Một chương trình đào tạo chỉ thực sự hiệu quả khi bắt đầu từ đúng nhu cầu. Rất nhiều doanh nghiệp vẫn mắc sai lầm phổ biến: triển khai đào tạo theo cảm tính, theo xu hướng hoặc theo nhu cầu từ cấp quản lý mà thiếu cơ sở thực tế từ đội ngũ nhân viên. Đây chính là lý do vì sao khảo sát nhu cầu đào tạo và xây dựng mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp đóng vai trò nền tảng không thể thiếu trong mọi kế hoạch phát triển nhân lực.
Bài viết này Lạc Việt SureHCS sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ tầm quan trọng của khảo sát nhu cầu đào tạo, cấu trúc mẫu phiếu khảo sát hiệu quả và những lưu ý để khai thác thông tin đúng hướng đúng mục tiêu.
1. Tổng quan về khảo sát nhu cầu đào tạo
1.1 Khảo sát nhu cầu đào tạo là gì?
Khảo sát nhu cầu đào tạo là quá trình thu thập, phân tích đánh giá thông tin từ người lao động nhằm xác định khoảng cách giữa năng lực hiện tại và năng lực cần có để đáp ứng yêu cầu công việc hoặc chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có cơ sở thiết kế chương trình đào tạo phù hợp, tránh lãng phí tài nguyên nâng cao hiệu quả đầu tư cho đào tạo.
Khác với việc phỏng đoán cảm tính hay chạy theo xu hướng, khảo sát nhu cầu đào tạo giúp doanh nghiệp hiểu rõ:
- Nhân sự thực sự cần trang bị kỹ năng nào?
- Bộ phận nào đang thiếu hụt năng lực?
- Mức độ ưu tiên của từng nội dung đào tạo là gì?
Thông qua việc sử dụng phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp, doanh nghiệp không chỉ thu thập ý kiến chủ quan từ nhân viên mà còn có thể kết hợp với dữ liệu thực tế (KPI, kết quả đánh giá, báo cáo trưởng bộ phận…) để có cái nhìn khách quan toàn diện hơn.
Phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp thường bao gồm các nội dung như: thông tin cá nhân, vị trí công tác, năng lực hiện tại, kỹ năng mong muốn được đào tạo, mức độ ưu tiên, hình thức và thời gian học phù hợp. Đây là tài liệu nền tảng để phòng nhân sự hoặc bộ phận đào tạo thiết kế kế hoạch học tập sát với nhu cầu thực tế.
1.2. Khi nào doanh nghiệp cần thực hiện khảo sát nhu cầu đào tạo?
Doanh nghiệp thường triển khai mẫu khảo sát nhu cầu đào tạo nội bộ vào các thời điểm mang tính chiến lược như:
- Khi tiếp nhận nhân viên mới: Việc khảo sát từ đầu giúp xác định các lỗ hổng kỹ năng cần được bồi dưỡng ngay trong giai đoạn hội nhập.
- Khi có sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức hoặc chiến lược kinh doanh: Ví dụ, chuyển đổi số, mở rộng sản phẩm mới hay điều chỉnh quy trình làm việc sẽ yêu cầu nhân sự phải cập nhật kỹ năng mới.
- Khi đánh giá định kỳ hiệu quả công việc: Dữ liệu từ đánh giá KPI hay kết quả làm việc có thể gợi mở những năng lực còn thiếu, cần được đào tạo thêm.
- Khi nhân viên chủ động đề xuất học tập: Đây là dấu hiệu tích cực cho thấy đội ngũ có nhu cầu phát triển bản thân, từ đó tăng mức độ gắn bó với tổ chức.
Như vậy, khảo sát nhu cầu đào tạo không chỉ nên thực hiện một lần mà cần trở thành hoạt động định kỳ, gắn chặt với chu kỳ quản lý nhân sự và phát triển đội ngũ.
2. Tại sao doanh nghiệp cần khảo sát nhu cầu đào tạo nhân sự?
Hiểu đúng nhu cầu phát triển kỹ năng của nhân viên
Thay vì áp đặt nội dung đào tạo từ cấp trên, doanh nghiệp có thể lắng nghe trực tiếp từ đội ngũ – họ cần học gì, mong muốn nâng cao kỹ năng nào. Ví dụ, trong khi khối kỹ thuật cần cập nhật kiến thức về công nghệ mới thì khối kinh doanh lại quan tâm nhiều hơn đến kỹ năng đàm phán, chăm sóc khách hàng. Việc sử dụng mẫu khảo sát nhu cầu đào tạo giúp doanh nghiệp không bị lệch hướng trong nội dung đào tạo, tránh tình trạng “đào tạo cho có”.
Giúp xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp với chi phí tiết kiệm
Một trong những sai lầm phổ biến trong quản trị nhân sự là đào tạo dàn trải không có trọng tâm. Mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp sẽ cung cấp dữ liệu đầu vào rõ ràng, từ đó xây dựng kế hoạch đào tạo theo nhóm đối tượng, mức độ ưu tiên và ngân sách cụ thể. Doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đồng thời gia tăng hiệu quả đầu tư cho hoạt động phát triển nguồn nhân lực.
Tăng cường sự chủ động gắn kết của nhân viên
Khi được tham gia vào quá trình khảo sát nhu cầu đào tạo, nhân viên cảm thấy họ được lắng nghe. được tôn trọng. Việc tự đánh giá năng lực và đề xuất khóa học mong muốn sẽ giúp mỗi cá nhân chủ động hơn trong quá trình phát triển nghề nghiệp. Đây cũng là yếu tố quan trọng để nâng cao mức độ gắn kết giữ chân nhân tài trong tổ chức.
3. Phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp nên có những gì?
Một mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp được thiết kế hiệu quả không chỉ giúp thu thập thông tin đầy đủ mà còn tạo nền tảng để ra quyết định đào tạo đúng người, đúng nội dung, đúng thời điểm. Dưới đây là những thành phần thiết yếu cần có trong một mẫu khảo sát nhu cầu đào tạo nội bộ nhằm đảm bảo tính toàn diện khả năng khai thác dữ liệu tối ưu:
3.1. Thông tin cá nhân và vị trí công việc
Đây là phần mở đầu bao gồm các trường như: họ tên, phòng ban, chức danh, thời gian làm việc tại công ty. Việc thu thập thông tin này giúp doanh nghiệp phân loại nhu cầu theo nhóm đối tượng cụ thể (nhân viên mới, nhân viên lâu năm, nhân sự cấp trung…). Đồng thời, đây cũng là cơ sở để đối chiếu với dữ liệu năng lực, đánh giá hiệu suất sau này.
Ví dụ: Một nhân viên thuộc bộ phận kỹ thuật sẽ có nhu cầu đào tạo khác biệt so với một nhân viên trong phòng chăm sóc khách hàng.
3.2. Mục tiêu nghề nghiệp, nhu cầu học tập của nhân viên
Thành phần này phản ánh mong muốn phát triển cá nhân trong ngắn và dài hạn. Nhân viên có thể chia sẻ mục tiêu như: nâng cao kỹ năng quản lý nhóm, nắm vững công cụ phân tích dữ liệu, hay chuyển đổi vị trí sang bộ phận khác trong tương lai.
Việc hiểu rõ mục tiêu cá nhân giúp doanh nghiệp định hướng các chương trình đào tạo phù hợp, đồng thời gắn kết chiến lược phát triển cá nhân với mục tiêu tổ chức.
3.3. Đánh giá năng lực hiện tại (cá nhân tự đánh giá hoặc từ quản lý)
Phần này có thể dưới dạng thang điểm (ví dụ: từ 1 đến 5) hoặc mô tả mở. Nhân viên tự đánh giá năng lực hiện có ở các nhóm kỹ năng như chuyên môn, kỹ năng mềm, kỹ năng công nghệ thông tin, quản lý thời gian…
Ngoài ra, nhiều phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp cũng tích hợp phần đánh giá từ cấp quản lý trực tiếp để có cái nhìn khách quan đầy đủ hơn giúp xác định khoảng cách giữa năng lực thực tế và yêu cầu công việc.
3.4. Danh sách kỹ năng, kiến thức cần đào tạo (checklist hoặc mở)
Đây là phần trọng tâm nhất trong mẫu khảo sát nhu cầu đào tạo, nơi người điền xác định rõ các kỹ năng hoặc kiến thức cụ thể mà họ cần cải thiện hoặc bổ sung.
Có thể cung cấp dưới dạng danh sách gợi ý (checklist) để nhân viên chọn nhanh như: kỹ năng thuyết trình, xử lý dữ liệu Excel, luật lao động cơ bản, công nghệ AI trong công việc… Đồng thời mở rộng thêm mục “khác” để cá nhân hóa nội dung đào tạo.
3.5. Đề xuất hình thức, thời gian, phương thức đào tạo phù hợp
Mỗi nhân viên có cách tiếp cận học tập khác nhau: có người thích học tập trung (offline), có người lại phù hợp với E-learning linh hoạt. Một số nhân sự ưu tiên học vào buổi tối hoặc cuối tuần để không ảnh hưởng công việc.
Khi mẫu khảo sát nhu cầu đào tạo nội bộ tích hợp phần này, doanh nghiệp dễ dàng thiết kế chương trình linh hoạt, nâng cao tỷ lệ tham gia, chất lượng tiếp thu.
3.6. Mức độ ưu tiên, cam kết tham gia training
Việc yêu cầu người điền đánh giá mức độ cấp thiết của từng nhu cầu đào tạo giúp bộ phận nhân sự sắp xếp ngân sách, thời gian nguồn lực phù hợp. Đây cũng là cơ sở để loại bỏ các đề xuất chưa thật sự cần thiết.
Ngoài ra, mục cam kết thể hiện mức độ sẵn sàng và trách nhiệm của nhân viên với chính nhu cầu học tập của họ. Điều này sẽ tăng cường tinh thần chủ động, trách nhiệm trong quá trình tham gia đào tạo.
Việc chuẩn hóa nội dung trong phiếu khảo sát không chỉ giúp doanh nghiệp thu thập thông tin có cấu trúc, dễ phân tích mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động quản trị nhân sự. Nếu bạn đang cần tải mẫu khảo sát nhu cầu đào tạo được xây dựng chuẩn, dễ dùng áp dụng thực tế.
4. Lưu ý khi thiết kế mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo hiệu quả
4.1. Phù hợp với đối tượng ngành nghề
Một phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp chỉ phát huy hiệu quả khi được thiết kế phù hợp với đặc điểm người trả lời. Chẳng hạn, với nhân viên kỹ thuật, các câu hỏi nên xoay quanh kỹ năng chuyên môn, cập nhật công nghệ mới hoặc quy trình vận hành máy móc. Ngược lại, nhân viên khối văn phòng sẽ quan tâm đến kỹ năng giao tiếp, phần mềm văn phòng hoặc kiến thức về quản lý thời gian.
Ngoài ra, cấp bậc người điền phiếu cũng cần được cân nhắc. Phiếu dành cho nhân viên cần ngắn gọn, trực diện. Phiếu dành cho trưởng bộ phận nên bao gồm phần đánh giá nhóm, nhu cầu phát triển đội ngũ, định hướng mục tiêu phòng ban.
4.2. Dễ hiểu, không quá dài dòng
Một lỗi phổ biến khi thiết kế mẫu khảo sát nhu cầu đào tạo nội bộ là sử dụng ngôn ngữ phức tạp, mang tính học thuật hoặc đưa ra quá nhiều câu hỏi khiến người trả lời cảm thấy áp lực. Nguyên tắc nên áp dụng là: ngắn gọn rõ ràng dễ điền.
Chẳng hạn, thay vì hỏi: “Theo đánh giá của bạn, mức độ cần thiết trong việc tăng cường kỹ năng phân tích dữ liệu là gì?” có thể diễn đạt: “Bạn có cần học thêm kỹ năng Excel nâng cao không?”. Điều này giúp tăng tỷ lệ phản hồi đảm bảo dữ liệu thu được chính xác hơn.
4.3. Ứng dụng công cụ số để khảo sát
Thay vì phát phiếu giấy hoặc gửi file Word qua email, doanh nghiệp nên ứng dụng các nền tảng số như Google Form, Microsoft Forms, hệ thống LMS (Learning Management System) hoặc phần mềm E-learning nội bộ để thu thập thông tin một cách nhanh chóng, thuận tiện.
Lợi ích rõ rệt là tiết kiệm thời gian tổng hợp, dễ dàng phân tích dữ liệu bằng biểu đồ, bảng tổng hợp trích xuất báo cáo nhanh chóng. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm e Learning tích hợp phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo, quy trình từ khảo sát đến triển khai kế hoạch đào tạo sẽ liền mạch, hạn chế sai sót rút ngắn thời gian chuẩn bị.
5. Triển khai khảo sát nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp cần lưu ý gì?
Khảo sát nhu cầu đào tạo là bước quan trọng trong chu trình đào tạo nhân sự nhưng nếu không triển khai đúng cách, doanh nghiệp có thể thu được dữ liệu sai lệch, gây lãng phí chi phí ảnh hưởng đến hiệu quả đào tạo. Dưới đây là những lưu ý quan trọng:
5.1. Nên khảo sát định kỳ theo quý hoặc năm
Thay vì chỉ thực hiện khảo sát khi có chương trình đào tạo cụ thể, doanh nghiệp nên xây dựng lịch khảo sát định kỳ theo quý hoặc năm. Việc này giúp theo dõi sự thay đổi nhu cầu qua từng giai đoạn phát triển của tổ chức và từng cá nhân. Ví dụ, sau giai đoạn mở rộng thị trường, doanh nghiệp có thể cần đào tạo kỹ năng bán hàng cho nhân viên mới hoặc nâng cao năng lực quản lý cho đội ngũ trưởng nhóm.
Khảo sát định kỳ cũng giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc lập ngân sách đào tạo, tránh bị động hoặc triển khai các chương trình thiếu căn cứ thực tiễn.
5.2. Đảm bảo tính ẩn danh khách quan để nhận phản hồi trung thực
Khi nhân viên lo ngại phản hồi của họ có thể ảnh hưởng đến đánh giá công việc hoặc mối quan hệ nội bộ, họ sẽ ngần ngại nói thật. Do đó, mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp nên được thiết kế dưới dạng ẩn danh hoặc bảo mật thông tin cá nhân ở mức hợp lý.
Ngoài ra, cách đặt câu hỏi cũng cần khách quan, không gợi ý, không dẫn dắt. Thay vì hỏi “Bạn có nghĩ mình cần học kỹ năng X?”, hãy hỏi “Bạn đánh giá mức độ thành thạo hiện tại với kỹ năng X như thế nào?”. Cách đặt câu như vậy sẽ giúp nhân viên phản hồi chính xác hơn, tạo cơ sở dữ liệu thực tế để xây dựng chương trình đào tạo hiệu quả.
5.3. Kết hợp dữ liệu khảo sát với đánh giá KPI, kết quả công việc
Một phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo nội bộ chỉ phản ánh mong muốn chủ quan của nhân sự. Doanh nghiệp cần đối chiếu với dữ liệu thực tế như kết quả KPI, báo cáo năng suất, chỉ số năng lực hoặc đánh giá 360 độ để có cái nhìn toàn diện khách quan.
Ví dụ: nếu nhân viên bày tỏ mong muốn được đào tạo kỹ năng thuyết trình nhưng KPI liên quan đến bán hàng hoặc giao tiếp không có dấu hiệu giảm thì đây có thể là nhu cầu phát triển cá nhân hơn là nhu cầu cần ưu tiên trong kế hoạch đào tạo chung. Ngược lại, nếu cả khảo sát và dữ liệu hiệu suất đều cho thấy điểm yếu đó là tín hiệu rõ ràng để ưu tiên đầu tư.
6. Tích hợp mẫu phiếu khảo sát vào phần mềm đào tạo, quản lý nhân sự
Với sự phát triển của công nghệ số trong quản trị doanh nghiệp, việc tích hợp phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp vào hệ thống phần mềm đào tạo và quản lý nhân sự không còn là xu hướng, mà là nhu cầu thiết yếu giúp nâng cao hiệu quả vận hành.
Các nền tảng quản lý học tập (LMS – Learning Management System) hoặc phần mềm Lạc Việt eLearning hiện đại thường cho phép thiết kế khảo sát trực tuyến, gửi tự động đến từng cá nhân theo phòng ban, vị trí hoặc kỳ đánh giá định kỳ.
Sau khi thu thập dữ liệu, hệ thống sẽ tổng hợp, phân loại, lọc trùng lặp, trực quan hóa kết quả bằng biểu đồ, bảng thống kê hoặc dashboard quản trị. Điều này giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm hàng chục giờ xử lý thủ công mà vẫn đảm bảo độ chính xác minh bạch.
Thay vì gửi file Excel, in phiếu giấy hay nhờ từng trưởng bộ phận thu lại, doanh nghiệp có thể cấu hình chỉ với vài bước và nhận được báo cáo tổng hợp tức thì từ hệ thống.
Một lợi ích nổi bật của việc tích hợp mẫu khảo sát nhu cầu đào tạo vào phần mềm là khả năng tự động hóa phân tích theo chiều sâu. Doanh nghiệp có thể lọc kết quả theo nhiều tiêu chí như:
- Phòng ban cần đào tạo gấp nhất
- Nhóm kỹ năng được đề xuất nhiều nhất
- Tỷ lệ hoàn thành khảo sát theo từng khối
- Đối chiếu với chỉ tiêu đào tạo năm để điều chỉnh kế hoạch
Từ đó, bộ phận L&D hoặc HRBP không chỉ xác định nhu cầu, mà còn có cơ sở để xây dựng chiến lược đào tạo trung – dài hạn, dự trù ngân sách cũng như đánh giá ROI của hoạt động đào tạo.
Thực hiện khảo sát nhu cầu đào tạo là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp đầu tư đúng người, đúng kỹ năng và đúng thời điểm. Một mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo nội bộ được thiết kế khoa học sẽ là công cụ hỗ trợ hiệu quả để lắng nghe, phân tích và hoạch định chính xác kế hoạch phát triển nhân sự.
