Mẫu bảng lương là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tiền lương, phụ cấp, khấu trừ và thu nhập thực nhận của người lao động một cách minh bạch, đúng quy định pháp luật. Việc sử dụng đúng mẫu bảng lương không chỉ giúp doanh nghiệp tính lương chính xác mà còn giảm rủi ro về thuế, bảo hiểm dẫn đến tranh chấp lao động.
Trong bài viết này, Lạc Việt SureHCS sẽ cung cấp các mẫu bảng lương phổ biến, phân tích cách áp dụng thực tế kèm hướng dẫn doanh nghiệp lựa chọn mẫu phù hợp với quy mô, đặc thù vận hành.
1. Bảng lương nhân viên là gì?
Bảng lương nhân viên là tài liệu thể hiện toàn bộ thông tin về thu nhập, các khoản khấu trừ và số tiền thực nhận của người lao động trong một kỳ trả lương (tháng, tuần hoặc theo dự án). Trong thực tế, bảng lương thường được lập dưới dạng bảng tính lương Excel hoặc quản lý trên phần mềm tính lương, tùy theo quy mô, mức độ phức tạp của doanh nghiệp.
Hiểu một cách đơn giản, bảng lương trả lời cho ba câu hỏi quan trọng nhất:
- Doanh nghiệp trả lương cho ai?
- Trả bao nhiêu tiền và vì lý do gì?
- Sau khi trừ các nghĩa vụ theo quy định, người lao động thực nhận bao nhiêu?
Đối với doanh nghiệp mới thành lập, việc sử dụng mẫu bảng lương nhân viên Excel giúp triển khai nhanh, dễ chỉnh sửa. Tuy nhiên, dù ở hình thức nào, bảng lương vẫn cần đảm bảo đầy đủ nội dung, rõ ràng đúng quy định pháp luật.
2. Các thành phần bắt buộc trong một mẫu bảng lương chuẩn
Một mẫu bảng lương được xem là đầy đủ dễ áp dụng cần đảm bảo các nhóm thông tin sau.
2.1 Thông tin cơ bản của người lao động
Đây là nhóm thông tin nền tảng, giúp doanh nghiệp quản lý, đối soát dữ liệu chính xác:
- Họ và tên nhân viên
- Mã nhân viên
- Phòng ban, bộ phận
- Chức danh hoặc vị trí công việc
Những thông tin này giúp tránh nhầm lẫn khi doanh nghiệp có nhiều nhân viên trùng tên, đồng thời thuận tiện cho việc tổng hợp chi phí lương theo phòng ban, dự án.
2.2 Các khoản thu nhập trong mẫu bảng lương
Đây là phần doanh nghiệp và người lao động quan tâm nhiều nhất. Thông thường gồm:
- Lương cơ bản:
Là mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động, làm căn cứ tính bảo hiểm, các chế độ liên quan. - Phụ cấp:
Có thể bao gồm phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, ăn ca, xăng xe, điện thoại… Tùy chính sách từng doanh nghiệp. - Thu nhập khác:
Tiền làm thêm giờ, tiền thưởng, hoa hồng bán hàng.
Ví dụ minh họa:
Một nhân viên có lương cơ bản 10 triệu đồng, phụ cấp ăn ca 730.000 đồng, làm thêm giờ 1 triệu đồng thì tổng thu nhập trước khấu trừ là 11.730.000 đồng.
Việc tách rõ từng khoản giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát chi phí và nhân viên hiểu rõ nguồn thu nhập của mình.
2.3 Các khoản khấu trừ theo quy định
Theo quy định hiện hành, bảng lương cần thể hiện rõ các khoản khấu trừ bắt buộc:
- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp
- Thuế thu nhập cá nhân (nếu phát sinh)
- Các khoản khấu trừ khác theo thỏa thuận hợp pháp
Việc thể hiện minh bạch các khoản này giúp doanh nghiệp tránh hiểu nhầm rằng “bị trừ lương không rõ lý do”, đồng thời đảm bảo tuân thủ quy định của cơ quan thuế và bảo hiểm. Tham khảo: https://www.gdt.gov.vn
2.4 Lương thực nhận – chỉ số người lao động quan tâm nhất
Lương thực nhận là số tiền cuối cùng người lao động nhận được sau khi đã cộng tất cả thu nhập và trừ các khoản khấu trừ.
Công thức phổ biến:
Lương thực nhận = Tổng thu nhập – Tổng khấu trừ
Doanh nghiệp nên trình bày chỉ số này rõ ràng, dễ nhìn trong mẫu bảng lương nhân viên Excel hoặc phần mềm tính lương. Đây là yếu tố quan trọng giúp tăng sự tin tưởng của người lao động và hạn chế tranh chấp không đáng có.
3. Tổng hợp các mẫu bảng lương phổ biến hiện nay
Trên thực tế, không có một mẫu bảng lương “chuẩn duy nhất” áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Việc lựa chọn mẫu bảng lương phụ thuộc vào đặc thù công việc, cách tổ chức lao động và chính sách trả lương của từng đơn vị. Dưới đây là các mẫu bảng lương đang được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt trong các doanh nghiệp Việt Nam.
3.1 Mẫu bảng lương theo thời gian
Mẫu bảng lương theo thời gian là hình thức phổ biến nhất, thường áp dụng cho nhân viên hành chính, văn phòng, quản lý, những vị trí làm việc theo giờ hành chính cố định.
Đặc điểm chính
- Tiền lương được tính dựa trên thời gian làm việc: theo tháng, theo ngày công hoặc theo giờ.
- Căn cứ chính là số ngày công thực tế, số giờ làm thêm (nếu có).
- Thường được trình bày dưới dạng bảng tính lương Excel hoặc tích hợp trực tiếp từ hệ thống chấm công.
Hạn chế cần lưu ý
- Khó phản ánh chính xác hiệu quả làm việc nếu chỉ dựa vào thời gian.
- Nếu quản lý chấm công chưa chặt chẽ, doanh nghiệp dễ phát sinh chi phí lương không tương xứng với năng suất.
3.2 Mẫu bảng lương theo sản phẩm hoặc doanh số
Mẫu bảng lương này thường được áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất, bán hàng, kinh doanh, nơi kết quả làm việc có thể đo lường trực tiếp bằng sản phẩm hoặc doanh thu.
Đặc điểm chính
- Thu nhập của người lao động gắn trực tiếp với số lượng sản phẩm hoàn thành hoặc doanh số đạt được.
- Bảng lương thường thể hiện rõ: đơn giá, sản lượng, doanh số, hoa hồng.
- Có thể kết hợp lương cơ bản + lương sản phẩm/doanh số.
Hạn chế
- Thu nhập biến động mạnh giữa các kỳ, dễ gây tâm lý không ổn định nếu chính sách không rõ ràng.
- Doanh nghiệp cần xây dựng mẫu bảng lương minh bạch, tránh tranh cãi về cách
3.3 Mẫu bảng lương theo ca, kíp hoặc làm việc linh hoạt
Mẫu bảng lương này phổ biến tại doanh nghiệp sản xuất, bán lẻ, logistics, dịch vụ, nơi người lao động làm việc theo ca hoặc giờ linh hoạt.
Đặc điểm chính
- Tiền lương được tính dựa trên số ca làm việc, ca ngày – ca đêm, ca tăng cường.
- Có thể phát sinh phụ cấp ca đêm, phụ cấp độc hại, làm thêm giờ.
- Bảng lương thường gắn chặt với dữ liệu chấm công chi tiết.
Những lưu ý quan trọng
- Cần tuân thủ chặt chẽ quy định về giờ làm thêm, ca đêm theo Bộ luật Lao động.
- Nếu quản lý thủ công bằng bảng tính lương Excel, doanh nghiệp dễ xảy ra sai sót khi số lượng ca lớn phức tạp.
3.4 Mẫu bảng lương theo 3P
Bảng lương 3P là mô hình trả lương hiện đại, được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm gắn tiền lương với giá trị công việc và hiệu quả làm việc của người lao động.
3P bao gồm
- P1 – Position: Lương theo vị trí công việc.
- P2 – Person: Lương theo năng lực, kinh nghiệm cá nhân.
- P3 – Performance: Lương theo kết quả, hiệu suất làm việc.
Đặc điểm của mẫu bảng lương theo 3P
- Bảng lương được tách rõ từng cấu phần P1, P2, P3.
- P3 thường biến động theo kỳ đánh giá hiệu suất.
- Yêu cầu dữ liệu đầu vào chính xác nhất quán.
Với mô hình này, việc sử dụng mẫu bảng lương nhân viên Excel chỉ phù hợp ở giai đoạn đầu. Khi hệ thống đánh giá và dữ liệu ngày càng phức tạp, doanh nghiệp nên cân nhắc công cụ hỗ trợ để tránh nhầm lẫn giữa các cấu phần lương.
3.5 Mẫu bảng lương khoán theo tháng
Bảng lương khoán theo tháng thường áp dụng cho các vị trí có khối lượng công việc rõ ràng, đo lường được bằng đầu việc hoặc sản lượng, như: thi công, vận hành, dịch vụ kỹ thuật, kho vận.
Đặc điểm của mẫu bảng lương khoán
- Mức lương được thỏa thuận cố định cho một khối lượng công việc trong tháng.
- Có thể kèm theo điều kiện chất lượng, tiến độ hoặc KPI.
- Không phụ thuộc hoàn toàn vào số ngày công thực tế.
Lưu ý khi áp dụng
- Cần quy định rõ tiêu chí hoàn thành công việc để tránh tranh chấp.
- Mẫu bảng lương phải thể hiện rõ mức khoán, điều kiện thanh toán và các khoản khấu trừ (nếu có).
3.6 Mẫu bảng lương nhân viên kinh doanh
Nhân viên kinh doanh là nhóm đối tượng có thu nhập biến động mạnh, do đó mẫu bảng lương cần thể hiện rõ ràng các khoản cố định và biến đổi.
Cấu trúc phổ biến của mẫu bảng lương nhân viên kinh doanh
- Lương cơ bản hoặc lương đảm bảo.
- Hoa hồng theo doanh số hoặc lợi nhuận.
- Thưởng vượt chỉ tiêu, thưởng theo chương trình bán hàng.
- Các khoản khấu trừ theo quy định.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp bắt đầu với mẫu bảng lương nhân viên kinh doanh Excel. Tuy nhiên, khi chính sách hoa hồng đa tầng hoặc thay đổi thường xuyên, việc quản lý thủ công sẽ mất nhiều thời gian tiềm ẩn rủi ro sai sót.
3.7 Mẫu bảng tính lương tháng 13
Lương tháng 13 là khoản thu nhập bổ sung phổ biến, thường được chi trả vào cuối năm nhằm ghi nhận sự gắn bó, đóng góp của người lao động. Mẫu bảng tính lương tháng 13 giúp doanh nghiệp tổng hợp, tính toán và chi trả khoản này một cách minh bạch, nhất quán.
Đặc điểm của mẫu bảng lương tháng 13
- Căn cứ tính thường dựa trên mức lương bình quân, lương cơ bản hoặc tổng thu nhập của người lao động trong năm.
- Có thể áp dụng theo tỷ lệ thời gian làm việc thực tế (ví dụ: làm đủ 12 tháng hưởng 100%, làm 6 tháng hưởng 50%).
- Không bắt buộc theo luật, nhưng cần quy định rõ trong quy chế lương thưởng hoặc thỏa ước lao động.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn lập mẫu bảng lương tháng 13 trên bảng tính lương Excel. Tuy nhiên, khi số lượng nhân sự lớn hoặc có nhiều cách tính khác nhau, việc tổng hợp thủ công dễ phát sinh sai sót.
TẢI MẪU BẢNG LƯƠNG NHÂN VIÊN FILE EXCEL CHUẨN ĐẦY ĐỦ TẠI ĐÂY
4. Doanh nghiệp thường gặp những vấn đề gì khi lập mẫu bảng lương?
Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp bắt đầu với mẫu bảng lương nhân viên Excel vì dễ làm, chi phí thấp. Tuy nhiên, khi số lượng nhân sự tăng hoặc chính sách lương trở nên phức tạp, các vấn đề bắt đầu phát sinh. Dưới đây là những khó khăn phổ biến nhất.
4.1 Sai sót số liệu do nhập liệu thủ công
Khi sử dụng bảng tính lương Excel, phần lớn dữ liệu vẫn phải nhập tay hoặc sao chép từ nhiều nguồn khác nhau như bảng chấm công, bảng làm thêm giờ, bảng thưởng phạt. Chỉ cần một lỗi nhỏ trong công thức hoặc nhập sai số, kết quả lương có thể chênh lệch đáng kể.
Hệ quả đối với doanh nghiệp
- Trả thiếu hoặc trả thừa lương, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí.
- Nhân viên mất niềm tin vào tính minh bạch của chính sách lương.
- Bộ phận nhân sự mất nhiều thời gian rà soát, giải thích, điều chỉnh.
4.2 Mẫu bảng lương không đồng bộ với dữ liệu chấm công
Một vấn đề rất thường gặp là mẫu bảng lương được lập tách rời với hệ thống chấm công. Dữ liệu giờ làm việc, tăng ca, nghỉ phép phải nhập lại thủ công vào bảng lương.
Vấn đề phát sinh
- Chênh lệch giữa giờ công thực tế và giờ công tính lương.
- Dễ xảy ra tranh cãi khi nhân viên đối chiếu bảng lương với bảng chấm công.
- Mỗi kỳ lương đều phải kiểm tra lại từ đầu, gây áp lực lớn cho bộ phận HR – C&B.
4.3 Khó đáp ứng yêu cầu thanh tra, kiểm tra
Khi doanh nghiệp bị thanh tra lao động, kiểm tra thuế hoặc quyết toán bảo hiểm xã hội, bảng lương là một trong những hồ sơ quan trọng nhất cần cung cấp.
Nếu mẫu bảng lương Excel:
- Lưu trữ rời rạc theo từng file, từng tháng.
- Không có lịch sử chỉnh sửa rõ ràng.
- Thiếu sự nhất quán giữa bảng lương, hợp đồng lao động và dữ liệu bảo hiểm.
Doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc giải trình, thậm chí đối mặt với rủi ro bị truy thu hoặc xử phạt hành chính. Theo hướng dẫn của cơ quan bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp phải lưu trữ hồ sơ tiền lương đầy đủ, có khả năng truy xuất khi cần.
5. Khi nào doanh nghiệp nên nâng cấp từ bảng lương Excel sang phần mềm LV SureHCS &B?
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần ngay lập tức chuyển sang phần mềm. Tuy nhiên, bạn nên cân nhắc nâng cấp khi xuất hiện các dấu hiệu sau:
- Số lượng nhân viên tăng nhanh, mỗi kỳ lương mất nhiều ngày để xử lý.
- Chính sách lương, phụ cấp, làm thêm giờ ngày càng phức tạp.
- Thường xuyên phát sinh sai sót dù đã kiểm tra nhiều lần.
- Mất nhiều thời gian giải thích lương cho nhân viên.
- Gặp khó khăn khi tổng hợp dữ liệu phục vụ báo cáo, kiểm tra.
Trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý tiền lương bằng mẫu bảng lương hoặc bảng tính lương Excel, việc phát sinh sai sót, mất nhiều thời gian đối soát, khó đáp ứng yêu cầu kiểm tra là điều khó tránh khỏi. SureHCS C&B là phần mềm quản lý chấm công – tính lương được phát triển dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam, giúp tự động hóa toàn bộ quy trình từ ghi nhận thời gian làm việc đến tính lương, bảo hiểm và thu nhập thực nhận.
LẠC VIỆT SUREHCS – NỀN TẢNG QUẢN TRỊ NHÂN LỰC, C&B TÙY CHỈNH CHUYÊN SÂU CHO DOANH NGHIỆP
Lạc Việt SureHCS là phần mềm HRM quản lý nhân sự toàn diện, được phát triển bởi Lạc Việt – đơn vị hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013.
SureHCS không chỉ đáp ứng các nghiệp vụ nhân sự tiêu chuẩn, mà được thiết kế để xử lý các bài toán nhân sự – C&B – tiền lương phức tạp, quy mô lớn, đa công ty, đa ngành, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp FDI, tập đoàn, nhà máy sản xuất, logistics, hàng không, khách sạn, thương mại – dịch vụ.
Hệ thống được triển khai linh hoạt On-premise hoặc theo mô hình tùy chỉnh chuyên sâu, giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình nhân sự – chấm công – tính lương – phúc lợi – bảo hiểm, thay thế hoàn toàn việc quản lý thủ công bằng Excel rời rạc.
Tính năng nổi bật:
- Phân hệ Tuyển dụng – Đào tạo: Quản lý xuyên suốt tuyển dụng, hội nhập đào tạo nhân sự, hỗ trợ xây dựng Talent Pipeline cho doanh nghiệp quy mô lớn.
- Cổng thông tin & Quản lý hồ sơ nhân sự: Lưu trữ hồ sơ nhân sự điện tử tập trung, cổng self-service cho người lao động và ký hợp đồng lao động điện tử ngay trên hệ thống.
- Phân hệ Chấm công: Chấm công đa hình thức (vân tay, nhận diện khuôn mặt Face ID, GPS, Wifi, online), kết nối nhiều loại máy chấm công, hỗ trợ chấm công theo giờ, theo ca, ca linh hoạt cho nhà máy và khách sạn.
- Phân hệ Tính lương & C&B: Tự động tính lương theo nhiều mô hình (giờ, ca, sản phẩm, 3P, KPI hiệu suất…), liên kết trực tiếp dữ liệu chấm công – hiệu suất – phúc lợi, thay thế hoàn toàn tính lương thủ công bằng Excel.
TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ
Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự
- LV‑AI.Docs: tự động bóc tách chuyển dữ liệu từ giấy tờ như CCCD, sổ BHXH, bằng cấp thành hồ sơ kỹ thuật số chuẩn hóa
- LV‑AI.Resume: phân tích CV tự động, xây hồ sơ ứng viên, tìm người đúng tiêu chí bằng prompt thông minh, khai thác dữ liệu candidate pool hiệu quả
- LV‑AI.Help: chatbot nội bộ hỗ trợ trả lời câu hỏi HR 24/7, truy xuất biểu mẫu quy trình nhanh chóng theo ngữ cảnh người dùng
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI LV SUREHCS
SureHCS đang được tin dùng bởi nhiều doanh nghiệp lớn và tập đoàn hàng đầu như: Coca-Cola, Takashimaya, Dệt May Thành Công, Nhựa Long Thành, Phú Hưng Life, Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV), các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn SGC, cùng nhiều doanh nghiệp FDI trong các lĩnh vực sản xuất, logistics, thương mại – dịch vụ.
- Coca-Cola Việt Nam: Triển khai hệ thống LV SureHCS để số hóa toàn diện công tác quản trị nhân sự giúp tập đoàn chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu vận hành HR theo mô hình quốc tế.
- Công ty Dệt May Thành Công (TCM): Áp dụng LV SureHCS để quản lý nhân sự, lương, phúc lợi, chấm công và hồ sơ năng lực cho gần 5.000 nhân viên trên 5 lĩnh vực hoạt động – từ dệt may, thời trang đến bất động sản.
- Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV): Tin tưởng lựa chọn LV SureHCS để vận hành hệ thống nhân sự quy mô lớn với hơn 10.000 nhân viên, 24 đơn vị trực thuộc, giải quyết triệt để bài toán nghiệp vụ phức tạp của mô hình công ty Nhà nước.
SureHCS đặc biệt phù hợp với:
- Doanh nghiệp quy mô lớn, từ 300 – trên 10.000 nhân sự
- Tập đoàn, doanh nghiệp đa công ty con, đa chi nhánh
- Doanh nghiệp FDI, sản xuất, nhà máy, logistics, hàng không cần chấm công – phân ca – tính lương phức tạp
- Doanh nghiệp có nghiệp vụ C&B đặc thù, cần tùy chỉnh sâu theo thực tế vận hành
- Doanh nghiệp đang quản lý nhân sự thủ công bằng Excel, nhiều loại máy chấm công, cần tự động hóa toàn bộ quy trình
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
VÌ SAO DOANH NGHIỆP NÊN CHỌN LẠC VIỆC SUREHCS?
- Tùy chỉnh theo nghiệp vụ thực tế, không áp khuôn như phần mềm đóng gói.
- Xử lý được bài toán nhân sự – tiền lương phức tạp mà nhiều phần mềm HRM khác không đáp ứng.
- Am hiểu sâu vận hành doanh nghiệp Việt & FDI, đảm bảo tuân thủ pháp lý Việt Nam (lao động, BHXH, thuế TNCN).
- Hệ sinh thái tích hợp mạnh: chấm công – lương – ngân hàng – BHXH – hợp đồng điện tử.
Xem chi tiết tính năng & nhận Demo MIỄN PHÍ
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: [email protected] | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM
Thay vì xử lý thủ công trên mẫu bảng lương nhân viên Excel, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa dữ liệu, giảm sai sót, kiểm soát chi phí lương hiệu quả hơn, đồng thời nâng cao tính minh bạch và trải nghiệm cho người lao động.
