Cách xác định nhu cầu đào tạo đúng nhất? Phương pháp, Khi nào nên thực hiện?

Do vậy, “xác định nhu cầu đào tạo” cần trở thành bước đầu tiên bắt buộc trước khi bất kỳ chương trình đào tạo nào được triển khai. Đây không phải là công đoạn hình thức mà là nền tảng để đảm bảo hiệu quả đào tạo phát triển nhân lực toàn diện. Cùng Lạc Việt SureHCS tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

1. Tổng quan về xác định nhu cầu đào tạo

1.1 Xác định nhu cầu đào tạo là làm gì?

Xác định nhu cầu đào tạo là quá trình doanh nghiệp đánh giá khoảng cách giữa năng lực hiện tại của nhân viên và năng lực cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc hoặc mục tiêu chiến lược. Nói cách khác, đây là cách để doanh nghiệp trả lời câu hỏi: “Nhân viên đang thiếu điều gì, cần được bồi dưỡng thêm những gì để làm việc tốt hơn?”

Ví dụ: Một doanh nghiệp sản xuất đang chuyển đổi từ quản lý thủ công sang phần mềm quản lý sản xuất. Trong quá trình vận hành mới, bộ phận tổ chức nhận thấy nhiều tổ trưởng chưa nắm vững quy trình cập nhật dữ liệu. Khi đó, xác định nhu cầu đào tạo sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ vấn đề để thiết kế chương trình phù hợp, thay vì tổ chức một khóa kỹ năng Excel không liên quan.

Đào tạo là khoản đầu tư nhưng đầu tư chỉ hiệu quả khi được đặt đúng chỗ. Việc xác định nhu cầu đào tạo chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch đào tạo sát thực tiễn mà còn đảm bảo nguồn lực được sử dụng tối ưu. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể:

• Tiết kiệm đáng kể chi phí đào tạo không cần thiết.Việc phân tích nhu cầu đào tạo giúp loại bỏ những nội dung không cần thiết tập trung vào những kỹ năng thực sự cần bổ sung.
• Nâng cao năng lực đúng vị trí, đúng đối tượng, làm cơ sở cho việc đánh giá phát triển năng lực nội bộ
• Tăng sự hài lòng gắn bó của nhân viên vì cảm nhận được sự đầu tư cá nhân hóa từ doanh nghiệp. Nhân viên sẽ cảm nhận được sự quan tâm thiết thực từ tổ chức khi chương trình đào tạo phản ánh đúng nhu cầu phát triển của họ.

Tóm lại, việc xác định nhu cầu đào tạo không chỉ đơn giản là tìm ra khóa học cần tổ chức mà là một phần cốt lõi trong chiến lược quản trị nhân lực hiện đại. Doanh nghiệp càng thực hiện bước này bài bản và có cơ sở dữ liệu rõ ràng thì hiệu quả của toàn bộ quá trình đào tạo càng được nâng cao rõ rệt.

1.2. Các cấp độ xác định nhu cầu đào tạo trong tổ chức

Để quá trình phân tích nhu cầu đào tạo đạt hiệu quả cao có thể triển khai theo lộ trình rõ ràng, doanh nghiệp cần tiếp cận theo ba cấp độ: tổ chức, công việc và cá nhân. Mỗi cấp độ cung cấp góc nhìn khác nhau từ đó giúp tạo ra một chương trình đào tạo toàn diện phù hợp.

• Cấp độ tổ chức (Organization-level): Định hướng từ chiến lược phát triển doanh nghiệp

Ở cấp độ này, doanh nghiệp xác định nhu cầu đào tạo dựa trên định hướng chiến lược dài hạn: mở rộng thị trường, chuyển đổi số, nâng cao trải nghiệm khách hàng,… Ví dụ, nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu trở thành đơn vị tiên phong về công nghệ trong ngành, thì nhu cầu đào tạo sẽ xoay quanh năng lực số, kỹ năng sử dụng phần mềm mới, tư duy đổi mới sáng tạo, v.v.

Cách tiếp cận ở cấp độ tổ chức giúp đảm bảo rằng đào tạo không chỉ giải quyết các vấn đề nội tại trước mắt mà còn phục vụ cho tầm nhìn phát triển bền vững.

• Cấp độ công việc (Task-level): Phân tích từ yêu cầu nhiệm vụ thực tế

Tại đây, doanh nghiệp tập trung vào phân tích yêu cầu của từng vị trí cụ thể. Ví dụ, một nhân viên chăm sóc khách hàng cần những kỹ năng nào để xử lý tình huống, giao tiếp hiệu quả hoặc sử dụng hệ thống CRM thành thạo.

Bằng cách so sánh giữa “chuẩn năng lực” của từng vị trí với năng lực hiện có của người đảm nhận vị trí đó, doanh nghiệp sẽ phát hiện ra những khoảng cách để đưa ra kế hoạch training phù hợp.

• Cấp độ cá nhân (Individual-level): Phát triển gắn với mục tiêu cá nhân

Đây là cấp độ sâu nhất, đi vào từng nhân viên cụ thể. Dựa trên đánh giá năng lực, mục tiêu nghề nghiệp cá nhân hoặc kết quả khảo sát nội bộ, doanh nghiệp sẽ thiết kế chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu định hướng phát triển của từng người.

Ví dụ, một nhân viên tiềm năng muốn phát triển thành trưởng nhóm sẽ cần được đào tạo về kỹ năng lãnh đạo, ra quyết định, xây dựng nhóm,… Không chỉ giúp nhân viên cảm thấy được quan tâm mà còn tạo ra đội ngũ kế thừa có năng lực, gắn bó với tổ chức.

2. Khi nào doanh nghiệp nên đặt ra nhu cầu đào tạo?

Việc xác định nhu cầu đào tạo không phải là hoạt động diễn ra ngẫu nhiên mà nên được thực hiện vào những thời điểm mang tính chiến lược để đảm bảo tính phù hợp hiệu quả. Dưới đây là những tình huống phổ biến mà các doanh nghiệp thường bắt đầu xem xét phân tích nhu cầu đào tạo:

• Sau các kỳ đánh giá hiệu suất làm việc

Mỗi kỳ đánh giá hiệu suất là cơ hội để nhìn lại năng lực thực tế của đội ngũ so với kỳ vọng đặt ra. Nếu có sự chênh lệch rõ rệt giữa năng lực hiện tại và mục tiêu công việc, đây chính là cơ sở để tiến hành xác định nhu cầu đào tạo. Ví dụ, nếu nhân viên liên tục không hoàn thành KPI về quản lý thời gian, doanh nghiệp cần triển khai nội dung training về quản lý công việc cá nhân.

• Khi doanh nghiệp triển khai quy trình hoặc chiến lược mới

Mọi sự thay đổi về mô hình kinh doanh, quy trình vận hành hay định hướng phát triển đều yêu cầu đội ngũ phải thích nghi kịp thời. Việc xác định nhu cầu nhân sự cần đào tạo trong giai đoạn này giúp đảm bảo toàn bộ tổ chức “đồng bộ hóa” năng lực để vận hành trơn tru.

• Khi có sự thay đổi về công nghệ, pháp luật hoặc cơ cấu tổ chức

Các thay đổi từ bên ngoài như cập nhật phần mềm mới, thay đổi quy định pháp luật về ngành nghề hoặc tái cấu trúc nội bộ đều làm phát sinh nhu cầu đào tạo. Ví dụ, khi Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân có hiệu lực, bộ phận nhân sự và IT cần được cập nhật kiến thức liên quan để tuân thủ đúng quy định.

• Khi doanh nghiệp có mục tiêu phát triển đội ngũ kế thừa hoặc nâng cao năng lực quản lý

Đào tạo không chỉ để lấp “lỗ hổng” kỹ năng hiện tại mà còn là công cụ quan trọng để chuẩn bị cho tương lai. Việc xây dựng đội ngũ kế thừa hoặc nâng cấp năng lực lãnh đạo đòi hỏi xác định rõ những năng lực cần bồi dưỡng cho từng đối tượng cụ thể.

Ở mỗi thời điểm khác nhau, nhu cầu đào tạo phát sinh từ những vấn đề, mục tiêu chiến lược riêng biệt. Do đó, doanh nghiệp cần duy trì tư duy chủ động trong việc phát hiện, cập nhật nhu cầu đào tạo thay vì chỉ phản ứng khi có vấn đề phát sinh.

3. Các phương pháp xác định nhu cầu đào tạo phổ biến

Việc xác định đúng nhu cầu đào tạo là bước đầu tiên quan trọng để thiết kế chương trình đào tạo hiệu quả. Dưới đây là các phương pháp phổ biến giúp doanh nghiệp phân tích làm rõ khoảng cách năng lực cần cải thiện, từ đó đưa ra kế hoạch phù hợp với từng nhóm nhân sự, từng vị trí hoặc mục tiêu chiến lược.

3.1. Phỏng vấn người quản lý/nhân viên

Đây là một phương pháp định tính có giá trị thực tiễn cao, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ hoặc đang triển khai đào tạo nội bộ lần đầu. Thông qua phỏng vấn trực tiếp, bộ phận đào tạo có thể thu thập được góc nhìn sâu sắc từ cả cấp quản lý và nhân viên:

• Người quản lý giúp xác định các điểm yếu phổ biến, những năng lực cần thiết để đạt mục tiêu của phòng ban.
• Nhân viên có thể chia sẻ khó khăn họ gặp phải trong công việc, cũng như mong muốn được hỗ trợ, phát triển ở những kỹ năng cụ thể.

Ví dụ: Một trưởng nhóm kinh doanh nhận thấy nhân viên thiếu kỹ năng tư vấn sản phẩm cho khách hàng doanh nghiệp. Đây là gợi ý rõ ràng để đưa vào kế hoạch training.

3.2. Khảo sát – bảng câu hỏi

Phương pháp này phù hợp để áp dụng trên quy mô lớn, khi doanh nghiệp cần lấy ý kiến từ nhiều nhân sự trong thời gian ngắn. Bảng câu hỏi được xây dựng có thể đánh giá mức độ thành thạo các kỹ năng hiện tại, mức độ tự tin, hoặc kỳ vọng về các chương trình đào tạo trong tương lai.

Lợi ích chính của khảo sát là tạo ra dữ liệu định lượng giúp doanh nghiệp dễ dàng tổng hợp, phân tích đưa ra quyết định. Tuy nhiên để đảm bảo tính hiệu quả, bảng khảo sát cần được thiết kế khoa học tránh dài dòng hoặc quá chung chung.

3.3. Đánh giá hiệu suất làm việc (KPI)

Kết quả KPI là một “chỉ báo” khách quan để xác định vấn đề. Nếu một bộ phận thường xuyên không đạt chỉ tiêu, ví dụ như đội chăm sóc khách hàng liên tục ghi nhận mức độ hài lòng thấp thì đó là tín hiệu cho thấy cần cải thiện kỹ năng mềm, kỹ năng xử lý tình huống hoặc kiến thức sản phẩm.

Phân tích KPI không chỉ giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu đào tạo cho tập thể mà còn cá nhân hóa chương trình đào tạo cho từng nhân viên một cách rõ ràng có cơ sở dữ liệu hỗ trợ.

3.4. Phân tích GAP năng lực (năng lực hiện tại vs. năng lực mong muốn)

Phương pháp này được xem là nền tảng trong quản trị đào tạo nhân sự. Quy trình bao gồm ba bước:

• Xác định bộ tiêu chuẩn năng lực cho từng vị trí công việc.
• Đánh giá năng lực hiện tại của nhân viên thông qua công cụ đo lường (bài kiểm tra, đánh giá cấp trên, tự đánh giá,…).
• So sánh để tìm ra khoảng trống (GAP) cần đào tạo.

Ví dụ: Nếu tiêu chuẩn của vị trí quản lý dự án yêu cầu hiểu biết về phần mềm quản lý tiến độ, nhưng 70% nhân viên chưa từng sử dụng công cụ như Trello, Asana hay MS Project, thì đó là GAP cụ thể cần đào tạo.

3.5. Quan sát trực tiếp hoặc đánh giá thực địa

Phương pháp này đặc biệt hữu ích trong các ngành nghề yêu cầu thao tác thực hành như sản xuất, logistics, vận hành hệ thống kỹ thuật, chăm sóc khách hàng tại điểm bán,… Người phụ trách đào tạo hoặc cấp quản lý sẽ quan sát trực tiếp cách nhân viên thực hiện công việc để phát hiện ra:

• Những điểm chưa đúng quy trình.
• Cách xử lý tình huống còn thiếu chuyên nghiệp.
• Các thao tác không hiệu quả, gây lãng phí thời gian.

Ví dụ: Trong ngành dịch vụ nhà hàng, quan sát cách nhân viên phục vụ bàn phản ứng với khách hàng có thể chỉ ra ngay những thiếu hụt về kỹ năng giao tiếp hoặc xử lý phàn nàn – từ đó xây dựng nội dung training nhân sự sát thực tế hơn.

4. Các bước xác định nhu cầu đào tạo hiệu quả

Để xây dựng một chương trình đào tạo thực sự mang lại giá trị, doanh nghiệp không thể bỏ qua bước nền tảng: xác định nhu cầu đào tạo một cách bài bản, có hệ thống. Dưới đây là sáu bước quan trọng giúp các tổ chức triển khai hoạt động này hiệu quả đồng thời giải quyết được bài toán “đào tạo đúng người đúng nội dung đúng thời điểm”.

Bước 1. Xác định mục tiêu đào tạo phù hợp với chiến lược tổ chức

Trước khi phân tích nhu cầu đào tạo chi tiết, doanh nghiệp cần làm rõ: chương trình đào tạo này nhằm phục vụ mục tiêu gì? Có thể là nâng cao năng lực nhân sự để đáp ứng kế hoạch mở rộng chi nhánh, cải thiện hiệu suất đội ngũ bán hàng, hay chuẩn bị nguồn lực cho vị trí kế cận.

Việc xác định đúng mục tiêu giúp “định hướng” toàn bộ quá trình đào tạo, tránh tình trạng tổ chức các lớp học dàn trải, thiếu trọng tâm và không gắn liền với kết quả kinh doanh.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp đang triển khai chuyển đổi số, việc đào tạo kỹ năng sử dụng phần mềm quản trị công việc là ưu tiên trước khi nghĩ đến các kỹ năng mềm khác.

Bước 2. Thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn

Để hiểu rõ nhân sự đang thiếu điều gì, doanh nghiệp cần tổng hợp dữ liệu từ nhiều kênh:

• Báo cáo hiệu suất (KPIs): Cho thấy những vị trí nào chưa đạt mục tiêu, nhóm nào đang cần hỗ trợ.
• Đánh giá từ cấp quản lý: Cung cấp cái nhìn thực tế về năng lực, hành vi làm việc của từng cá nhân.
• Khảo sát nhân viên: Giúp hiểu được kỳ vọng học tập và những điểm còn mơ hồ trong công việc.
• Phản hồi khách hàng hoặc đối tác: Gợi ý các kỹ năng cần cải thiện để nâng cao chất lượng dịch vụ.

Dữ liệu càng đa chiều thì việc phân tích nhu cầu đào tạo càng sát thực tế dễ được ban lãnh đạo ủng hộ.

Bước 3. Phân tích đối chiếu khoảng cách năng lực (GAP)

Đây là giai đoạn then chốt trong quá trình phân tích nhu cầu đào tạo. Doanh nghiệp cần so sánh giữa:

• Năng lực yêu cầu cho vị trí công việc (theo mô tả chức danh hoặc chuẩn năng lực)
• Năng lực hiện có của nhân viên.

Khoảng cách giữa hai yếu tố này chính là GAP – lỗ hổng mà đào tạo cần lấp đầy.

Ví dụ: Nhân viên chăm sóc khách hàng cần có kỹ năng xử lý tình huống với khách khó tính, nhưng lại chưa được rèn luyện. Lúc này, chương trình training tập trung vào kỹ năng phản hồi chuyên nghiệp sẽ mang lại hiệu quả rõ rệt.

Bước 4. Xác định nhóm nhân sự cần được đào tạo

Không phải ai cũng cần học mọi thứ. Việc xác định nhóm đối tượng cụ thể sẽ giúp tối ưu ngân sách đảm bảo đúng trọng tâm. Doanh nghiệp có thể phân chia theo:

• Nhóm chức danh (nhân viên, trưởng nhóm, quản lý),
• Nhóm hiệu suất thấp,
• Nhân sự mới gia nhập,
• Nhân sự tiềm năng cần phát triển.

Ngoài ra, cần lưu ý: có những nội dung training phù hợp với toàn bộ công ty (ví dụ như đào tạo về văn hóa doanh nghiệp hoặc tuân thủ pháp luật lao động), trong khi có những nội dung lại phải thiết kế chuyên biệt cho từng bộ phận.

Bước 5. Đề xuất giải pháp đào tạo phù hợp

Sau khi xác định rõ nhu cầu, doanh nghiệp cần chọn hình thức đào tạo tối ưu nhất vừa phù hợp với nội dung vừa phù hợp với ngân sách, thói quen học tập của nhân sự:

• E-learning: Linh hoạt, tiết kiệm thời gian chi phí, dễ theo dõi kết quả học tập.
• Kèm cặp (coaching/on-the-job training): Phù hợp với các kỹ năng thực hành, truyền kinh nghiệm.
• Lớp học tập trung: Hiệu quả cao trong việc tạo tương tác đào sâu vấn đề.
• Đào tạo nội bộ: Tận dụng nguồn lực trong tổ chức, đặc biệt với nội dung chuyên môn đặc thù.

Doanh nghiệp nên kết hợp linh hoạt nhiều hình thức để tăng mức độ ghi nhớ và ứng dụng sau đào tạo.

Bước 6. Trình bày kế hoạch với cấp quản lý có thẩm quyền

Cuối cùng, bộ phận phụ trách đào tạo cần trình bày kế hoạch tổng thể với cấp quản lý hoặc ban giám đốc để được phê duyệt. Kế hoạch cần thể hiện rõ:

• Mục tiêu cụ thể.
• Nhóm đối tượng đào tạo.
• Chi phí ước tính.
• Lợi ích dự kiến sau đào tạo.
• Cách đo lường hiệu quả (thông qua kết quả đánh giá, KPIs, phản hồi sau đào tạo…).

Khi có sự đồng thuận từ lãnh đạo, quá trình triển khai kế hoạch đào tạo sẽ thuận lợi hơn rất nhiều, đồng thời giúp các bộ phận khác chủ động phối hợp để đạt mục tiêu chung.

Việc xác định nhu cầu đào tạo không chỉ là công việc của bộ phận nhân sự, mà cần sự phối hợp từ các phòng ban liên quan để đảm bảo độ chính xác và bám sát chiến lược phát triển. Áp dụng đầy đủ các bước nêu trên sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ xác định đúng nhu cầu nhân sự cần phát triển, mà còn đầu tư hiệu quả và có cơ sở đánh giá kết quả đào tạo rõ ràng – từ đó tối ưu hóa nguồn lực và gia tăng lợi thế cạnh tranh bền vững.

5. Ứng dụng công nghệ trong xác định nhu cầu đào tạo

Việc áp dụng công nghệ hiện này vào quá trình phân tích nhu cầu đào tạo không còn là xu hướng mà đã trở thành tiêu chuẩn để đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng và khách quan. Thay vì dựa vào cảm nhận chủ quan hay báo cáo thủ công, các tổ chức, doanh nghiệp có thể tận dụng hệ thống quản lý học tập (LMS), phần mềm E-learning để thu thập, xử lý phân tích dữ liệu một cách toàn diện.

Cụ thể, hệ thống LMS giúp doanh nghiệp theo dõi quá trình học tập, điểm kiểm tra, thời gian hoàn thành nội dung training của từng nhân viên. Từ đó, dễ dàng phát hiện những kỹ năng còn yếu hoặc lĩnh vực cần được đào tạo lại. Ví dụ, nếu một nhóm nhân viên liên tục đạt điểm thấp ở các module về kỹ năng giao tiếp khách hàng, điều này phản ánh nhu cầu đào tạo rõ ràng, định hướng nội dung training phù hợp hơn.

Đặc biệt, phần mềm E-learning của Lạc Việt còn tích hợp chức năng đánh giá năng lực đầu vào, khảo sát online, phân loại nhóm năng lực và xuất báo cáo tự động theo từng phòng ban, vị trí công việc. Nhờ đó, bộ phận nhân sự không chỉ tiết kiệm thời gian xử lý số liệu mà còn có cơ sở vững chắc để thuyết trình với ban giám đốc về kế hoạch training nhân viên hiệu quả, đúng người đúng nội dung đúng thời điểm.

Ngoài ra, công nghệ còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xác định nhu cầu nhân sự dài hạn như dự báo những vị trí sẽ thiếu hụt kỹ năng trong tương lai, chủ động lên kế hoạch đào tạo từ sớm. Đây chính là yếu tố giúp tổ chức tối ưu nguồn lực giữ vững lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Việc xác định nhu cầu đào tạo không còn chỉ là một bước khởi đầu trong quy trình đào tạo nội bộ mà chính là đòn bẩy chiến lược giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả nguồn lực, rút ngắn thời gian training, tiết kiệm chi phí nâng cao chất lượng đội ngũ. Khi xác định đúng nhu cầu, doanh nghiệp tránh được tình trạng đào tạo tràn lan, thiếu trọng tâm vốn là nguyên nhân chính dẫn đến lãng phí ngân sách hiệu quả thấp.

Bạn muốn đánh giá chính xác nhu cầu đào tạo và xây dựng kế hoạch phù hợp cho đội ngũ? Hãy đăng ký nhận tư vấn miễn phí từ chuyên gia từ hoặc trải nghiệm công cụ phân tích nhu cầu đào tạo hiện đại tại Lạc Việt ngay hôm nay.