Quy trình tính lương là tập hợp các bước doanh nghiệp thực hiện để xác định chi trả thu nhập chính xác cho nhân viên, gồm: thu thập dữ liệu chấm công, xác định lương và phụ cấp, áp dụng khấu trừ bắt buộc, kiểm tra – phê duyệt bảng lương, chi trả và lưu trữ báo cáo. Một quy trình chuẩn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, tuân thủ pháp luật, tăng sự hài lòng của nhân viên.
Trong bất kỳ tổ chức nào, quy trình tính lương luôn là một trong những hoạt động quan trọng nhất của công tác quản trị nhân sự. Lương không chỉ là thu nhập mà còn là sự ghi nhận, là động lực và cũng là thước đo niềm tin của nhân viên đối với doanh nghiệp. Một quy trình tính lương minh bạch chính xác đúng hạn sẽ giúp giữ vững sự gắn kết, hạn chế tranh chấp, nâng cao uy tín thương hiệu tuyển dụng.
Chính vì vậy, việc xây dựng quy trình tính lương trong doanh nghiệp chuyên nghiệp, đồng bộ từ khâu chấm công đến chi trả, báo cáo không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, mà còn tạo ra nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài.
Cùng Lạc Việt SureHCS tìm hiểu chi tiết về quy trình chấm công tính lương trong bài viết này.
1. Tại sao doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình tính lương?
Trong mọi tổ chức, quy trình tính lương không chỉ là hoạt động chi trả thu nhập cho nhân viên mà còn là công cụ then chốt để duy trì sự ổn định và gắn kết nội bộ. Khi quy trình này được xây dựng rõ ràng thực hiện chính xác, doanh nghiệp sẽ tạo ra môi trường làm việc minh bạch, tăng cường sự tin tưởng của nhân viên, đồng thời hạn chế tối đa những rủi ro pháp lý.
Thực tế tại Việt Nam cho thấy, nhiều doanh nghiệp vẫn tính lương thủ công trên Excel hoặc dựa vào bảng chấm công chưa đồng bộ dễ dẫn đến tình trạng sai sót, chậm trễ trong việc trả lương. Chỉ một lỗi nhỏ trong công thức hoặc nhầm lẫn dữ liệu cũng có thể khiến nhân viên cảm thấy quyền lợi bị ảnh hưởng từ đó làm giảm động lực và gắn bó. Với những doanh nghiệp có quy mô từ vài trăm đến vài nghìn lao động, rủi ro này càng lớn.
Trong khi đó, việc triển khai quy trình tính lương chuyên nghiệp mang lại giá trị rõ rệt:
- Giảm thiểu sai sót, tranh chấp giữa người lao động và doanh nghiệp.
- Tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý, đặc biệt khi kết hợp giữa quy trình chấm công tính lương và phần mềm tự động hóa.
- Đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định về bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, các chính sách pháp luật khác.
Có thể nói, nắm rõ áp dụng đúng quy trình tính lương trong doanh nghiệp chính là nền tảng để nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự giữ chân nhân tài.
2. Quy trình tính lương là gì?
Quy trình tính lương là tập hợp các bước tuần tự mà doanh nghiệp thực hiện để xác định chính xác số tiền mà mỗi nhân viên được nhận vào cuối kỳ trả lương. Quy trình này thường bắt đầu từ việc tổng hợp dữ liệu chấm công, áp dụng các quy định về lương, phụ cấp, khấu trừ bắt buộc (như bảo hiểm, thuế) và kết thúc bằng việc chi trả lương cho nhân viên.
Về bản chất, quy trình này giúp đảm bảo ba yếu tố:
- Chính xác: Nhân viên nhận đúng số tiền tương ứng với công sức và thời gian làm việc.
- Minh bạch: Doanh nghiệp có thể giải thích rõ ràng mọi con số trên bảng lương khi cần thiết.
- Tuân thủ pháp luật: Mọi khoản trích nộp đều được thực hiện đúng theo quy định hiện hành.
Ví dụ: Một công ty sản xuất có 300 nhân viên. Trước đây, bộ phận nhân sự mất trung bình 7 ngày để xử lý bảng lương bằng Excel. Khi áp dụng quy trình tính lương cho nhân viên dựa trên phần mềm tích hợp từ chấm công đến tính thuế, thời gian này giảm xuống còn 2 ngày, đồng thời tỷ lệ sai sót cũng giảm hơn 70%.
Chính vì vậy, xây dựng quy trình tính lương trong doanh nghiệp không chỉ mang lại lợi ích cho nhân sự mà còn giúp ban lãnh đạo kiểm soát chi phí hiệu quả tăng cường uy tín và tính chuyên nghiệp trong mắt người lao động.
3. Các bước trong quy trình tính lương chuẩn cho doanh nghiệp
Sau đây là các bước cơ bản để xây dựng quy trình tính lương cho nhân viên như sau:
3.1. Thu thập dữ liệu chấm công để tính lương chính xác
Bước đầu tiên trong quy trình chấm công tính lương là thu thập dữ liệu về thời gian làm việc thực tế của nhân viên. Đây là cơ sở quan trọng để xác định số ngày công, giờ công, thời gian làm thêm, nghỉ phép, nghỉ ốm… nhằm tính ra mức thu nhập chính xác.
Doanh nghiệp hiện nay thường áp dụng nhiều phương pháp chấm công khác nhau, phổ biến là:
- Máy chấm công vân tay hoặc nhận diện khuôn mặt.
- Thẻ từ, thẻ nhân viên quẹt qua hệ thống kiểm soát ra vào.
- Phần mềm HRM tích hợp chấm công trực tuyến, đồng bộ với hệ thống tính lương.
Sai sót thường gặp trong bước này là dữ liệu chấm công không đồng bộ, nhân viên quên chấm công hoặc lỗi thiết bị. Nếu không được xử lý kịp thời, những lỗi nhỏ có thể dẫn tới tranh chấp khi trả lương. Doanh nghiệp nên xây dựng quy định rõ ràng và có phần mềm kiểm soát tập trung để giảm thiểu rủi ro này.
3.2. Xác định cấu trúc lương phụ cấp
Sau khi đã có dữ liệu chấm công, bước tiếp theo của quy trình tính lương cho nhân viên là xác định cấu trúc thu nhập. Thu nhập của nhân viên thường gồm:
- Lương cơ bản: theo hợp đồng lao động, làm căn cứ đóng bảo hiểm, tính các khoản phụ cấp, khấu trừ.
- Phụ cấp: như phụ cấp trách nhiệm, xăng xe, điện thoại, ăn ca.
- Hoa hồng/tiền thưởng: áp dụng cho các vị trí kinh doanh hoặc khi đạt KPI.
- Các khoản hỗ trợ khác: tùy chính sách doanh nghiệp.
Việc thiết kế cấu trúc lương phải phù hợp với luật lao động được ghi rõ trong hợp đồng lao động để đảm bảo minh bạch. Một cơ cấu lương rõ ràng không chỉ giúp quy trình tính lương trong doanh nghiệp diễn ra thuận lợi mà còn tạo động lực cho nhân viên, giúp họ thấy rõ sự ghi nhận từ doanh nghiệp.
3.3. Áp dụng chính sách lương, thưởng, khấu trừ
Ở bước này, doanh nghiệp tiến hành tính toán chi tiết thu nhập của nhân viên dựa trên dữ liệu chấm công và cơ cấu lương đã xác định. Đồng thời, các chính sách về thưởng, phạt, các khoản khấu trừ cũng được áp dụng.
Cụ thể:
- Khoản cộng thêm: lương làm thêm giờ, tiền thưởng, hoa hồng.
- Khoản khấu trừ bắt buộc: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân.
- Khoản khấu trừ tự nguyện: ví dụ như đóng góp quỹ công đoàn, các chương trình phúc lợi nội bộ.
Ví dụ minh họa: Nhân viên A có lương cơ bản 15 triệu đồng. Sau khi cộng phụ cấp 2 triệu và thưởng hiệu suất 3 triệu, tổng thu nhập là 20 triệu đồng. Doanh nghiệp sẽ tiến hành khấu trừ 10,5% bảo hiểm (khoảng 2,1 triệu), thuế thu nhập cá nhân (nếu có). Kết quả, lương thực nhận của nhân viên A còn khoảng 17,5 triệu đồng.
Như vậy, áp dụng chính sách lương, khấu trừ đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo quy trình tính lương trong doanh nghiệp diễn ra minh bạch tuân thủ pháp luật tạo sự tin tưởng tuyệt đối cho người lao động.
3.4. Kiểm tra, rà soát, phê duyệt bảng lương
Sau khi hoàn tất việc tính toán, bộ phận nhân sự cần lập bảng lương chi tiết cho từng nhân viên. Đây là khâu quan trọng để đảm bảo tính chính xác trước khi chuyển sang giai đoạn chi trả.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp áp dụng quy trình phê duyệt nhiều lớp:
- Phòng Nhân sự/C&B: chuẩn bị kiểm tra bảng lương.
- Phòng Kế toán: đối chiếu ngân sách xác nhận tính hợp lệ.
- Ban giám đốc: phê duyệt cuối cùng trước khi thực hiện thanh toán.
Nếu bỏ qua bước này, nguy cơ sai sót rất cao, đặc biệt trong doanh nghiệp có hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên. Việc kiểm tra kỹ càng không chỉ hạn chế tranh chấp mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp minh bạch trong quy trình tính lương trong doanh nghiệp.
3.5. Chi trả lương cho nhân viên
Khi bảng lương đã được duyệt, doanh nghiệp tiến hành bước chi trả lương cho nhân viên. Đây là giai đoạn trực tiếp tác động đến trải nghiệm của người lao động, bởi chỉ cần chậm trễ hoặc sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến tâm lý và sự gắn bó.
Các hình thức chi trả phổ biến:
- Chuyển khoản ngân hàng: được sử dụng nhiều nhất vì nhanh chóng, minh bạch, dễ lưu trữ chứng từ.
- Tiền mặt: phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc nhân viên lao động phổ thông.
- Ví điện tử hoặc tài khoản số: xu hướng mới, tiện lợi hiện đại.
Thời gian trả lương đúng hạn là yếu tố quyết định sự hài lòng. Theo khảo sát của PwC, có đến 44% nhân viên cảm thấy giảm gắn bó khi doanh nghiệp chậm lương quá 2 lần trong năm. Điều này cho thấy, duy trì sự ổn định trong chi trả là một phần quan trọng của quy trình tính lương trong doanh nghiệp.
3.6. Lập báo cáo, lưu trữ dữ liệu lương
Bước cuối cùng trong quy trình tính lương là lập báo cáo tổng hợp và lưu trữ dữ liệu. Đây không chỉ là yêu cầu bắt buộc để phục vụ công tác kiểm toán, mà còn là công cụ quan trọng giúp ban lãnh đạo phân tích chi phí, hoạch định ngân sách nhân sự trong tương lai.
Các loại báo cáo thường gặp:
- Báo cáo chi phí lương theo phòng ban, dự án.
- Báo cáo thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội.
- Báo cáo phân tích chi phí nhân sự theo tháng/quý/năm.
Việc lưu trữ dữ liệu lương bằng hệ thống phần mềm giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu khi cần, đồng thời bảo mật thông tin nhân sự tốt hơn so với lưu trữ thủ công. Đây là một phần quan trọng để quy trình trở nên chuyên nghiệp, minh bạch tối ưu hóa trong dài hạn.
Như vậy, toàn bộ quy trình tính lương cho nhân viên gồm 6 bước từ chấm công đến báo cáo đã khép kín. Doanh nghiệp áp dụng đầy đủ khoa học sẽ tiết kiệm được nhiều nguồn lực, đảm bảo sự công bằng và gia tăng niềm tin của nhân viên đối với tổ chức.
4. Những thách thức thường gặp trong quy trình tính lương
Mặc dù đã có khung quy trình rõ ràng, nhưng khi triển khai vào thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải không ít khó khăn. Những thách thức phổ biến có thể kể đến như:
- Sai sót dữ liệu chấm công: Đây là nguyên nhân lớn nhất dẫn đến việc tính lương sai. Một nhân viên quên chấm công hoặc thiết bị chấm công lỗi có thể kéo theo hàng loạt sai lệch trong bảng lương. Nếu không phát hiện kịp thời, doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian để điều chỉnh, dễ phát sinh tranh chấp với nhân viên.
- Khó khăn khi tính bảo hiểm, thuế TNCN: Tại Việt Nam, chính sách bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân thường xuyên thay đổi. Điều này đòi hỏi bộ phận C&B phải cập nhật liên tục, áp dụng chính xác vào từng trường hợp cụ thể. Chỉ cần tính sai một con số nhỏ cũng có thể khiến doanh nghiệp bị cơ quan quản lý phạt hoặc nhân viên không hài lòng vì quyền lợi bị ảnh hưởng.
- Tốn thời gian nếu xử lý thủ công: Với những doanh nghiệp có trên 200 nhân viên, việc quản lý bảng lương bằng Excel có thể tiêu tốn cả tuần mỗi tháng. Việc này không chỉ chiếm dụng nguồn lực mà còn tiềm ẩn rủi ro lớn về sai sót công thức hoặc lỗi nhập liệu.
- Khó mở rộng khi doanh nghiệp tăng trưởng: Một quy trình tính lương thủ công có thể tạm chấp nhận với quy mô nhỏ. Nhưng khi số lượng nhân viên tăng lên nhanh chóng, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc đồng bộ dữ liệu, kiểm soát chi phí, duy trì tính minh bạch.
Nếu doanh nghiệp có nghiệp vụ kế toán đơn giản, cần sự chủ động thì tính lương qua excel sẽ là lựa chọn ưu tiên. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có quy mô lớn và nghiệp vụ phức tạp thì việc áp dụng phần mềm vào công tác quản lý tính lương sẽ mang lại lợi thế nhiều như:
- 65000 dòng là con số tối đa mà excel cung cấp cho người sử dụng. Với quy mô doanh nghiệp lớn hàng nghìn nhân viên thì phải lập nhiều bảng excel mới có thể quản lý đủ. Việc lưu trữ thông tin lớn sẽ làm file bị quá tải vì gây khó khăn trong việc sử dụng, chia sẻ. Chưa kể đến khi có lỗi thì việc rà sót kiểm tra cũng làm mất nhiều thời gian của người thực hiện. Nhưng đối với phần mềm thì mọi việc có thể giải quyết dễ dàng và nhanh chóng hơn.
- Xét về tính bảo mật, thì phần mềm sẽ được thiết lập việc phân quyền theo chức năng, nên việc người dùng không thể tự ý xóa dữ liệu khi chưa được cho phép. Còn đối với file excel việc chia sẻ hoặc chuyển tiếp dữ liệu nếu lỡ bị xóa nhầm hoặc xáo trộn thông tin thì rất dễ làm thay đổi ảnh hưởng đến kết quả.
- Khi sử dụng excel người dùng phải thao tác nhập liệu và thực hiện các hàm tính thủ công, là, mất nhiều thời gian công sức. Trong khi đó, cơ chế tự nhập của phần mềm giúp rút ngắn thời gian, công sức và hỗ trợ người dùng dễ dàng hơn.
Chính vì vậy, ngày càng nhiều tổ chức lựa chọn ứng dụng phần mềm quản lý để tối ưu quy trình tính lương trong doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro nâng cao hiệu quả vận hành.
5. Giải pháp tối ưu quy trình tính lương với phần mềm Lạc Việt SureHCS C&B
Để giải quyết những thách thức trên, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã lựa chọn phần mềm quản lý công – lương – phúc lợi Lạc Việt SureHCS C&B. Đây là giải pháp được thiết kế chuyên sâu, phù hợp với đặc thù chính sách nhân sự và pháp luật Việt Nam.
- Tự động hóa toàn bộ quy trình chấm công – tính lương; SureHCS C&B giúp doanh nghiệp liên kết trực tiếp dữ liệu từ hệ thống chấm công vào quy trình tính lương. Nhờ đó, sai sót thủ công được loại bỏ, dữ liệu minh bạch cập nhật theo thời gian thực.
- Tính lương chính xác, tuân thủ pháp luật; Phần mềm tích hợp sẵn các quy định về bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân, dễ dàng cập nhật khi có thay đổi. Điều này đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ luật giảm thiểu rủi ro vi phạm.
- Tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất: Thay vì mất 5–7 ngày để tổng hợp và xử lý bảng lương, doanh nghiệp chỉ cần vài giờ với hệ thống tự động của SureHCS C&B. Thời gian rút ngắn tới 70% giúp bộ phận C&B tập trung hơn vào các công việc chiến lược khác.
- Hỗ trợ mở rộng theo quy mô doanh nghiệp: Dù doanh nghiệp có vài trăm hay hàng chục nghìn nhân viên, phần mềm vẫn vận hành ổn định. Điều này đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp đang mở rộng sản xuất hoặc phát triển chi nhánh mới.
- Gia tăng trải nghiệm nhân viên: Nhân viên có thể dễ dàng tra cứu bảng lương, phụ cấp, thưởng, khấu trừ qua cổng thông tin điện tử hoặc ứng dụng di động. Sự minh bạch này không chỉ củng cố niềm tin mà còn nâng cao mức độ hài lòng gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN VỚI LẠC VIỆT SUREHCS
LV SureHCS là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện (HRM) được phát triển bởi Lạc Việt từ năm 1998, hiện đã phục vụ hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013. Nền tảng giúp số hóa tối ưu mọi khía cạnh từ tuyển dụng đến thôi việc, nâng cao trải nghiệm nhân viên và hiệu quả quản trị nguồn lực.
Tính năng nổi bật:
- Candidate Pool AI + AI Resume: tự động bóc tách CV mọi định dạng, tìm kiếm ứng viên phù hợp tức thì, tăng 70% chất lượng đầu vào, giảm thời gian tuyển dụng đáng kể
- Phần mềm chấm công – tính lương – C&B tự động: tích hợp phúc lợi, tăng ca, bảo hiểm, xuất báo cáo, phiếu lương chính xác cho doanh nghiệp quy mô lên đến 10.000 nhân viên
- Trải nghiệm nhân sự – ví thưởng – bảng xếp hạng hành vi – khảo sát định kỳ: quản lý nội bộ, vinh danh, gắn kết nhân viên theo thời gian thực.
- Đánh giá và phát triển năng lực: KPI/OKR linh hoạt, phản hồi 360°, đề xuất lộ trình đào tạo cá nhân hóa theo kết quả đánh giá
- Đào tạo nội bộ & LMS tích hợp AI: học mọi lúc, mọi nơi, quản lý nội dung đa phương thức với cá nhân hóa từ AI
- Dashboard BI + AI Advisor: báo cáo thời gian thực, gợi ý lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu nhân lực.
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI LV SUREHCS
- Coca-Cola Việt Nam: Triển khai hệ thống LV SureHCS để số hóa toàn diện công tác quản trị nhân sự giúp tập đoàn chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu vận hành HR theo mô hình quốc tế.
- Công ty Dệt May Thành Công (TCM): Áp dụng LV SureHCS để quản lý nhân sự, lương, phúc lợi, chấm công và hồ sơ năng lực cho gần 5.000 nhân viên trên 5 lĩnh vực hoạt động – từ dệt may, thời trang đến bất động sản.
- Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV): Tin tưởng lựa chọn LV SureHCS để vận hành hệ thống nhân sự quy mô lớn với hơn 10.000 nhân viên, 24 đơn vị trực thuộc, giải quyết triệt để bài toán nghiệp vụ phức tạp của mô hình công ty Nhà nước.
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ
Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự
- LV‑AI.Docs: tự động bóc tách chuyển dữ liệu từ giấy tờ như CCCD, sổ BHXH, bằng cấp thành hồ sơ kỹ thuật số chuẩn hóa
- LV‑AI.Resume: phân tích CV tự động, xây hồ sơ ứng viên, tìm người đúng tiêu chí bằng prompt thông minh, khai thác dữ liệu candidate pool hiệu quả
- LV‑AI.Help: chatbot nội bộ hỗ trợ trả lời câu hỏi HR 24/7, truy xuất biểu mẫu quy trình nhanh chóng theo ngữ cảnh người dùng
DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM LẠC VIÊT SUREHCS?
- Giải pháp toàn diện từ A‑Z bao quát toàn bộ quy trình HR từ tuyển dụng, hồ sơ, chấm công, lương, phúc lợi, đào tạo, đánh giá, trải nghiệm nhân viên
- Tùy chỉnh cao & kết nối linh hoạt phù hợp với mọi quy mô, ngành nghề, dễ kết nối với ERP, tài chính, văn phòng số hóa
- Tiết kiệm chi phí & nâng cao hiệu suất giúp giảm 40–60% chi phí vận hành nhân sự, giữ chân nhân tài, cải thiện hiệu quả làm việc
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: [email protected] | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM
Với Lạc Việt SureHCS C&B, doanh nghiệp không chỉ có một công cụ tính lương chính xác mà còn sở hữu một hệ thống quản trị nhân sự toàn diện giúp tối ưu chi phí, tăng tính minh bạch xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp để chuẩn hóa và tự động hóa quy trình tính lương trong doanh nghiệp, hãy bắt đầu ngay hôm nay. Hãy liên hệ để nhận tư vấn miễn phí hoặc trải nghiệm thử phần mềm quản lý nhân sự từ Lạc Việt SureHCS để giúp bạn xây dựng hệ thống nhân sự minh bạch, chuyên nghiệp phát triển bền vững.
