10 Phần mềm chấm công điểm danh nhân viên online/offline phổ biến nhất

Trong bức tranh vận hành doanh nghiệp hiện đại, quản lý thời gian làm việc của nhân viên không còn là công việc “thủ công” đơn thuần. Một phần mềm chấm công hiệu quả không chỉ giúp giảm tải áp lực cho bộ phận C&B, mà còn gia tăng tính minh bạch, chính xác trong tính lương, thưởng và quản lý hiệu suất làm việc.

Tuy nhiên, với hàng chục lựa chọn hệ thống chấm công trên thị trường, việc lựa chọn giải pháp phù hợp không phải điều dễ dàng. SureHCS sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ thực trạng chấm công thủ công, điểm qua những giải pháp chấm công tự động nổi bật, đồng thời đưa ra bộ tiêu chí chọn phần mềm phù hợp nhất với mô hình nhân sự của bạn.

Vì sao doanh nghiệp cần số hóa công tác chấm công?

Trong nhiều năm qua, hoạt động chấm công tại các doanh nghiệp vẫn chủ yếu được thực hiện bằng hình thức truyền thống: bảng chấm công giấy, máy chấm công vân tay độc lập hoặc file Excel nhập tay. Tuy nhiên, khi quy mô nhân sự tăng lên kết hợp hình thức làm việc ngày càng linh hoạt (làm từ xa, làm theo ca, nhân viên thị trường…) thì những phương pháp này bộc lộ nhiều hạn chế nghiêm trọng.

Thống kê từ Capterra (2023) cho thấy:

• Hơn 68% doanh nghiệp nhỏ và vừa ghi nhận sai sót trong bảng công ít nhất 1 lần mỗi quý.
• Trong đó, gần 30% sai lệch dữ liệu dẫn đến tranh cãi về lương phúc lợi.

Một số vấn đề điển hình khi chấm công thủ công bao gồm:

• Dễ xảy ra gian lận (nhân viên nhờ chấm công hộ, đi trễ nhưng không ghi nhận)
• Tốn thời gian xử lý: HR mất hàng giờ, thậm chí vài ngày mỗi tháng để tổng hợp bảng công
• Khó truy xuất, kiểm tra, lưu trữ: khi cần đối soát hoặc kiểm tra dữ liệu cũ

Những hậu quả này không chỉ ảnh hưởng đến năng suất vận hành mà còn tác động tiêu cực đến tinh thần làm việc. Đặc biệt, trong môi trường làm việc kết hợp (hybrid), các phương pháp cũ không còn khả năng đáp ứng.

Đó là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang phần mềm chấm công hiện đại không chỉ để ghi nhận giờ giấc mà còn giúp nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, hỗ trợ tính lương minh bạch tự động hóa nhiều quy trình hành chính liên quan.

1. Phần mềm chấm công là gì? Phân biệt với máy chấm công truyền thống

1.1. Phần mềm chấm công là gì?

Phần mềm chấm công là hệ thống giúp doanh nghiệp tự động ghi nhận, lưu trữ và phân tích thời gian làm việc của nhân viên bằng nhiều hình thức: từ vân tay, nhận diện khuôn mặt, GPS đến mã QR, app điện thoại. Dữ liệu chấm công không chỉ dừng lại ở thiết bị mà được đồng bộ hóa theo thời gian thực về hệ thống trung tâm, cho phép HR theo dõi, điều chỉnh, trích xuất báo cáo linh hoạt.

Khác với máy chấm công truyền thống (thường chỉ lưu dữ liệu nội bộ, cần thao tác thủ công để trích xuất), phần mềm chấm công:

• Cho phép quản lý từ xa kể cả với nhân viên đi thị trường hoặc làm việc tại nhà
• Kết nối trực tiếp với các hệ thống khác như bảng lương, quản lý nhân sự (HRM), đánh giá hiệu suất
• Gửi cảnh báo khi có bất thường (đi muộn, về sớm, chấm thiếu…)

Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên kinh doanh làm việc ngoài hiện trường không thể sử dụng máy chấm công cố định. Với công cụ chấm công tích hợp GPS, nhân viên có thể check-in bằng điện thoại, ghi nhận vị trí và thời gian chính xác giúp bộ phận HR theo dõi dễ dàng mà không tốn thời gian đối chiếu thủ công.

1.2. Các hình thức chấm công phổ biến hiện nay

Tùy theo loại hình hoạt động, doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức hệ thống chấm công phù hợp:

• Công cụ chấm công bằng vân tay hoặc khuôn mặt (AI): Gắn tại văn phòng, nhà máy giúp nhận diện nhanh, chống chấm công hộ đảm bảo chính xác.
• Phần mềm chấm công bằng GPS, App mobile: Phù hợp với nhân sự làm việc linh hoạt hoặc di chuyển nhiều như nhân viên giao hàng, thị trường, kỹ thuật.
• Chấm công qua Wi-Fi hoặc mã QR: Cài đặt tại các vị trí cụ thể trong doanh nghiệp. Nhân viên quét mã hoặc kết nối Wi-Fi để ghi nhận điểm danh, giúp kiểm soát linh hoạt theo khu vực.
• Phần mềm tích hợp quản lý ca – kíp: Tự động nhận biết giờ vào – ra theo lịch phân ca, tính tăng ca, ca đêm, ca gãy cực kỳ cần thiết với doanh nghiệp sản xuất, bệnh viện, chuỗi nhà hàng – khách sạn.

Theo nghiên cứu từ HRTech 2023, các doanh nghiệp ứng dụng phần mềm hiện đại ghi nhận:

• Giảm 45% thời gian xử lý bảng công hàng tháng
• Giảm 70% lỗi do nhập liệu thủ công hoặc mất dữ liệu
• Tăng 32% mức độ hài lòng của nhân viên nhờ sự minh bạch rõ ràng trong chấm công tính lương

2. Những tính năng không thể thiếu của phần mềm chấm công hiện đại

Để triển khai hiệu quả và phù hợp với môi trường làm việc linh hoạt ngày nay, một phần mềm chấm công hiện đại cần đảm bảo đầy đủ các tính năng không chỉ giúp ghi nhận thời gian làm việc chính xác mà còn hỗ trợ tự động hóa quản trị nhân sự, kết nối với các hệ thống tính lương và phân tích hiệu suất. Dưới đây là nhưng tính năng cần có của giải pháp chấm công:

• Ghi nhận chấm công đa hình thức: vân tay, khuôn mặt AI, GPS, mã QR, app mobile
• Tự động tính công – ca – phép – tăng ca theo lịch làm việc và quy định doanh nghiệp
• Cảnh báo bất thường: chấm thiếu, sai địa điểm, tăng số lần đi muộn – về sớm
• Tạo báo cáo tổng hợp tự động, hỗ trợ quản lý theo dõi theo ca – bộ phận – cá nhân
• Đồng bộ dữ liệu với phần mềm tính lương và hệ thống quản lý nhân sự (HRM)
• Phân quyền rõ ràng, bảo mật dữ liệu và lưu vết thao tác minh bạch
• Hỗ trợ truy xuất lịch sử công, tăng minh bạch và giảm sai sót tính lương

2.1. Ghi nhận chấm công đa hình thức

Trong bối cảnh môi trường làm việc ngày càng linh hoạt, doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào một hình thức chấm công cố định như vân tay tại văn phòng. Một phần mềm hiệu quả cần tích hợp nhiều phương thức ghi nhận để phù hợp với đặc thù nhân sự:

• Chấm công bằng vân tay hoặc nhận diện khuôn mặt AI tại nhà máy, văn phòng – đảm bảo chống gian lận, chấm công hộ.
• Chấm công bằng GPS, Wi-Fi hoặc mã QR phù hợp cho nhân viên làm việc bên ngoài, di chuyển nhiều.
• Chấm công qua ứng dụng di động (app mobile) cho phép linh hoạt theo dõi thời gian làm việc mọi lúc, mọi nơi.

Ví dụ: Một công ty dịch vụ vận hành chuỗi cửa hàng thời trang sử dụng phần mềm tích hợp chấm công bằng mã QR tại từng địa điểm. Nhân viên quét mã mỗi lần ra/vào giúp quản lý kiểm soát được cả thời gian lẫn vị trí làm việc thực tế.

2.2. Tự động tính toán ca – công – phép – tăng ca

Mỗi doanh nghiệp có cách tổ chức thời gian làm việc khác nhau: làm hành chính, theo ca, theo giờ linh hoạt… Do đó, phần mềm chấm công hiện đại cần:

• Tự động tính số giờ làm thực tế, loại trừ thời gian đi muộn về sớm.
• Tính toán ca gãy, ca đêm, tăng ca theo quy định của doanh nghiệp, đúng luật lao động.
• Quản lý phép năm, nghỉ lễ, nghỉ không lương… và hiển thị số ngày phép còn lại rõ ràng cho từng nhân viên.

Theo báo cáo của Workforce.com (2023), các doanh nghiệp sử dụng phần mềm có khả năng tính công – ca – phép tự động giảm trung bình 35% thời gian tổng hợp bảng lương, giảm hẳn các tranh chấp lương do tính sai giờ làm.

2.3. Cảnh báo bất thường và báo cáo tổng hợp

Một tính năng quan trọng không thể thiếu là khả năng phát hiện cảnh báo các dấu hiệu bất thường như:

• Nhân viên không chấm công trong giờ làm
• Chấm công sai địa điểm, sai thiết bị
• Tăng tần suất đi muộn, về sớm vượt ngưỡng cho phép
• Thiếu công so với lịch phân ca

Phần mềm cũng cần cung cấp báo cáo tổng hợp tự động dưới dạng biểu đồ hoặc file Excel giúp quản lý dễ dàng theo dõi tình hình điểm danh của từng bộ phận, từng ca làm từng cá nhân.

HR không phải kiểm tra thủ công từng dòng dữ liệu mà có thể nắm bắt tình hình chung chỉ trong vài phút, kịp thời phát hiện rủi ro và điều chỉnh chính sách hoặc lịch làm việc phù hợp.

2.4. Đồng bộ dữ liệu với phần mềm nhân sự, tính lương

Phần mềm chấm công không nên tồn tại riêng lẻ mà cần có khả năng kết nối trực tiếp với các hệ thống khác như HRM (hồ sơ nhân sự), payroll (tính lương), đánh giá KPI, bảo hiểm…

• Tự động đẩy dữ liệu công sang phần mềm tính lương, loại bỏ thao tác nhập tay
• Hạn chế tối đa sai sót dẫn đến tranh chấp do sai công – sai lương
• Đảm bảo tính minh bạch hiệu quả khi phối hợp giữa bộ phận HR – kế toán – quản lý

Ví dụ thực tiễn: Một doanh nghiệp 300 nhân sự đã giảm được 90% lỗi bảng lương trong 6 tháng đầu kể từ khi sử dụng phần mềm tính công có tích hợp tính lương.

2.5. Phân quyền bảo mật dữ liệu nhân sự

Dữ liệu chấm công liên quan trực tiếp đến quyền lợi người lao động. Do đó, yếu tố bảo mật kiểm soát truy cập là bắt buộc:

• Phân quyền theo vai trò: nhân viên chỉ xem công của mình, trưởng nhóm xem của bộ phận, HR có toàn quyền xử lý
• Lưu lịch sử thao tác: ai chỉnh sửa, thay đổi ca, phê duyệt nghỉ đều có ghi nhận rõ ràng
• Mã hóa dữ liệu sao lưu định kỳ đảm bảo không mất dữ liệu khi xảy ra sự cố

Theo báo cáo từ TechRadar HR 2023, các doanh nghiệp đầu tư vào phần mềm có tính năng phân quyền – bảo mật đạt tỷ lệ hài lòng của nhân viên cao hơn 27%, đặc biệt trong các ngành đặc thù như tài chính, y tế, sản xuất.

3. 10 Phần mềm chấm công, điểm danh nhân viên tốt nhất hiện nay

Dưới đây là bảng tổng hợp so sánh Top 10 phần mềm chấm công nhằm giúp các tổ chức, doanh nghiệp có cái nhìn sâu hơn về từng giải pháp:

Dưới đây là 10 giải pháp nổi bật, được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhờ khả năng tự động hóa cao, hỗ trợ đa nền tảng, tích hợp tốt với hệ thống nhân sự – tiền lương.

1. Phần mềm chấm công LV SureHCS C&B
2. Hệ thống chấm công​ CoDX Checkin
3. Phần mềm chấm công online Wise Eye on 39
4. Phần mềm quản lý chấm công​ MISA
5. Giải pháp chấm công online​ miễn phí OnTheClock
6. Phần mềm chấm công trên máy tính​ ZKTime.Net V3.0
7. Ứng dụng chấm công TAS–ERP
8. Phần mềm chấm công miễn phí Tanca
9. Phần mềm điểm danh bằng mã QR HappyTime
10. Phần mềm chấm công Mitaco​

3.1 Phần mềm chấm công LV SureHCS C&B

LV SureHCS C&B là giải pháp phần mềm được phát triển dành riêng cho các doanh nghiệp mong muốn xây dựng một hệ thống phúc lợi toàn diện, linh hoạt, hiện đại. Với hơn 27 năm đồng hành cùng thị trường nhân sự Việt Nam, phần mềm là kết tinh từ kinh nghiệm triển khai thực tế tại hơn 1.000 doanh nghiệp, phục vụ hàng trăm nghìn nhân viên, quản trị hiệu quả chính sách lương – thưởng – phúc lợi ở mọi quy mô.

Không đơn thuần là một công cụ quản lý, LV SureHCS C&B giúp doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện trong công tác nhân sự, từ quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi chấm công, tính lương đến quản trị chính sách phúc lợi, tất cả đều được tích hợp liền mạch trên một nền tảng duy nhất.

Ưu điểm nổi bật

• Lưu trữ đầy đủ thông tin nhân sự, mà còn bám sát hành trình làm việc của từng cá nhân – từ hợp đồng, lịch sử tăng lương, đến các chế độ phúc lợi đã nhận.
• Dễ dàng đăng ký nghỉ phép/tăng ca, theo dõi trạng thái phê duyệt.
• Bảng công chi tiết hàng tháng, bao gồm cả giờ check in/out mỗi ngày.
• Tương thích với hầu hết các dòng máy chấm công, chấm công qua GPS, Camera AI, điện thoại thông minh.
• Dễ dàng đăng ký nghỉ phép/tăng ca, theo dõi trạng thái phê duyệt.
• Tính toán thời gian làm việc chính xác đến từng giờ/phút theo quy định DN.
• Đăng ký/duyệt giờ làm thêm, lịch công tác, tự động ghi vào hệ thống công.
• Trợ lý ảo AI giúp tự động trả lời các câu hỏi thường gặp về phúc lợi, nghỉ phép, chính sách.
• Tự động tổng hợp dữ liệu chính xác về lương thưởng, bảo hiểm, thuế TNCN và hỗ trợ xuất báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu cho các bộ phận liên quan.

3.2 Hệ thống chấm công​ CoDX Checkin

CoDX Checkin là phần mềm chấm công chuyên biệt, được thiết kế nhằm hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác, linh hoạt, theo thời gian thực.

Khác với các hệ thống chấm công truyền thống vốn phụ thuộc vào thiết bị vật lý, CoDX Checkin hoạt động mạnh mẽ trên nền tảng số – cho phép chấm công trực tiếp từ điện thoại di động, máy tính bảng, hoặc máy tính để bàn, đáp ứng nhu cầu quản trị nhân sự tại chỗ, từ xa hoặc di động.

Phần mềm nổi bật với khả năng kết nối linh hoạt nhiều hình thức chấm công hiện đại (Face ID, vân tay, QR Code, GPS, WiFi…) và tích hợp đồng bộ với các loại máy chấm công phổ biến hiện nay. Bên cạnh đó, CoDX Checkin cung cấp đầy đủ công cụ hỗ trợ phân ca, xử lý dữ liệu bất thường, báo cáo công theo chu kỳ – giúp phòng nhân sự tự động hóa quy trình, giảm tải khối lượng công việc thủ công, nâng cao độ chính xác trong tính lương.

Ưu điểm nổi bật

• Chấm công đa hình thức: CoDX Checkin hỗ trợ đầy đủ các phương thức hiện đại như vân tay, nhận diện khuôn mặt (FaceID), quét mã QR, GPS, kết nối WiFi, thẻ từ… – phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị có nhân sự làm việc phân tán.
• Tự động ghi nhận tăng ca: Hệ thống cho phép thiết lập điều kiện tăng ca tùy chỉnh, như tự động tính thêm giờ khi nhân viên ở lại làm việc ngoài ca hoặc có xác nhận từ quản lý – giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí OT minh bạch, chính xác.
• Tích hợp phân ca linh hoạt: CoDX hỗ trợ xây dựng, vận hành các ca làm việc phức tạp như ca xoay, ca nghịch, ca cố định hoặc ca thay đổi theo tuần – rất hữu ích với doanh nghiệp sản xuất, bán lẻ hoặc có nhân sự làm việc theo chu kỳ.
• Quản lý dữ liệu công theo thời gian thực: Hệ thống cập nhật liên tục, giúp nhân viên và quản lý theo dõi số công, phép, tăng ca ngay trên ứng dụng – giảm tranh chấp, tăng tính minh bạch.
• Tự động xử lý dữ liệu chấm công bất thường: Trường hợp nhân viên quên check-in, quét sai ca, hoặc chưa được phân ca, hệ thống vẫn nhận diện, cho phép nhân viên gửi yêu cầu điều chỉnh online – quản lý chỉ cần duyệt qua hệ thống nội bộ.

Hạn chế

Dù sở hữu nhiều tính năng mạnh mẽ, nhưng CoDX Checkin vẫn đang trong quá trình mở rộng nhận diện.

Chi phí triển khai

10.000 VNĐ/User/Tháng

3.3 Phần mềm chấm công online Wise Eye on 39

Ra đời từ năm 2008, Wise Eye On 39 là một trong những phần mềm chấm công đầu tiên tại Việt Nam được phát triển riêng cho môi trường làm việc yêu cầu kỷ luật thời gian cao như xưởng sản xuất, công trình xây dựng, nhà máy, hệ thống bán lẻ.

Phần mềm hoạt động hiệu quả trên hệ điều hành Windows, có khả năng kết nối tốt với các thiết bị chấm công phổ biến như máy vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt, phù hợp với doanh nghiệp quy mô từ vừa đến lớn. Điểm nổi bật là Wise Eye On 39 có thể quản lý ca làm việc phức tạp (xoay ca, ca đêm, làm thêm giờ…) tự động tổng hợp bảng công cho bộ phận nhân sự, giảm thiểu sai sót khi tính lương.

Ưu điểm nổi bật

• Hỗ trợ đa dạng hình thức chấm công: Tích hợp với các thiết bị sinh trắc học như nhận diện vân tay, khuôn mặt, thẻ từ – cho phép linh hoạt tùy môi trường, loại hình lao động.
• Quản lý lịch làm việc và ca kíp: Cho phép thiết lập lịch trình làm việc chính thức hoặc tạm thời, hỗ trợ tính công chính xác ngay cả trong môi trường làm việc có biến động ca nhiều.
• Báo cáo tự động: Phần mềm tự động tổng hợp dữ liệu chấm công, xuất bảng công theo ngày, tuần, tháng, hỗ trợ công tác tính lương, KPI.
• Kết nối thiết bị ổn định: Đồng bộ nhanh chóng với các dòng máy chấm công của Wise Eye, Ronald Jack, ZKTeco… phổ biến tại Việt Nam.
• Lưu trữ an toàn: Dữ liệu được bảo mật và lưu trữ cục bộ trên máy chủ riêng, đảm bảo quyền riêng tư, an toàn thông tin nội bộ.

Hạn chế

• Giao diện đã lỗi thời: So với các phần mềm SaaS hiện đại, giao diện của Wise Eye On 39 chưa thực sự thân thiện, đặc biệt với người dùng thế hệ trẻ.
• Khả năng mở rộng còn hạn chế: Không tích hợp sâu với các phần mềm quản lý nhân sự (HRM) hoặc phần mềm tính lương, dẫn đến phải xử lý thủ công ở bước kế tiếp.
• Phụ thuộc thiết bị phần cứng: Phần mềm phát huy hiệu quả tối đa khi được dùng kèm với các máy chấm công cùng hãng – gây khó khăn khi doanh nghiệp sử dụng hệ thống phần cứng hỗn hợp.

Chi phí triển khai

Wise Eye On 39 được cung cấp hoàn toàn miễn phí khi doanh nghiệp mua máy chấm công chính hãng Wise Eye. Tuy nhiên, chi phí phát sinh sẽ nằm ở phần mua, lắp đặt thiết bị phần cứng – mức giá trung bình từ 2 triệu đến 10 triệu đồng/máy tùy loại (vân tay, thẻ từ, khuôn mặt…).

Do đó, phần mềm này phù hợp hơn với doanh nghiệp đã có sẵn hệ thống chấm công phần cứng, hoặc đang có kế hoạch đầu tư thiết bị đồng bộ để tiết kiệm chi phí triển khai phần mềm.

3.4 Phần mềm quản lý chấm công​ MISA

MISA AMIS Chấm Công là một trong những phần mềm chấm công thông minh hàng đầu hiện nay, thuộc bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện AMIS HRM của MISA. Ứng dụng tích hợp công nghệ AI, định vị GPS, Face ID, mã QR và Wifi nhằm tối ưu hóa quy trình ghi nhận thời gian làm việc, đặc biệt hiệu quả trong bối cảnh doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc linh hoạt, đa địa điểm hoặc làm từ xa.

Không chỉ dừng lại ở chức năng chấm công, MISA AMIS còn đóng vai trò như một trợ lý ảo hỗ trợ tự động hóa chuỗi nghiệp vụ liên quan từ phân ca – ghi nhận công – quản lý đơn từ – xuất báo cáo – tính lương trên cùng một nền tảng đồng bộ.

Ưu điểm nổi bật

• Chấm công linh hoạt – không giới hạn thiết bị: Hỗ trợ chấm công trên điện thoại thông minh, máy tính bảng, web, hoặc thông qua các thiết bị sinh trắc học, phù hợp với mọi mô hình làm việc.
• Phân ca, chia lịch thông minh: Thiết lập ca cố định, ca xoay, ca đêm hoặc ca linh hoạt tùy theo phòng ban, chi nhánh – đảm bảo quản lý chính xác, toàn diện.
• Xử lý đơn từ và điều chỉnh công online: Nhân viên có thể gửi yêu cầu xin nghỉ, làm thêm, điều chỉnh công ngay trên app, quản lý duyệt nhanh chóng, minh bạch.
• Tự động cảnh báo sai lệch: Phát hiện sớm các trường hợp công thiếu, sai giờ, vi phạm nội quy – giúp quản lý kịp thời, giảm tranh chấp nội bộ.
• Kết nối liền mạch với phần mềm tính lương: Toàn bộ dữ liệu chấm công được đồng bộ sang hệ thống tính lương của AMIS, rút ngắn thời gian xử lý, giảm lỗi thủ công.
• Báo cáo trực quan, đa chiều: Hệ thống báo cáo được thiết kế đẹp mắt, dễ theo dõi và trích xuất, hỗ trợ phân tích hiệu suất lao động, đánh giá tuân thủ thời gian.

Hạn chế

• Chưa phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ: Hệ thống sẽ phát huy tối đa hiệu quả khi áp dụng cho tổ chức từ 30 nhân viên trở lên, có nhu cầu quản lý tập trung, chuẩn hóa dữ liệu.
  
• Chi phí đầu tư ban đầu có thể cao đối với doanh nghiệp mới khởi nghiệp, đặc biệt nếu muốn tích hợp đồng bộ với nhiều phân hệ khác trong AMIS HRM.

Chi phí triển khai

MISA AMIS Chấm Công có chính sách dùng thử miễn phí 14 ngày, cho phép doanh nghiệp trải nghiệm toàn bộ tính năng.

Gói tiêu chuẩn có giá từ 5.100.000 VNĐ/năm, áp dụng cho tối đa 30 nhân viên. Với doanh nghiệp có quy mô lớn hơn, MISA sẽ cung cấp bảng báo giá chi tiết dựa trên số lượng người dùng và phân hệ tích hợp thêm.

3.5 Giải pháp chấm công online​ miễn phí OnTheClock

OnTheClock là một phần mềm chấm công điện tử dựa trên đám mây, được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ hoặc tổ chức có ngân sách hạn chế. Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, khả năng triển khai nhanh chóng, phần mềm này giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình chấm công mà không cần đầu tư lớn vào hạ tầng hay đào tạo nhân sự.

Điểm nổi bật của OnTheClock là cung cấp gói sử dụng miễn phí cho 1-2 người dùng, cho phép các startup hoặc công ty mới thành lập có thể làm quen với phần mềm quản lý thời gian một cách tiết kiệm nhưng vẫn hiệu quả.

Ưu điểm nổi bật

• Chấm công từ xa, hỗ trợ định vị GPS: Hệ thống tự động ghi nhận vị trí khi nhân viên check-in/check-out, đảm bảo sự hiện diện thực tế tại địa điểm làm việc được chỉ định.
• Xác thực bằng ảnh: Nhân viên có thể được yêu cầu chụp ảnh tại thời điểm chấm công để tăng tính minh bạch, hạn chế gian lận.
• Quản lý lịch làm việc dễ dàng: Giao diện lập lịch trực quan giúp quản lý điều phối ca làm việc cho từng nhân viên mà không cần công cụ phức tạp.
• Tự động tính giờ làm thêm: Hệ thống ghi nhận chính xác thời gian làm ngoài giờ, hỗ trợ tính toán lương và đảm bảo tuân thủ luật lao động.
• Quản lý nghỉ phép (PTO): Nhân viên có thể gửi yêu cầu nghỉ phép, theo dõi số ngày phép còn lại. Tuy nhiên, quy trình phê duyệt hiện vẫn cần cải thiện để tối ưu hơn.
• Tích hợp với hệ thống tính lương: Hỗ trợ kết nối với các phần mềm trả lương phổ biến tại Mỹ, rút ngắn thời gian xử lý, giảm lỗi nhập tay.

Hạn chế

• Thiếu tính năng tùy chỉnh nâng cao: Do hướng tới doanh nghiệp nhỏ, nên OnTheClock chưa hỗ trợ mở rộng sâu cho các nhu cầu đặc thù hoặc doanh nghiệp lớn.
• Quy trình duyệt nghỉ phép còn đơn giản: Chưa linh hoạt khi áp dụng vào các quy trình nội bộ phức tạp.
• Chưa hỗ trợ tiếng Việt: Gây khó khăn cho người dùng tại Việt Nam nếu không quen thao tác trên phần mềm tiếng Anh.

Chi phí triển khai

OnTheClock cung cấp 3 gói giá linh hoạt:

• Gói Basic: Miễn phí cho 1–2 người dùng, phù hợp để trải nghiệm ban đầu hoặc dành cho nhóm làm việc siêu nhỏ.
• Gói Standard: 2,5 USD/người dùng/tháng, bao gồm đầy đủ tính năng chấm công, quản lý ca, theo dõi giờ làm.
• Gói Premium: 5 USD/người dùng/tháng, mở rộng thêm các tính năng bảo mật, xác thực nâng cao, hỗ trợ ưu tiên.

3.6 Phần mềm chấm công trên máy tính​ ZKTime.Net V3.0

ZKTime.Net V3.0 là phần mềm chấm công chuyên dụng do ZKTeco phát triển, được tối ưu hóa để vận hành hiệu quả cùng các dòng máy chấm công sinh trắc học của hãng như vân tay, khuôn mặt hoặc thẻ từ. Đây là giải pháp lý tưởng cho doanh nghiệp vừa và lớn, đặc biệt là các đơn vị sản xuất, dịch vụ có quy mô nhân sự lớn, yêu cầu quản lý thời gian làm việc nghiêm ngặt.

Phần mềm không chỉ xử lý dữ liệu chấm công mà còn hỗ trợ đồng bộ thông tin nhân viên, quản lý phân ca, thiết lập quyền truy cập và tạo báo cáo chi tiết – tất cả được điều khiển trực tiếp từ giao diện chính, mang đến trải nghiệm quản trị trực quan, dễ thao tác..

Ưu điểm nổi bật

• Quản lý thiết bị tập trung: Hỗ trợ kết nối và giám sát nhiều máy chấm công cùng lúc thông qua Ethernet, Wi-Fi hoặc USB, giúp doanh nghiệp dễ dàng đồng bộ dữ liệu từ nhiều chi nhánh hoặc khu vực sản xuất.
• Chấm công + quản lý truy cập: Tích hợp kiểm soát truy cập ra vào, chấm công trong một nền tảng, thuận tiện cho các mô hình nhà máy hoặc văn phòng có phân tầng an ninh.
• Tự động tính công và xuất báo cáo lương: Với module Pay Code, phần mềm cho phép tính công – lương tương ứng, xuất các báo cáo phục vụ tính lương nhanh chóng.
• Tương thích với phần mềm quản lý doanh nghiệp: Dữ liệu từ ZKTime.Net có thể dễ dàng chuyển đổi hoặc kết nối với các phần mềm tính lương, ERP, HRM hiện hành.
• Báo cáo linh hoạt, đa dạng: Cung cấp hơn 15 mẫu báo cáo từ tổng hợp công, đi muộn – về sớm đến báo cáo chi tiết từng nhân viên, giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao hiệu suất làm việc.
• Giao diện trực quan, dễ dùng: Thiết kế GUI mới giúp người dùng thao tác nhanh chóng trên nền tảng Windows, không cần chuyên môn kỹ thuật cao.

Hạn chế

• Chỉ tương thích tốt với thiết bị ZKTeco: Để phát huy tối đa hiệu quả, doanh nghiệp cần sử dụng đúng dòng máy chấm công của hãng, khó tích hợp với thiết bị từ hãng thứ ba.
• Phụ thuộc vào máy chủ nội bộ: Là phần mềm cài đặt trên máy tính nên sẽ hạn chế truy cập từ xa, không linh hoạt bằng các giải pháp chấm công đám mây.
• Chưa hỗ trợ app mobile riêng: Người quản lý cần thao tác trực tiếp trên máy tính, chưa thuận tiện cho việc phê duyệt hay theo dõi từ điện thoại.

Chi phí triển khai

ZKTime.Net V3.0 thường được cung cấp kèm theo khi doanh nghiệp mua thiết bị chấm công ZKTeco chính hãng. Tuy nhiên, các gói dịch vụ mở rộng như module tính lương, báo cáo nâng cao hoặc hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu có thể phát sinh thêm chi phí.

3.7 Ứng dụng chấm công TAS–ERP

TAS-ERP là phần mềm chấm công kết hợp quản lý nhân sự trong mô hình ERP, được thiết kế để tối ưu hóa hoạt động quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh. Phần mềm hoạt động độc lập, cài đặt dễ dàng trên nhiều thiết bị và cho phép đồng bộ dữ liệu nhanh chóng giữa các máy, giúp giảm tải khối lượng công việc thủ công cho bộ phận nhân sự.

Không chỉ hỗ trợ chấm công, TAS-ERP còn cung cấp bộ công cụ quản lý ca làm việc, phân quyền người dùng, theo dõi lịch nghỉ phép – làm thêm, đồng thời tích hợp với hệ thống tính lương – phúc lợi, mang đến một giải pháp HR toàn diện.

Ưu điểm nổi bật

• Chấm công đa nền tảng: Cài đặt trên nhiều thiết bị, quản lý dữ liệu chấm công online, hỗ trợ sao chép dữ liệu giữa các máy tính nhanh chóng khi thay đổi thiết bị.
• Tự động phân ca – tạo lịch làm việc linh hoạt: Quản lý chi tiết theo giờ vào – ra, thời gian nghỉ giữa ca, các ca lặp lại theo tuần/tháng, xử lý được ca làm phức tạp.
• Hệ thống báo cáo đa dạng: Báo cáo chấm công chi tiết, đi muộn – về sớm, vắng mặt, ưu đãi, tổng hợp công – hỗ trợ xuất file Excel, PDF hoặc in trực tiếp.
• Quản lý nhân sự toàn diện: Lưu trữ thông tin nhân viên, tạo phòng ban, phân quyền truy cập, quản lý ngày nghỉ – nghỉ phép – làm thêm, xử lý dữ liệu khi quên chấm công.
• Tương thích nhiều thiết bị phần cứng: Kết nối được với hầu hết các dòng máy chấm công phổ biến như ZKTeco, Ronald Jack, Mita, Gigata, Wise…
• Tích hợp phân hệ lương – HRM: Cho phép kết nối với các phần mềm tính lương hoặc ERP để đồng bộ quy trình từ chấm công đến tính công – tính lương.

Hạn chế

• Giao diện chưa tối ưu cho người không chuyên: Mặc dù chức năng phong phú, nhưng giao diện sử dụng có thể chưa thực sự thân thiện với người dùng phổ thông hoặc nhân viên không chuyên CNTT.
• Chỉ hỗ trợ trên nền tảng Windows: Hiện chưa có phiên bản dành cho mobile app hoặc web-based, hạn chế tính linh hoạt khi truy cập từ xa.
• Thiết kế đơn nhiệm: Không hỗ trợ nhiều người dùng thao tác đồng thời như các phần mềm chạy trên nền tảng web.

Chi phí triển khai

Chi phí triển khai TAS-ERP tương đối hợp lý, dao động khoảng 500.000 VNĐ/phần mềm, tùy theo nhu cầu và quy mô sử dụng của doanh nghiệp. Một số phiên bản miễn phí cũng có sẵn với chức năng cơ bản, phù hợp cho các công ty nhỏ.

3.8 Phần mềm chấm công miễn phí Tanca

Tanca là giải pháp chấm công và quản lý nhân sự đa năng, phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn đang tìm kiếm công cụ chuyển đổi số hiệu quả. Hoạt động linh hoạt ở cả chế độ online (web/app mobile), offline (cài đặt nhẹ chỉ 10MB), Tanca đáp ứng tốt nhu cầu quản lý nhân viên từ văn phòng đến đội ngũ làm việc từ xa. Phần mềm nổi bật với khả năng tích hợp camera AI, chấm công đa phương thức, tự động hóa quy trình tính lương.

Ưu điểm nổi bật

• Chấm công thông minh, không giới hạn thiết bị: Hỗ trợ WiFi, GPS, mã QR, nhận diện khuôn mặt – phù hợp cho cả nhân viên văn phòng lẫn di động.
• Tùy biến ca làm & bảng công: Thiết lập ca làm linh hoạt, tự động ghi nhận giờ làm – giờ nghỉ, đi trễ – về sớm, tăng ca.
• Tính lương như Excel, nhưng tự động: Hệ thống cho phép xây dựng công thức tính lương theo giờ công, khấu trừ, thuế, KPI… mà không cần can thiệp thủ công.
• Quản lý nghỉ phép đa tầng: Dễ dàng cấu hình loại phép, phê duyệt đơn từ, cập nhật số dư phép và điều chỉnh linh hoạt khi cần.
• Giám sát vị trí và lộ trình: Tanca cung cấp bản đồ theo dõi vị trí chấm công, hành trình di chuyển – tăng độ minh bạch, kiểm soát.
• Quản lý bữa ăn nhân viên: Tích hợp tính năng đăng ký, thống kê và kiểm kê bữa ăn theo thời gian thực.
• Ứng dụng trên mọi nền tảng: Hệ thống hoạt động tốt trên cả thiết bị di động, máy tính, tối ưu trải nghiệm người dùng.

Hạn chế

• Khả năng tùy biến chưa thực sự linh hoạt: Một số nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp lớn có thể chưa được đáp ứng trọn vẹn.
• Giá dịch vụ không thấp: Với gói đầy đủ tính năng, chi phí triển khai rơi vào mức trung bình – cao so với các phần mềm cùng phân khúc.
• Một vài chức năng cần tối ưu: Đặc biệt ở mảng quản lý thông tin nhân sự khi triển khai quy mô lớn.

Chi phí triển khai

Phần mềm chấm công Tanca áp dụng chính sách giá linh hoạt theo từng gói tính năng và số lượng tài khoản:

• Gói miễn phí: Hỗ trợ tối đa 25 tài khoản với đầy đủ tính năng cơ bản (chấm công, phân ca, theo dõi lịch).
• Gói Cơ bản: $49/tháng cho 50 người dùng.
• Gói Tiêu chuẩn: $99/tháng cho 50 người dùng – thêm các tính năng nhân sự nâng cao.
• Gói Chuyên nghiệp: $199/tháng, tích hợp toàn bộ tính năng nâng cao.
• Gói Doanh nghiệp: $199/tháng với tùy chỉnh sâu hơn, hỗ trợ đặc biệt theo nhu cầu tổ chức.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể dùng thử miễn phí trong 14 ngày để đánh giá tính phù hợp trước khi triển khai chính thức.

3.9 Phần mềm điểm danh bằng mã QR HappyTime

HappyTime là giải pháp chấm công số nằm trong hệ sinh thái HR Tech của TopCV – mang đến trải nghiệm mới mẻ, trẻ trung cho doanh nghiệp hiện đại. Không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận thời gian làm việc, phần mềm còn tích hợp thêm yếu tố gamification (trò chơi hóa), truyền thông nội bộ và kết nối dữ liệu mạnh mẽ, nhằm nâng cao mức độ gắn kết, tinh gọn vận hành nhân sự.

Với cơ chế quét mã QR không tiếp xúc, nhân viên chỉ cần dùng điện thoại để điểm danh – nhanh chóng, tiện lợi, linh hoạt tại bất kỳ đâu, phù hợp với mô hình làm việc hybrid hoặc từ xa.

Ưu điểm nổi bật

• Chấm công đa kênh – tối ưu linh hoạt: Hỗ trợ vân tay, QR code, camera AI, định vị GPS, wifi nội bộ và smartphone – mở rộng khả năng áp dụng cho nhiều ngành nghề khác nhau.
• Chấm công di động – theo dõi thời gian thực: Nhân viên chủ động check-in bằng điện thoại, dữ liệu đẩy ngay về hệ thống – tiết kiệm thao tác, tăng tính minh bạch.
• Quản lý phân ca & đơn từ thông minh: Lên lịch làm việc, gửi thông báo nhắc ca, phê duyệt đơn xin phép – tất cả trong một nền tảng.
• Game hóa chấm công – khơi gợi tinh thần tích cực: Tạo “trò chơi điểm danh đúng giờ” giúp nâng cao tỷ lệ chuyên cần mà vẫn duy trì sự vui vẻ, nhẹ nhàng trong nội bộ.
• Tự động tính công & liên kết tính lương: Dữ liệu công dễ dàng đồng bộ với phần mềm tính lương, giúp tối ưu quy trình, hạn chế sai sót.
• Giao diện trẻ trung – dễ sử dụng: Thiết kế hiện đại, phù hợp với nhóm người dùng trẻ, startup hoặc doanh nghiệp theo đuổi phong cách công nghệ.

Hạn chế

• Tính năng nâng cao yêu cầu nâng cấp gói: Một số tính năng như tùy chỉnh bảng công, báo cáo nâng cao, phân quyền phức tạp chỉ có ở gói cao cấp.
• Khả năng lưu trữ giới hạn ở gói cơ bản: Doanh nghiệp quy mô lớn có thể cần mua thêm dung lượng hoặc nâng cấp để sử dụng ổn định trong dài hạn.

Chi phí triển khai

HappyTime cung cấp 2 gói chính:

• Gói HAPPY STARTER:
  • 10.000 VNĐ/người dùng/tháng
  • Bao gồm chấm công, quản lý đơn từ, lịch làm việc
  • Áp dụng tối đa cho 200 nhân sự.
• Gói HAPPY PRO:
  • 15.000 VNĐ/người dùng/tháng
  • Thêm tính năng tính lương, tùy biến bảng công, phân ca
  • Hỗ trợ tối đa 500 nhân sự.

3.10 Phần mềm chấm công Mitaco​

Mitaco là phần mềm chấm công truyền thống, được phát triển từ giai đoạn đầu của thị trường phần mềm nhân sự tại Việt Nam. Với thiết kế đơn giản, dễ cài đặt và tương thích cao với nhiều dòng máy chấm công đời cũ, Mitaco từng là lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là trong ngành sản xuất, xây dựng – nơi có nhu cầu chấm công theo tổ, đội, làm việc theo ca kíp phức tạp.

Tuy không chạy trên nền tảng điện toán đám mây, nhưng Mitaco vẫn giữ được vị trí nhất định nhờ khả năng kết xuất dữ liệu nhanh, tính công chính xác, tích hợp tính lương cơ bản.

Ưu điểm nổi bật

• Hỗ trợ máy chấm công vân tay, thẻ từ: Phù hợp với các nhà máy, công trường đang sử dụng hệ thống máy chấm công phổ thông, không yêu cầu đầu tư thiết bị mới.
• Tự động tính công – tăng ca – trễ/ sớm: Giúp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian xử lý thủ công cho bộ phận nhân sự.
• Báo cáo theo tổ/đội/công trình: Thiết kế phù hợp với mô hình sản xuất, xây dựng, nơi cần theo dõi công làm việc chi tiết cho từng nhóm nhân sự.
• Truy xuất dữ liệu công dạng Excel: Phục vụ nhanh cho công tác tổng hợp, phân tích hoặc chuyển đổi dữ liệu sang các phần mềm tính lương khác.
• Tương thích cao với hệ điều hành Windows: Không yêu cầu máy tính cấu hình mạnh hay kết nối internet liên tục.

Hạn chế

• Không tương thích với máy chấm công đời mới: Các thiết bị nhận diện khuôn mặt, quét thẻ thông minh thường gặp lỗi khi kết nối với phần mềm.
• Thiếu tính năng mở rộng: Không hỗ trợ chấm công qua app di động, định vị GPS, hoặc đồng bộ đám mây – chưa phù hợp với xu hướng chuyển đổi số.
• Xử lý ca đêm và dữ liệu bất thường còn hạn chế: Phù hợp với doanh nghiệp có lịch làm việc ổn định, ít phát sinh tình huống đặc biệt.

Chi phí triển khai

• Miễn phí cài đặt cơ bản cho các dòng máy chấm công phổ thông.
  Chi phí bản quyền phần mềm trọn gói: khoảng 1 – 2 triệu VNĐ/lần, không tính phí hàng tháng.

4. Tiêu chí chọn hệ thống chấm công tương thích với doanh nghiệp

Việc lựa chọn một phần mềm chấm công không chỉ dựa vào giá cả hay thương hiệu, mà còn phải phù hợp với đặc thù vận hành của doanh nghiệp. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng giúp nhà quản lý đánh giá và chọn được hệ thống chấm công phù hợp nhất – đảm bảo hiệu quả, tính linh hoạt và khả năng mở rộng trong dài hạn.

4.1 Hỗ trợ đa hình thức chấm công

Một phần mềm chấm công hiện đại cần linh hoạt trong việc ghi nhận thời gian làm việc. Tùy theo môi trường vận hành – từ văn phòng đến nhà máy, từ nhân viên hành chính đến nhân viên làm việc từ xa – doanh nghiệp cần một giải pháp cho phép:

• Chấm công bằng vân tay, khuôn mặt, thẻ từ, mã QR
• Ghi nhận thời gian làm việc qua GPS/Wifi, đặc biệt hữu ích với đội ngũ đi thị trường
• Chấm công trực tiếp qua ứng dụng di động hoặc trình duyệt web

4.2 Tích hợp với hệ thống tính lương & nhân sự

Một tiêu chí quan trọng khác là khả năng tích hợp đồng bộ dữ liệu giữa chấm công – tính lương – quản lý nhân sự (HRM). Điều này giúp:

• Tự động chuyển đổi số giờ công thành dữ liệu lương
• Giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công
• Liên kết với các thông tin về nghỉ phép, làm thêm, đi trễ, nghỉ không lương…
• Dễ dàng cập nhật quy định mới về chính sách phúc lợi hoặc thuế – bảo hiểm

4.3 Báo cáo trực quan

Báo cáo từ phần mềm chấm công không nên chỉ dừng lại ở các bảng số liệu khô khan. Một hệ thống hiệu quả cần có khả năng:

• Hiển thị báo cáo thời gian làm việc theo ngày, tuần, tháng
• Thống kê nhanh tình trạng đi trễ, nghỉ phép, làm thêm
• Xuất file Excel hoặc PDF dễ dàng chia sẻ
• Tùy chỉnh mẫu báo cáo theo đặc thù từng bộ phận

4.4 Phù hợp với mô hình làm việc của doanh nghiệp

Không phải phần mềm nào cũng thích hợp cho mọi doanh nghiệp. Bạn nên xác định rõ:

• Doanh nghiệp sản xuất, làm việc theo ca: Cần hệ thống phân ca linh hoạt, xử lý ca đêm, tăng ca tự động.
• Văn phòng linh hoạt, remote/hybrid: Ưu tiên app chấm công trên điện thoại, hỗ trợ GPS, WiFi, nhận diện khuôn mặt.
• Chuỗi cửa hàng, nhiều chi nhánh: Cần phần mềm kết nối dữ liệu tập trung, có bản đồ hoặc báo cáo theo điểm chấm công.

4.5 Khả năng mở rộng và cập nhật công nghệ mới

Doanh nghiệp sẽ phát triển – phần mềm cũng cần sẵn sàng để nâng cấp theo:

• Có thể thêm nhiều user, nhiều điểm chấm công mà không cần đổi hệ thống
• Tương thích với thiết bị mới như máy nhận diện khuôn mặt AI, máy quét QR
• Hỗ trợ các tính năng nâng cao như chấm công bằng app, tự động gửi cảnh báo, báo cáo theo thời gian thực…

5. Lợi ích thiết thực khi triển khai phần mềm chấm công

Triển khai phần mềm chấm công giúp:

• Minh bạch chính xác tuyệt đối trong ghi nhận giờ làm (chống chấm công hộ, gian lận thời gian)
• Tự động tính công – ca – phép – tăng ca, giảm khối lượng nhập liệu thủ công cho HR
• Rút ngắn 30–50% thời gian xử lý bảng công, tiết kiệm chi phí vận hành hàng tháng
• Kết nối trực tiếp với phần mềm tính lương và hệ thống đánh giá nhân sự
• Hỗ trợ phát hiện xu hướng đi muộn, nghỉ nhiều góp phần quản lý hiệu suất
• Nhân viên chủ động tra cứu công – phép – lịch làm việc qua giao diện thân thiện
• Tăng sự hài lòng niềm tin của nhân viên đối với hệ thống nhân sự
• Giảm rủi ro tranh chấp về công – lương, tăng tính công bằng gắn kết nội bộ

5.1. Minh bạch chính xác tuyệt đối trong ghi nhận giờ làm

Trong quản lý nhân sự, giờ công là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến lương, thưởng và các phúc lợi liên quan. Tuy nhiên, việc ghi nhận giờ làm nếu thực hiện bằng hình thức thủ công hoặc máy chấm công cục bộ thường gặp phải tình trạng sai sót, thất lạc dữ liệu, thậm chí gian lận như việc nhờ người khác chấm công hộ.

Công cụ chấm công hiện đại khắc phục hoàn toàn những rủi ro này nhờ khả năng:

• Ghi nhận dữ liệu theo thời gian thực đồng bộ tự động về hệ thống trung tâm
• Tích hợp phương thức nhận diện sinh trắc học (vân tay, khuôn mặt) hoặc định vị GPS, giúp đảm bảo chỉ người thực sự có mặt mới được ghi nhận
• Lưu trữ nhật ký chấm công giúp truy xuất lịch sử bất kỳ lúc nào, đảm bảo tính minh bạch công bằng

Theo báo cáo của BambooHR (2023), các doanh nghiệp sử dụng hệ thống chấm công ghi nhận giảm đến 63% tình trạng chấm công sai lệch hoặc gian lận thời gian sau 3 tháng áp dụng.

5.2. Tiết kiệm thời gian chi phí xử lý công

Một trong những gánh nặng lớn nhất với bộ phận HR là tổng hợp bảng công hàng tháng. Nếu vẫn sử dụng bảng Excel hoặc file tải từ máy chấm công rời rạc, HR phải mất nhiều giờ để đối chiếu, kiểm tra, xử lý sai sót làm lại khi có thay đổi. Điều này không chỉ gây mất thời gian mà còn dễ dẫn đến sai lệch dữ liệu.

Phần mềm chấm công giúp giải phóng hoàn toàn khối lượng thao tác thủ công này, nhờ:

• Tự động tính toán số công thực tế, kể cả thời gian đi muộn – về sớm, làm thêm, nghỉ phép
• Cập nhật linh hoạt theo lịch phân ca phù hợp cả doanh nghiệp làm theo kíp hoặc làm linh hoạt
• Tạo báo cáo tổng hợp nhanh, xuất file ngay khi cần đối chiếu với bảng lương

Một khảo sát từ Capterra năm 2023 chỉ ra rằng doanh nghiệp có sử dụng phần mềm tiết kiệm trung bình 28 giờ công mỗi tháng cho bộ phận nhân sự tương đương gần 3,5 ngày làm việc.

5.3. Kết nối chặt chẽ với tính lương đánh giá hiệu suất

Lương thưởng – đánh giá nhân sự đều có một điểm chung: dựa trên dữ liệu thực tế về thời gian làm việc. Nếu dữ liệu chấm công không chính xác, toàn bộ hệ thống trả lương và KPI cũng dễ bị ảnh hưởng.

Phần mềm có khả năng:

• Tự động đẩy dữ liệu đã đối soát sang phần mềm tính lương, giảm rủi ro nhập liệu sai
• Tích hợp với hệ thống quản trị mục tiêu (OKRs/KPIs) để phản ánh mức độ chuyên cần như một chỉ số đánh giá hiệu suất làm việc
• Hỗ trợ phân tích xu hướng đi muộn, nghỉ nhiều để cảnh báo rủi ro giảm năng suất hoặc nhân sự có nguy cơ nghỉ việc

Lợi ích cho doanh nghiệp:

• Giảm tối đa sai sót trong việc tính lương, thưởng, phụ cấp
• Tăng sự công bằng, minh bạch trong đánh giá nhân viên
• Giúp lãnh đạo ra quyết định nhân sự dựa trên dữ liệu thực, thay vì cảm tính

5.4. Tăng trải nghiệm nhân viên gắn kết nội bộ

Quản lý nhân sự không chỉ là kiểm soát mà còn là tạo ra trải nghiệm làm việc tích cực. Khi nhân viên cảm thấy việc chấm công rõ ràng minh bạch, họ sẽ an tâm tin tưởng vào hệ thống quản lý.

Chấm công hiện đại mang lại trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên thông qua:

• Giao diện cá nhân hóa cho phép mỗi nhân viên theo dõi lịch làm việc, số giờ công, số ngày nghỉ phép còn lại
• Tự gửi yêu cầu điều chỉnh công, xin phép, phúc đáp thắc mắc trực tuyến thay vì qua email hoặc giấy tờ rườm rà
• Thông báo tự động, nhắc lịch, báo cáo điểm danh, tăng tính chủ động cho người lao động

Theo khảo sát nội bộ của Gallup, các doanh nghiệp sử dụng nền tảng quản lý giờ công thân thiện với người dùng ghi nhận tỷ lệ hài lòng của nhân viên tăng 25–30% so với nhóm còn sử dụng hình thức thủ công hoặc không minh bạch.

Phần mềm chấm công không đơn thuần là công cụ ghi nhận giờ làm mà là nền tảng dữ liệu cốt lõi giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả, minh bạch tiết kiệm thời gian và chi phí. Đặc biệt trong bối cảnh làm việc linh hoạt, số hóa tích hợp là yếu tố then chốt để doanh nghiệp phát triển bền vững.

Chấm công không đơn thuần là ghi nhận thời gian làm việc, mà còn là nền tảng quan trọng trong việc đảm bảo minh bạch, công bằng, hiệu quả vận hành nhân sự. Với 10 phần mềm chấm công được đánh giá cao hiện nay, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn được giải pháp phù hợp theo quy mô, ngân sách, mô hình hoạt động. Nếu bạn đang cần một hệ thống chấm công linh hoạt, dễ sử dụng và tích hợp trọn vẹn với tính lương – LV SureHCS C&B là lựa chọn đáng để cân nhắc. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Giải pháp quản trị Nhân tài & Nhân lực toàn diện LV SureHCS
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: [email protected] – Website: https://www.surehcs.com/
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh