Exit interview là gì? Cách phỏng vấn thôi việc hiệu quả? Tải Form mẫu đầy đủ

Trong công tác Quản trị nguồn Nhân lực, Doanh nghiệp (DN) luôn chú trọng cải tiến chính sách phúc lợi liên tục nhằm duy trì, phát triển nguồn lực ổn định. Vì vậy, DN bằng nhiều hình thức khác nhau luôn tập trung vào nguồn lực hiện hữa. Mục đíc là phát hiện các vấn đề nội tại chưa tốt cần khắc phục. Các chính sách cần cải tiến do chưa tạo động lực cho nhân viên và gắn kết nhân viên. Các hình thức như khảo sát mức độ hài lòng, đánh giá 360độ, team building … triển khai liên tục. Tuy nhiên một thủ tục cực kỳ cần thiết và hữu ích DN cần thực hiện là phỏng vấn thôi việc.

Đây là một bước trong quy trình Nghỉ việc rất hữu ích. Nó mà chắc chắn rằng nơi đó mọi vấn đề nội tại dưới góc nhìn của Nhân viên ra đi, sẽ phản ánh nhiều điều trung thực nhất. Từ đây DN có thể nghiên cứu và thực hiện hành động khắc phục.

Trong bài viết này, SureHCS sẽ giới thiệu mẫu phỏng vấn thôi việc chuyên nghiệp, bao gồm các nội dung cần có và cách ứng dụng hiệu quả, giúp phòng nhân sự dễ dàng triển khai và lưu trữ dữ liệu phục vụ cho các phân tích chiến lược sau này.

1. Exit interview là gì?

1.1. Định nghĩa Exit interview

Exit interview hay còn gọi là phỏng vấn thôi việc là một cuộc trao đổi chính thức giữa nhân sự sắp nghỉ việc và đại diện của bộ phận nhân sự hoặc quản lý. Mục đích chính của buổi trao đổi này là thu thập những phản hồi trung thực, sâu sắc từ phía người lao động về lý do họ rời đi, trải nghiệm trong quá trình làm việc, những đề xuất cải thiện cho doanh nghiệp.

Không giống như các cuộc phỏng vấn định kỳ (được tổ chức khi nhân viên vẫn đang làm việc), exit interview thường diễn ra trong khoảng thời gian từ 3 đến 7 ngày trước ngày làm việc cuối cùng. Đây không phải là buổi “chia tay mang tính hình thức”, mà là cơ hội để tổ chức học hỏi từ chính những “người trong cuộc”.

Ví dụ, tại các tập đoàn như Google hay Unilever, exit interview là một phần bắt buộc trong quy trình nghỉ việc. Họ sử dụng thông tin thu thập được để cải thiện văn hóa làm việc, thiết kế lại mô hình lương thưởng hoặc huấn luyện người quản lý.

Một điểm cần phân biệt: Exit interview là một bước trong quy trình offboarding – toàn bộ quá trình hỗ trợ nhân viên rời khỏi công ty một cách có trật tự. Exit interview không phải là toàn bộ offboarding, mà chỉ là một phần nhỏ nhưng giàu giá trị chiến lược nếu thực hiện đúng cách.

1.2. Vai trò của Exit interview trong quản trị nhân sự

Exit interview không chỉ để “ghi nhận lời chia tay” một cách lịch sự – nó là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp cải thiện liên tục bền vững. Khi được triển khai bài bản, phỏng vấn thôi việc có thể mang lại những lợi ích thiết thực sau:

• Hiểu rõ nguyên nhân thật sự khiến nhân viên nghỉ việc: Không phải lúc nào lý do ghi trên đơn xin nghỉ cũng phản ánh đúng thực tế. Một buổi exit interview có không gian an toàn để nhân viên chia sẻ thành thật: có thể họ cảm thấy bị đánh giá thấp, môi trường thiếu công bằng, hay không được tạo cơ hội phát triển. Đây là thông tin mà doanh nghiệp không thể có nếu chỉ nhìn từ báo cáo nội bộ.
• Cải thiện quy trình quản lý và văn hóa nội bộ: Những phản ánh từ nhân viên rời đi thường cho thấy những điểm mù trong quản lý như phong cách lãnh đạo không phù hợp, khối lượng công việc quá tải hoặc hệ thống phúc lợi thiếu linh hoạt. Việc nắm bắt được những vấn đề này từ gốc sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh chính sách phù hợp hơn.
• Nâng cao hình ảnh thương hiệu tuyển dụng (Employer Branding):  Khi một nhân viên cảm thấy mình được tôn trọng đến phút cuối cùng thông qua việc lắng nghe phản hồi chân thành thì khả năng họ giới thiệu công ty với người khác vẫn còn. Ngược lại, sự hời hợt trong phỏng vấn thôi việc có thể khiến doanh nghiệp mất điểm trong mắt ứng viên tương lai.
• Góp phần giảm tỷ lệ nghỉ việc trong tương lai: Theo khảo sát của Harvard Business Review, có đến 72% doanh nghiệp giảm được tỷ lệ nhân viên nghỉ việc sau khi thực hiện exit interview đúng cách và chuyển hóa phản hồi thành hành động cải tiến thực sự. Đây là con số cho thấy giá trị không thể bỏ qua của hình thức phỏng vấn này trong bối cảnh thị trường lao động biến động mạnh mẽ.

Tóm lại, exit interview không đơn thuần là một cuộc phỏng vấn mà là một kênh phản hồi chiến lược giúp doanh nghiệp nhìn lại chính mình qua lăng kính của những người đã chọn rời đi. Nếu được thực hiện đúng cách, đây sẽ là công cụ quản trị nhân sự hiệu quả, tiết kiệm chi phí tuyển dụng nâng cao năng lực tổ chức, tạo ra một văn hóa phát triển không ngừng.

2. Quy trình Exit interview chuyên nghiệp

Thực hiện Exit interview (phỏng vấn thôi việc) không chỉ là một bước trong thủ tục nghỉ việc, mà là một phần quan trọng trong chiến lược quản trị nhân sự dài hạn. Tuy nhiên, để buổi phỏng vấn này mang lại giá trị thực sự, doanh nghiệp cần có một quy trình bài bản từ thời điểm tổ chức, người thực hiện đến cách thu thập xử lý dữ liệu. Dưới đây là những nguyên tắc cần lưu ý.

2.1. Thời điểm thực hiện

Một Exit interview hiệu quả cần được thực hiện trước ngày nghỉ việc chính thức khoảng 3 đến 5 ngày. Đây là thời điểm nhân viên đã hoàn tất phần lớn công việc chuyển giao và có tâm lý ổn định để chia sẻ thẳng thắn. Nếu thực hiện quá muộn, nhân viên có thể đã mất kết nối với tổ chức hoặc không còn động lực tham gia nghiêm túc. Ngược lại, nếu làm quá sớm, phản hồi có thể chưa đủ sâu vì nhân viên vẫn đang gắn bó với công việc.

Ví dụ: Một công ty công nghệ tại TP.HCM từng thực hiện Exit interview ngay trong tuần đầu tiên nhân viên nộp đơn nghỉ. Kết quả thu được mơ hồ không phản ánh đúng vấn đề vì người lao động còn e dè. Sau khi điều chỉnh thời điểm thực hiện về 3 ngày trước khi nghỉ, tỷ lệ phản hồi chất lượng đã tăng rõ rệt.

2.2. Người phỏng vấn phù hợp

Người thực hiện phỏng vấn thôi việc có vai trò quyết định sự cởi mở của người được phỏng vấn. Lý tưởng nhất, người phỏng vấn nên đến từ bộ phận nhân sự hoặc một bên trung lập, không phải quản lý trực tiếp của nhân viên giúp loại bỏ áp lực rào cản trong việc chia sẻ lý do thật sự khiến họ quyết định rời đi.

Ngoài sự trung lập, người phỏng vấn cần có kỹ năng lắng nghe chủ động, giao tiếp khéo léo và đặc biệt là biết đặt những câu hỏi mở để khai thác chiều sâu thông tin mà không gây cảm giác soi xét hay phản biện.

Một ví dụ thực tiễn: Tại một doanh nghiệp ngành bán lẻ, sau khi chuyển vai trò phỏng vấn từ trưởng nhóm sang chuyên viên HR có đào tạo kỹ năng lắng nghe, số lượng ý kiến đóng góp mang tính xây dựng tăng hơn 40% so với trước đó.

2.3. Bộ câu hỏi Exit interview mẫu

Nội dung câu hỏi trong phỏng vấn thôi việc cần được thiết kế hướng đến mục tiêu khám phá nguyên nhân sâu xa khiến nhân viên nghỉ việc, đồng thời tìm ra những điểm có thể cải thiện trong tổ chức. Những câu hỏi cần mang tính gợi mở, không ép buộc, khuyến khích chia sẻ chân thật đa chiều.

Một số câu hỏi gợi ý:

• Điều gì là lý do chính khiến bạn quyết định nghỉ việc?
• Có điều gì mà công ty có thể làm khác đi để bạn ở lại không?
• Trải nghiệm làm việc tại công ty có điều gì khiến bạn hài lòng hoặc chưa hài lòng?
• Bạn có cảm thấy được lắng nghe hỗ trợ trong quá trình làm việc không?
• Bạn có sẵn sàng giới thiệu công ty cho bạn bè hoặc người thân không?

Doanh nghiệp có thể xây dựng bộ câu hỏi chuẩn hoặc tải miễn phí tài liệu hướng dẫn: “Mẫu câu hỏi Exit interview hiệu quả”.

Lưu ý: Trong một số trường hợp, nếu nhân viên cảm thấy khó chia sẻ trực tiếp, có thể cung cấp bảng khảo sát ẩn danh để họ lựa chọn hình thức phản hồi thoải mái nhất.

2.4. Cách ghi nhận xử lý dữ liệu

Tổ chức một buổi phỏng vấn thôi việc chỉ là bước khởi đầu. Giá trị thực sự đến từ cách doanh nghiệp ghi nhận, tổng hợp phân tích dữ liệu nhằm phát hiện ra các xu hướng, vấn đề mang tính hệ thống và đưa ra hành động cải thiện phù hợp.

Một số phương pháp phổ biến:

• Ghi chú có hệ thống: Nhân sự nên sử dụng biểu mẫu chuẩn để ghi lại nội dung, tránh ghi chú rời rạc.
• Số hóa dữ liệu: Dùng Google Form hoặc phần mềm HRM để dễ dàng lưu trữ, tổng hợp theo thời gian.
• Phân tích bằng Excel hoặc Power BI: Lọc thông tin theo phòng ban, cấp bậc, lý do nghỉ việc phổ biến để tìm ra vấn đề cốt lõi.
• Liên kết với hành động cải tiến: Không dừng ở thống kê. Dữ liệu Exit interview nên được chia sẻ định kỳ với lãnh đạo cấp cao để đưa ra quyết định thay đổi chính sách hoặc đào tạo quản lý.

Ví dụ: Một doanh nghiệp logistics phát hiện rằng 60% nhân viên nghỉ việc vì lý do “không thấy cơ hội phát triển nghề nghiệp”. Nhờ phân tích dữ liệu Exit interview, họ đã xây dựng lại lộ trình thăng tiến và tổ chức đào tạo nội bộ, giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc từ 28% xuống còn 16% sau 1 năm.

Quy trình Exit interview chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp chia tay nhân viên một cách văn minh, mà còn mở ra cánh cửa học hỏi quý giá từ chính những người đã rời đi. Khi được thực hiện bài bản đúng người, đúng thời điểm, đúng phương pháp – phỏng vấn thôi việc sẽ trở thành công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp cải thiện môi trường làm việc, giữ chân nhân tài và xây dựng văn hóa phát triển bền vững.

3. Vậy làm thế nào để phỏng vấn thôi việc được hiệu quả?

Bộ phận chăm sóc khách hàng của Phần mềm Quản lý Nhân sự SureHCS xin mách bạn 5 điều cầu lưu ý như sau trong khi thực hiện Phỏng vấn thôi việc:

3.1 Chuẩn bị những câu hỏi phỏng vấn thôi việc quan trọng nhất

Chúng ta không duy trì một cuộc họp quá dài bởi sẽ không hiệu quả. ̣Chúng ta sẽ không mất thời gian cho việc thu thập thông tin không đúng những nội dung cần có. Bạn có thể thực hiện việc thu thập thông tin phỏng vấn thôi việc bằng hai bước:

• Bước 1: Đặt bảng câu hỏi trắc nghiệm ghi nhận tất cả các vấn đề để nhân viên có thể đánh dấu chọn nhanh nhất. Đảm bảo bạn đã nhận lại trước khi tổ chức buổi phỏng vấn.
• Bước 2: Tổ chức buổi phỏng nghỉ việc với tập câu hỏi mở ngắn gọn, trọng tâm nhất đã chuẩn bị sẵn. Nó đảm bảo bạn đào sâu được các thông tin ẩn dấu bên trong. Bảng câu hỏi mở này có thể thay đổi tuỳ thuộc vào mỗi nhân viên dựa vào kết quả suy luận, đánh giá của bạn cần khai thác thông tin gì thêm sau khi bạn đã nhận đươc̣ Bảng câu hỏi trắc nghiệm.

3.2 Tạo nên không khí buổi họp cởi mở và tin tưởng

Bạn hãy giúp nhân viên hiểu rằng mình đang cần lắng nghe ý kiến từ họ bằng thái độ tích cực. Hãy đảm bảo họ không lo lắng khi gặp bạn. Hãy giúp họ hiểu không có rào cản nào với những ̣điều nhân viên muốn. Dù đó là khi họ nói đến bất kỳ điều gì hay bất kỳ cá nhân nào.

3.3 Đặt câu hỏi và chú ý lắng nghe nhân viên nói

Đây là lúc Kỹ năng lắng nghe của bạn được sử dụng một cách triệt để. Lắng nghe một cách cẩn thận và đảm bảo ghi nhận những ý kiến chia sẻ từ nhân viên. Đây không phải là lúc bạn sử dụng kỹ năng thuyết trình. Đây cũng không phải lúc bạn dành hết thời gian để giải thích với nhân viên. Điều cần làm lúc này là hãy khuyến khích người nói bằng lối dẫn dắt câu hỏi ngắn gọn. Những câu hỏi thông minh theo cảm xúc nhân viên để khai thác hiệu quả. Và cuối cùng hãy đảm bảo bạn ghi nhận đủ mọi thông tin khi trao đổi.

3.4 Duy trì buổi họp bằng thời gian vừa đủ

Thời gian quá ngắn thì có thể bạn không nhận được thông tin phản hồi đầy đủ. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian thì không tìm thấy nguyên nhân ẩn dấu sâu bên trong. Bạn cần có đủ thời gian dẫn dắt để nhân viên chia sẻ thông tin. Tuy nhiên quá dài cũng sẽ dẫn đến câu chuyện lê thê, cảm xúc nhân viên bị chi phối. Từ đó thông tin đôi khi không trọng tâm, sa đà vào các nội dung không thể hiện vấn đề nội tại DN. Có lẽ 120’ là thời gian tối đa bạn có thể thực hiện cho một buổi phỏng vấn thôi việc.

3.5 Kiểm soát cảm xúc trong giao tiếp

Nhân viên có thể có những nhận định chia sẻ đúng hoặc sai bởi cách nhìn. Điều này hết sức bình thường bởi cách hiểu mỗi người khác nhau. Vì vậy nếu điều nhân viên nói có thể là sai, hãy đảm bảo bạn luôn cân bằng cảm xúc. Bạn chắc rằng mình không nóng giận, không vội vã cắt ngang, tránh phản biện, tranh luận. Hãy lưu ý đây là lúc lắng nghe. Là lúc nhân viên chia sẻ và sau cùng khéo léo điều chỉnh những thông tin chưa đúng bằng nội dung rõ ràng và thái độ tích cực.

Hãy cố gắng hiểu các khía cạnh tích cực và thông tin thu nhập từ việc đánh giá trung thực của nhân viên nghỉ việc. Hãy thu thập các thông tin cần thiết nhất và hãy tôn trọng nhân viên trong phỏng vấn thôi việc. Bạn sẽ dễ dàng tìm kiếm được các giải pháp mới giúp DN cải thiện năng suất lao động. Từ đây, DN có những thay đổi thiết thực và đem đến cho nhân viên một môi trường làm việc mong muốn, gắn kết lâu dài.

4. Mẫu phỏng vấn thôi việc chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Mẫu phỏng vấn thôi việc là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp thu thập thông tin có hệ thống, đánh giá lý do nhân viên nghỉ việc một cách khách quan và nhận diện các vấn đề tiềm ẩn trong văn hóa, chính sách hoặc quy trình quản trị nội bộ. Ngoài ra, mẫu này còn góp phần đảm bảo trải nghiệm rời đi của nhân viên diễn ra chuyên nghiệp, tôn trọng và minh bạch.

Một mẫu phỏng vấn thôi việc chuyên nghiệp thường bao gồm các nội dung cơ bản như:

• Thông tin nhân sự: Họ tên, phòng ban, chức danh, ngày nghỉ việc.
• Lý do nghỉ việc: Tự nguyện hay bị chấm dứt, lý do cụ thể.
• Đánh giá về môi trường làm việc: Văn hóa, quản lý, phúc lợi, cơ hội thăng tiến.
• Góp ý cải thiện: Các đề xuất hoặc phản hồi xây dựng từ nhân viên nghỉ việc.
• Cam kết bàn giao công việc và thủ tục hành chính liên quan.

Việc sử dụng mẫu chuẩn giúp đội ngũ HR tiết kiệm thời gian, dễ dàng phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định cải tiến kịp thời trong chiến lược nhân sự.

TẢI MẪU Exit interview PHỎNG VẤN THÔI VIỆC MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY

5. Câu hỏi thường gặp về Exit interview

5.1. Exit interview nên thực hiện vào thời điểm nào?

Thời điểm lý tưởng để thực hiện một exit interview (phỏng vấn thôi việc) là trong vòng 3–5 ngày trước ngày làm việc cuối cùng của nhân sự. Đây là lúc nhân viên đã hoàn tất phần lớn công việc chuyển giao, có tâm lý ổn định hơn để sẵn sàng chia sẻ một cách thẳng thắn. Nếu tổ chức quá muộn, cuộc phỏng vấn dễ trở nên hình thức; nếu quá sớm, nhân viên vẫn còn bị ảnh hưởng bởi các cảm xúc tức thời và chưa sẵn sàng đưa ra nhận xét khách quan.

Lựa chọn đúng thời điểm giúp tăng chất lượng phản hồi làm rõ nguyên nhân thực sự khiến người lao động nghỉ việc, đây là tiền đề để xây dựng các chính sách giữ chân hiệu quả hơn.

5.2. Có nên ghi âm buổi phỏng vấn thôi việc không?

Có thể ghi âm, nhưng cần đảm bảo nguyên tắc tự nguyện minh bạch. Trước khi ghi âm, doanh nghiệp bắt buộc phải xin phép và nhận được sự đồng ý của nhân sự. Ghi âm giúp tránh bỏ sót thông tin quan trọng, thuận tiện cho việc tổng hợp, phân tích sau buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, nếu người lao động cảm thấy không thoải mái nên ưu tiên ghi chú thủ công để đảm bảo sự cởi mở.

Lưu ý quan trọng: Việc ghi âm không nên trở thành yếu tố khiến nhân viên e ngại chia sẻ. Không khí buổi phỏng vấn thôi việc phải đảm bảo sự thân thiện, không mang tính chất điều tra hay soi xét.

Dữ liệu thu thập được sẽ chính xác, đầy đủ hơn, góp phần tạo nguồn thông tin đầu vào chất lượng cho các báo cáo nhân sự.

5.3. Phần mềm nào hỗ trợ quản lý Exit interview hiệu quả?

Hiện nay, nhiều phần mềm quản trị nhân sự (HRM) đã tích hợp tính năng hỗ trợ quản lý exit interview chuyên nghiệp. Một số giải pháp tiêu biểu:

• Lạc Việt SureHCS: Cho phép tạo biểu mẫu phỏng vấn thôi việc linh hoạt, quản lý lịch hẹn, lưu trữ phản hồi và tự động phân tích dữ liệu theo phòng ban, vị trí, lý do nghỉ việc.
• BambooHR: Có hệ thống khảo sát nghỉ việc với báo cáo trực quan giúp theo dõi xu hướng đề xuất hành động cải thiện.
• Workday: Tích hợp phân tích dữ liệu nâng cao, hỗ trợ đo lường các chỉ số gắn kết, lý do rời bỏ ở quy mô lớn.

Sử dụng phần mềm giúp chuẩn hóa quy trình, tiết kiệm thời gian xử lý thủ công tăng khả năng phân tích xu hướng nghỉ việc, từ đó xây dựng chiến lược nhân sự bền vững hơn.

5.4. Làm thế nào để nhân viên cởi mở chia sẻ trong Exit interview?

Một trong những thách thức lớn nhất của phỏng vấn thôi việc là tạo được môi trường đủ tin cậy để nhân viên sẵn sàng chia sẻ thật. Để làm được điều này, doanh nghiệp nên:

• Chọn người phỏng vấn trung lập: Nên là chuyên viên nhân sự thay vì quản lý trực tiếp, để tránh áp lực hoặc xung đột lợi ích.
• Cam kết bảo mật thông tin: Nhấn mạnh rằng mọi phản hồi sẽ được sử dụng cho mục đích cải tiến, không truy xét cá nhân.
• Sử dụng ngôn ngữ trung tính, khuyến khích chứ không ép buộc: Thể hiện sự quan tâm thực sự, thay vì kiểm điểm.
• Cung cấp tùy chọn khảo sát ẩn danh nếu nhân viên không muốn trao đổi trực tiếp.

Ví dụ thực tế: Một công ty sản xuất tại Bình Dương đã tăng 35% mức độ phản hồi trung thực từ Exit interview sau khi cho phép nhân sự lựa chọn giữa gặp mặt trực tiếp và khảo sát ẩn danh qua email.

Khi nhân viên cảm thấy được lắng nghe được tôn trọng đến phút cuối cùng, họ sẵn sàng để lại những thông tin quý giá giúp tổ chức hiểu mình hơn và cải thiện hiệu quả nguồn nhân lực trong tương lai.

Phỏng vấn thôi việc không chỉ là thủ tục cuối cùng trong hành trình làm việc của nhân viên mà còn là cơ hội quý báu để doanh nghiệp học hỏi, hoàn thiện và phát triển. Việc áp dụng một mẫu phỏng vấn nghỉ việc chuyên nghiệp sẽ giúp quá trình này diễn ra mạch lạc, tôn trọng và hiệu quả hơn – vừa thể hiện sự trân trọng với người lao động, vừa góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực, minh bạch. Doanh nghiệp càng nghiêm túc với quy trình này, càng có cơ hội giữ chân người tài trong tương lai và hạn chế những nguyên nhân dẫn đến nghỉ việc không mong muốn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Giải pháp quản trị Nhân tài & Nhân lực toàn diện LV SureHCS
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: [email protected] – Website: https://www.surehcs.com/
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh