Phần mềm chấm công vân tay là hệ thống quản lý chấm công sử dụng dữ liệu quẹt vân tay từ máy chấm công để tự động thu thập, xử lý và tổng hợp giờ làm việc của nhân viên giúp loại bỏ hoàn toàn tình trạng chấm công hộ, chuẩn hóa dữ liệu công – tăng ca – phép năm, giảm thời gian tổng hợp bảng công thủ công và hạn chế sai sót khi tính lương.
Trong số các phương thức chấm công hiện nay, chấm công vân tay vẫn là giải pháp được sử dụng phổ biến nhất nhờ tính tiện dụng, chi phí đầu tư hợp lý, độ chính xác cao. Hệ thống hệ thống chấm công vân tay giúp thu thập, chuẩn hóa tự động xử lý dữ liệu để phục vụ tính lương và báo cáo.
Đây là mắt xích quan trọng kết nối máy chấm công với toàn bộ hệ thống HRM – Payroll, giúp bộ phận nhân sự giảm đáng kể thời gian tổng hợp bảng công, hạn chế tối đa sai sót trong tính lương. Cùng Lạc Việt SureHCS về phương thức chấm công vân tay trong bài viết này.
1. Phần mềm chấm công vân tay là gì? Hoạt động như thế nào?
1.1 Phần mềm chấm công vân tay là gì?
Phần mềm chấm công vân tay (hoặc phần mềm quản lý máy chấm công vân tay) là hệ thống dùng để thu thập, lưu trữ, đồng bộ xử lý dữ liệu chấm công được ghi nhận từ các máy chấm công sử dụng công nghệ nhận diện vân tay.
Nếu máy chấm công là thiết bị ghi nhận giờ vào – ra, thì phần mềm chính là “bộ não” giúp doanh nghiệp:
- Tự động tổng hợp dữ liệu từ nhiều thiết bị.
- Chuẩn hóa dữ liệu theo chính sách công của doanh nghiệp.
- Tự động tính công, phép, tăng ca.
- Xuất báo cáo, kết nối dữ liệu sang hệ thống tính lương.
Một cách dễ hiểu: máy chấm công chỉ cung cấp thời gian quẹt vân tay, còn phần mềm quyết định dữ liệu đó được xử lý như thế nào, có hợp lệ không, tính vào công hay tăng ca, xuất ra bảng công cuối tháng ra sao.
Ví dụ minh họa: Nhân viên A chấm công lúc 8:01. Máy chỉ ghi nhận “08:01”. Phần mềm sẽ tự động đối chiếu với quy định ca làm việc (ví dụ 8:00). Nếu doanh nghiệp cho phép trễ 5 phút, phần mềm ghi nhận “đúng giờ”. Nếu không cho phép, phần mềm đánh dấu “đi trễ 1 phút” và tính vào báo cáo chuyên cần.
1.2. Chấm công vân tay hoạt động như thế nào?
Quy trình vận hành của một phần mềm chấm công bằng vân tay gồm 4 bước chính:
Bước 1: Máy chấm công ghi nhận dữ liệu: Nhân viên quẹt vân tay tại thiết bị. Mỗi lần quẹt tạo ra một bản ghi gồm thời gian, mã nhân viên.
Bước 2: Phần mềm thu thập, đồng bộ dữ liệu: Dữ liệu từ máy chấm công được phần mềm đồng bộ theo thời gian thực hoặc theo lịch định kỳ. Những phần mềm hiện đại có thể kết nối đồng thời hàng chục máy cho mô hình đa chi nhánh.
Bước 3: Phần mềm xử lý dữ liệu theo quy định của doanh nghiệp, bao gồm:
- Tính công theo ca kíp
- Tính giờ tăng ca theo luật hoặc theo chính sách nội bộ
- Ghi nhận đi trễ, về sớm
- Tính phép năm, các loại nghỉ hưởng lương
Bước 4: Xuất báo cáo hoặc tự động đẩy sang hệ thống tính lương
Đây là bước thể hiện giá trị rõ nhất của phần mềm. Khi dữ liệu được xử lý chính xác, bộ phận C&B tiết kiệm đáng kể 50–70% thời gian xử lý bảng công tháng.
Ví dụ trong doanh nghiệp sản xuất: Một công ty có 800 lao động, 3 ca sản xuất mỗi ngày. Nếu làm thủ công, HR mất từ 3–5 ngày để tổng hợp dữ liệu. Khi dùng phần mềm chấm công vân tay, toàn bộ dữ liệu tự động cập nhật theo từng ca, tổng hợp ngay trong ngày.
2. Phần mềm chấm công vân tay gồm những tính năng nào?
Đối với doanh nghiệp, phần mềm chấm công vân tay không chỉ là công cụ hỗ trợ ghi nhận thời gian làm việc, mà còn là giải pháp giúp chuẩn hóa dữ liệu, giảm sai sót tính lương, tiết kiệm thời gian, tăng tính minh bạch. Dưới đây là các nhóm tính năng quan trọng cho doanh nghiệp.
2.1. Kết nối máy chấm công vân tay đa dạng thương hiệu
Một phần mềm quản lý máy chấm công vân tay hiệu quả cần hỗ trợ kết nối với nhiều dòng máy phổ biến trên thị trường như ZKTeco, Ronald Jack, Hikvision hay HiGio giúp doanh nghiệp không phải thay mới thiết bị khi nâng cấp hệ thống phần mềm, từ đó tiết kiệm chi phí đầu tư.
Giá trị doanh nghiệp nhận được:
- Tối ưu chi phí vì có thể sử dụng lại máy chấm công hiện có.
- Dễ dàng mở rộng hệ thống khi tăng quy mô hoặc mở thêm chi nhánh.
- Hạn chế rủi ro mất dữ liệu khi thay đổi thiết bị.
Ví dụ: Một doanh nghiệp sản xuất có 5 nhà xưởng sử dụng 3 thương hiệu máy khác nhau vẫn có thể quản lý đồng nhất trên một phần mềm chấm công bằng vân tay.
2.2. Quản lý dữ liệu vào – ra theo thời gian thực
Thời gian thực (real-time) nghĩa là dữ liệu chấm công được cập nhật ngay khi nhân viên quẹt vân tay. Đây là tính năng đặc biệt quan trọng đối với các tổ chức có số lượng nhân sự lớn hoặc nhiều điểm làm việc.
Giá trị doanh nghiệp nhận được:
- HR nắm được tình hình đi làm theo từng ca ngay lập tức.
- Hạn chế tối đa sai lệch dữ liệu do mất kết nối hoặc cập nhật chậm.
- Hỗ trợ quản lý nhân sự tại các điểm làm việc có tính biến động cao như bán lẻ, F&B, logistics.
2.3. Quản lý ca – kíp – lịch làm việc linh hoạt
Nhiều doanh nghiệp vận hành nhiều loại ca: ca hành chính, ca xoay, ca gãy, ca đêm hoặc lịch làm việc thay đổi hàng tuần. Một phần mềm chấm công vân tay chuẩn phải cho phép tạo số lượng ca không giới hạn và tùy chỉnh linh hoạt.
Giá trị doanh nghiệp nhận được:
- Giảm thời gian xây dựng, phân bổ ca làm việc.
- Tự động áp dụng ca cho từng nhân viên hoặc từng nhóm.
- Hạn chế nhầm lẫn lịch làm việc khi có thay đổi đột xuất.
Ví dụ: Một cửa hàng bán lẻ có 40 nhân viên làm việc theo ca xoay; phần mềm tự động gán ca theo lịch của quản lý, không cần thao tác thủ công như trước.
2.4. Tự động tính công – phép – tăng ca
Đây là tính năng cốt lõi của phần mềm chấm công bằng vân tay đóng vai trò quyết định sự chính xác của bảng lương.
Tự động tính:
- Công làm việc theo ca.
- Công nghỉ hưởng lương (phép năm, phép đặc biệt).
- Giờ tăng ca theo quy định của doanh nghiệp hoặc theo Bộ luật Lao động.
- Ghi nhận đi trễ, về sớm, quên chấm công.
Giá trị doanh nghiệp nhận được:
- Giảm 50–70% thời gian lập bảng công mỗi tháng.
- Tăng độ chính xác khi tính lương.
- Giảm tranh chấp giữa doanh nghiệp và người lao động.
2.5. Đồng bộ dữ liệu tính lương, hồ sơ nhân sự
Phần mềm chấm công vân tay không hoạt động độc lập. Giá trị lớn nhất là khả năng kết nối trực tiếp với hệ thống tính lương (Payroll) và hồ sơ nhân sự (HRM).
Giá trị doanh nghiệp nhận được:
- Dữ liệu công – lương khớp tuyệt đối, không cần nhập tay.
- Giảm sai sót do thao tác thủ công.
- Tự động hóa toàn bộ quy trình từ chấm công đến tính lương.
Ví dụ: Khi nhân viên xin nghỉ phép được duyệt trên HRM, hệ thống sẽ tự động cập nhật vào bảng công mà không cần HR chỉnh sửa thủ công.
2.6. Cảnh báo bất thường: quên chấm công, đi trễ, về sớm
Các hệ thống chấm công vân tay hiện đại có khả năng tự động phát hiện và cảnh báo các trường hợp bất thường như:
- Nhân viên quên chấm công.
- Đi trễ, về sớm.
- Chấm công ngoài thời gian quy định.
- Không có dữ liệu công trong ca được gán.
Giá trị doanh nghiệp nhận được:
- Quản lý kịp thời và giảm thiểu tình trạng khai báo thiếu trung thực.
- Giảm áp lực xử lý thủ công cho HR vì dữ liệu được hệ thống cảnh báo tự động
- Nhà quản lý chủ động nắm thông tin nhân sự thay vì đợi HR tổng hợp cuối tháng.
2.7. Xuất báo cáo – dashboard theo nhu cầu
Phần mềm chấm công vân tay thường tích hợp các mẫu báo cáo như:
- Báo cáo đi trễ, về sớm.
- Báo cáo tăng ca.
- Báo cáo công theo ca/kíp.
- Báo cáo chuyên cần.
- Báo cáo theo phòng ban, theo chi nhánh.
Ngoài ra, dashboard trực quan giúp nhà quản lý theo dõi tình hình nhân sự mọi lúc.
Giá trị doanh nghiệp nhận được:
- Ra quyết định nhanh hơn dựa trên dữ liệu thực tế.
- Tối ưu năng suất làm việc theo từng ca/kíp.
- Giảm thời gian phân tích dữ liệu do hệ thống trình bày tự động.
2.8. Quản lý đa chi nhánh – tập đoàn
Đối với doanh nghiệp có hệ thống cửa hàng hoặc xưởng trải khắp nhiều tỉnh thành, phần mềm quản lý máy chấm công vân tay hỗ trợ đồng bộ dữ liệu từ tất cả điểm làm việc về một hệ thống duy nhất.
Giá trị doanh nghiệp nhận được:
- HR tổng hợp công của toàn bộ hệ thống mà không cần đăng nhập từng máy.
- Dữ liệu tập trung, bảo mật, không bị phân tán.
- Giảm chi phí vận hành vì không cần bố trí nhân sự quản lý chấm công tại từng chi nhánh nhỏ.
Ví dụ: Một chuỗi 25 cửa hàng bán lẻ có thể quản lý chấm công toàn hệ thống chỉ với một phần mềm duy nhất.
3. Khi nào doanh nghiệp nên triển khai chấm công vân tay?
Việc quyết định triển khai phần mềm chấm công vân tay không chỉ phụ thuộc vào quy mô nhân sự, mà còn liên quan đến mức độ phức tạp của ca làm việc, yêu cầu minh bạch trong quản trị và áp lực trong quá trình tính lương. Dưới góc nhìn vận hành thực tế tại doanh nghiệp, dưới đây là những thời điểm bạn nên cân nhắc áp dụng.
3.1. Khi doanh nghiệp có từ 20 nhân viên trở lên
Khi số lượng nhân sự tăng lên, mô hình quản lý công bằng excel hoặc ghi nhận thủ công bắt đầu bộc lộ nhiều hạn chế: sai sót, gian lận giờ giấc, thiếu minh bạch.
Phần mềm chấm công bằng vân tay giúp loại bỏ hoàn toàn rủi ro chấm công hộ đảm bảo mỗi lần quẹt đều phản ánh đúng danh tính người dùng. Với doanh nghiệp từ 20 người trở lên, việc triển khai sớm giúp chuẩn hóa dữ liệu ngay từ đầu, tránh tình trạng “chữa cháy” khi hệ thống thủ công đã quá tải.
3.2. Khi doanh nghiệp có nhiều ca kíp phức tạp hoặc tăng ca thường xuyên
Ở các ngành sản xuất, bán lẻ, logistics, chuỗi dịch vụ…, mô hình làm việc theo ca thường rất đa dạng: ca hành chính, ca 2, ca 3, ca gãy, ca linh hoạt và nhiều mức hệ số tăng ca.
Nếu xử lý thủ công, HR phải đối chiếu từng bảng chấm công, từng giờ tăng ca, từng mức hệ số theo luật. Đây là lý do phổ biến khiến phòng nhân sự bị “kẹt” vào cuối tháng.
Phần mềm chấm công vân tay hỗ trợ:
- Tự động nhận diện ca làm việc
- Áp dụng hệ số tăng ca theo quy định
- Tổng hợp công – OT theo từng loại ca
Nhờ vậy, doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian xử lý hồ sơ công, đồng thời đảm bảo tính chính xác, hạn chế nguy cơ khiếu nại của nhân viên.
3.3. Khi doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình tính lương
Sai sót trong chấm công là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến sai lương. HR phải xử lý thủ công các tình huống như thiếu log, trùng log, lệch thời gian, sai file tải từ máy chấm công.
Điều này đặc biệt nghiêm trọng khi:
- Doanh nghiệp có nhiều máy chấm công khác nhau
- Dữ liệu không đồng nhất
- Ca làm việc thay đổi liên tục
- Nhiều bộ phận cần duyệt công hàng ngày
Phần mềm quản lý máy chấm công vân tay giúp đồng bộ hóa dữ liệu chấm công theo thời gian thực, chuẩn hóa toàn bộ dữ liệu trước khi đưa vào tính lương.
Kết quả là HR không còn mất thời gian “soi từng dòng” dữ liệu, còn lãnh đạo có báo cáo trung thực để ra quyết định.
3.4. Khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhiều điểm làm việc
Đây là nhóm doanh nghiệp dễ gặp vấn đề nhất khi chưa có hệ thống tập trung: mỗi chi nhánh lưu dữ liệu một kiểu, chia sẻ qua excel hoặc gửi file log – rất dễ thiếu, sai hoặc trễ thông tin.
Phần mềm chấm công bằng vân tay cho phép:
- Quản lý tất cả máy chấm công từ trung tâm
- Xem log theo thời gian thực cho từng điểm
- Tổng hợp báo cáo cho toàn hệ thống
Nhờ vậy, doanh nghiệp đa chi nhánh (bán lẻ, giáo dục, chuỗi F&B…) có thể kiểm soát nhân sự, kỷ luật lao động, năng suất dễ dàng hơn.
3.5. Khi doanh nghiệp muốn tăng mức độ minh bạch giảm khiếu nại về công – lương
Khi hệ thống chấm công và quản lý hồ sơ công quá thủ công, sai sót là điều khó tránh khỏi. Điều này dễ dẫn đến mất lòng tin giữa nhân viên và doanh nghiệp.
Phần mềm chấm công vân tay giúp:
- Dữ liệu ghi nhận rõ ràng
- Mọi log chấm công đều lưu dấu, không thể sửa
- Nhân viên có thể đối chiếu công của mình
- Nhà quản lý có bằng chứng rõ ràng khi kiểm tra
Các doanh nghiệp ứng dụng sớm thường ghi nhận tỷ lệ khiếu nại giảm 30–50%, đặc biệt trong các ngành có biến động nhân sự cao (sản xuất, bán lẻ, nhà hàng).
4. Lạc Việt SureHCS giúp doanh nghiệp triển khai hệ thống chấm công vân tay toàn diện
Lạc Việt SureHCS là phần mềm nhân sự chấm công tính lương được thiết kế cho doanh nghiệp Việt Nam với khả năng quản lý tập trung từ nhiều máy chấm công và tự động hóa toàn bộ quá trình tính công. Một số tính năng nổi bật:
- Đồng bộ thời gian thực với máy chấm công nhiều hãng, không giới hạn số lượng thiết bị.
- Tự động phát hiện bất thường: sai log, thiếu log, chấm công trùng, nghi vấn chấm hộ.
- Cấu hình ca – chính sách linh hoạt theo mọi mô hình làm việc (văn phòng – sản xuất – dự án).
- Báo cáo đa chiều, hỗ trợ tùy biến theo yêu cầu thực tế.
- Kết nối dữ liệu Payroll SureHCS, đảm bảo tính nhất quán chính xác trong tính lương.
CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN VỚI LẠC VIỆT SUREHCS
LV SureHCS là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện (HRM) được phát triển bởi Lạc Việt từ năm 1998, hiện đã phục vụ hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013. Nền tảng giúp số hóa tối ưu mọi khía cạnh từ tuyển dụng đến thôi việc, nâng cao trải nghiệm nhân viên và hiệu quả quản trị nguồn lực.
Tính năng nổi bật:
- Candidate Pool AI + AI Resume: tự động bóc tách CV mọi định dạng, tìm kiếm ứng viên phù hợp tức thì, tăng 70% chất lượng đầu vào, giảm thời gian tuyển dụng đáng kể
- Phần mềm chấm công – tính lương – C&B tự động: tích hợp phúc lợi, tăng ca, bảo hiểm, xuất báo cáo, phiếu lương chính xác cho doanh nghiệp quy mô lên đến 10.000 nhân viên
- Trải nghiệm nhân sự – ví thưởng – bảng xếp hạng hành vi – khảo sát định kỳ: quản lý nội bộ, vinh danh, gắn kết nhân viên theo thời gian thực.
- Đánh giá và phát triển năng lực: KPI/OKR linh hoạt, phản hồi 360°, đề xuất lộ trình đào tạo cá nhân hóa theo kết quả đánh giá
- Đào tạo nội bộ & LMS tích hợp AI: học mọi lúc, mọi nơi, quản lý nội dung đa phương thức với cá nhân hóa từ AI
- Dashboard BI + AI Advisor: báo cáo thời gian thực, gợi ý lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu nhân lực.
TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ
Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự
- LV‑AI.Docs: tự động bóc tách chuyển dữ liệu từ giấy tờ như CCCD, sổ BHXH, bằng cấp thành hồ sơ kỹ thuật số chuẩn hóa
- LV‑AI.Resume: phân tích CV tự động, xây hồ sơ ứng viên, tìm người đúng tiêu chí bằng prompt thông minh, khai thác dữ liệu candidate pool hiệu quả
- LV‑AI.Help: chatbot nội bộ hỗ trợ trả lời câu hỏi HR 24/7, truy xuất biểu mẫu quy trình nhanh chóng theo ngữ cảnh người dùng
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI LV SUREHCS
- Coca-Cola Việt Nam: Triển khai hệ thống LV SureHCS để số hóa toàn diện công tác quản trị nhân sự giúp tập đoàn chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu vận hành HR theo mô hình quốc tế.
- Công ty Dệt May Thành Công (TCM): Áp dụng LV SureHCS để quản lý nhân sự, lương, phúc lợi, chấm công và hồ sơ năng lực cho gần 5.000 nhân viên trên 5 lĩnh vực hoạt động – từ dệt may, thời trang đến bất động sản.
- Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV): Tin tưởng lựa chọn LV SureHCS để vận hành hệ thống nhân sự quy mô lớn với hơn 10.000 nhân viên, 24 đơn vị trực thuộc, giải quyết triệt để bài toán nghiệp vụ phức tạp của mô hình công ty Nhà nước.
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM LẠC VIÊT SUREHCS?
- Giải pháp toàn diện từ A‑Z bao quát toàn bộ quy trình HR từ tuyển dụng, hồ sơ, chấm công, lương, phúc lợi, đào tạo, đánh giá, trải nghiệm nhân viên
- Tùy chỉnh cao & kết nối linh hoạt phù hợp với mọi quy mô, ngành nghề, dễ kết nối với ERP, tài chính, văn phòng số hóa
- Tiết kiệm chi phí & nâng cao hiệu suất giúp giảm 40–60% chi phí vận hành nhân sự, giữ chân nhân tài, cải thiện hiệu quả làm việc
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: [email protected] | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM
Tại sao nên chọn Lạc Việt?
- Hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm doanh nghiệp.
- 10.000+ khách hàng tin dùng trong nhiều ngành nghề.
- Hệ sinh thái HRM SureHCS hoàn chỉnh, kết nối liền mạch dữ liệu chấm công – tính lương – phúc lợi.
- Bảo mật, ổn định cao, phù hợp cho doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc đa điểm.
- Đội ngũ tư vấn giàu kinh nghiệm, giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình đúng ngay từ đầu.
5. Quy trình triển khai phần mềm chấm công vân tay cho doanh nghiệp
Quy trình triển khai phần mềm chấm công vân tay cần đảm bảo tính chính xác, đồng bộ dữ liệu, phù hợp với mô hình vận hành của doanh nghiệp. Một quy trình triển khai tốt sẽ giúp hạn chế lỗi, rút ngắn thời gian áp dụng thực tế đảm bảo hệ thống vận hành ổn định ngay từ ngày đầu.
Bước 1. Khảo sát hệ thống
Bước khảo sát nhằm đánh giá tổng quan hạ tầng hiện có: số lượng máy chấm công, chủng loại thiết bị, kết nối mạng, quy mô nhân sự, chính sách làm việc và cách tính công – tính lương hiện tại.
Mục đích của giai đoạn này gồm:
- Xác định hệ thống có cần nâng cấp hay chỉ cần kết nối với phần mềm quản lý máy chấm công vân tay.
- Ghi nhận các chính sách đặc thù như tăng ca, linh hoạt giờ vào – ra, ca gãy, làm việc theo dự án… để cấu hình đúng về sau.
- Dự đoán tải dữ liệu theo tương lai (đặc biệt với nhà máy > 500 nhân sự, lượng log quẹt mỗi ngày rất lớn).
Bước 2. Kết nối máy chấm công
Giai đoạn này bao gồm:
- Kiểm tra kết nối mạng của máy chấm công vân tay (LAN/Wi-Fi).
- Đồng bộ thiết bị vào hệ thống phần mềm chấm công bằng vân tay.
- Thiết lập lịch lấy dữ liệu liên tục để hạn chế thất thoát log chấm công.
Việc kết nối đúng chuẩn giúp HR và quản lý theo dõi dữ liệu theo thời gian thực, đặc biệt với mô hình đa chi nhánh hoặc nhà máy nhiều cổng. Nhiều doanh nghiệp trước đây phải kiểm tra file excel từ từng máy, tốn ít nhất 1–2 giờ mỗi ngày; khi ứng dụng phần mềm, thời gian giảm còn chưa đến 5 phút.
Bước 3. Cấu hình ca – chính sách công
Tại bước này, toàn bộ quy định liên quan đến thời gian làm việc được chuẩn hóa trong hệ thống:
- Khai báo ca cố định, ca linh hoạt, ca xoay.
- Quy định tính đi muộn, về sớm, tăng ca, nghỉ giữa ca, nghỉ phép.
- Thiết lập cơ chế tự động tính công theo từng loại hình sản xuất – dịch vụ.
Bước 4. Huấn luyện HR – quản lý
HR và quản lý tuyến đầu (trưởng bộ phận, giám sát ca) được đào tạo sử dụng phần mềm chấm công vân tay để:
- Duyệt công hằng ngày.
- Kiểm soát sai lệch giờ vào – ra.
- Điều chỉnh ca, phê duyệt tăng ca.
- Xuất báo cáo tổng hợp.
Việc đào tạo giúp doanh nghiệp tự chủ, không phụ thuộc vào nhà cung cấp khi cần thay đổi chính sách. Đây cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo hệ thống vận hành bền vững.
Bước 5. Vận hành – tối ưu – báo cáo
Sau khi đưa vào sử dụng:
- Dữ liệu chấm công được cập nhật tự động.
- Hệ thống phân tích các hành vi bất thường (nhân viên quẹt hộ, sai lệch giờ, thiếu log…).
- HR theo dõi các báo cáo như công theo ca, OT, tỷ lệ vi phạm giờ giấc, năng suất lao động theo thời gian.
Ở giai đoạn này, doanh nghiệp có thể tích hợp dữ liệu với hệ thống Payroll, HRM hoặc ERP để tạo một vòng quản trị nhân sự khép kín.
Nếu doanh nghiệp đang gặp tình trạng sai lệch giờ công, phàn nàn từ nhân viên, HR mất quá nhiều thời gian tổng hợp dữ liệu hoặc lãnh đạo cần một hệ thống minh bạch hơn, thì đây chính là thời điểm phù hợp để triển khai phần mềm chấm công vân tay.
