chú
Ngoài những nội dung cơ bản trên thì trong bảng công có thể thêm các thông tin sau để đầy đủ hơn:
- Thông tin về ngày, tháng, năm sinh của nhân viên
- Địa chỉ nơi đăng ký thường trú/ tạm trú của nhân viên
- Bộ phận/phòng ban làm việc
Lưu ý là cuối bảng chấm công nên có chữ ký xác nhận của 2 bên. Một bên là nhân viên một bên có thể là đại diện doanh nghiệp, bộ phận thực hiện chi trả lương hoặc là người thực hiện chấm công. Để xác nhận thông tin và tránh được những tranh chấp về sau.
4. Hướng dẫn cách lập bảng chấm công theo ngày, tháng bằng excel hiệu quả
Để quản lý lao động minh bạch và tính lương chính xác, việc lập mẫu bảng chấm công đúng chuẩn là yếu tố quan trọng. Không ít doanh nghiệp hiện nay vẫn gặp khó khăn khi quản lý ngày công thủ công, dẫn đến sai sót trong trả lương và phát sinh khiếu nại từ nhân viên. Phần này sẽ tập trung vào các nguyên tắc và phương pháp giúp tổ chức xây dựng bảng chấm công mẫu vừa dễ sử dụng, vừa mang lại giá trị thực tiễn.
4.1. Nguyên tắc khi lập mẫu bảng chấm công
- Chính xác và minh bạch: Mẫu chấm công phải phản ánh đúng thực tế ngày công, giờ làm, ngày nghỉ, tăng ca. Ví dụ: một nhân viên xin nghỉ phép 2 ngày có hưởng lương, bảng chấm công cần ghi rõ ký hiệu nghỉ phép để không ảnh hưởng đến quyền lợi.
- Đồng bộ: Toàn bộ các phòng ban cần áp dụng chung một hệ thống ký hiệu và biểu mẫu để tránh nhầm lẫn. Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh.
- Dễ theo dõi: Một mẫu bảng chấm công đơn giản với các ký hiệu rõ ràng sẽ giúp cả nhân sự và người lao động dễ dàng kiểm tra, đối chiếu.
- Tuân thủ quy định: Theo chuẩn pháp luật lao động, bảng công phải thể hiện đầy đủ ngày công thực tế, ngày nghỉ lễ, nghỉ phép. Đây cũng là căn cứ hợp pháp khi cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra.
4.2. Các bước tạo mẫu bảng chấm công excel nhanh chóng
Excel là công cụ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn vì tính linh hoạt và dễ áp dụng. Để thiết lập một bảng chấm công excel mẫu, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Tạo khung bảng: Hàng ngang thể hiện ngày trong tháng (1 đến 31), cột dọc liệt kê tên nhân viên.
- Thêm ký hiệu chấm công: Đặt các ký hiệu như X (nghỉ phép), L (làm việc), T (tăng ca), P (nghỉ lễ). Nên có một sheet riêng để giải thích ký hiệu cho nhân viên dễ hiểu.
- Tích hợp công thức tính tổng: Sử dụng hàm SUM trong Excel để tự động tính số ngày công, số giờ tăng ca. Ví dụ: cột tổng cuối bảng cho biết nhân viên đó trong tháng đi làm bao nhiêu ngày, nghỉ bao nhiêu ngày.
- Bảo mật và chia sẻ: Đặt mật khẩu cho file để tránh chỉnh sửa sai sót ngoài ý muốn. Với doanh nghiệp lớn, có thể áp dụng Google Sheets để các bộ phận cùng theo dõi trực tuyến.
4.3. Lỗi thường gặp và cách khắc phục
- Quên cập nhật công thức: Khi thêm cột hoặc nhân viên mới, công thức tính tổng có thể bị lệch. Giải pháp là kiểm tra lại phạm vi tính toán hoặc dùng hàm động (như COUNTA).
- Sai ngày nghỉ lễ: Doanh nghiệp dễ bỏ sót các ngày nghỉ lễ theo quy định, dẫn đến tính lương sai. Cách khắc phục là cập nhật lịch nghỉ lễ quốc gia ngay từ đầu năm vào bảng chấm công.
- Không đồng bộ ký hiệu: Phòng ban A dùng X để ký hiệu nghỉ phép, trong khi phòng ban B lại dùng N. Điều này gây rối trong tổng hợp dữ liệu. Cách giải quyết là ban hành một bảng chấm công mẫu chuẩn cho toàn công ty.
5. Ưu nhược điểm khi sử dụng mẫu bảng chấm công theo giờ bằng excel
5.1 Ưu điểm của mẫu bảng chấm công theo giờ bằng excel
Khi tạo bảng chấm công trên Excel bạn chỉ mất công lúc ban đầu về sau khi có sẵn những bảng tính chỉ cần nhập thông tin vào mà không cần phải tạo bảng tính mới.
Việc sử dụng các công thức tính trên excel hỗ trợ việc tính giờ công được nhanh chóng chính xác, không mất quá nhiều thời gian công sức.
Excel phổ biến thông dụng cho dân văn phòng, không cần tốn chi phí nhưng lại có thể tạo được các bảng công như mong muốn.
5.2 Nhược điểm của mẫu bảng chấm công theo giờ bằng excel
Bên cạnh những ưu điểm đã kể trên thì mẫu bảng chấm công theo giờ bằng exce cũng có vài hạn chế như sau:
Đối với bảng công sẽ bao gồm khá nhiều cột trường thông tin, mỗi cột có thể lại là 1 định dạng khác nhau. Do đó đối với ai chưa rành hoặc chưa có kinh nghiệm sử dụng excel thì sẽ gây khó khăn khi sử dụng. Hoặc có thể làm ảnh hưởng đến kết quả công việc.
Nếu có sai sót trong khi tính toán trên Excel có thể mang đến những tổn thất ảnh hưởng đến quyền và lợi ích của cả nhân viên lẫn doanh nghiệp.
Việc rà soát, kiểm tra đối chiếu thông tin của cấp quản lý bị hạn chế. Bởi file chấm công chỉ được theo dõi quản lý bởi chính chủ sở hữu, nếu cấp quản lý muốn xem thì người sở hữu file chấm công phải làm thao tác gửi file để báo cáo. Do đó việc gửi nhiều file hoặc lưu thông tin nhiều trên máy đôi khi dễ gây nhầm lẫn hoặc khó tìm.
6. So sánh file chấm công Excel và phần mềm chấm công tự động
Trong quản lý công – lương, hầu hết doanh nghiệp đều bắt đầu với các file chấm công excel được chia sẻ rộng rãi. Đây là giải pháp quen thuộc, dễ triển khai, phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập. Tuy nhiên, khi quy mô nhân sự tăng lên, nhu cầu minh bạch và tính chính xác cao hơn, các doanh nghiệp thường chuyển sang phần mềm chấm công tự động để tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.
6.1. Khi nào nên dùng chấm công file excel?
- Quy mô nhỏ, ít nhân viên: Với doanh nghiệp dưới 20 – 30 người, một mẫuchấm công đơn giản trên Excel có thể đáp ứng đủ nhu cầu.
- Chi phí hạn chế: Excel không mất thêm chi phí bản quyền ngoài gói Microsoft Office, dễ tiếp cận cho các công ty mới.
- Dễ tùy chỉnh: Doanh nghiệp có thể tạo bảng theo ngày hoặc bảng chấm công theo tháng tùy nhu cầu, chỉ cần chỉnh sửa công thức phù hợp.
Tuy nhiên, nhược điểm lớn của Excel là phụ thuộc vào thao tác thủ công. Khi số lượng nhân viên tăng, việc cập nhật mẫu bảng chấm công hàng ngày hay tổng hợp dữ liệu theo tháng dễ phát sinh sai sót. Ngoài ra, việc bảo mật file Excel cũng không cao, dễ bị chỉnh sửa ngoài ý muốn.
6.2. Khi nào nên chuyển sang phần mềm chấm công tự động?
- Doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn: Khi số lượng nhân viên từ vài chục đến hàng trăm người, Excel sẽ khó kiểm soát dữ liệu. Phần mềm chấm công cho phép quản lý tập trung, tránh tình trạng nhập liệu trùng lặp.
- Có ca kíp phức tạp: Nhà máy, xưởng sản xuất hoặc trung tâm dịch vụ thường có nhiều ca làm việc. Lúc này, phần mềm có thể tự động ghi nhận dữ liệu từ máy chấm công vân tay, thẻ từ hoặc nhận diện khuôn mặt.
- Yêu cầu tích hợp với tính lương: Phần mềm chấm công thường kết nối trực tiếp với module tính lương, bảo hiểm, thuế. Điều này giúp tự động hóa toàn bộ quy trình, giảm sai sót do nhập liệu thủ công.
7. Quản lý công lương toàn diện với phần mềm Lạc Việt SureHCS C&B
Để khắc phục những vấn đề trên, phần mềm quản lý công lương Lạc Việt SureHCS C&B cung cấp giải pháp tự động tổng hợp dữ liệu chấm công, tính toán lương chính xác đồng bộ hóa thông tin theo thời gian thực. Tương thích với hầu hết các dòng máy chấm công, chấm công qua GPS, Camera AI và điện thoại thông minh.
LV SureHCS C&B là giải pháp giúp doanh nghiệp thực thi chính sách phúc lợi chính xác và đúng hạn, đem lại sự hài lòng giữa nhân viên và doanh nghiệp.
Phần mềm giúp bộ phận C&B tiết được phần lớn thời gian trong so với công tác chấm công, tính lương thủ công. Bên cạnh đó, LV SureHCS C&B còn được trang bị thêm tính năng quản lý cơ cấu tổ chức, hồ sơ nhân viên và quản lý hiệu quả công việc giúp doanh nghiệp có thể quản trị nhân viên tổng thể, đánh giá được hiệu suất lao động và có những quyết định phù hợp nhất.
Đặc điểm nổi bật:
- Thống kê cơ cấu không giới hạn, lưu trữ hơn 40 loại thông tin nhân viên; Quản lý thông tin khen thưởng, kỷ luật.
- Hệ thống chấm công chính xác đến từng phút, xét duyệt linh động các trường hợp đi trễ về sớm, quên quét thẻ,…
- Tự động tổng hợp chi phí lương, thưởng và tạm trích, quyết toán thuế TNCN hàng tháng, năm.
- Truy thu, truy tăng, điều chỉnh bổ sung, theo dõi xuyên suốt quá trình đóng BHXH.
- Chương trình phúc lợi linh hoạt với 5 loại lương cảm xúc.
- Tích hợp AI giải đáp chính sách phúc lợi, công – lương chính xác.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Hotline: 0901 555 063
Email: [email protected] | Website: https://www.surehcs.com/
Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
Bảng chấm công là một chứng từ quan trọng trong công tác quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Với những chia sẻ trên, SureHCS mong rằng sẽ đem đến những thông tin hữu ích. Giúp bạn hiểu thêm về công cụ cũng như phương pháp chấm công. Từ đó có những lựa chọn mẫu bảng chấm công cho phù hợp với doanh nghiệp mình.
