Phần mềm HRM là gì? So sánh 15 phần mềm HRM phổ biến đáng đầu tư 2025

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang trở thành chiến lược trọng tâm của hầu hết doanh nghiệp Việt Nam, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý nhân sự không còn là xu hướng mà đã trở thành nhu cầu tất yếu. Quản trị nhân sự thủ công với bảng tính Excel, giấy tờ hay email rời rạc khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc theo dõi dữ liệu nhân viên, chấm công tính lương chính xác, hay đánh giá hiệu suất làm việc một cách khách quan.

Bài viết dưới đây Lạc Việt SureHCS sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về phần mềm HRM hiểu rõ:

• HRM là gì, vì sao doanh nghiệp nên đầu tư phần mềm HRM.
• Phần mềm HRM mang lại những giá trị cụ thể nào trong quản trị nhân sự.
• Tiêu chí lựa chọn phần mềm HRM phù hợp với mô hình doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.

1. Phần mềm HRM là gì?

HRM – viết tắt của Human Resource Management – là hệ thống quản trị nhân sự giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ vòng đời nhân viên, từ khi ứng viên nộp đơn tuyển dụng đến khi trở thành nhân viên chính thức, phát triển sự nghiệp và nghỉ việc.

Phần mềm HRM là công cụ công nghệ giúp tự động hóa các quy trình quản lý nhân sự, hỗ trợ nhà quản trị theo dõi, điều hành toàn bộ hoạt động nhân sự trên một nền tảng duy nhất. Thông qua việc tích hợp các chức năng như chấm công, tính lương, đánh giá hiệu suất, quản lý phúc lợi, đào tạo, tuyển dụng, phần mềm HRM giúp giảm thiểu sai sót, rút ngắn thời gian xử lý thủ công tăng khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.

Cụ thể, phần mềm HRM hoạt động như sau:

• Thu thập, lưu trữ dữ liệu nhân sự tập trung đảm bảo tính thống nhất và bảo mật.
• Tự động đồng bộ dữ liệu chấm công – tính lương – phúc lợi dựa trên quy định nội bộ của từng doanh nghiệp.
• Phân tích dữ liệu nhân sự theo thời gian thực, hỗ trợ nhà quản lý dự báo xu hướng nghỉ việc, xác định nhu cầu đào tạo, hoạch định nguồn lực.

Như vậy, phần mềm HRM không chỉ là công cụ hỗ trợ phòng nhân sự, mà còn là giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển bền vững thông qua việc quản trị con người bằng dữ liệu và công nghệ.

2. Các tính năng nổi bật của phần mềm HRM hiện nay

Phần mềm HRM (Human Resource Management Software) không chỉ là một công cụ quản lý hành chính, mà còn là nền tảng công nghệ giúp doanh nghiệp tái cấu trúc toàn bộ quy trình nhân sự theo hướng tự động hóa minh bạch. Dưới đây là những tính năng nổi bật nhất của các hệ thống HRM hiện nay, kèm theo giá trị thực tế mà doanh nghiệp có thể nhận được khi áp dụng.

2.1. Quản lý hồ sơ và cơ cấu tổ chức nhân sự

Thay vì lưu trữ hồ sơ nhân viên rời rạc trên giấy tờ hoặc file Excel, phần mềm HRM cho phép doanh nghiệp quản lý toàn bộ dữ liệu nhân sự trên một nền tảng tập trung. Mỗi nhân viên có hồ sơ điện tử riêng bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng, lịch sử công tác, kết quả đánh giá và lộ trình phát triển.

Tính năng này giúp:

• Giảm đến 80% thời gian tìm kiếm, cập nhật dữ liệu so với cách thủ công.
• Tăng độ chính xác bảo mật, nhờ phân quyền truy cập theo vai trò người dùng.
• Cung cấp sơ đồ tổ chức (Organization Chart) trực quan, giúp nhà quản trị dễ dàng nắm bắt cơ cấu nhân sự, luồng phê duyệt và mối quan hệ giữa các phòng ban.

2.2. Chấm công – tính lương tự động

Đây là tính năng cốt lõi được hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu phần mềm HRM quan tâm nhất, bởi đây là khâu dễ sai sót mất nhiều thời gian khi thực hiện thủ công.

Phần mềm HRM cho phép:

• Kết nối trực tiếp với thiết bị chấm công (vân tay, khuôn mặt, GPS, app di động) để ghi nhận giờ làm việc chính xác.
• Tự động tổng hợp dữ liệu công – nghỉ – tăng ca – phụ cấp – thưởng để tính lương.
• Hỗ trợ cấu hình linh hoạt theo ca làm việc, chi nhánh, hợp đồng hoặc loại hình lao động.

Giá trị mang lại cho doanh nghiệp:

• Giảm trung bình 60% thời gian xử lý bảng lương hàng tháng.
• Hạn chế tranh chấp, khiếu nại nội bộ nhờ minh bạch trong quy trình tính lương.
• Hỗ trợ nhà quản trị dễ dàng lập kế hoạch ngân sách nhân sự hàng quý hoặc hàng năm.

2.3. Tuyển dụng hội nhập nhân viên

Phần mềm HRM hiện đại tích hợp module tuyển dụng (Recruitment Management) giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình từ khâu đăng tin, scan CV, sàng lọc hồ sơ đến phỏng vấn, đánh giá ứng viên.

Sau khi trúng tuyển, hệ thống tự động tạo hồ sơ nhân viên mới, kích hoạt quy trình hội nhập (Onboarding), giúp nhân viên nhanh chóng nắm bắt văn hóa, quy định, công việc.

Lợi ích thực tế:

• Giảm đáng kể thời gian tuyển dụng, nhờ tự động hóa quy trình lọc hồ sơ và phỏng vấn.
• Giúp nhà tuyển dụng theo dõi hiệu quả từng kênh tuyển dụng, đo lường chi phí cho mỗi vị trí.
• Tăng trải nghiệm ứng viên, tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp ngay từ bước đầu tiên.

2.4. Đánh giá hiệu suất quản lý KPI

Phần mềm HRM hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất làm việc minh bạch, công bằng và định lượng được.

Các phương pháp phổ biến như KPI (Key Performance Indicator), OKRs (Objectives & Key Results), hay 360-degree feedback đều được tích hợp trong phần mềm. Nhờ đó, nhà quản trị có thể theo dõi mục tiêu cá nhân, nhóm và phòng ban theo thời gian thực.

Giá trị nổi bật:

• Giúp doanh nghiệp liên kết mục tiêu cá nhân với chiến lược kinh doanh tổng thể.
• Hỗ trợ phát hiện nhân tài, xây dựng kế hoạch phát triển năng lực dài hạn.
• Tạo cơ sở dữ liệu minh bạch cho quyết định thưởng, tăng lương, thăng tiến.

2.5. Quản lý đào tạo phát triển nhân viên

Đào tạo và phát triển là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì năng lực cạnh tranh. Phần mềm HRM tích hợp chức năng quản lý đào tạo giúp lập kế hoạch, tổ chức khóa học, theo dõi kết quả, đánh giá năng lực sau đào tạo.

Đặc biệt, một số hệ thống HRM hiện nay còn tích hợp nền tảng e-learning, cho phép nhân viên học trực tuyến mọi lúc, mọi nơi.

2.6. Quản lý phúc lợi và khen thưởng

Phần mềm HRM hỗ trợ quản lý toàn bộ chính sách phúc lợi của doanh nghiệp, bao gồm bảo hiểm, phụ cấp, nghỉ phép, quỹ thưởng, các chương trình tuyên dương nội bộ.

Một số hệ thống tiên tiến còn cung cấp ví phúc lợi điện tử (employee wallet), giúp nhân viên nhận thưởng linh hoạt, theo dõi các khoản phúc lợi cá nhân.

Lợi ích mang lại:

• Tăng tính minh bạch trong chi trả phúc lợi.
• Nâng cao mức độ hài lòng gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp.
• Giảm tỷ lệ nghỉ việc tự nguyện, đặc biệt trong các ngành có biến động nhân sự cao như sản xuất, bán lẻ, F&B.

Như vậy, mỗi tính năng của phần mềm HRM không chỉ đơn thuần giúp giảm tải công việc cho phòng nhân sự, mà còn mang lại lợi ích chiến lược cho toàn doanh nghiệp: tăng hiệu quả quản lý, minh bạch dữ liệu, nâng cao trải nghiệm nhân viên và hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế. Đây chính là nền tảng cho sự phát triển bền vững trong kỷ nguyên nhân sự số.

3. Tiêu chí lựa chọn phần mềm HRM phù hợp cho doanh nghiệp

Khi một doanh nghiệp quyết định đầu tư vào một hệ thống phần mềm HRM, quyết định này không chỉ liên quan đến chi phí bản quyền mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động quản trị nhân sự – chấm công – tính lương – phát triển nhân viên. Vì vậy, dưới đây là các tiêu chí thiết thực nên cân nhắc.

3.1. Dễ sử dụng, giao diện thân thiện

Một phần mềm dù có chức năng mạnh mẽ đến đâu nhưng nếu nhân viên phòng nhân sự, người quản lý phòng ban hoặc chính nhân viên thông thường không thể dùng một cách thuận tiện thì giá trị thực sẽ khó đạt được. Việc lựa chọn phần mềm HRM cần ưu tiên trải nghiệm người dùng để đảm bảo mọi người thực sự “dùng” được chứ không chỉ “có”.

Vấn đề thực tế: Nếu nhân viên phải mất nhiều bước phức tạp để chấm công, xem bảng lương hoặc cập nhật dữ liệu cá nhân, họ dễ bỏ cuộc hoặc chuyển sang sử dụng “lách” (ví dụ ghi công ngoài hệ thống), dẫn đến dữ liệu không đồng bộ, quản lý mất kiểm soát.

Giá trị mang lại:

• Giảm thời gian đào tạo sử dụng phần mềm theo một nghiên cứu, khi cải thiện tính khả dụng (usability) trong phần mềm doanh nghiệp, thời gian đào tạo có thể giảm tới 55%.
• Tăng tỷ lệ sử dụng đúng, đầy đủ hệ thống khi người dùng cảm thấy đơn giản, họ sẽ tương tác thường xuyên hơn.
• Cải thiện độ chính xác của dữ liệu vì người dùng không bị “lách” phần mềm chính, dữ liệu được cập nhật đồng bộ, đáng tin cậy.

Gợi ý khi lựa chọn:

• Yêu cầu demo thật với các vai trò: nhân viên, quản lý phòng ban, HR.
• Kiểm tra giao diện trên thiết bị di động (vì ngày nay nhiều nhân viên dùng smartphone).
• Hỏi nhà cung cấp về tỉ lệ người dùng thực tại doanh nghiệp tương tự hoặc đánh giá từ người dùng.
• Hãy ưu tiên phần mềm cho phép tùy chỉnh giao diện (ví dụ ẩn/hiện các trường dữ liệu không cần thiết với từng chức năng) để giảm vấn đề rối rắm.

3.2. Linh hoạt, tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp đặc biệt là nhà máy, chuỗi cửa hàng, hoặc tập đoàn đa chi nhánh có những yêu cầu riêng biệt: ca làm việc khác nhau, khu vực địa lý khác nhau, lao động hợp đồng hoặc toàn thời gian, phụ cấp cho từng vị trí khác nhau. Vì vậy, phần mềm HRM cần có khả năng tùy chỉnh, mở rộng theo từng mô hình.

Vấn đề thực tế: Nếu doanh nghiệp chọn một phần mềm “cứng nhắc” chỉ phù hợp với mô hình cố định, sẽ phát sinh nhiều thủ công hoặc phải xây thêm module riêng – dẫn đến chi phí phát sinh mất thời gian triển khai cao.

Giá trị mang lại:

• Cho phép triển khai nhanh hơn, phù hợp hơn với thực tế doanh nghiệp của bạn, tiết kiệm được thời gian triển khai, chi phí phát sinh.
• Khi tổ chức thay đổi (mở rộng chi nhánh, thay đổi ca làm việc, áp dụng hình thức lao động mới) thì hệ thống vẫn đáp ứng được mà không phải “đắp vá”.
• Dữ liệu và quy trình nhân sự sẽ “ăn khớp” với đặc thù tổ chức từ đó giúp báo cáo, phân tích sát thực tế hơn.

Gợi ý khi lựa chọn:

• Hỏi nhà cung cấp về khả năng cấu hình: ví dụ thay đổi biểu mẫu, trường dữ liệu, module chấm công theo ca khác nhau.
• Xem qua các trường hợp triển khai thực tế tại doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhiều loại hình lao động.
• Kiểm tra việc nâng cấp hoặc mở rộng trong tương lai có mất chi phí lớn không.

3.3. Bảo mật tích hợp cao

Dữ liệu nhân sự là một trong những kho thông tin quan trọng, nhạy cảm nhất của doanh nghiệp: hồ sơ cá nhân, lương thưởng, chấm công, nghỉ phép, lịch sử đánh giá. Đồng thời, phần mềm HRM không hoạt động đơn lẻ mà thường phải kết nối với các hệ thống khác như ERP, CRM, phần mềm chấm công, ngân sách do đó khả năng tích hợp là rất quan trọng.

Vấn đề thực tế: Nếu phần mềm HRM đứng riêng, dữ liệu bị phân mảnh, tạo nhiều bản sao và dễ sai sót. Nếu bảo mật kém sẽ dẫn đến rủi ro rò rỉ thông tin nhân viên, vi phạm quy định pháp luật (ví dụ về bảo vệ cá nhân, thuế, lao động).

Giá trị mang lại:

• Dữ liệu tập trung đồng bộ giúp giảm lỗi nhập thủ công, tăng độ tin cậy trong báo cáo nhân sự và lương.
• Bảo mật tốt giúp doanh nghiệp an tâm lưu trữ dữ liệu nhân sự, phù hợp với yêu cầu pháp lý, quyền riêng tư của nhân viên. Theo nghiên cứu về HRIS, sự tích hợp hệ thống liên quan mật thiết đến độ hữu dụng độ tin cậy của hệ thống.
• Tạo nền móng cho phân tích nhân sự khi dữ liệu nhân sự, chấm công, lương thưởng đều tích hợp thì doanh nghiệp dễ dàng khai thác thành thông tin chiến lược.

Gợi ý khi lựa chọn:

• Hỏi rõ nhà cung cấp về chính sách bảo mật, mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập.
• Kiểm tra khả năng kết nối với các hệ thống hiện có trong doanh nghiệp bạn (máy chấm công, phần mềm kế toán, hệ thống ERP).
• Xem xét việc nâng cấp hoặc mở rộng tích hợp sau này – liệu có mất chi phí lớn hoặc phải thay đổi cấu trúc dữ liệu.

3.4. Hỗ trợ cập nhật thường xuyên từ nhà cung cấp

Một phần mềm dù tốt tới đâu nếu không được hỗ trợ vận hành tốt hoặc không được cập nhật kịp thời khi có thay đổi về quy định lao động, thuế, bảo hiểm, ca làm việc… thì doanh nghiệp sẽ chịu chi phí phát sinh và rủi ro quản lý.

Vấn đề thực tế: Khi có thay đổi luật lao động, nếu phần mềm không cập nhật nhanh, doanh nghiệp có thể bị tính lương sai, thiếu phép hoặc bị xử phạt. Khi triển khai mới, nếu nhà cung cấp hỗ trợ chậm, nhân sự sẽ mất nhiều thời gian, trải nghiệm triển khai kém.

Giá trị mang lại:

• Giảm rủi ro: Khi phần mềm được cập nhật theo quy định mới, doanh nghiệp tránh được sai sót pháp lý, tranh chấp lao động.
• Tiết kiệm thời gian chi phí hỗ trợ: Khi nhà cung cấp có đội chuyên trách, triển khai thành công nhanh hơn, doanh nghiệp ít phải lo lắng.
• Tối đa hóa hiệu quả phần mềm: Hỗ trợ tốt giúp doanh nghiệp khai thác đúng và đủ các tính năng, từ đó đạt được lợi ích như mong muốn.

Gợi ý khi lựa chọn:

• Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp lịch sử cập nhật phần mềm – có bao nhiêu phiên bản cập nhật trong 12 tháng vừa qua?
• Hỏi về SLA (Service Level Agreement) – thời gian hỗ trợ, cách thức liên hệ.
• Xem tham khảo đánh giá từ các doanh nghiệp đã sử dụng để biết chất lượng dịch vụ hậu mãi.

Khi các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về phần mềm HRM, việc chọn được giải pháp phù hợp không chỉ là chọn một công cụ “chấm công – tính lương” mà là chọn một nền tảng nhân sự hỗ trợ phát triển lâu dài. Bốn tiêu chí trên dễ sử dụng, linh hoạt tùy chỉnh, bảo mật tích hợp, hỗ trợ cập nhật chính là “tấm bản đồ” giúp doanh nghiệp đánh giá và chọn đúng phần mềm HRM.

4. Bảng so sánh 15 Phần mềm HRM phổ biến cho doanh nghiệp Việt

Việc lựa chọn phần mềm HRM không chỉ dừng lại ở việc số hóa quy trình nhân sự mà còn là bước chuyển quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng quản trị bền vững. Một hệ thống HRM hiệu quả cần đảm bảo ba yếu tố cốt lõi: tự động hóa nghiệp vụ – chuẩn hóa dữ liệu – nâng cao trải nghiệm nhân viên.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp HRM phù hợp, hãy bắt đầu từ nhu cầu thực tế.

• Bạn cần quản lý nhân sự – lương – phúc lợi hiệu quả?
• Bạn muốn nâng cao trải nghiệm nhân viên và chuẩn hóa dữ liệu nhân sự?

Hãy đăng ký demo miễn phí Lạc Việt SureHCS HRM hoặc nhận tư vấn trực tiếp từ chuyên gia Lạc Việt để tìm giải pháp tối ưu nhất cho mô hình doanh nghiệp của bạn.