Học liệu số là gì? Cách triển khai và quản lý học liệu trong đào tạo nhân sự

Việc ứng dụng học liệu số không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn giúp chuẩn hóa nội dung, đo lường hiệu quả học tập và tạo ra trải nghiệm học tập cá nhân hóa cho từng nhân viên. Cùng Lạc Việt SureHCS tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

1. Học liệu số là gì?

1.1. Khái niệm học liệu số

Học liệu số là toàn bộ nội dung phục vụ cho hoạt động đào tạo – học tập được lưu trữ, phân phối, truy cập thông qua các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại, hay máy tính bảng.  Nếu trước đây, tài liệu học tập thường ở dạng in ấn hoặc thuyết trình trực tiếp thì nay chúng được số hóa thành video, bài giảng e-learning, mô phỏng, infographic, hoặc bài kiểm tra trực tuyến.

Ví dụ: một khóa đào tạo kỹ năng bán hàng có thể bao gồm video hướng dẫn tình huống, bài tập tương tác kiểm tra phản xạ của nhân viên, diễn đàn trao đổi kinh nghiệm giữa các học viên.

Khác với hình thức học truyền thống, học liệu số giúp người học chủ động tiếp cận nội dung bất kỳ lúc nào, đồng thời doanh nghiệp có thể dễ dàng cập nhật, kiểm soát chất lượng và đo lường hiệu quả học tập của từng cá nhân.

1.2. Tại sao học liệu số trở thành xu hướng tất yếu trong đào tạo doanh nghiệp?

Theo LinkedIn Workplace Learning Report 2024, có đến 90% doanh nghiệp toàn cầu đang đầu tư vào các giải pháp đào tạo trực tuyến nội bộ nhằm nâng cao năng lực nhân viên và tăng khả năng giữ chân nhân tài (LinkedIn Learning Report 2024). Điều này cho thấy học liệu số không chỉ là xu hướng mà đã trở thành một chiến lược dài hạn trong quản trị nhân sự hiện đại.

Các lý do chính khiến học liệu số được doanh nghiệp ưu tiên triển khai gồm:

• Đáp ứng nhu cầu học tập linh hoạt: nhân viên có thể học mọi lúc, mọi nơi, không bị giới hạn bởi thời gian hay địa điểm.
• Tiết kiệm chi phí đào tạo: doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí thuê giảng viên, tổ chức lớp học, in ấn tài liệu.
• Đo lường, cải thiện hiệu quả học tập: hệ thống quản lý học liệu cho phép theo dõi tiến độ, kết quả học của từng học viên, giúp bộ phận nhân sự dễ dàng đánh giá, tối ưu chương trình đào tạo.
• Tăng trải nghiệm học tập, gắn kết nhân viên: các nội dung số hóa sinh động, có yếu tố tương tác, trò chơi hóa giúp người học hứng thú chủ động hơn trong việc trau dồi kỹ năng

2. Lợi ích của học liệu số đối với doanh nghiệp

2.1. Tiết kiệm chi phí và thời gian đào tạo

Triển khai học liệu số giúp doanh nghiệp giảm đáng kể các chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức đào tạo. Thay vì phải thuê địa điểm, mời giảng viên, in ấn tài liệu hoặc bố trí lịch học tập trung, toàn bộ nội dung đào tạo có thể được số hóa để triển khai trực tuyến.

Ngoài ra, thời gian học của nhân viên được rút ngắn đáng kể nhờ khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi – phù hợp với lịch làm việc cá nhân. Nhân viên có thể học lại nội dung nhiều lần, đảm bảo nắm vững kiến thức trước khi áp dụng vào công việc thực tế.

Với các tổ chức lớn, điều này giúp rút ngắn chu kỳ đào tạo từ vài tuần xuống chỉ còn vài ngày, đồng thời giảm gián đoạn trong quá trình làm việc.

2.2. Chuẩn hóa nội dung đào tạo

Một thách thức thường gặp trong đào tạo nội bộ là sự thiếu thống nhất về nội dung và phương pháp giảng dạy giữa các chi nhánh hoặc phòng ban. Việc sử dụng học liệu số giúp doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ tài liệu đào tạo đảm bảo mọi nhân viên đều được tiếp cận cùng một chuẩn kiến thức, kỹ năng và quy trình làm việc.

Thông qua quản lý học liệu tập trung, doanh nghiệp có thể dễ dàng cập nhật, chỉnh sửa hoặc mở rộng nội dung mà không phải tổ chức lại khóa học từ đầu. Ví dụ, khi có sự thay đổi về chính sách lương thưởng hay quy trình nội bộ, bộ phận nhân sự chỉ cần cập nhật nội dung mới vào hệ thống, toàn bộ nhân viên sẽ tự động được thông báo và tiếp cận học liệu mới nhất. Điều này không chỉ giúp duy trì chất lượng đào tạo đồng đều mà còn đảm bảo tuân thủ quy định trong toàn tổ chức.

2.3. Tăng khả năng tương tác, gắn kết nhân viên

Khác với quan niệm “học online là cô lập”, học liệu số hiện đại đã được thiết kế theo hướng tương tác đa chiều. Người học có thể thảo luận, đặt câu hỏi hoặc chia sẻ kinh nghiệm trên các diễn đàn, wiki nội bộ hay nhóm học tập ảo.

Các nền tảng hiện đại như Lạc Việt Elearning còn tích hợp yếu tố “mạng xã hội học tập” giúp nhân viên cảm thấy được kết nối, chủ động hơn trong hành trình phát triển bản thân.

2.4. Đo lường phân tích hiệu quả đào tạo

Một trong những giá trị lớn nhất mà quản lý học liệu mang lại là khả năng đo lường, phân tích và dự báo kết quả đào tạo. Các hệ thống e-learning hiện nay cho phép doanh nghiệp theo dõi chi tiết tiến trình học của từng cá nhân, tỷ lệ hoàn thành khóa học, điểm thi, thời gian học, cũng như mức độ tương tác của người học.

Những dữ liệu này giúp bộ phận nhân sự đánh giá được năng lực thực tế của nhân viên, từ đó xây dựng lộ trình phát triển cá nhân hoặc kế hoạch kế thừa nhân sự phù hợp. Các báo cáo định lượng còn giúp lãnh đạo doanh nghiệp dễ dàng đánh giá ROI trong đào tạo – điều mà hình thức đào tạo truyền thống khó thực hiện được.

Như vậy, học liệu số không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn mang lại giá trị bền vững: nâng cao năng suất, chuẩn hóa kỹ năng, xây dựng văn hóa học tập liên tục trong toàn tổ chức.

3. Các loại học liệu số phổ biến trong doanh nghiệp

3.1. Học liệu số hóa

Đây là bước khởi đầu quan trọng trong quá trình chuyển đổi sang học liệu số. Học liệu số hóa là việc chuyển đổi tài liệu đào tạo truyền thống như giáo trình, slide, tài liệu hướng dẫn, video ghi hình bài giảng – sang định dạng điện tử (PDF, PowerPoint, video, audio…).

Giá trị thực tế của hình thức này nằm ở khả năng bảo tồn và chia sẻ tri thức nội bộ một cách nhanh chóng, đồng bộ dễ cập nhật. Ví dụ, một doanh nghiệp có thể số hóa toàn bộ tài liệu đào tạo hội nhập nhân viên mới, từ đó giảm thời gian đào tạo xuống chỉ còn 1/3 so với trước kia mà vẫn đảm bảo nhân viên tiếp nhận đủ kiến thức cần thiết.

3.2. Học liệu tương tác

Nếu học liệu số hóa giúp tiết kiệm, chuẩn hóa nội dung thì học liệu tương tác lại tập trung vào việc nâng cao trải nghiệm học tập. Đây là các bài học được thiết kế có yếu tố tương tác – như tình huống mô phỏng, câu hỏi trắc nghiệm, trò chơi học tập (gamification), hoặc các hoạt động “kéo-thả” trong bài giảng.

Giá trị thực tế đối với doanh nghiệp là nhân viên không còn “học cho có” mà được trải nghiệm các tình huống thực tế gần gũi với công việc. Ví dụ, với khóa đào tạo kỹ năng bán hàng, học viên có thể tham gia vào các mô phỏng “gặp khách hàng”, tự chọn cách xử lý và nhận phản hồi ngay trên hệ thống. Điều này giúp nhân viên vừa rèn kỹ năng, vừa ghi nhớ sâu qua thực hành thay vì chỉ đọc lý thuyết đơn thuần.

3.3. Học liệu mở

Học liệu mở là kho tài nguyên trực tuyến được chia sẻ công khai cho phép doanh nghiệp, người học truy cập sử dụng hoặc tái sử dụng nhằm mở rộng tri thức. Các nguồn học liệu mở có thể đến từ các trường đại học, tổ chức quốc tế hoặc chính doanh nghiệp xây dựng và chia sẻ nội bộ.

Giá trị của học liệu mở nằm ở tính linh hoạt, khả năng cá nhân hóa: nhân viên có thể tự chọn chủ đề học theo nhu cầu, tốc độ, mục tiêu riêng. Ví dụ, một nhân viên marketing có thể truy cập kho học liệu mở để học thêm về phân tích dữ liệu hoặc công cụ AI trong tiếp thị mà không cần chờ kế hoạch đào tạo chính thức từ doanh nghiệp.

Việc kết hợp đồng bộ ba loại học liệu: số hóa, tương tác và mở không chỉ giúp doanh nghiệp đa dạng hóa phương thức truyền đạt kiến thức mà còn tạo ra một hệ sinh thái học tập toàn diện, nơi nhân viên được học theo nhu cầu, doanh nghiệp kiểm soát được chất lượng, tri thức được lan tỏa liên tục trong tổ chức.

4. Hướng dẫn triển khai học liệu số trong doanh nghiệp

Việc xây dựng và vận hành hệ thống học liệu số không chỉ là bài toán về công nghệ, mà còn là chiến lược đầu tư cho phát triển năng lực đội ngũ. Một lộ trình triển khai bài bản sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, duy trì hiệu quả lâu dài và tạo ra văn hóa học tập chủ động trong tổ chức.

Dưới đây là quy trình 4 bước mà các chuyên gia đào tạo khuyến nghị, được đúc kết từ thực tế triển khai tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam.

Bước 1. Xác định mục tiêu đào tạo, nhóm nhân viên cần học

Trước khi đầu tư vào nền tảng hay quản lý học liệu, doanh nghiệp cần xác định rõ “học để làm gì” và “ai là đối tượng cần học”. Mục tiêu càng cụ thể, chương trình càng hiệu quả.

Ví dụ: nếu doanh nghiệp muốn nâng cao năng lực bán hàng, học liệu nên tập trung vào kỹ năng giao tiếp, xử lý từ chối, hoặc kỹ năng đàm phán. Nếu hướng đến quản lý cấp trung, nội dung nên bao gồm kỹ năng lãnh đạo, tư duy chiến lược, hoặc quản trị hiệu suất.

Việc xác định đúng nhóm nhân viên và năng lực cần phát triển sẽ giúp doanh nghiệp tránh lãng phí thời gian, đồng thời tối ưu hiệu quả đầu tư vào học liệu số.

Bước 2. Số hóa, chuẩn hóa tài liệu đào tạo hiện có

Đây là bước nền tảng trong quá trình chuyển đổi sang học liệu số. Doanh nghiệp cần rà soát các tài liệu đào tạo đang sử dụng, phân loại theo nhóm kỹ năng, nội dung, hoặc vị trí công việc, sau đó tiến hành số hóa (dưới dạng video, e-book, bài giảng trực tuyến, quiz…).

Quan trọng hơn, việc chuẩn hóa nội dung giúp đảm bảo tính thống nhất trên toàn hệ thống. Nhờ đó, một nhân viên ở chi nhánh Hà Nội có thể học cùng nội dung với người ở TP.HCM, đảm bảo đồng nhất về chất lượng và thông tin.

Bước 3. Lựa chọn nền tảng quản lý học liệu phù hợp

Một nền tảng quản lý học liệu (LMS) tốt phải đáp ứng được ba tiêu chí: dễ sử dụng, linh hoạt có khả năng đo lường hiệu quả học tập. Bên cạnh đó, hệ thống cần đảm bảo khả năng mở rộng, tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như SCORM, xAPI hoặc OpenBadges để học liệu có thể tái sử dụng, tích hợp với các hệ thống khác.

Tại Việt Nam, Lạc Việt Elearning được xem là giải pháp tiêu biểu đáp ứng các tiêu chí này. Hệ thống cho phép doanh nghiệp:

• Tạo, tổ chức và phân phối học liệu nhanh chóng theo từng khóa học hoặc đối tượng nhân viên.
• Theo dõi chi tiết tiến trình, kết quả học tập, mức độ tương tác.
• Tự động cấp chứng chỉ, đánh giá sau đào tạo, xuất báo cáo theo thời gian thực.
• Hỗ trợ triển khai linh hoạt dưới hai hình thức: SaaS (thuê sử dụng phần mềm) hoặc on-premise (triển khai tại hạ tầng doanh nghiệp) – phù hợp với mọi quy mô tổ chức.

Bước 4. Đo lường, cập nhật tối ưu học liệu thường xuyên

Học liệu số chỉ thực sự mang lại giá trị khi doanh nghiệp biết cách đo lường tối ưu liên tục. Bộ phận nhân sự hoặc đào tạo cần theo dõi các chỉ số như tỷ lệ hoàn thành khóa học, thời gian học trung bình, điểm kiểm tra, phản hồi của học viên. Dữ liệu này là căn cứ để:

• Điều chỉnh nội dung chưa phù hợp.
• Cá nhân hóa lộ trình học cho từng nhân viên.
• Xác định những kỹ năng cần phát triển tiếp theo.

Việc triển khai học liệu số không chỉ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa đào tạo và tiết kiệm chi phí mà còn tạo ra một văn hóa học tập linh hoạt liên tục.

5. Quy trình quản lý học liệu số trong doanh nghiệp (Chi tiết mở rộng)

Một hệ thống quản lý học liệu số (Learning Management System – LMS) chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi doanh nghiệp có quy trình vận hành bài bản – kết hợp giữa công nghệ, nội dung và con người. Việc quản lý học liệu không đơn thuần là lưu trữ bài giảng, mà là một chu trình khép kín giúp doanh nghiệp chủ động xây dựng, kiểm soát, cập nhật đánh giá toàn bộ hoạt động đào tạo nội bộ.

Dưới đây là quy trình 4 bước chi tiết mà các tổ chức đào tạo chuyên nghiệp đang áp dụng, giúp đảm bảo học liệu được triển khai hiệu quả bền vững:

Bước 1. Tạo – số hóa chuẩn hóa nội dung đào tạo

Đây là bước nền tảng trong quá trình quản lý học liệu số. Doanh nghiệp cần chuyển đổi các tài liệu truyền thống sang định dạng điện tử (PDF, video, slide, bài giảng tương tác, bài kiểm tra, tình huống mô phỏng…).
Song song với quá trình số hóa, cần tiến hành chuẩn hóa nội dung theo từng nhóm kỹ năng, vị trí công việc hoặc cấp bậc nhân viên.

Ví dụ:

• Với nhân viên mới: học liệu cần tập trung vào đào tạo hội nhập, văn hóa doanh nghiệp, quy trình làm việc.
• Với đội ngũ bán hàng: ưu tiên học liệu về kỹ năng đàm phán, chốt đơn, cập nhật sản phẩm.
• Với cấp quản lý: tập trung vào lãnh đạo, quản trị hiệu suất, kỹ năng huấn luyện đội nhóm.

Việc số hóa nội dung theo cấu trúc rõ ràng giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô đào tạo sau này, đồng thời đảm bảo chất lượng đào tạo đồng nhất trên toàn hệ thống.

Bước 2. Phân quyền truy cập, phê duyệt, chia sẻ học liệu

Sau khi học liệu được tạo ra, bước tiếp theo là xây dựng cơ chế phân quyền và quản lý truy cập. Một hệ thống LMS tốt cho phép doanh nghiệp thiết lập quyền chi tiết theo từng vai trò:

• Giảng viên: có quyền tạo mới, chỉnh sửa, cập nhật hoặc phê duyệt học liệu.
• Nhân viên/học viên: được truy cập nội dung phù hợp với vị trí công việc hoặc lộ trình học.
• Quản trị đào tạo: kiểm soát, phân quyền, quản lý tiến trình, báo cáo.

Việc phân quyền này giúp đảm bảo bảo mật thông tin đào tạo nội bộ tránh rủi ro học liệu bị sử dụng sai mục đích. Đặc biệt với các doanh nghiệp đa chi nhánh, tính năng chia sẻ học liệu linh hoạt giúp toàn bộ hệ thống có thể truy cập cùng một nguồn tri thức chuẩn hóa mà không lo trùng lặp.

Bước 3. Theo dõi, đo lường, báo cáo tiến trình học tập

Đây là khâu giúp doanh nghiệp “nhìn thấy” hiệu quả của hoạt động đào tạo một cách trực quan. Hệ thống quản lý học liệu ghi nhận toàn bộ dữ liệu học tập của nhân viên: thời gian truy cập, tỷ lệ hoàn thành, kết quả kiểm tra, mức độ tương tác, thậm chí là hành vi học tập (xem lại video, bỏ qua nội dung, trả lời sai câu hỏi…).

Những dữ liệu này được tổng hợp thành báo cáo đào tạo (Learning Analytics) – công cụ hỗ trợ đắc lực cho bộ phận nhân sự đào tạo.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể:

• Xác định nhóm nhân viên có năng lực nổi bật để phát triển lộ trình thăng tiến.
• Phát hiện những cá nhân cần đào tạo bổ sung.
• Đo lường ROI (Return on Investment) trong đào tạo – chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả đầu tư.

Bước 4. Cập nhật, tái sử dụng và cải tiến học liệu liên tục

Một lợi thế lớn của học liệu số là khả năng tái sử dụng và cập nhật nhanh chóng. Khi có thay đổi về sản phẩm, quy trình hoặc chính sách mới, doanh nghiệp chỉ cần chỉnh sửa nội dung trên hệ thống, toàn bộ nhân viên sẽ nhận được phiên bản mới nhất ngay lập tức.

Để đảm bảo chất lượng đào tạo được duy trì bền vững, các doanh nghiệp hàng đầu thường áp dụng chu kỳ cập nhật học liệu định kỳ – từ 6 tháng đến 1 năm/lần. Ngoài ra, phản hồi của người học cũng được thu thập đưa vào quy trình cải tiến nội dung, đảm bảo bài giảng ngày càng sát thực tế dễ hiểu hơn.

Hệ thống như Lạc Việt Elearning hỗ trợ tính năng “phiên bản hóa học liệu” (Versioning) giúp doanh nghiệp lưu lại toàn bộ lịch sử cập nhật, dễ dàng so sánh và phục hồi nội dung cũ khi cần. Đây là tính năng quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, truy xuất thông tin trong đào tạo.

6. Giải pháp phần mềm Lạc Việt Elearning quản lý học liệu số cho doanh nghiệp Việt

Lạc Việt Elearning là giải pháp do Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt phát triển được xem là một trong những hệ thống đào tạo trực tuyến toàn diện phù hợp nhất với đặc thù doanh nghiệp Việt. Nền tảng này đáp ứng các chuẩn quốc tế như SCORM, ISO, CMMI, ITIL,… đảm bảo tính tương thích, bảo mật ổn định trong mọi môi trường triển khai.

Lạc Việt Elearning được thiết kế với triết lý “lấy người học làm trung tâm”, nghĩa là mọi chức năng đều hướng tới trải nghiệm của người dùng: dễ sử dụng, dễ quản lý và dễ mở rộng. Dù là doanh nghiệp quy mô nhỏ hay tập đoàn lớn, hệ thống đều có thể tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể giúp tổ chức chủ động trong việc thiết kế, quản trị học liệu nội bộ.

Các tính năng nổi bật:

• Tạo, tổ chức quản lý học liệu dễ dàng: Doanh nghiệp có thể tự xây dựng nội dung học tập theo chương, mục, bài, hoặc nhập dữ liệu từ các định dạng chuẩn như SCORM/xAPI giúp tiết kiệm thời gian biên soạn, đảm bảo học liệu có thể tái sử dụng nhiều lần mà không cần chỉnh sửa phức tạp. Nhờ quản lý học liệu tập trung, tất cả tài nguyên (video, tài liệu, bài kiểm tra, tình huống mô phỏng) được lưu trữ thống nhất, tránh trùng lặp hoặc thất lạc.
• Theo dõi tiến độ học viên, đánh giá hiệu quả đào tạo: Hệ thống cung cấp báo cáo chi tiết về tỷ lệ hoàn thành khóa học, điểm kiểm tra, thời gian học, mức độ tương tác. Doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận biết những nội dung nào đang mang lại hiệu quả, cũng như phát hiện những phần cần cải thiện.
• Tích hợp mạng xã hội học tập, diễn đàn, thư viện học liệu mở: Lạc Việt Elearning tạo ra môi trường học tập tương tác, nơi nhân viên không chỉ tiếp thu kiến thức mà còn chia sẻ kinh nghiệm, đặt câu hỏi, thảo luận với đồng nghiệp. Tính năng wiki – diễn đàn nội bộ giúp xây dựng văn hóa học tập cộng đồng trong tổ chức, khuyến khích sự gắn kết và lan tỏa tri thức.
• Đào tạo đa phương thức – học mọi lúc, mọi nơi: Hệ thống hỗ trợ đa nền tảng (website, ứng dụng di động, lớp học trực tuyến, lớp học ảo), giúp nhân viên linh hoạt học tập mà không bị giới hạn về thời gian hoặc địa điểm.
• Giao diện thân thiện, bảo mật cao, tự động hóa toàn diện: được thiết kế theo nguyên tắc “trải nghiệm người dùng trước”, dễ thao tác ngay cả với nhân viên không rành công nghệ.

Lạc Việt Elearning không chỉ là phần mềm hỗ trợ đào tạo mà còn là giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp Việt xây dựng năng lực tổ chức học tập hiện đại. Với khả năng quản lý học liệu tập trung, tích hợp công nghệ quốc tế và trải nghiệm thân thiện, hệ thống mang đến một môi trường học tập linh hoạt, tạo ra giá trị thực tiễn cho cả người học lẫn doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể đăng ký tư vấn để được chuyên gia Lạc Việt hướng dẫn thiết kế hệ thống học liệu số phù hợp với nhu cầu đào tạo hiện tại và mục tiêu phát triển dài hạn.